Reiskosten betalen: wat moet je erover weten?

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Het betalen van reiskosten is niet alleen een mogelijkheid om op kosten van het bedrijf te reizen, maar ook een verantwoordelijkheid die een aantal beperkingen oplegt aan de bewegingsvrijheid van de werknemer. Sommigen zijn van mening dat gratis reizen en een minimum aan werk iets zijn om naar te streven wanneer een werkgever de verantwoordelijkheid voor taken buiten de stad of het land toewijst. Hoe gaaf: op congressen kun je ontspannen en je een beetje vervelen. Niet alles is echter wat het op het eerste gezicht leek.

Wat kan worden beschouwd als een zakenreis?

Volgens artikel 167 van de arbeidswet van de Russische Federatie is een zakenreis een reis voor een bepaalde periode op kosten van de werkgever om officiële taken buiten de "muren" van het kantoor uit te voeren. Een voorwaarde is het oversteken van de grens van het land, dat wil zeggen dat reizen naar een andere stad geen zakenreis is. In dit geval worden de dagen van vertrek en aankomst als verplicht in aanmerking genomen voor opname in deze reisperiode. De werknemer blijft achter metkantoor, maar het werkschema buiten het land wordt niet bepaald door het uitzendende bedrijf.

Het is in uitzonderlijke gevallen ook toegestaan om reizen die een reis naar een naburige stad vereisen, als een zakenreis te beschouwen. Deze regel is van toepassing op die functies waarbij er geen constante noodzaak is om de grens over te steken, bijvoorbeeld een taxichauffeur. Hij kan elke dag de stad uit, maar de tijd die hij daar doorbrengt, wordt niet als een zakenreis beschouwd. De situatie is anders met ambtenaren die een baan op kantoren hebben, en soms moeten ze naar een andere stad reizen om hun vaardigheden te verbeteren en cursussen te volgen. Alle kosten zijn voor rekening van de werkgever, aangezien dit tot zijn bevoegdheid behoort, en het recht van de werknemer om tests en studie te weigeren blijft behouden.

Extra reisverschillen

Bij reizen naar het buitenland zijn er enkele uitzonderingen op de regels. Ze hebben vooral te maken met tijd en tijdskosten. Stel dat een werknemer naar een ander land wordt gestuurd, waar hij een week moet blijven om tijd te hebben om een beurs te bezoeken of kennis te maken met de nieuwe producten van een leverancier. De vlucht is vertraagd en de werknemer moet met zijn eigen geld in een ander land blijven:

• Betaal voor een hotelkamer.
• Eten.
• Gebruik vervoer binnen het land/de stad.
• Beschik over de nodige benodigdheden voor verzorging en hygiëne.

Alle uitgaven moeten worden ondersteund door cheques en ontvangsten, zodat later, na weer aan het werk, de materiële steun voorterugbetaling. Als we het hebben over een reis naar een andere stad, dan wordt de reiskostenvergoeding slechts gedeeltelijk betaald - transport en eten.

Waar beta alt het bedrijf precies voor?

Het bedrijf draagt alle reiskosten van een of een groep werknemers. De prijs omvat niet alleen reizen, accommodatie, tickets en bezoeken aan bepaalde musea of tentoonstellingen. Reiskostenvergoeding omvat ook verplichte betalingen:

• Zorgverzekering.
• Persoonlijke verzekering.
• Betaling voor bagage en de verzekering ervan.
• Declaratie van het geclaimde bedrag.
• Verzekeringspremies voor autoverhuur (als de werknemer geen persoonlijke of bedrijfsvoertuigen heeft).

Weekends worden ook in aanmerking genomen, aangezien een persoon genoodzaakt is buiten werktijd op opdracht te zijn in verband met een opdracht om te vertrekken. De vergoeding voor dienstreizen in het weekend wordt afzonderlijk berekend en in de jaarrekening weergegeven als eenmalige kosten of dagelijkse kosten. Dit is nodig zodat een persoon iets kan eten en zich kan verplaatsen. De rest van het overschot (naar theaters, musea, cafés, restaurants, winkelen) voorziet de werknemer zelf.

