Bedrijfssecretaris: taken

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Om de wereldmarkt te betreden en aantrekkelijk te worden voor investeerders, moeten crediteuren governance opzetten. Om de efficiëntie van het werk van het bedrijf te vergroten, werd bij wet een nieuwe functie aan de staat toegevoegd - een bedrijfssecretaris.

Deze persoon is het gezicht van het bedrijf. Dankzij hem, de secretaris, is er interactie tussen de werknemers van het bedrijf - de raad van bestuur, topmanagers en eigenaren van de naamloze vennootschap.

Internationale en Russische praktijk

In buitenlandse bedrijven verscheen de secretaris van de samenleving of de secretaris van het bedrijf vrij lang geleden en neemt een belangrijke positie in het bedrijf in. Hij is een spil in het beheer van de belangrijkste onderdelen van de activiteiten van het bedrijf. Dit is hoogstwaarschijnlijk te wijten aan het managementniveau en de zakelijke tradities die zich in verschillende landen hebben ontwikkeld.

Wetelijke regelgeving inbepaalde landen verplichten grote overheidsbedrijven om deze functie in hun personeel te hebben. Bijvoorbeeld:

• The Companies Act 1985 (VK).
• Corporations Act 1991 (Australië).

In Russische bedrijven noemden ze in 2002 de functies en bevoegdheden van bedrijfssecretarissen. De bevoegde commissie van het federale niveau voor de effectenmarkt heeft de gedragscode voor bedrijven ontwikkeld, die in hetzelfde jaar is goedgekeurd door de regering van de Russische Federatie.

Allereerst moesten naamloze vennootschappen deze positie in hun personeel invoeren, waardoor na verloop van tijd positieve resultaten merkbaar waren.

Bedrijfssecretaris in Rusland

Werken als bedrijfssecretaris is een grote verantwoordelijkheid. Hij staat garant in de betrekkingen van de raad van bestuur met andere leden van de vennootschap. De secretaris zorgt voor de bescherming van de belangen van alle partijen door te voldoen aan wetgevende en interne wettelijke documenten.

Door het oplossen van opkomende conflicten worden de kanalen tussen de raad van bestuur en de raad van bestuur merkbaar verbeterd. Er is meer controle over de uitvoering van aangedragen beslissingen en de verwerking van informatie, wat bijdraagt aan een evenwichtiger en productiever beheer.

Voor wie is deze functie?

Alvorens iemand voor deze verantwoordelijke functie te kiezen, is het de moeite waard om te beslissen over de taken van de secretaris van de samenleving. Lijst van ambtenarentaken die bij de uitvoering van de bedrijfssecretaris horen, is vrij breed. Dit is bijvoorbeeld het assisteren van leden van de raad van bestuur en de commissie bij het geven van professioneel advies, het verstrekken van informatie, het organiseren en houden van aandeelhoudersvergaderingen, het oplossen van conflictsituaties, het bijhouden van interne documentatie en eventuele corporate actions binnen de wet. Deze lijst is niet compleet, maar dankzij deze lijst kun je begrijpen aan wie deze functie moet worden toevertrouwd.

In de praktijk is geconstateerd dat advocaten het vaakst de functie van secretaris van de samenleving uitoefenen. Kwaliteiten als kennis van wetten, het bijhouden van gegevens en het vrijgeven van informatie spreken in het voordeel van hen. Zij kunnen rechtsbescherming bieden en professionele hulp bieden. De zwakke kant is het gebrek aan organisatorische vaardigheden, onvoldoende kennis over het verloop van aandeelhoudersvergaderingen.

Een redelijk goede bedrijfssecretaris kan het hoofd van de juridische afdeling zijn. In tegenstelling tot een gewone advocaat heeft hij leidinggevende vaardigheden. Tot zijn beschikking staat een team van medewerkers die kleine opdrachten uitvoeren. De nadelen van zo'n kandidaat zijn onder meer de onwil om klein werk te doen en het feit dat hij het bedrijf behoorlijk duur kan kosten.

Vaak is er een hoofdaccountant die het werk van een secretaresse combineert. Hoogstwaarschijnlijk wordt deze benoeming gedreven door de frequente vervulling van taken van andere werknemers. Toegegeven, er zijn meer minnen dan plussen. Positief kan documentbeheer en de uitvoering van eentonig werk worden genoemd. De nadelen zijn het gebrek aan kennis van corporate governance, ondernemingsrecht, vaardigheden op het gebied van conflictoplossing, gebrek aan juridische opleiding en bekwaamheid in het organiseren en houden van aandeelhoudersvergaderingen.

