Toeslag voor reizende aard van het werk: berekeningsprocedure, regels voor registratie, opbouw en betaling

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Bij veel ondernemingen is het werk van bepaalde categorieën werknemers onderweg. Allereerst hebben we het over chauffeurs die personeel vervoeren, producten, materialen en andere goederen vervoeren. In het artikel gaan we het hebben over de bijbetaling voor het reizende karakter van het werk, de belastingheffing en de verrekening van de vergoeding.

Algemene informatie

Is reiskostenvergoeding altijd verplicht? Laten we het uitzoeken.

Als de werkactiviteit van de werknemer verband houdt met reizen, moet de werkgever de gemaakte kosten vergoeden op basis van de voorrapportagegegevens, evenals op vertoon van tickets en cheques. Ondertussen voorziet de wetgeving in een andere manier om kosten te verhalen.

Werkgever mag een vaste vergoeding betalen voor reizend werk. Bestuurders zijn in de regel best tevreden met een dergelijke vergoeding. Het bedrag van de bijbetaling wordt bepaald door het hoofd van de onderneming engoedgekeurd door lokaal document.

Hier moet worden gezegd dat inspecteurs de vergoeding voor het reizende karakter van het werk niet altijd erkennen als een vergoeding in de zin van de bepalingen van art. 168.1 TC. Als er geen documenten zijn die de onkosten van de werknemer bevestigen, kan de werkgever worden verplicht om aanvullende bijdragen in rekening te brengen.

Vergoeding voor documenten

Als de werknemer documenten overlegt die zijn uitgaven tijdens de reis bevestigen, vergoedt de werkgever ze achteraf. Dit betekent dat de werknemer precies evenveel krijgt als hij heeft uitgegeven. Deze optie wordt meestal gebruikt wanneer werknemers op lange zakenreizen naar andere regio's of naar het buitenland worden gestuurd. De werkgever vergoedt aan deze werknemers reis- en verblijfkosten. Tegelijkertijd moet de werkgever beslissen of hij de personenbelasting en premies aan fondsen inhoudt op deze vergoeding. Laten we deze vraag meteen beantwoorden.

Vergoedingskosten worden door de werkgever meegerekend in de kosten die bij de berekening van de inkomstenbelasting in aanmerking worden genomen. In overeenstemming met paragraaf 11 van paragraaf 1 van Art. 217 van het Belastingwetboek hoeft de personenbelasting niet ingehouden te worden op de terugbetaling. Deze regel geldt voor het gehele bedrag dat in de cao of arbeidsovereenkomst of in een andere lokale wet van de onderneming staat vermeld. De verzekeringspremies hoeven ook niet te worden aangerekend (artikel 2, deel 1, artikel 9 212-FZ van 2009-07-24).

Moeilijkheden in de praktijk

Het moet echter gezegd worden dat de FSS en de FIU soms van mening zijn dat de werkgever verplicht is om premies te berekenen uit het bedrag van de vergoeding. Ze rechtvaardigen hun standpunt door te zeggen dat:reizende aard van de werkvergoedingen en betalingen - dit zijn elementen van het salaris. De inspecteurs van fondsen bevestigen hun argumenten met de bepalingen van art. 129 van de Arbeidswet, die inkomsten definieert. Hierdoor krijgt de werkgever na controles boetes en dwangsommen opgelegd en is hij verplicht aanvullende premies in rekening te brengen. Dergelijke beslissingen moeten natuurlijk worden aangevochten. De rechtbanken kiezen in de meeste gevallen de kant van de werkgever, daarbij verwijzend naar de volgende argumenten:

1. Vergoeding voor werk is onderhevig aan goedkeuring door de werkgever.
2. Compensatie is noodzakelijk om de extra kosten van de werknemer te dekken die hij maakt tijdens de uitoefening van zijn arbeidsfunctie.
3. Terugbetalingen kunnen op geen enkele manier worden opgenomen in de inkomsten, daarom is het niet nodig om bijdragen op te bouwen.

