Bepalen van de behoefte aan personeel: het concept, planningsmethoden en manieren om deze te dekken

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Een van de meest waardevolle hulpbronnen van elk bedrijf is het personeel. Het is echter vrij duur. Het is daarom uitermate belangrijk om te bepalen in hoeveel medewerkers u het maximale economische effect kunt behalen tegen de laagste kosten. Hiervoor worden speciale methoden en benaderingen gebruikt. Het bepalen van de behoefte aan personeel is een van de prioritaire taken van het management. Hoe dit proces wordt uitgevoerd, wordt later besproken.

Soorten arbeidsbehoeften

Het proces van het bepalen van de behoefte aan personeel is een systeem van ingebouwde uitgebreide maatregelen. Haar taak is het bereiken van specifieke doelen voor het productieproces. Dit is een nogal gecompliceerde procedure, omdat niet alleen het aantal werknemers moet worden bepaald dat het nodige zal uitvoerentaken, maar ook om het meest efficiënte productiesysteem te creëren. Daarom wordt het personeel ook geselecteerd op basis van hun kwalificaties en ervaring. Er wordt training gegeven als dat nodig is.

In een organisatie moet planning verschillende ontwikkelingsgebieden omvatten. In dit geval zal het proces van planning op het gebied van arbeidsmiddelen zo effectief mogelijk zijn.

Er zijn verschillende benaderingen en methoden om de personeelsbehoeften te bepalen. Meestal zijn ze onderverdeeld in 2 hoofdtypen:

• Veelbelovend. Deze aanpak wordt ook wel strategisch genoemd. Het heeft te maken met de toekomst van de organisatie. De behoefte aan personeel wordt in dit geval bepaald in overeenstemming met de gekozen koers van de organisatie. Tegelijkertijd wordt op de lange termijn niet alleen het aantal arbeidsmiddelen berekend, maar ook het kwalificatieniveau van werknemers.
• Situationeel. Een dergelijke planning maakt het mogelijk om de productie op korte termijn van de nodige middelen te voorzien. Bij deze aanpak wordt aandacht besteed aan personeelsverloop, maar ook aan indicatoren van het aantal vakantiedagen, ziekteverlof, zwangerschaps- en langlopend verlof, afbouw, enzovoort.

De planningsprocedure wordt continu op verschillende tijdsperioden uitgevoerd. Een vergelijkbare procedure zou dus kunnen zijn:

• Korte termijn - tot 12 maanden.
• Middellange termijn - van 1 jaar tot 5 jaar.
• Langdurig - meer dan 5 jaar.

Ervaren managers bepalen ook de kwalitatieve en kwantitatieve behoeften van het personeel. InIn het tweede geval kunt u het exacte aantal werknemers van het bedrijf instellen. Bij een kwalitatieve beoordeling wordt de behoefte aan personeel met een bepaalde kwalificatie bepaald.

Kwantitatieve behoefte

De definitie van kwalitatieve en kwantitatieve personeelsbehoeften is aanzienlijk verschillend. Plannen gaat twee kanten op. Bij het bepalen van kwantitatieve indicatoren wordt een methode gekozen waarmee het optimale aantal werknemers in de staat kan worden berekend. De bepaling van deze waarde wordt uitgevoerd binnen een bepaald tijdsbestek.

Bepaling van de kwantitatieve behoefte aan personeel gebeurt met behulp van een aantal basisindicatoren:

• Regelmatig aantal medewerkers. Dit is het aantal medewerkers op de lijst voor een bepaalde datum. Hierbij wordt rekening gehouden met het aantal medewerkers dat op de dag van de analyse is vertrokken en aangekomen.
• Bijlagenummer. Het aantal werknemers dat zich in de staat van het bedrijf bevindt en die die dag naar het werk moet komen om hun taken uit te voeren. Als we het verschil vinden tussen het gemiddelde aantal en het aanwezigheidsaantal, krijgen we een indicator van de hele dag downtime als gevolg van vakantie, zakenreis, ziekte van werknemers.
• Het gemiddelde aantal medewerkers. Deze indicator wordt gebruikt om het aantal werknemers voor een bepaalde periode bij te houden. Het wordt gebruikt bij het berekenen van het gemiddelde salaris, de arbeidsproductiviteit, de omzetverhoudingen, het personeelsverloop, enz. Als u het gemiddelde aantalwerknemers voor een maand of een andere periode, wordt het personeelsbestand voor elke dag opgeteld, gedeeld door het aantal dagen. Dit is inclusief weekenden en feestdagen. Als u het gemiddelde voor het jaar moet bepalen, tel dan het gemiddelde aantal werknemers voor elke maand op. Het resultaat wordt gedeeld door 12.