Procedure voor het betalen van reiskostenvergoeding: wanneer wordt het geld uitgegeven en teruggegeven?

Eerst moet een bevel worden uitgevaardigd aan een werknemer die naar de mening van meerderen bevoegd is in zaken die in het buitenland moeten worden opgelost. Dit moeten ambtenaren zijn die aan bepaalde verplichtingen voldoen en voldoen aan de selectiecriteria voor de functie. Met andere woorden, als een werknemer geen buitenlandsetaal, zijn de autoriteiten verplicht hem een tolk te betalen, indien nodig voor de onderhandelingen met het uitnodigende bedrijf. Na controle van de bestelling ondertekent de medewerker deze en ontvangt uiterlijk 24 uur voor vertrek een voorschot voor het bestellen van tickets en het huren van een hotel.

Belangrijk! Het voorschot moet 50% van het voor de reis toegewezen bedrag bedragen. Het moet alle uitgaven dekken die tijdens het verblijf in het buitenland worden voorzien. Betaling van dagelijkse reiskosten is niet van toepassing op mobiele communicatie en mobiel internetverkeer.

De resterende helft van het bedrag zal worden gebruikt om de resterende kosten opnieuw te berekenen, die als onvoorzien of extra worden beschouwd. De werknemer zorgt voor cheques voor hen, en pas bij thuiskomst kan hij rekenen op vergoeding van verliezen. Zo is er een chauffeur voorzien die voor vervoer zorgt. Voor hem wordt een aparte reiskostenvergoeding toegekend voor de reparatie van de machine, het vervangen van onderdelen, voorraden en het tanken. Een andere werknemer kan geen aanspraak maken op vergoeding van transportkosten, aangezien er een transfer en een persoonlijke chauffeur zijn voorzien.

Een ander geval, als er tickets waren besteld, maar de vlucht was vertraagd. De arbeider werd met spoed teruggebeld en moest met zijn eigen geld buskaartjes kopen. Dan worden de kosten vergoed. Als er helemaal geen geld is, stuurt het bedrijf het op de snelste en handigste manier naar de rekening van de ontvanger.

Wanneer is het gunstig voor de reiziger?

Reizen voor het werk gaat niet altijd gepaard met persoonlijke uitgaven. Er bestaatgevallen waarin de verzendende partij de kosten van voedsel vergoedt, en de werknemer "in het zwart" blijft. Dit geldt voor de momenten waarop het gastfeest alle voedselkosten beta alt binnen het hotel waar de persoon verblijft, of besteedt uit persoonlijk geld (de gast arriveert bij het huis / appartement). Tegelijkertijd wordt 50% van de kosten voor het voedsel van de burger aan hem terugbetaald zonder dat hij bonnen hoeft te tonen voor de aankoop van voedsel of bereide ma altijden in restaurants en cafés.

Dit is wettelijk bepaald en is te wijten aan het feit dat een persoon het recht heeft om voedsel te weigeren dat om gezondheidsredenen voor hem ongewenst is. Hij kan dus iets kopen naar zijn smaak en behoefte, maar de reisdagen worden betaald op de wettelijk voorgeschreven wijze. Soms kunnen onkosten worden vergoed in onderling overleg tussen de werknemer en de baas.

Reiskosten betalen: reizen en communicatie in het weekend

Als een persoon wordt gedwongen om in het weekend werkzaamheden uit te voeren, bijvoorbeeld het sluiten van contracten of het ondertekenen ervan, dan moet voor mobiele communicatie worden betaald. Dergelijke onvoorziene maar verwachte kosten kunnen in onderlinge overeenstemming geheel of gedeeltelijk worden vergoed. In de praktijk komt het vaak voor dat een zakenreis naar het buitenland niet alleen een andere tijdzone omvat, maar ook dagen van de week of seizoenen.