Lijst met bewijsstukken

Supplement voor het reizende karakter van het werk wordt in rekening gebracht bij het overleggen van bewijsstukken. Een specifieke lijst met documenten wordt bepaald en goedgekeurd door het hoofd van de onderneming. Het is raadzaam om twee lijsten te maken - voor nabije en lange reizen. In dit geval worden de eisen van de werkgever duidelijker.

De reiskosten van de werknemer kunnen worden geverifieerd:

1. Tickets voor metro, bus, trolleybus, enz.
2. Routebeschrijving, vrachtbrief, ontvangstbewijzen, cheques (bij gebruik van persoonlijk vervoer).

De woonkosten worden bevestigd door documenten die bij aankomst zijn ontvangen. Dit kan een ontvangstbewijs zijn dat is uitgegeven door de hotelbeheerder, een kortetermijnhuurovereenkomst.

Antwoorden op aanvullende vragen van inspecteurs overtoeslagen voor het reizende karakter van het werk kunnen worden gegeven door te verwijzen naar documenten waaruit het verkeer van werknemers blijkt. We hebben het in het bijzonder over de lijst met functies die is vastgelegd in de lokale wet, de voorwaarden die zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, memo's, tijdschriften, enz. De inspecteurs moeten alle papieren krijgen die de reizen bevestigen.

Documentatiefuncties

Om controle te krijgen over de dagelijkse bewegingen van medewerkers, is het raadzaam om een zakenreisdagboek aan te maken. Dit document kan worden bewaard door het hoofd van de relevante afdeling of een andere verantwoordelijke medewerker.

Planning en controle van enkele reizen kan worden gedaan met behulp van memo's. De werknemer stelt deze op op naam van het hoofd. In een memo geeft de medewerker de reden van de reis, doelen en doelstellingen aan. Het document moet ter goedkeuring aan de werkgever worden overhandigd.

De huidige regelgeving stelt geen enkele vorm van memo's en boekhoudkundige tijdschriften vast. Dienovereenkomstig kan de directie van de onderneming haar formulieren goedkeuren. Om documentatie in omloop te brengen, geeft de directeur een passend bevel.

Nuances

De vergoeding voor het reizende karakter van het werk is afhankelijk van:

• reisfrequenties;
• duur zakenreis;
• moeilijkheid van de taak, enz.

Je kunt ook rekening houden met de kwalificaties en werkervaring van een bepaalde medewerker. Dienovereenkomstig is het niet nodig om te installerenéén bedrag voor iedereen.

Vereenvoudigde workflow

Zoals de praktijk leert, is het voor een gedetacheerde medewerker lang niet altijd mogelijk om vrijspraakpapieren bij te houden. Het komt voor dat op de rapportagedatum een deel van de tickets verloren is gegaan, er geen cheques van tankstations, bonnetjes, enz. zijn. Maar zonder deze krijgt de werknemer geen onkostenvergoeding. Voor dergelijke gevallen is er een vereenvoudigde workflow voorzien.

Het bedrijfshoofd bepa alt en keurt de hoogte van de tegemoetkoming voor het reizende karakter van het werk goed. Dit bedrag moet het volgende omvatten:

1. Gemiddeld tarief in het openbaar vervoer.
2. Huur betalen.
3. Ongeplande of kleine reparaties aan het voertuig.
4. Communicatiediensten (mobiele telefoon, fax).

Het is raadzaam om een vaste toeslag vast te stellen voor het reizende karakter van het werk voor chauffeurs, expediteurs, merchandisers en andere werknemers die een arbeidsfunctie uitoefenen buiten de onderneming, maar binnen dezelfde plaats.

De bonus wordt ook verstrekt als de werknemer:

• geeft meestal hetzelfde bedrag uit aan reizen;
• geeft geen geld uit aan accommodatie en reizen in een andere regio of in het buitenland.

Als een werknemer een bijbetaling heeft voor het reizende karakter van het werk, hoeft hij geen tickets, cheques en andere bewijsstukken op te halen. En aan het einde van de maand wordt hem een vergoeding gegeven.

