Reiskosten: betaling, grootte, boekingen

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Om hun officiële taken te vervullen, worden werknemers vaak op zakenreizen gestuurd. Alle onkosten met betrekking tot reizen, accommodatie en ma altijden worden betaald door de organisatie. Lees meer over hoe reiskosten worden berekend en betaald in 2018.

Wetgevende regelgeving

Dagtoeslag zijn de kosten van een werknemer die verband houden met zijn leven buiten de woonplaats. Volgens art. 168 van de arbeidswet van de Russische Federatie, moeten deze kosten door de werkgever worden betaald in het bedrag dat is voorgeschreven in het wettelijke beleid van de organisatie.

Reiskosten in Rusland zijn geen beloning voor werk, maar compensatiebetalingen. Dagvergoedingen zijn niet afhankelijk van de uitvoering van arbeidsfuncties door de werknemer. Zelfs als deze taken niet werden uitgevoerd tijdens een zakenreis vanwege uitv altijd, moet de onderneming nog steeds dagvergoedingen betalen.

Op wetgevend niveau zijn er normen voor reiskosten die niet worden belast. Volgens art. 217 van het belastingwetboek, als het bedrag van de vergoeding niet hoger is dan 700 roebel voor zakenreizen binnen het land en 2500 roebel voor zakenreizen in het buitenland, dande organisatie mag geen belasting betalen. Dit betekent niet dat de organisatie niet het recht heeft om een vergoeding boven de norm vast te stellen. Over het verschil hoeft u alleen belasting te betalen. Als de grondslagen voor financiële verslaggeving van de onderneming het bedrag van de reiskostenvergoeding op het niveau van 1000 roebel aangeven, moet de personenbelasting worden ingehouden op het verschil (1000 - 700=300 roebel).

Uitbetalingsprocedure

Dagvergoeding wordt vergoed voor elke dag die u aan een dienstreis besteedt. Ook weekenden, niet-werkdagen, vakantiedagen en reisdagen worden doorbetaald. Is een werknemer op zondagochtend vertrokken en een week later op zaterdag teruggekomen, dan moeten alle weekenden voor deze periode (4 dagen) worden gecompenseerd. De wetgeving voorziet niet in betalingen voor dagvergoedingen, maar de werkgever kan naar eigen goeddunken een dergelijke clausule in de grondslag voor financiële verslaggeving opnemen. Tegelijkertijd is hij verplicht om vóór de reis een voorschot te verstrekken.

Te vergoeden kosten:

• voor reis- en huurwoningen;
• kosten van levensonderhoud (per dag);
• andere kosten gemaakt in opdracht of met toestemming van de manager, ook als deze niet van tevoren zijn overeengekomen.

Voorbeeld 1

Het boekhoudbeleid van het bedrijf voorziet in een betaling van 45 euro (3.330 roebel) per verblijfsdag op een zakenreis in het buitenland en 700 roebel. - op het grondgebied van de Russische Federatie. De werknemer was 10 dagen afwezig: van 1 tot 10 juli. De eerste 9 dagen heeft hij recht op een betaling van 45 x 9=405 euro (29.965 roebel). Dagretour naar Rusland wordt betaald tegen een tarief van 700 roebel. Op de datum van de vooruitbetaling was de wisselkoers van de euro 70 roebel en op de dag van goedkeuringvoorrapport - 68 roebel. Bereken het bedrag aan reiskosten.

Aangezien de werknemer vóór de reis een vergoeding heeft ontvangen, wordt de herberekening van de uitgegeven bedragen uitgevoerd tegen het tempo van de uitgifte van fondsen:

• 405 x 70=28.350 roebel - voor de eerste 9 dagen.
• Totaal opgebouwd: 28.350 + 700=29.050 roebel
• Het tarief van belastingvrije betalingen volgens de wet=9 x 2500=22.500 roebel.
• Verschil: 29.050 - 22.500=6.550 roebel - op dit bedrag moet inkomstenbelasting worden ingehouden.

