Betaling voor brandstof en smeermiddelen: contractuitvoering, berekeningsprocedure, regels en kenmerken van registratie, opbouw en betaling

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Situaties doen zich vaak voor wanneer een werknemer vanwege productiebehoeften wordt gedwongen zijn eigendom te gebruiken. Meestal gaat het om het gebruik van de machine. Bovendien is de werkgever verplicht dit te vergoeden: vergoeding van brandstof en smeermiddelen (POL), afschrijvingen en overige kosten. Hoe maak je het zo efficiënt mogelijk?

Wetgevend kader

Niet veel mensen begrijpen zelfs wat het betekent om te betalen voor brandstof en smeermiddelen en vergoedingen voor het gebruik van persoonlijke voertuigen. En werkgevers maken daar misbruik van. Hoewel hun verplichting om de werknemer te vergoeden voor de kosten is vastgelegd in artikel 188 van de arbeidswet. Zoals hieronder zal blijken, is het gebruik ervan echter niet de beste optie. Veel meer nuttige informatie is te vinden in het burgerlijk wetboek en het belastingwetboek. Om te profiteren van alle voordelen die ze bieden, moet u het probleem correct benaderen.

Hoe werkt het in de praktijk?

Vaak krijgt een medewerker de keuze: of je gaat in de hitte 300 km met de bus naar een andere stad,of rijd met uw eigen auto. Het komt nooit bij hem op dat de kosten voor het betalen van brandstof en smeermiddelen niet alleen aan hem kunnen en moeten worden vergoed. Ondernemingen profiteren van het juridische analfabetisme van werknemers. De meesten weten niet wat brandstof op het werk en kostencompensatie zijn.

Dit geldt trouwens niet alleen voor de auto, maar ook voor alle andere persoonlijke eigendommen die de werknemer gebruikt bij de uitoefening van zijn officiële taken. Alleen persoonlijk vervoer wordt het meest gebruikt. Het betalen van brandstof en smeermiddelen aan werknemers op kosten van de werkgever is dan ook de norm. Hoewel niet alle werkgevers ermee instemmen om te betalen.

Paar voorbeelden

Iedereen die ooit heeft geprobeerd om als verkoopmedewerker te werken, heeft dit meegemaakt. Een ander voorbeeld waar werknemers het meest gebruik maken van eigen vervoer zijn taxi's. Om een vergoeding te ontvangen, mag de werknemer een auto of ander eigendom alleen gebruiken met medeweten en toestemming van het management. En alles moet worden gedocumenteerd.

Betaling van brandstof en smeermiddelen aan werknemers - wat is dat?

Vaak weten zelfs boekhoudkundigen het antwoord op deze vraag niet, laat staan gewone werknemers. Veel mensen denken dat brandstof en smeermiddelen slechts brandstof zijn: benzine of diesel. Dit is niet helemaal waar. In feite worden veel meer dingen brandstoffen en smeermiddelen (brandstoffen en smeermiddelen) genoemd:

• boter;
• antivries - in de winter;
• andere noodzakelijke verbruiksartikelen.

Daarom omvat de betaling voor brandstof en smeermiddelen niet alleen de brandstofkosten.

Hoe maak je het officieel?

Er zijn 3 manierenformaliseer uw afspraken met de werkgever:

• aanvullende overeenkomst bij de arbeidsovereenkomst;
• autohuurovereenkomst;
• contract voor de levering van transportdiensten.

Elk van hen heeft zijn voor- en nadelen. Laten we ze hieronder in detail bekijken.

Aanvullende overeenkomst bij de arbeidsovereenkomst

Het eenvoudigste is om met de werkgever een aanvullende overeenkomst af te sluiten bij de arbeidsovereenkomst. Eenvoudiger betekent echter niet efficiënter: het zal voor werknemers niet eenvoudig zijn om op kosten van de werkgever uitbetaald te krijgen voor brandstof en smeermiddelen. Hieronder ziet u een voorbeeld van een dergelijke overeenkomst.

Het moet duidelijk worden vermeld:

• merk en kenmerken van het voertuig;
• het bedrag van de maandelijkse vergoeding en de kosten die de werkgever ook vergoedt: vergoeding voor brandstof en smeermiddelen, huidige en grote reparaties, diagnose en onderhoud, verzekering;
• deadline waarbinnen het werkelijke kostenrapport moet worden ingediend;
• termijnen waarbinnen de werkgever de kosten van de werknemer vergoedt.