Algemene berekeningsprocedure

In overeenstemming met deel 2 van art. 168.1 van de arbeidswet van de Russische Federatie, extra betaling voor reizende aard van werkgoedgekeurd door het hoofd van de onderneming en vastgelegd in de plaatselijke wet van de onderneming.

De hoogte van de toeslag wordt door de werkgever zelfstandig bepaald. De formulering in de lokale wet van de onderneming kan als volgt zijn: "Vast een aanvullende vergoeding voor het reizende karakter van het werk. De hoogte van de vergoeding is 10% van het basissalaris." De manager kan naar eigen goeddunken een vast bedrag instellen.

Bij het bepalen van de toeslag voor het reizende karakter van het werk moet de werkgever zich laten leiden door:

1. Regelgeving aangenomen tijdens de Sovjetperiode. Op dit moment, ondanks het feit dat de USSR ophield te bestaan, zijn veel juridische documenten die in de jaren van haar bestaan zijn goedgekeurd geldig. Zo heeft het decreet van de Raad van Ministers van de RSFSR van 1978 nr. 579 een aanvullende betaling vastgesteld voor de reizende aard van het werk - 20% van het salaris. Het kan worden toegerekend aan werknemers die werkzaam zijn in het weg- en binnenvaartvervoer. Tegelijkertijd ontvangen alleen degenen die 12 of meer dagen reizen een extra vergoeding voor het reizende karakter van het werk.
2. Industrie- en regionale overeenkomsten. Zo kunnen wegenwerkers bijvoorbeeld tot 20% toeslag krijgen, afhankelijk van het aantal dagen op de weg. De overeenkomstige clausule is aanwezig in clausule 3.6 van de Federal Industry Agreement on Road Facilities.

Als het bedrag van de vergoeding niet is voorgeschreven in de wetten die tijdens de Sovjetperiode zijn aangenomen of in industriële (regionale) overeenkomsten, heeft de manager het recht om dit naar eigen goeddunken te bepalen.

Sommige managers denken ten onrechte dat de instantie die verantwoordelijk is voorvaststelling van de hoogte van de bijbetaling voor het reizende karakter van de werkzaamheden, - de Rekenkamer. Het moet meteen gezegd worden dat deze structuur niets te maken heeft met het bepalen van de hoogte van de betalingen.

Reisvergoeding: belastingheffing

Wanneer een werkgever, in een poging om de workflow te vereenvoudigen, reiskosten compenseert door extra betalingen op te bouwen, kan de IFTS claims hebben. Inmiddels heeft zich een redelijk stabiele praktijk ontwikkeld. Helaas niet in het voordeel van de werkgever. De rechtbanken en regelgevende instanties betwisten het recht van de werkgever om een bijbetaling vast te stellen niet. Zij zijn echter van mening dat de forfaitaire vergoeding onderworpen moet zijn aan de personenbelasting en de bijdragen aan fondsen. De argumenten zijn als volgt.

De wet voorziet in twee soorten betalingen. De eerste omvat vergoedingen die fungeren als inkomstenbestanddelen. Ze zijn opgericht vanwege het feit dat een burger onder speciale voorwaarden werkt. Op een dergelijke vergoeding worden belastingen en bijdragen aan fondsen ingehouden. Het tweede type betaling is de vergoeding van kosten die een werknemer maakt bij het uitoefenen van een arbeidsfunctie. Op deze bedragen worden geen bijdragen en belastingen ingehouden.

Volgens veel experts kan de maandelijkse vaste toeslag niet worden beschouwd als compensatie op grond van art. 168.1 TC. Feit is dat de werkgever de werkelijk gemaakte kosten niet aan de werknemer vergoedt. Met andere woorden, de hoogte van de vergoeding is niet afhankelijk van de hoogte van de onkosten.