Documentatie

De basis om op reis te gaan is een schriftelijk bevel van de werkgever - een bevel. De organisatie kan het uniforme formulier nr. T-9 gebruiken of er zelf een ontwikkelen. Het document moet de plaats, datum, doel van de reis, certificaatnummer, taakopdracht vermelden. Dezelfde wet schrijft het bedrag van de dagvergoeding en andere beperkte betalingen voor.

Vóór de reis moet de werknemer een voorschot ontvangen en bij terugkomst een rapport overleggen over het gebruik van het geld en de voltooide taak. Voor de voorbereiding van het document worden drie dagen uitgetrokken. De organisatie ontwikkelt het meldingsformulier zelf. Naast het document moeten originelen van alle verbruiksdocumenten worden bijgevoegd.

Als de manager het werk van de werknemer accepteert, is de accountant verplicht om alle kosten op de balans te vermelden. Als het doel van de reis niet wordt bereikt, mag een deel van de kosten worden afgetrokken van het inkomen van de werknemer. Als een werknemer meer geld uitgeeft dan hij aan de kassa heeft ontvangen, daner zijn wijzigingen in de reiskosten, dan moet u de overschrijding betalen. Het niet-uitgegeven bedrag moet worden teruggegeven aan de kassier, anders wordt het saldo in mindering gebracht op het inkomen van de werknemer.

Buitenlandse zakenreizen

Op internationale reizen is de datum van grensoverschrijding de eerste dag van een zakenreis naar het buitenland, en wanneer u naar de Russische Federatie reist, wordt dit betaald tegen het tarief voor binnenlandse zakenreizen. Berekeningen worden gemaakt volgens de tekens van de grensautoriteiten in het paspoort.

Als een werknemer op reis gaat naar het buitenland, moet hij de valuta van het gastland kopen. Deze functie kan door de organisatie worden vervuld door in lokale wetten de betaling van gelden in vreemde valuta voor te schrijven. Dollars en euro's kunnen bij elke bank in het land worden ingewisseld, in tegenstelling tot zeldzamere nationale eenheden. Bij het opstellen van lokale wetten dient hiermee rekening te worden gehouden. Als de organisatie bereid is om reiskosten in vreemde valuta te betalen, dan is het beter om te wisselen voor de dollar of euro.

Het opnemen van dergelijke bedragen in de boekhouding gebeurt nog steeds in roebels, maar rekening houdend met de volgende kenmerken:

• als een vooruitbetaling wordt overgemaakt naar een roebelkaart, dan moet het bedrag worden berekend tegen de wisselkoers op de datum van betaling;
• als de betaling in contanten wordt gedaan, moet de wisselkoers van de roebel worden toegepast die is gespecificeerd in het valuta-aankoopcertificaat.

Aantal dagen

De werkelijke verblijfsduur op een zakenreis wordt bepaald door reisdocumenten, dat wil zeggen tickets. Als de werknemer met de auto op zakenreis is gegaan, bereken dandagen kunnen op een memo staan, die hij verplicht is bij zijn terugkeer te verstrekken. Bovendien moeten alle documenten die het gebruik van het vervoer bevestigen (vrachtbrief, rekeningen, ontvangstbewijzen, cheques, enz.) worden bijgevoegd.

Dagtrips

Er is geen wettelijk bepaalde minimumperiode voor een zakenreis. De taak van de leider kan in één dag worden voltooid. Hoe kan ik in dit geval de kosten verhalen? Het proces van het documenteren van een zakenreis is niet afhankelijk van de duur ervan. De boekhouding moet een opdracht opmaken, een vinkje zetten in de urenstaat en een voorschot uitbetalen aan de werknemer. Na terugkomst is hij verplicht aangifte te doen van de gemaakte onkosten en het verschil terug te geven aan de kassa van de organisatie. Er is geen dagvergoeding voor korte reizen. Een werknemer zonder geld achterlaten is echter geen goed idee. In dat geval kan de werkgever hem een bepaald bedrag betalen, bijvoorbeeld 50% van de verschuldigde vergoeding per dag. Deze vergoeding is belastingvrij.