De werknemer moet vaak reizen in opdracht van de directie, of het reizende karakter van het werk zorgt voor de uitvoering van zijn officiële taken. Volgens de wet is betaling voor brandstof en smeermiddelen bij het gebruik van persoonlijke voertuigen, evenals compensatie voor andere kosten, inderdaad alleen mogelijk als er een productiebehoefte is.

Elke maand dient de werknemer een rapport in over zijn reizen, waarin hij aangeeft:

• reisdatum;
• vertrektijden terug;
• bestemming;
• doel van de reis.

Bovendien moet dit document de datum van opstelling en de handtekening van de werknemer bevatten.

Voor- en nadelen van een aanvullende overeenkomst

Vergoeding van de kosten van de werknemer op grond van een arbeidsovereenkomst is in de eerste plaats gunstig voor de werkgever. U kunt het immers altijd beperken tot de grootte die is voorzien in regeringsbesluit nr. 92 van 8 februari 2002: 1200 roebel - voor auto's met een cilinderinhoud van minder dan 2000 cm³ en 1500 roebel - voor auto's met een cilinderinhoud van meer dan 2000 cm^3.

Het is echter onwaarschijnlijk dat een dergelijke vergoeding bij de werknemer past - met de huidige benzineprijzen is het bijna onmogelijk om eraan te voldoen. Dienovereenkomstig moet de werkgever een compromis sluiten en een huurovereenkomst of een contract voor de levering van vervoerdiensten aangaan, of uit eigen zak betalen - het zal niet mogelijk zijn om compensatie te compenseren door belastingverlagingen.

Hoe een auto huren?

In dit geval wordt de relatie tussen de partijen geregeld door het Burgerlijk Wetboek. In de praktijk wordt vaker gebruik gemaakt van bareboat-verhuur. Hieronder ziet u een typisch contract.

Het is verplicht om in de huurovereenkomst te specificeren:

• autokenmerken: merk, bouwjaar, kleur, carrosserie- en motornummer, staatsnummer;
• onderleasevoorwaarden - het is wenselijk om de werkgever te verbieden een auto aan iemand anders te verhuren;
• overige afspraken - wie en in welk tijdsbestek voert APK uit, wie beta altverbruiksartikelen en onderhoud, voor welke doeleinden de auto kan worden gebruikt - bijvoorbeeld alleen personenvervoer.

Bij het aangaan van een huurovereenkomst moet u er begrip voor hebben dat u daarmee uw auto aan het bedrijf overdraagt, weliswaar tijdelijk, maar voor gebruik. Terwijl u onder een arbeidsovereenkomst alleen de auto kunt gebruiken.

In de leaseovereenkomst moet daarom precies staan hoe de werkgever jouw auto mag gebruiken. Wees anders niet verbaasd dat u gedwongen wordt om verschillende goederen of een soort afval te vervoeren - het bedrijf is nu immers eigenaar van de auto, zij het tijdelijk.

Belangrijk: zorg ervoor dat u de kosten van de auto vastlegt op het moment van huur in het contract.

Vaak is er een probleem met het feit dat de partijen niet weten hoe ze de betaling van brandstof en smeermiddelen in de huurovereenkomst moeten voorschrijven. Zelfs juristen maken hier ruzie over. Berekening van betaling voor brandstof en smeermiddelen wordt uitgevoerd op basis van vrachtbrieven - volgens de werkelijke kilometerstand. Hiervoor zijn er speciale regels, op basis waarvan de afschrijving wordt uitgevoerd.

Experts raden nog steeds aan om een autohuurovereenkomst af te sluiten met betaling voor brandstof en smeermiddelen. Dit is echter in overleg. Als de lease niet in betaling voor brandstof voorziet, wordt met de leverancier een aparte overeenkomst voor de betaling van brandstof en smeermiddelen gesloten en krijgt de chauffeur een tankkaart met een bepaalde limiet.

Het is ook belangrijk om andere nuances vooraf te specificeren: beta alt het bedrijf je elke maand een vast bedrag?of betaling is per uur - afhankelijk van de werkelijk gewerkte uren, wie en hoe de verzekering beta alt.

Contract voor de levering van transportdiensten

Veel minder vaak gebruikt - vooral als goederen met persoonlijk vervoer worden vervoerd. Stel je een verhuisbedrijf voor. In plaats van een auto te kopen of te leasen, had ze een contract kunnen aangaan met een belader die eigenaar is van de gewenste auto voor het leveren van transportdiensten.

