Primaire boekhouddocumenten: typen, verwerking en opslag

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Het voeren van boekhouding bij ondernemingen met verschillende eigendomsvormen is onmogelijk zonder schriftelijke reflectie. Geen enkele procedure, geen enkel project, geen enkele zakelijke transactie wordt uitgevoerd zonder een correct uitgevoerd document, gereguleerd door de interne orders van de onderneming en externe wettelijke normen. Elke handeling die een medewerker van bijvoorbeeld een handelsonderneming verricht, beginnend bij de exploitant voor het ontvangen van sollicitaties en eindigend bij de directeur, wordt weerspiegeld in de documentaire basis, die is gebaseerd op een lijst met primaire documenten.

Concept en betekenis

Het is waarschijnlijk moeilijk om het functioneren van een bestaande onderneming binnen een mogelijk werkterrein voor te stellen zonder documenten die zakelijke transacties bevestigen. Zoals bij elke andere kwestie speelt documentatie hier een zeer belangrijke rol. Je kunt het je bijna niet voorstellenhoogwaardig en wettelijk verantwoord werk van de luchthaven, waardoor een passagier kan vertrekken zonder documenten die zijn identiteit bewijzen - een paspoort en een identificatiecode van een burger. Op dezelfde manier is het moeilijk om de toelating tot het verkeer aan te nemen van een auto waarvan de bestuurder niet beschikt over de juiste documentatie in de vorm van een rijbewijs en een technisch paspoort voor de auto die hij bestuurt. Dat geldt ook voor primaire boekhouddocumenten. Elk bedrijf dat is geregistreerd in de staatslijst van ondernemers moet een aantal documenten hebben die nodig zijn voor de boekhouding, die de fundamentele basis en de eerste schakel vormen in de keten van regelgevende regulering van zijn bedrijfsprocessen.

Primaire boekhoudkundige documentatie is een reeks certificaten, handelingen, orders, facturen, verklaringen en rapporten, waarmee de activiteiten van het bedrijf worden vastgelegd en de zakelijke procedures worden gereguleerd.

Soorten documenten

Classificatie van de boekhoudkundige workflow omvat de volgende hoofdtypen primaire documenten:

• door functioneel doel - boekhouding, management, personeel;
• volgens de mate van regulering - intern en extern.

De eerste richting van de classificatie maakt het mogelijk om de documenten van de drie belangrijkste functionele niveaus van elk bedrijf onderling te onderscheiden volgens de aard van hun doel, en de tweede - volgens de methode voor het organiseren van de juridische regulering van de economische betrekkingen. Elk van de richtingen bevat een massabepaalde soorten documenten die de uitvoering van specifieke acties door medewerkers van het bedrijf weergeven.

Boekhoudkundige documentatie

Als we primaire boekhouddocumenten beschouwen, zijn deze op hun beurt onderverdeeld in de regulering van de drie fasen van zakelijke transacties.

De eerste fase wordt gekenmerkt door het sluiten van de transactie. Hier wordt de primaire boekhoudkundige documentatie vertegenwoordigd door het sluiten van een overeenkomst en de afgifte van een factuur voor betaling. Een overeenkomst is een document dat de relatie tussen twee partijen regelt om de voorwaarden voor interactie tussen hen vast te stellen. Een factuur voor betaling is een vereiste met de definitie van een specifiek bedrag dat, volgens de voorwaarden van het contract, de koper aan de verkoper moet betalen voor de verkochte goederen of de verleende dienst.

De tweede fase van ondernemersactiviteit wordt weerspiegeld in de betalingsdocumenten en wordt de fase van betaling voor de transactie genoemd. Op basis van het feit dat betaling niet-contant of contant kan worden gedaan, worden primaire documenten daarvoor gepresenteerd als afschriften van de lopende rekening en betalingsopdrachten, of als kascheques en ontvangstbewijzen voor inkomende contante bestellingen.

De derde, laatste fase wordt specifiek bepaald door de ontvangst van een product of dienst. Dienovereenkomstig wordt het ook gereguleerd door primaire documentatie in de vorm van een leveringsbon, een verkoopbewijs en een handeling van aanvaarding en overdracht van producten of een handeling die wordt uitgevoerd in het geval van het verlenen van enige vorm van service.

Management accounting documentatie

Het verschil tussen de boekhoud- en managementworkflow ligt voornamelijk in het feit dat de boekhoudactiviteit wordt gereguleerd door staatswetgeving met een kader voor het weerspiegelen van bedrijfsactiviteiten die specifiek door de autoriteiten zijn vastgesteld, en het management wordt bepaald door interne beslissingen en persoonlijke voorkeuren van de directeur of directe eigenaar van een bepaald bedrijf. Met andere woorden, primaire boekhouddocumenten hebben een strikte vorm die wordt gecontroleerd door een gemeenschappelijk regelgevend kader, terwijl managementdocumenten uitsluitend op ondernemingsniveau worden ontwikkeld. Welke papieren controleren de uitvoering van management accounting in het bedrijf? Een van de belangrijkste zijn de volgende:

• code van intern arbeidsreglement;
• boekhoudbeleid van de onderneming;
• collectieve overeenkomst;
• reglementen en bevelen van de directeur van het bedrijf;
• functiebeschrijvingen;
• administratieve documenten.