Om de gepresenteerde indicatoren te bepalen, registreert de productie de loonlijst en aanwezigheid. Tegelijkertijd zijn de informatiebronnen opdrachten voor aanwerving en ontslag uit een functie, voor overplaatsing, vervanging, tijdelijke afwezigheid van een werknemer om een goede reden, enz.

Om het aantal medewerkers op een bepaalde datum te berekenen, worden verschillende methoden gebruikt om de behoefte aan personeel te bepalen:

1. Methode van arbeidsintensiteit. Gaat uit van het gebruik van informatie over de tijd van het werkproces.
2. Berekeningsmethoden. Gebruik gegevens over servicetarieven, banen, aantallen en beheersbaarheid.
3. Stochastische methoden. Hiermee kunt u numerieke kenmerken bepalen met behulp van correlatie- of regressieanalyse.
4. Methode van schattingen door experts. Betreft eenvoudige of uitgebreide (enkelvoudige, meervoudige) berekeningen.

Kwaliteitsindicatoren

Het bepalen van de kwalitatieve behoefte aan personeel wordt gekenmerkt door aanzienlijke moeilijkheden. De analist moet in de loop van een dergelijk onderzoek niet alleen het aantal personeelsleden bepalen, maar ook de mate van professionaliteit en kwalificaties van de werknemers die de organisatie nodig heeft.

De moeilijkheid ligt in het feit dat er op dit moment geen enkel systeem is voor het bepalen van de kwaliteit van het werk, het potentieel van werknemers. Er is slechts een basislijst van kenmerken en kwaliteiten die de kwalificatie, vaardigheden van een werknemer bepalen:

• Economisch. Ze bepalen de complexiteit van het werk dat de werknemer uitvoert, zijn kwalificaties, arbeidsomstandigheden, diensttijd en branchegebondenheid.
• Persoonlijk. De aanwezigheid van bepaalde vaardigheden, discipline, efficiëntie, gewetensvolle uitvoering van hun taken, creativiteit en creativiteit.
• Organisatorisch en technisch. Technische uitrusting van arbeid, de aantrekkelijkheid ervan, het organisatieniveau van productietechnologie, rationalisatie.
• Socio-cultureel. Sociale activiteit, collectivisme, morele en algemene culturele ontwikkeling.

Het bepalen van de behoefte aan personeel van de organisatie op kwalitatieve gronden is gebaseerd op de volgende gegevens:

• Organisatiestructuur.
• Opdeling van medewerkers naar beroepskwalificatieniveau (aangegeven in de productie- en technische documentatie).
• Vereisten voor banen.
• Personeel van de structurele afdelingen van het bedrijf.
• Regelgeving van organisatorische en bestuurlijke processen.

Voor elk kwaliteitskenmerk wordt de behoefte aan personeel bepaald. Het totaal aantal medewerkers dat nodig is voor het goed functioneren van de organisatie wordt bepaald door de resultaten bij elkaar op te tellenvoor elk criterium. Hiervoor worden de volgende organisatiedocumenten ontwikkeld:

• Systeemdoelen op basis waarvan de organisatiestructuur van het bedrijf is gebouwd.
• Algemene organisatiestructuur van de onderneming en haar divisies.
• Personeel.
• Functiebeschrijvingen. Ze worden ook gebruikt bij de berekening van de arbeidsintensiteit van de functies van het hoofd- en leidinggevend personeel.

Factoren die de behoefte aan arbeidsmiddelen beïnvloeden

Er zijn bepaalde factoren die van invloed zijn op personeelsplanningsprocessen en personeelsvereisten.