De belader zou dus zijn directe taken (laden en lossen) volgens de arbeidsovereenkomst uitvoeren. En hij zou particulier diensten verlenen voor het vervoer van deze goederen van punt A naar punt B. Hiervoor zou hij echter een IP moeten afgeven, omdat ondernemersactiviteiten in de Russische Federatie verboden zijn zonder registratie.

Hoe kan een autobezitter belastingen optimaliseren?

Om een auto te huren of vervoersdiensten te verlenen, moet een werknemer een IP-adres verstrekken. Strikt genomen kan hij zijn auto verhuren zonder ondernemer te zijn. Als er echter meerdere van dergelijke auto's zijn, moet u nog steeds een IP-adres uitgeven. Bovendien beta alt hij in dit geval minder belasting - 6% over vereenvoudigde belastinginkomsten, in plaats van 13% personenbelasting. Er wordt echter nog steeds een personenbelasting van 13% ingehouden op zijn officiële salaris.

Er is hier nog een belangrijke nuance. Ongeacht de prestaties van de individuele ondernemer, moet hij verzekeringspremies betalen, ook als hij geen werknemers heeft. Het bedrag staat vast en is in 2018 32.385 roebel. Als het inkomen van een individuele ondernemer echter hoger is dan 300.000 roebel per jaar, danextra betaling van 1% van het verschil "inkomen minus 300.000 roebel".

Het bedrag van de verzekeringspremies kan echter niet hoger zijn dan een bepaald bedrag. In 2018 is dit 212.360 roebel voor het pensioenfonds (dit geld "verdwijnt niet", maar gaat naar de vorming van het toekomstige pensioen van de ondernemer) en 5.840 roebel in de vorm van bijdragen aan de ziektekostenverzekering. In totaal mogen de verzekeringspremies voor individuele ondernemers niet hoger zijn dan 218.200 roebel per jaar.

Op het eerste gezicht zijn verzekeringspremies onnodige extra kosten. Maar is het echt zo? Niet echt. Het is een feit dat individuele ondernemers het recht hebben om het voorschot onder het vereenvoudigde belastingstelsel "Inkomen" te verminderen met het bedrag van de betaalde verzekeringspremies. Bij het huren van een auto kunt u dus helemaal geen belasting betalen (het bedrag aan belasting zal waarschijnlijk niet hoger zijn dan de betaalde premies), en het is volledig legaal. En het grootste deel van de betaalde premies gaat naar uw toekomstige pensioen.

Belangrijk: de status van individuele ondernemer en het vereenvoudigde belastingstelsel ontheffen de ondernemer niet van het betalen van transportbelasting. Het zal hoe dan ook betaald moeten worden. Maar onroerendgoedbelasting hoeft in dit geval niet te worden betaald.

Een voorbeeld van hoe een individuele ondernemer het inkomen uit het huren van een auto verhoogt

Stel je voor dat Ivan zijn auto verhuurde aan Romashka LLC, waarvan hij een werknemer is, voor 100.000 roebel per maand. Tegelijkertijd zorgt het bedrijf voor de huidige en grote reparaties van de auto, evenals voor de betaling van brandstof en smeermiddelen en andere verbruiksartikelen.

Zonder een individuele ondernemer te registreren, zou een werknemer slechts 1.044.000 roebel per jaar ontvangen. De werkgever, die optreedt als belastingadviseur van Ivan, zou op dit bedrag zelfstandig 13% van de personenbelasting inhouden. Tegelijkertijd, na het verstrekken van een IP over het vereenvoudigde belastingstelsel"Inkomen", Ivan zou de volgende belastingen betalen:

• verzekeringsbijdragen aan het Pensioenfonds: 32385 + 1% × (100.000 × 12 - 300.000)=41385 roebel;
• premie zorgverzekering: 5840 roebel;
• USN 6%: 100.000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 roebel.

Daarom was zijn netto-inkomen 100.000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1.128.000 roebel. Bovendien zou 41.385 roebel naar het toekomstige pensioen van Ivan zijn gegaan en niet naar de staatskas. De belastingbesparing zou dus 125.385 roebel per jaar bedragen. Of iets meer dan 10.000 roebel per maand.

Bovendien beta alt Ivan in het eerste geval onmiddellijk de personenbelasting. Sterker nog, hij ziet dit geld niet eens - de werkgever draagt de belasting voor hem over. In de tweede ontvangt Ivan het volledige bedrag "in zijn handen". En dan beta alt hij belasting. Bovendien kan hij ze gedurende het jaar naar eigen goeddunken verdelen - het belangrijkste is om alles uiterlijk op 31 december te betalen.

