Verwerking van primaire documentatie: vereisten, voorbeeld. Primaire boekhoudkundige documentatie

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

De activiteit van een onderneming hangt nauw samen met het onderhoud en de verwerking van primaire documentatie. Het is nodig voor rapportage, het berekenen van belastingbetalingen, het nemen van managementbeslissingen. In het artikel zullen we bekijken wat het is - primaire documentatie in de boekhouding - en hoe het wordt verwerkt.

Basisconcepten

Primaire documentatie in de boekhouding - wat is het? Het wordt het bewijs van het feit van een zakelijke transactie genoemd, weergegeven op papier. Momenteel worden veel documenten verzameld in het geautomatiseerde systeem "1C". De verwerking van primaire documentatie omvat de registratie en boekhouding van informatie over voltooide zakelijke transacties.

Primaire boekhouding is de eerste fase van het oplossen van gebeurtenissen die zich voordoen in de onderneming. Zakelijke transacties zijn acties die veranderingen in de staat van de activa of het kapitaal van de organisatie met zich meebrengen.

Verwerking van primaire documentatie in de boekhouding: een voorbeeld van een schema

In de regel wordt in ondernemingen onder het concept "werken met"documentatie" houdt in:

• Verkrijgen van primaire gegevens.
• Voorbewerkingsinformatie.
• Documentatie.
• Goedkeuring door het management of door specialisten gemachtigd in opdracht van de directeur.
• Opnieuw verwerken van primaire documentatie.
• Het uitvoeren van de acties die nodig zijn om een zakelijke transactie uit te voeren.

Classificatie

Er is eenmalige en cumulatieve primaire documentatie. De verwerking van informatie in dergelijke documenten heeft een aantal kenmerken.

Eenmalige documentatie is bedoeld om een evenement eenmalig te bevestigen. Dienovereenkomstig is de procedure voor de verwerking ervan aanzienlijk vereenvoudigd. Cumulatieve documentatie wordt gebruikt voor een bepaalde periode. In de regel weerspiegelt het een bewerking die meerdere keren is uitgevoerd. In dit geval wordt bij het verwerken van primaire documentatie informatie daaruit overgedragen naar speciale registers.

Documentatievereisten

Primaire documentatie wordt opgesteld op het moment van de operatie of onmiddellijk na de voltooiing ervan.

Reflectie van informatie wordt uitgevoerd op speciale uniforme vormen. Bij gebrek aan goedgekeurde formulieren kan de onderneming deze zelfstandig ontwikkelen.

Stappen van verwerking van primaire boekhouddocumentatie

Bij elke onderneming in de staat is een medewerker verantwoordelijk voor het werken met primaire informatie. Deze specialist zou het moeten wetende regels voor het verwerken van primaire documentatie, strikt voldoen aan de vereisten van de wet en de volgorde van acties.

De stadia van primaire documentatieverwerking zijn:

• Taxi. Het is een beoordeling van de transactie die op papier wordt weergegeven, een indicatie van de bedragen die met de uitvoering gepaard gaan.
• Groeperen. In dit stadium worden documenten gedistribueerd volgens gemeenschappelijke kenmerken.
• Boekhouding. Het veronderstelt de aanduiding van debet en credit.
• Blussen. Om terugbetaling op primaire documenten te voorkomen, plaatst de accountant een markering "betaald".

Fouten in documenten

Ze kunnen om verschillende redenen voorkomen. Kortom, hun uiterlijk wordt veroorzaakt door de onvoorzichtige houding van de werknemer ten opzichte van het werk dat hij uitvoert, het analfabetisme van de specialist en de storing van de apparatuur.

Correctie van documenten wordt ten zeerste afgeraden. In sommige gevallen is het echter onmogelijk om fouten te corrigeren. De accountant moet de fout in de primaire documentatie als volgt corrigeren:

• Doorstreep de foute invoer met een dunne lijn zodat deze duidelijk zichtbaar is.
• Schrijf de juiste informatie boven de doorgestreepte lijn.
• Vink "Gecorrigeerd geloof" aan.
• Geef de datum van aanpassing aan.
• Teken.

Het gebruik van corrigerende middelen is niet toegestaan.