Aanvulling op voorziene verdienstenarbeidsovereenkomst of collectieve arbeidsovereenkomst kan niet worden beschouwd als compensatie op grond van art. 164 TK. Dit is te wijten aan het feit dat wanneer het wordt opgebouwd, het salaris van een werknemer die zijn arbeidsfuncties tijdens reizen vervult, toeneemt.

Zon Uitleg

Eind 2015 nam de Hoge Raad het standpunt van de werkgever in. In haar Review of Practice 2015 heeft de Hoge Raad aangegeven dat voor fiscale doeleinden de aard van de betaling van belang is, volgens welke het bedrag behoort tot de vergoedingen voorzien in art. 164 TK. Volgens deze regel is vergoeding een geldelijke betaling die is vastgesteld om werknemers te vergoeden voor kosten die zij hebben gemaakt in verband met de uitvoering van hun arbeidsfuncties. Tegelijkertijd gaf de Hoge Raad aan dat de naam van de betaling niet van doorslaggevende betekenis is. Dit kan bijvoorbeeld een toeslag, toeslag, uitkering, salarisverhoging etc zijn.

Overheidsinstanties willen het standpunt van het Hof echter niet echt steunen. Voor het ministerie van Arbeid is een voorwaarde voor de betaling van een vergoeding aan een werknemer bijvoorbeeld het verstrekken van documenten die de kosten tijdens de reis bevestigen. Daarom zullen ondernemingen die niet van plan zijn belastingen te heffen en bijdragen te betalen aan fondsen uit toeslagen, hun standpunt voor de rechtbanken moeten verdedigen.

Boekhouding

Hoe worden betalingen geregistreerd die bedoeld zijn om de kosten van werknemers tijdens een zakenreis te compenseren?

In overeenstemming met de instructies voor het rekeningschema, goedgekeurd in opdracht van het ministerie van Financiën nr. 94n gedateerd2000, om informatie samen te vatten over alle schikkingen met werknemers van de onderneming, met uitzondering van loontransacties en schikkingen met verantwoordelijke werknemers, wordt rekening gebruikt. 73. Informatie over afrekeningen met personeel met betrekking tot ontvangen bedragen voor bedrijfs- en administratiekosten wordt in de rekening weergegeven. 71. Tegelijkertijd zijn veel experts van mening dat het gebruik van deze rekening onjuist zal zijn als het bedrijf geen geld uitgeeft voor rapportage, maar de door de werknemer gemaakte kosten vergoedt. Hiermee rekening houdend, dient de accountant de volgende boekingen te maken:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT-opname 73 - aanvaarding voor de boekhouding van onkosten in de vorm van terugbetaling van de onkosten na hun bevestiging.
• Dt sch. 73 ct v. 50 - Betaling van de compensatie van de werknemer.

Als geleid door de bepalingen van Art. 129 van de arbeidswet, dan worden aanvullende betalingen, toelagen, ook voor werk onder bijzondere voorwaarden, erkend als een loonbestanddeel. Dienovereenkomstig maakt de accountant de volgende boekingen:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT-opname 70 - salarisopbouw aan een werknemer met een opslag.
• Dt sch. 70 Kt. 68 - het bedrag aan inkomstenbelasting inhouden op de inkomsten.
• Dt sch. 20 (26, 44) CT-opname 69 - opbouw van verzekeringspremies.
• Dt sch. 70 Kt. 50 - loonbetaling met toeslag.

Volgens deskundigen zal een dergelijke afbakening in de boekhouding het voor de werkgever gemakkelijker maken om de bedragen die onderworpen zijn aan de personenbelasting en verzekeringspremies, en de van belasting vrijgestelde fondsen te scheiden.

Conclusie

Vereenvoudigde workflow is dat niet altijd in handen van de werkgever. Als de werkgever van plan is te overwegen dat vergoedingen voor reizend werk geen onderdeel van het salaris zijn, bestaat het risico van claims van regelgevende instanties. In dergelijke gevallen is het raadzaam om de jurisprudentie over dit onderwerp nader te bestuderen.