De mogelijkheid om de timing van belastingbetalingen te beheren, biedt een aanzienlijk voordeel. Stel dat Ivan besluit de belastingdruk gelijk te verdelen en elk kwartaal het verschuldigde bedrag te betalen.

Zo kan hij bovendien de volgende bedragen vrijgeven:

• Januari - 100.000 × 13%=13.000 roebel;
• Februari - 100.000 × 13% +13.000=26.000 roebel;
• Maart - 100.000 × 13% + 13.000 + 13.000=39.000 roebel.

Tot eind maart kan hij dit geld naar eigen goeddunken gebruiken. En pas dan de overeenkomstige betaling voor verzekeringspremies betalen, waardoor het voorschot onder het vereenvoudigde belastingstelsel "Inkomen" wordt verminderd.

AanOp het eerste gezicht lijken de bedragen klein. Maar als Ivan zijn inkomen met 10 keer verhoogt - meerdere auto's verhuren of kiezen voor leasing in plaats van huren, zullen de besparingen indrukwekkend worden.

Hoe kan een bedrijf belasting besparen?

Als het bedrijf is aangesloten bij het DOS (algemeen belastingstelsel) of het vereenvoudigde belastingstelsel "Inkomsten minus uitgaven" (een van de soorten vereenvoudigde belastingstelsels), dan zijn de kosten voor het huren van een auto, het verlenen van vervoersdiensten of het betalen van een vergoeding op grond van een arbeidsovereenkomst kan in aanmerking worden genomen om de heffingsgrondslag te verlagen. Toegegeven, in het laatste geval is voor auto's het aftrekbedrag wettelijk beperkt.

Bij het huren van een auto op DOS wordt niet alleen de huur verrekend, maar ook:

• brandstof en smeermiddelen en andere verbruiksartikelen;
• onderhoud en revisie van auto's;
• Onderhoud, wassen, parkeergelden en parkeerplaatsen;
• verzekering;
• chauffeurslonen.

Bovendien worden alleen gedocumenteerde kosten erkend als aftrekbare kosten. Tegelijkertijd moeten ze economisch verantwoord zijn.

Belangrijk: het bedrijf is niet de eigenaar van de gehuurde auto en is daarom niet verplicht om onroerendgoed- en transportbelasting te betalen.

Bedrijven verdienen doorgaans meer dan de autohuurkosten. Door de inkomstenbelasting te verlagen, is het dus mogelijk om alle werkelijk gemaakte kosten ruimschoots te compenseren.

Samenvatten

Artikel 188 van de Arbeidswet verplicht de werkgeverVergoed de werknemer voor het gebruik van eigen vervoer voor ambtsdoeleinden. Als dergelijk gebruik incidenteel zou zijn, volstaat het om een passende aanvullende overeenkomst bij de arbeidsovereenkomst te sluiten en het rapport op tijd in te dienen.

Als een werknemer echter zonder gebruik te maken van persoonlijk vervoer zijn taken niet kan uitvoeren en gedwongen is zijn auto voortdurend voor zakelijke doeleinden te gebruiken, zal deze vergoeding het grootste deel van de werkelijk gemaakte kosten niet kunnen dekken. Gaat dat alleen ten koste van de winst van de onderneming. De organisatie kan een dergelijke vergoeding alleen gebruiken om de inkomstenbelasting te verlagen tot het wettelijk vastgestelde bedrag, dat nog geen tiende van de werkelijke kosten dekt.

Dienovereenkomstig is deze benadering niet gunstig voor de werknemer of het bedrijf. En dat allemaal vanwege de eigenaardigheden van belastingen: een werknemer beta alt als individu te veel inkomstenbelasting en het bedrijf kan de belastingen niet goed optimaliseren. Het is voor beide partijen veel voordeliger om een leaseovereenkomst af te sluiten of vervoersdiensten te verlenen (als er andere passagiers of vracht moeten worden vervoerd).

Alleen in dit geval moet de werknemer een IP afgeven - de procedure is niet ingewikkeld en kost niet veel tijd. Sommige mensen denken dat ze, nadat ze een individuele ondernemer zijn geworden, niet in staat zullen zijn om als particulier te werken. In feite is het echter mogelijk - de wet verbiedt het niet.