GOS-landen

Reizen naar de GOS-landen worden apart in rekening gebracht. Aangezien er bij het oversteken van de grens geen stempel in het paspoort staat, wordt de termijn bepaald door reisdocumenten. De dag van vertrek is de vertrekdatum van het voertuig en de dag van aankomst is de dag waarop het tijdstip van aankomst van het voertuig in de woonplaats v alt. De hoogte van de vergoeding wordt bepaald door de werkgever. Niet-belastbare compensatiebedragen blijven hetzelfde - 700 en 2500 roebel. Vertragingen onderweg worden betaald door de beslissing van het hoofd als er documenten zijn die het feit van gedwongen bevestigenvertragingen.

Voorbeeld 2

Een werknemer gaat 3 dagen op zakenreis.

• 10.08.17 om 22:10 nam de werknemer de trein naar Astana.
• 11.08.17 om 11:00 arriveerde de trein in Astana. Dat wil zeggen, de werknemer is op 17-08 al de grens overgestoken.
• 11.08 en 12.07 de werknemer had dienst.
• 12.08 - de trein naar Rusland vertrok om 15:05.
• 12.08 om 23:40 arriveerde de trein in Rusland. Dat wil zeggen, de werknemer is de grens al op 17-08-2018 overgestoken.

Dagvergoeding in de Russische Federatie voor een bedrag van 700 roebel werd opgebouwd voor 10 en 12 augustus. Voor 11 augustus zou een betaling van 2500 roebel moeten worden opgebouwd. In totaal ontvangt de werknemer voor de zakenreisperiode: 700 x 2 + 2500=3900 roebel

Operaties in BU

De reiskostenverantwoording in 2018 vindt, net als voorheen, plaats op basis van een voorschotnota. Uitgavenbedragen worden weerspiegeld in de kostenberekeningsrekeningen, aangezien een zakenreis een zakenreis is.

Een voorwaarde voor de reis is de voorafgaande afgifte van een voorschot. De accountant kan geld uit de kassa halen of overboeken naar een bankpas. Het voorschot wordt berekend op basis van de duur van de reis en de geschatte kosten van de zakenreis. In BU wordt deze bewerking als volgt uitgevoerd:

• Dt 71 Ct 50 - uitgifte van verantwoorde bedragen aan de kassa.
• Dt 71 Ct 51 - overboeking van te betalen bedragen naar de kaart.

Verdere boeking van reiskosten hangt af van het doel van de reis. De kosten komen ten laste van de kostenadministratie van de eenheid waarvan de problemen worden aangepakt.de werknemer beslissen. Bijvoorbeeld:

• Dt 20 Kt 71 - de werknemer werd op reis gestuurd om werk met de klant uit te voeren.
• Dt 44 Kt 71 - de reis houdt verband met de verkoop van goederen.
• Dt 08 Ct 71 - een werknemer gaat op zakenreis om een transactie voor de verkoop van onroerend goed te voltooien.
• Dt 28 Kt 71 - de noodzaak van zakenreizen om defecte producten te retourneren.
• Dt 19 Kt 71 - btw-boekhouding op voorschotbedragen.
• Dt 68 Ct 19 - belastingaftrek op factuur.

De teruggave van niet-uitgegeven geld wordt weerspiegeld in de volgende transacties:

• Dt 50 Kt 71 - vooruitbetaling aan de kassier.
• Dt 51 Kt 71 - het saldo op de lopende rekening storten.
• Dt 70 Kt 71 - inhouding van het saldo van het voorschot op de lonen.

U kunt het bedrag alleen behouden als er meer dan een maand is verstreken en de werknemer geen bezwaar heeft tegen deze operatie. Anders zal de werkgever naar de rechter moeten stappen.