HR documentatie

Wat betreft de lijst van primaire documenten die de onderlinge relaties van werknemers bij de onderneming regelen, evenals de controle van de procedure voor het berekenen van lonen en het bepalen van de verantwoordelijkheden van elk van de werknemers van het bedrijf, hier bevat de werkdocumentatie de volgende hoofdlijnen soorten:

• staffing - omvat het geheel van alle functies in de onderneming, een weerspiegeling van hun aantal en het aantal personeelseenheden, evenals een beschrijving van het niveau van hun loonvergoedingen, de procedure voor bonussen, de-bonding, acceptatie van de bepalingen over toeslagen;
• werkschema - bevat informatie over de werkdag, organisatorische en administratieve zaken, de regels voor het aannemen en ontslaan van werknemers, evenals de voorwaarden voor hun promotie als extra betaling voor werk of afkeuring in de vorm van een berisping en inhoudingen op het loon;
• functieomschrijving - het werk van de personeelsafdeling van elke onderneming is gebaseerd op een reeks rechten en plichten, algemene bepalingen, taken, verantwoordelijkheden, kwalificatievereisten en relaties in termen van ondergeschiktheid tussen verschillende niveaus van stafeenheden in de onderneming.

Vereiste documenten

Elk bedrijf dat is geregistreerd en legaal actief is, heeft een lijst met verplichte documenten die in het kader van zijn activiteiten moeten verschijnen. Verplichte primaire documenten zijn als volgt:

• overeenkomst - wat de deal ook is, dit document is de fundamentele basis voor het aangaan van een relatie tussen twee ondernemers, tussen een verkoper en een koper, tussen vraag en aanbod;
• uitgegeven factuur - bij het nemen van een beslissing over de verkoop van goederen of het verlenen van diensten, geeft de verkopende partij een factuur uit aan de koperszijde als voorwaarde voor de transactie;
• vormen van strikte rapportage - in het proces van overeenstemming is het niet compleet zonder cheques, contanten en goederendocumenten met betrekking tot de lijst met verplichte;
• commodity-vrachtbrief - een document dat de geadresseerde, vervoerder, afzender van goederen, de goederen zelf in het assortiment van zijn nomenclatuur, het aantal verzonden producten, prijs en hoeveelheid aangeeft;
• Akte van aanvaarding en overdracht van voltooid werk of verzonden goederen.

Interne documenten

Zoals eerder vermeld, impliceert het werk van elk bedrijf de aanwezigheid van externe en interne documentatie. De belangrijkste primaire documenten voor interne doeleinden zijn een lijst van al die formulieren, certificaten, verklaringen, orders, instructies die rechtstreeks binnen de onderneming worden ontwikkeld en alleen van toepassing zijn op het personeel dat erop werkt, zonder enige wetgevende invloed op de samenleving die verder gaat dan dit bedrijf.

Externe documenten

Documentatie met een extern doel impliceert een hoger hiërarchisch niveau van ondergeschiktheid, aangezien externe documenten de documenten zijn die worden gereguleerd door de staat en zijn wetgevend kader. De ontwikkelde bepalingen over boekhouding, de reeks rekeningen van boekhoudkundige correspondentie, de normen voor boekhouding en financiële rapportage - dit alles heeft een regelgevende achtergrond en wordt gereguleerd door het wettelijke kader van de staat.

Documentformulieren

De vormen van primaire documenten zijn veelzijdig in hun aard van doel, type ontwerp en eigendom. De volgende hoofdafdelingen worden wettelijk onderscheiden:

• formulieren van personeelsdossiers (orders, bestellingen, schema's,reguliere modi en schema's);
• vormen van boekhouding voor lonen en werkuren (urenstaten, persoonlijke rekeningen, journaals, loonlijst);
• boekhoudingsformulieren voor kapitaalconstructies (certificaten, dagboeken, akten);
• productboekhoudingsformulieren (voorraadaktes en -registers, weegbladen, feestkaarten, rapporten over voorraadbewegingen);
• geldboekhoudingsformulieren (kassierjournaal, handelingen bij overboekingen en contant geld aan de kassa);
• handelsboekhoudingsformulieren (orders, facturen, akten, specificaties, kwaliteitscertificaten);
• vormen van boekhouding voor contante transacties (voorafmelding, PKO, RKO, journaal van hun registratie);
• formulieren voor het vastleggen van inventarisresultaten (inventarislijsten, akten, certificaten, journaals, verklaringen).

Naast het bovenstaande zijn er ook vormen van primaire documenten voor de boekhouding van bouwmachines en -mechanismen, wegtransport, vaste activa en immateriële activa, materialen, artikelen van lage waarde, landbouwproducten en grondstoffen.

Procedure voor registratie

Primaire documenten worden opgesteld vanwege bepaalde eisen waaraan moet worden voldaan. Zo moeten aantekeningen in documentatie uitsluitend in blauwe inkt worden gedaan, terwijl ze netjes en leesbaar moeten zijn. Ook moet het document een aantal vereiste gegevens voor elk type bevatten en worden gewaarmerkt door de persoonlijke handtekening van het hoofd, de hoofdaccountant of de bevoegde persoon, en ook verzegeld met het zegel van de onderneming. Cijfers in gelddocumentenmoet ook in woorden worden geschreven, en waar de kolom van het document leeg is, moet er een streepje zijn om te voorkomen dat een kwaadwillende later valse cijfers invult.

Opslag

Opslag van primaire documenten wordt direct bij de onderneming uitgevoerd. Of u kunt gebruik maken van de diensten van een particulier (of staats)archief. Indien uit de controle door de Belastingdienst blijkt dat een primair document ontbreekt, wordt de onderneming een boete opgelegd waarvan de hoogte wordt bepaald in functie van het specifieke type en aantal verloren documenten. Volgens de huidige wetgeving van de Russische Federatie worden primaire documenten gedurende ten minste vijf jaar bij de onderneming bewaard.