1. Als een werknemer naar de VS is gestuurd, waar de zondag als een werkdag wordt beschouwd, worden de onkosten voor die dag voor 100% vergoed. Echter, nietvertrouwen moet worden verwaarloosd, omdat dit ook moet worden bewezen.
2. Als de reiziger op weg is naar Zuid-Afrika, wordt ook rekening gehouden met seizoensinvloeden en de wisseling van seizoenen. Bijvoorbeeld, "van winter naar lente" vliegen met koffers winterkleren is een extra lading verwisselbaar ondergoed voor het warme seizoen. De vergoeding voor bagageopslag wordt gehalveerd als de partijen het erover eens zijn: de werknemer neemt niet veel dingen aan - de manager beta alt, er is een eigen risico door toedoen van de werknemer - de kosten ervan.

Hetzelfde gebeurt in andere gevallen, wanneer er meningsverschillen en controversiële kwesties met betrekking tot kosten zijn. Soms impliceert de betaling van reisdagen een uitzonderlijke gebeurtenis door de schuld van het bedrijf, maar dit feit moet ook aan de werknemer worden bewezen. Het is belangrijk om rekening te houden met enkele andere omstandigheden die van invloed zijn op de scheiding van verplichtingen.

Loon

Moet de baas loon betalen terwijl de werknemer in het buitenland is? Dit is een controversiële kwestie, aangezien de werknemer zijn activiteiten al uitvoert en inhoudingen ontvangt. Aan de andere kant brengt hij zijn vrije tijd door, die hij zou kunnen doorbrengen met zijn gezin of op vakantie van zijn werk. En in plaats daarvan wordt hij gedwongen in het weekend te werken, maar alleen ten koste van aftrekposten voor de reis.

Aangezien de weekendvergoeding slechts gedeeltelijk is, moet u de manuren van de werknemer betalen en zijn bijdrage aan de ontwikkeling van het bedrijf evalueren tegen het basistarief volgens de ondertekende arbeidsovereenkomst. Het salaris mag geen invloed hebben op extra reizen als dit in het belang van het bedrijf is, eneen persoon is verplicht zijn bevoegdheden te vervullen. Maar het motief kan een spiegelsituatie zijn, wanneer overwerk op een zakenreis van invloed kan zijn op de hoogte van het forfaitaire bedrag. Dit betekent dat de dagvergoeding, volgens deel 1 van art. 168 van de arbeidswet van de Russische Federatie, worden toegevoegd aan het salaristarief.

Wat is de invloed van de dagvergoeding in verschillende organisatiestructuren?

Betaling van de dagelijkse reiskostenvergoeding is niet afhankelijk van het land en de woonplaats van een persoon. Volgens de beslissing van het Hooggerechtshof nr. CAS 05-151 van 26.04.2015 zijn de dagvergoedingen volledig gedekt tot het vertrek. Bij overschrijding dienen deze door het management te worden vergoed. Dit zijn "zakkosten" die nodig zijn om werkzaamheden buiten de vaste standplaats te verrichten in verband met werkmomenten of officiële opdrachten. Het is vermeldenswaard dat het geld wordt betaald uit de algemene begroting, die het staatsfonds vormt.

Als een werknemer tot een budgettaire organisatie behoort, heeft deze een apart fonds waaruit geld voor dergelijke uitgaven komt. We hebben het over het ministerie van Binnenlandse Zaken - de sociale en medische aspecten van deze organisatie worden volledig door de staat verzorgd, hebben niets te maken met verzekeringsfondsen en zorgen voor burgers die in niet-gouvernementele functies werken.

Hier hangt de betaling van reiskosten in budgettaire instellingen volledig af van het staatstype van beheer en levering van eenheden. Als het gaat om militaire dienst, zijn de inhoudingen iets hoger dan bij niet-overheidsstructuren of particuliere bedrijven. "Aangezien de plicht en taak van de werknemer de taak van het land is, zijn de kosten"land beta alt.”