UST, sociale bijdragen en andere belastingen

Volgens federale wet nr. 216 "Over wijziging van de belastingwet van de Russische Federatie", vanaf 01.01.2008 vergoeding van reiskosten van meer dan 700 roebel. en 2500 roebel. voor elke dag dat ze op zakenreis zijn op het grondgebied van de Russische Federatie en in het buitenland, zijn ze onderworpen aan persoonlijke inkomstenbelasting, UST en sociale bijdragen. De werkgever stelt zelf de hoogte van de vergoedingen vast. Ongeacht hun omvang wordt de belastinggrondslag voor de inkomstenbelasting verminderd met de daadwerkelijke betaling van een vergoeding.

Voor belastingdoeleinden omvatten de kosten van de organisatie:

• Werkgeversreis naarbeide kanten.
• Huur van accommodatie, inclusief extra services in het hotel (behalve de kosten van service in bars, in de kamer, voor het gebruik van wellnessfaciliteiten).
• Uitgifte en afgifte van visa.
• Voertuiginvoer.

Kenmerken van berekeningen

Werknemer is niet verplicht om te melden waar hij dagvergoedingen heeft gebruikt. De federale belastingdienst kan echter de eerlijke berekening van het bedrag controleren op basis van de duur van de reis. Dit kunnen documenten zijn die de reis, accommodatie of een reisdocument bevestigen.

Tijdens een zakenreis kunnen er onkosten zijn die niet vooraf zijn afgesproken. Bijvoorbeeld de kosten van het inpakken van bagage. Vergoeding van deze kosten is alleen toegestaan als de mogelijkheid van compensatie is gespecificeerd in de lokale wet en er bewijs is dat de operatie werd uitgevoerd voor productiedoeleinden. Dat wil zeggen, het was noodzakelijk om de documenten, eigendom van de organisatie, in te pakken. Anders zullen dergelijke uitgaven moeten worden toegerekend aan het inkomen van de werknemer met de daaropvolgende inhouding van de personenbelasting.

Ma altijdvergoeding is niet gerelateerd aan zakenreizen. Het is wel te verstaan dat de werknemer deze kosten zelfstandig vergoedt in de vorm van een dagvergoeding. Maar de directie kan in lokale wetten voorzien in de kosten van het betalen van voedsel naast de dagvergoeding en op deze bedragen de personenbelasting inhouden. Als de kosten van accommodatie in een hotel, vlucht of reis de kosten van eten omvatten, wordt de belasting niet ingehouden.

De situatie waarin de reis wordt geïnitieerd door de bestellende organisatie zullen we apart bekijken. Heel vaak zijn de partijen het erover eens datvergoeding vindt plaats op basis van werkelijke kosten. Een organisatie kan echter alleen haar medewerkers op zakenreis sturen. En in dit geval houdt de klant de boekhoudkosten niet, aangezien dit wordt beschouwd als een betaling voor de diensten van een andere organisatie (uitvoerder). In dit geval moet in het contract tussen ondernemingen worden vermeld dat de terugbetaling van dergelijke kosten in de prijs van de goederen zal zijn inbegrepen, evenals de vereisten voor documenten en de termijnen voor indiening ervan. Voor vervoerbewijzen en andere controles kan de klant alleen de juistheid van de kostenberekening controleren. Als de aannemer onder het algemene belastingstelsel v alt, zijn de kosten van diensten onderworpen aan btw. Als de klant een buitenlands bedrijf is, is er geen belastingteruggave.

Conclusie

Als een werknemer op zakenreis wordt gestuurd, moeten reiskosten worden vergoed. De dagvergoeding wordt vastgesteld door de werkgever en vastgelegd in lokale wetten. Dagvergoeding wordt betaald voor elke dag op een dienstreis, inclusief vrije dagen, vakantiedagen. Voorafgaand aan de reis moet de werknemer een voorschot opbouwen en betalen. Hij rapporteert over alle verantwoorde bedragen na de reis. Niet-uitgegeven bedragen moeten worden teruggegeven aan de kassier en te veel uitgegeven bedragen moeten onmiddellijk na goedkeuring van het reisverslag aan de werknemer worden vergoed.