Ze kunnen direct of indirect zijn, intern of extern. De volgende factoren hebben de grootste invloed:

• Arbeidsmarktomstandigheden. Ze worden gedefinieerd door verschillende functies. De voorwaarden zijn onder meer de demografische situatie, werkloosheid, de kwaliteit van het onderwijs, vraag en aanbod van arbeid in verschillende sectoren, de betrokkenheid van de arbeidsvoorziening bij de processen van het opleiden van specialisten.
• Technologische innovaties. Actieve vooruitgang in de moderne wereld leidt tot vereenvoudiging van menselijke arbeid, verandert de inhoud ervan. Dit vereist tijdige bijscholing van gekwalificeerde specialisten.
• Veranderingen op het gebied van wetgeving. Deze factor is moeilijk te voorspellen. Dit verwijst naar de wetgeving op het gebied van arbeidsbescherming en werkgelegenheid.
• Concurrentenwervingsaanpak. De organisatie moet voortdurend de methoden en benaderingen van het werken met personeel monitoren en bestuderenconcurrenten. Op basis van deze informatie wordt het eigen personeelsbeleid van de organisatie aangepast.
• Bedrijfsdoelen. Ze kunnen van korte of lange termijn zijn en een gemeenschappelijke strategie volgen.
• Financiering. Elke organisatie heeft bepaalde financiële mogelijkheden. Op basis hiervan wordt ook het personeelsbeleid van de organisatie geselecteerd.
• Personeelspotentieel. Dit is de basis voor het succes van de uitvoering van het marketingplan. Als de personeelsafdeling van de onderneming rekening kan houden met de ontwikkelingszone, de capaciteiten van het personeel, kunt u opkomende vacatures op tijd sluiten.

Stadia van het werk

Er zijn verschillende basisstappen bij het bepalen van de personeelsbehoeften. Meestal vallen drie grote processen op tijdens het uitvoeren van een vergelijkbare taak.

In de eerste fase analyseert het bedrijf zijn eigen middelen. Dit is nodig om te kunnen bepalen of het in de toekomst mogelijk is om zelf aan dergelijke behoeften te voldoen. In dit geval zijn belangrijke indicatoren winst, omzet van het bedrijf. Ze moet voldoende middelen hebben om haar werknemers te betalen.

Vervolgens wordt in de tweede fase een analyse gemaakt van de personeelsbehoefte in de afgelopen periode. De conclusie wordt getrokken over de doelmatigheid en efficiëntie van het gebruik van arbeidsmiddelen. De analist identificeert zwakke punten in dit proces. Er wordt een langetermijnplan ontwikkeld waarmee u de negatieve impact van afschrikkende factoren volledig kunt elimineren of minimaliseren.

In de derde fase wordt het geaccepteerdbesluit over concrete acties op het gebied van personeelsbeleid op dit moment. Hierbij wordt rekening gehouden met de algemene doelen en doelstellingen van de organisatie. Beslissingen worden genomen over het behoud en de inkrimping van bepaalde medewerkers. Na de analyse van de bepaling van de personeelsbehoefte kunnen verschillende beslissingen worden genomen:

• personeelsvermindering;
• personeel van buitenaf aantrekken;
• training en omscholing van personeel.

Bovendien kunnen de vermelde acties tegelijkertijd worden uitgevoerd. Het hangt af van de situatie die zich in de organisatie heeft ontwikkeld.

Methoden voor het bepalen van de behoefte

Het bepalen van de behoeften van een onderneming aan personeel wordt uitgevoerd in overeenstemming met bepaalde methoden.

Er zijn verschillende populaire technieken:

1. Een werkdag fotograferen. Dit is een effectieve maar zeer tijdrovende methode. Een medewerker heeft verschillende verantwoordelijkheden. Tijdens hun uitvoering wordt de tijd geregistreerd. Met deze aanpak kunt u overbodige acties identificeren. In sommige gevallen wordt een besluit genomen over de noodzaak van het werk van een bepaalde medewerker in het totale productieproces of een vacature als zodanig. Voor kleine hoeveelheden werk kan het nodig zijn om twee stafeenheden te combineren tot één.
2. Berekening volgens servicenormen. Voor elke medewerker worden bepaalde prestatie-indicatoren bepaald op basis van verschillende normen en regels. Met informatie over de dagelijkse productiesnelheid kunnen managers de behoefte aan personeel berekenen op:enige tijd.
3. Deskundige beoordelingen. Dit is een van de meest populaire methoden. Het wordt door verschillende bedrijven gebruikt. De mening van leidinggevenden is bepalend voor de personeelsbehoefte. Maar tegelijkertijd moeten managers worden gekenmerkt door een hoog opleidingsniveau en professionaliteit. Het is belangrijk om een goed begrip te hebben van de ontwikkeling van deze industrie in de toekomst.
4. Extrapolatie. Op basis van actuele gegevens wordt een langetermijnprognose gemaakt. Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele wijzigingen. Dit kan een prijsstijging zijn, geplande acties van de staat in deze branche, de ontwikkeling ervan in de toekomst, enz. Deze benadering wordt gebruikt als de interne en externe omstandigheden van de organisatie stabiel zijn. In ons land kan het alleen worden gebruikt voor planning op korte termijn.
5. Een computermodel bouwen. Afdelingshoofden geven informatie door, op basis waarvan een computerprognose wordt gemaakt van de behoefte van de organisatie aan arbeidskrachten voor een bepaald perspectief. Dit is een relatief nieuwe methode, dus het heeft geen tijd gehad om significante distributie te krijgen. Het vereist aanzienlijke financiële kosten, evenals de betrokkenheid van relevante specialisten bij het werk. De techniek is meer geschikt voor grote ondernemingen.

Berekeningsformules

Bepaling van de behoefte aan personeel wordt uitgevoerd met behulp van speciale berekeningen.

Voordat u een formule kiest, moet u bepalen waar het bedrijf meer toe geneigd is bij het voeren van zijn personeelsbeleid:

• Verhogenproductievolume, waarvoor extra personeel nodig is.
• Om de hoeveelheid productie te verminderen, wat leidt tot het vrijkomen van arbeidsmiddelen.
• Het is niet de bedoeling dat het productievolume verandert. De personeelsbehoefte wordt bepaald door de natuurlijke personeelsbeweging bij ontslag, decreet, pensioengerechtigde leeftijd, enz.

Daarom vindt in de planningsafdelingen van ondernemingen de berekening en rechtvaardiging van productiegroei plaats. Om de productiviteit te verhogen, wordt met alle factoren rekening gehouden. Om het geplande aantal medewerkers te bepalen, past u de formule toe:

Chpsp=ChbpI + OI, waar Nspp het gemiddelde geplande personeelsbestand in de planningsperiode is, Nbp het personeelsbestand in de afgelopen (basis)periode is, I de index is van de verandering in het productievolume in de toekomst, OI de totale verandering in het personeelsbestand in de basisperiode.

Gemiddeld aantal medewerkers

Het bepalen van de behoefte aan personeel kan met een andere formule. U kunt het gemiddeld aantal medewerkers als volgt bepalen:

Schaken=ChyavKss, waar Nss het getal is van het gemiddelde personeelsbestand, Nyav het aantal werknemers is dat nodig is om de taak tijdens één dienst te voltooien, Kss is de coëfficiënt van het gemiddelde personeelsbestand.

Methoden om in de behoefte te voorzien

Wanneer de behoefte aan arbeidsmiddelen is vastgesteld, schets dan manieren om deze te dekken:

• Extern. In dit geval wordt aandacht besteed aan afgestudeerden van gespecialiseerde onderwijsinstellingen, personeelsherscholingscentra, evenals aan voorstellenwervingsbureaus, open arbeidsmarkt.
• Binnenlands. Het personeel van het bedrijf wordt omgeschoold en verbetert hun vaardigheden. Voor dit doel wordt professionele ontwikkeling uitgevoerd voor de mogelijkheid van loopbaangroei. Deze aanpak vermindert het personeelsverloop.

Aantal ondersteunend personeel

Bepaling van de behoefte aan hulppersoneel wordt ook uitgevoerd volgens een eenvoudige formule:

Chsvr=KrmRSKss, waar Nvvr het aantal vermelde ondersteuningsmedewerkers is, Krm het aantal banen voor ondersteuningsmedewerkers, RS het aantal ploegendiensten op één dag.