Reisbelastingen

Voor de huidige rapportageperiode geldt de volgende wet: er zijn geen minimum- en maximumlimieten voor organisaties, dat wil zeggen dat elk bedrijf zijn eigen betalingslimiet kan stellen om een werknemer een dag buiten de werkplek ter beschikking te stellen. Gaat hij echter een paar uur weg, dan wordt de dagvergoeding volledig uitbetaald, aangezien dit geen uitkering is, maar een kostendekking.

Kleine bedrijven proberen zich te beperken tot een dagvergoeding van 700 roebel, omdat het bedrag niet wordt belast in overeenstemming met paragraaf 3 van art. 217 van het belastingwetboek van de Russische Federatie. Op het bedrag dat het verschil boven het vastgestelde minimum overschrijdt, zal de personenbelasting moeten worden ingehouden.

Belangrijk! Als een werknemer naar het buitenland wordt gestuurd, is de belastingvrije limiet 2500 roebel. De betaling van reiskosten bij een budgettaire instelling gebeurt op precies dezelfde manier.

Voorbeeld van berekening van inhoudingen op dagelijkse betalingen

Stel dat meneer Petrov 5 dagen op zakenreis ging, waarvan 2 dagen in het weekend. Hij heeft recht op 1000 roebel voor elke dag die hij in een andere stad doorbrengt, zoals bepaald door de autoriteiten. Van deze 5.000 roebel wordt het bedrag gelijk aan 5700=3.500 roebel niet belast. De overige anderhalf duizend zijn onderworpen aan belasting en de betaling van verzekeringspremies.

Als je dezelfde 5 dagen naar het buitenland reist, ontvangt een persoon 3000 roebel per dag. Van de 15.000 roebel blijft het bedrag van 2.500 roebel over, dat onderworpen is aan de personenbelasting enbijdragen. In dit geval is in ieder geval het overleggen van cheques en ontvangstbewijzen niet vereist.

Welke documenten moeten worden voorgelegd?

Het is meteen de moeite waard om met transport te beginnen - als u met een privéauto reist, geeft de boekhoudafdeling een vrachtbrief af waar cheques en ontvangstbewijzen voor de betaling van brandstof en andere verbruiksartikelen worden uitgegeven. Tickets voor vliegtuigen, treinen en bussen moeten worden bewaard tot je thuiskomt. Paspoort met markeringen voor grensoverschrijdingen moet ook worden gefotokopieerd om bij de vrachtbrief te worden gevoegd. Voor stedentrips binnen het land moet u rapporten over de opdracht opstellen - dit is een blad dat de servicelijst met verplichtingen weergeeft.

Als het hotel persoonlijk door een medewerker is geboekt, moet u van tevoren weten of ze formulieren nr. 3-G hebben voor uitgifte aan gasten. Anders komt huisvesting voor rekening van de werknemer, aangezien KKM voor dergelijke organisaties niet nodig is. Bij het uitbrengen van een memo (voor budgettaire organisaties) dient u bovendien tickets met de vertrek- en aankomstdatum bij te voegen. Betaling van reiskostenvergoeding in het weekend kan worden afgedwongen als er een lokale akte wordt opgemaakt en een beschikking in het T-9-formulier wordt ondertekend. Deze documenten hebben voorrang op de wetten die accountants leiden. Er moet eerst rekening mee worden gehouden om niet te veel reiskostenvergoeding te betalen.

Het belangrijkste verschil tussen budgettaire en particuliere ondernemingen is de verplichte terbeschikkingstelling van een werknemer die "door de schuld" is van de leiding buiten het land. Het is belangrijk om er alles aan te doen zodat de medewerker tijdig en zorgvuldig kanalle taken van het bedrijf voltooien. Particuliere bedrijven zijn zelden geïnteresseerd in dergelijke betalingen, aangezien er altijd aanvullende documentatie moet worden ingevuld en belastingbetalingen moeten worden afgetrokken. Controleer daarom vooraf alles wat op uw naam wordt uitgegeven en ondertekend. Kijk ook welke organisaties buiten de stad of het land de relevante documenten afgeven. Soms is het best moeilijk om een kaartje te krijgen in het openbaar vervoer om het feit te bewijzen dat het een officiële reis is.