Uit bovenstaande informatie kunnen we concluderen dat niemand de secretaris van het bedrijf volledig kan vervangen. De secretaris van de vennootschap van een naamloze vennootschap beschikt over de nodige kennis. Het is waar dat de persoonlijke kwaliteiten van een persoon, zijn verlangens en ambities belangrijk zijn.

Basis functie-eisen

Hoge verantwoordelijkheid impliceert hoge eisen. Benoeming in een functie als bedrijfssecretaris wordt afgehandeld door de raad van bestuur.

Belangrijkste vereisten kunnen worden geïdentificeerd:

1. Hoger onderwijs (juridisch of economisch).
2. Kennis van aandelenmarkten (Russisch en buitenlands).
3. Kennis van de wetten van de Russische Federatie met betrekking tot het recht op aandelen, het opstellen van regelgeving.
4. Ervaring op het gebied van management, kennis van de belangrijkste normen van Russische en internationale corporate governance en economische en financiële activiteiten.
5. Verantwoordelijkheid, gezelligheid, gevoel voor humor en hoge stressbestendigheid. Naast verantwoordelijkheid, het vermogen om conflictsituaties op te lossen, organisatorische en analytische vaardigheden.
6. Gratis gebruik van pc.

Als de effecten van het bedrijf van aandeelhouders zijn opgenomen in de lijsten van buitenlandse beurzen, moet de bedrijfssecretarisinternationaal recht begrijpen.

Er kunnen meerdere medewerkers in het personeel van de bedrijfssecretaris zijn die bepaalde functies vervullen. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kan hun aantal oplopen tot zeven personen. De secretaris van de organisatie kan zelf verantwoording afleggen aan de raad van bestuur of de CEO.

Positievoordelen

Het belang van zo'n functie als bedrijfssecretaris, wiens taken niet kunnen worden onderschat, is moeilijk te overschatten. Hij is in staat om het succes en de vruchtbaarheid van de aspiraties van de naamloze vennootschap te beïnvloeden. Het gebrek aan communicatie tussen de schakels van de hiërarchische keten in het bedrijf kan tot veel problemen leiden. We onderscheiden problemen als strafrechtelijke en administratieve aansprakelijkheid, bedrijfsconflicten, reputatieverlies van een naamloze vennootschap en een mogelijke daling van de aandelenkoersen.

Het vertrouwen van investeerders en aandeelhouders hangt af van de reputatie van het bedrijf. Ze verwachten dat het management in hun belang handelt. De secretaris van de vereniging, wiens taken en functies zijn gespecificeerd in het charter en de code van de naamloze vennootschap, zal deze taak het meest effectief uitvoeren.

Hoofdfuncties

De functies van de Corporate Secretary worden gedetailleerd beschreven in de Code of Corporate Conduct. Het belang van de rol van deze functie in het bedrijf blijkt uit bevoegdheden als:

• let op alle personen die deelnemen aan de aandeelhoudersvergadering;
• lijst van degenen die dat zullen doende vergadering bijwonen;
• bezorging van bulletins aan aandeelhouders van de aandeelhoudersvergadering;
• toegang verlenen tot de benodigde informatie;
• gewaarmerkte kopieën verspreiden van materialen die aandeelhouders nodig hebben tijdens de vergadering;
• raadplegen en beantwoorden van vragen die voor iedereen van belang zijn tijdens de vergadering;
• verzameling en overdracht van ingevulde stembiljetten van de telcommissie;
• informatie verstrekken over de einduitslag van de stemming;
• juridisch advies en bescherming van aandeelhoudersrechten.

Training

Er is een mogelijkheid voor geavanceerde training in een functie als bedrijfssecretaris, training zal hierbij helpen. Met de groeiende vraag, hogere lonen en hoge eisen aan het beroep, verschenen er allerlei onderwijsinstellingen en seminars over het onderwerp zaken in Rusland. Er is een mogelijkheid om cursussen bedrijfssecretaris te volgen.

Conclusie

Russische bedrijven, die de ervaring van buitenlandse bedrijven hebben overgenomen, ontwikkelen de effectiviteit van de instelling van bedrijfssecretarissen en oefenen het creëren van succesvolle organisatorische activiteiten. Ze proberen positieve veranderingen in de transformatie van corporate governance aan te tonen en zo het imago van Russische naamloze vennootschappen te verbeteren.