Werken met inkomende documenten

Het proces van het verwerken van inkomende papieren omvat:

• Bepalen van het documenttype. Boekhoudpapieren bevatten altijd informatie over afgeronde zakelijke transacties. Ze bevatten bijvoorbeeld een factuur, een order om geld te ontvangen, enz.
• De gegevens van de ontvanger controleren. Het document moet gericht zijn aan een specifiek bedrijf of zijn werknemer. In de praktijk komt het voor dat documenten voor de aankoop van materialen speciaal aan het bedrijf worden afgegeven, hoewel het contract met de leverancier niet is gesloten.
• Handtekeningen, zegels controleren. De personen die het document ondertekenen, moeten daartoe bevoegd zijn. Als het waarnemen van primaire papieren niet onder de bevoegdheid van de werknemer v alt, worden ze ongeldig verklaard. Wat afdrukken betreft, treden er in de praktijk vaak fouten op bij bedrijven die meerdere zegels hebben. De informatie op de opdruk moet overeenkomen met het type document waarop het staat.
• De status van documenten controleren. Bij constatering van beschadigingen aan papieren of het ontbreken van bladen is het noodzakelijk een akte op te stellen waarvan een kopie aan de wederpartij dient te worden gezonden.
• Controleren van de geldigheid van de gebeurtenis die in het document wordt weergegeven. Werknemers van de onderneming moeten de informatie over het feit van de transactie bevestigen. Documenten over de acceptatie van kostbaarheden worden gecertificeerd door de magazijnbeheerder, de voorwaarden van het contract worden bevestigd door de marketeer. In de praktijk zijn er situaties waarin een leverancier een factuur ontvangt voor goederen die het bedrijf niet heeft ontvangen.
• Definieer de periode waartoe het document behoort. Bij het verwerken van primaire papieren is het belangrijk om dezelfde informatie niet twee keer vast te leggen.
• Definieer het boekhoudgedeelte. Na ontvangst van de primairedocumentatie, is het noodzakelijk om vast te stellen voor welke doeleinden de geleverde waarden zullen worden gebruikt. Ze kunnen fungeren als vaste activa, materialen, immateriële activa, goederen.
• Bepaal het register waarin het document zal worden gedeponeerd.
• Registreer papier. Het wordt uitgevoerd na alle controles.

Werken met uitgaande papieren

De verwerking van dit soort documentatie verschilt enigszins van het bovenstaande.

Allereerst maakt een bevoegde medewerker van de onderneming een conceptversie van het uitgaand document. Op basis hiervan wordt een conceptdocument ontwikkeld. Het wordt ter goedkeuring naar de manager gestuurd. Een andere medewerker met de juiste bevoegdheid kan het conceptdocument echter ook goedkeuren.

Na certificering wordt het project volgens de vastgestelde regels opgesteld en naar de ontvanger gestuurd.

Werkstroomplanning

Deze stap is nodig om een snelle ontvangst, verzending en verwerking van documentatie te garanderen. Voor de competente organisatie van de documentcirculatie bij de onderneming worden speciale schema's ontwikkeld. Ze geven aan:

• Plaats en termijn van registratie van primaire papieren.
• Naam en functie van de persoon die de documenten heeft opgesteld en ingediend.
• Rekeningen afgeleid van effecten.
• Tijd en plaats voor het bewaren van documentatie.

Boekhoudingsregisters

Ze zijn vereist voor de registratie van primaire documentatie. Tegelijkertijd, oppapieren zijn gemarkeerd met een boekhoudteken. Het is noodzakelijk om herregistratie van documenten te voorkomen.

Primaire papieren kunnen worden opgeslagen in elektronische registers. Op verzoek van overheidsinstanties of tegenpartijen moet de onderneming echter papieren exemplaren verstrekken.

Kenmerken van documentherstel

Momenteel is er geen duidelijke procedure voor het herstellen van papieren in de regelgeving. In de praktijk omvat dit proces de volgende activiteiten:

• Benoeming van een commissie om de redenen voor het verlies of de vernietiging van documenten te onderzoeken. Indien nodig kan het hoofd van de onderneming wetshandhavingsinstanties bij de procedure betrekken.
• Beroep bij een bankorganisatie, bij tegenpartijen voor kopieën van primaire documenten.
• Correctie aangifte inkomstenbelasting. De noodzaak om een bijgewerkt rapport in te dienen is te wijten aan het feit dat ongedocumenteerde kosten niet worden erkend als uitgaven voor belastingdoeleinden.

In geval van verlies van primaire documentatie, berekent de IFTS het bedrag van de belastingaftrek op basis van de beschikbare papieren. Tegelijkertijd bestaat de mogelijkheid dat de Belastingdienst aansprakelijkheidsmaatregelen toepast in de vorm van een boete.

Veelgemaakte fouten bij het uitgeven van primaire papieren

Gewoonlijk begaan recordhouders de volgende overtredingen:

• Formulieren invullen die niet zijn geünificeerd of goedgekeurd door het hoofd van de onderneming.
• Geef geen details op ofweerspiegelen ze met fouten.
• Keur geen documenten goed met hun handtekening en sta geen werknemers toe die niet bevoegd zijn om papieren te ondertekenen.

Documentatie die de feiten van zakelijke transacties bevestigt, is uiterst belangrijk voor de onderneming. Het ontwerp ervan moet zeer zorgvuldig worden benaderd. Elke fout kan leiden tot negatieve gevolgen.