Boekhoudkundige documenten zijn Het concept, regels voor registratie en opslag van boekhoudkundige documenten. 402-FZ "Over boekhouding". Artikel 9. Primaire boekhoudbesc

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Een juiste uitvoering van boekhoudkundige documentatie is erg belangrijk voor het proces van het genereren van boekhoudinformatie en het bepalen van belastingverplichtingen. Daarom is het noodzakelijk om documenten met speciale zorg te behandelen.

Specialisten van boekhouddiensten, vertegenwoordigers van kleine bedrijven die een onafhankelijke administratie bijhouden, moeten de belangrijkste vereisten kennen voor het maken, ontwerpen, verplaatsen en bewaren van papieren.

Documentconcept

Regelgevende wetten op de boekhouding onthullen het concept van een document niet. Daarom is het de moeite waard om de definitie te gebruiken die is vastgesteld door GOST R ISO 15489-1-2007.

Boekhoudkundige documenten zijn identificeerbare informatie vastgelegd op een materiële drager, gecreëerd, ontvangen en opgeslagen door een persoon of organisatie als bewijs bij het bevestigen van zakelijke activiteiten of juridischeverplichtingen.

Primaire documenten zijn documenten die brongegevens bevatten over processen en operaties. Dit zijn boekhoudkundige documenten die als basis dienen voor boekingen.

Primaire boekhoudkundige documenten zijn de documenten waarmee de feiten van economische activiteit worden geregistreerd. Dit concept van de federale wet "On Accounting" wordt geregeld door artikelen.

De belangrijkste vereiste voor hun samenstelling is dat ze moeten worden opgesteld wanneer het feit van een economische activiteit wordt uitgevoerd of onmiddellijk na de voltooiing ervan (indien mogelijk).

Primaire papieren

Het primaire boekhoudingsdocument moet worden opgesteld op het moment van de zakelijke transactie, en als dit niet mogelijk is, onmiddellijk na voltooiing ervan.

De belangrijkste primaire documenten zijn:

1. Vrachtbrief, in de vorm TORG-12.
2. RKO en PKO.
3. Boekhoudingsreferentie.
4. Onkostenrapport.

Verschillende primaire documenten

Geen enkele normatieve handeling bevat groepering en classificatie van boekhoudkundige documenten. De volgende soorten boekhoudkundige documenten kunnen worden onderscheiden, dit zijn documenten waarmee rekening wordt gehouden:

1. Plaatsen van hun compilatie: extern en intern.
2. Toepasselijke documentaire formulieren: niet-geünificeerd (gemaakt in overeenstemming met de formulieren die onafhankelijk zijn ontwikkeld door de organisatie), verenigd (gemaakt in overeenstemming met de formulieren in het albumverenigde vormen).
3. Type informatiedrager: elektronisch en papier.
4. Gegevensvolume: samenvatting en primair.
5. Type verplichtingen, boekhoudkundige gebieden, activa: boekhouding van contante transacties, boekhouding van opbouw en betaling van lonen, boekhouding van voorraden, boekhouding van vaste activa, enz.

Primaire boekhoudformulieren

Registratie in de boekhouding van boekhouddocumenten is in de eerste plaats het gebruik van uniforme en onafhankelijk ontwikkelde formulieren. Het gebruik van vele verenigde sinds 2013 is niet verplicht.

Alle primaire formulieren moeten worden goedgekeurd door het hoofd van de organisatie. Het volgende is momenteel verplicht:

1. Volgens de boekhouding van vrachtvervoersdiensten (272-P van de regering).
2. Volgens de boekhouding van arbeid, de betaling ervan (1-P van het Comité voor de Statistiek van de Staat).
3. Boekhouding voor contante transacties (88-P van het State Statistics Committee, 3210-U van de Bank of the Russian Federation).

Voor de betalingsopdracht wordt ook het standaardformulier meegeleverd. Bij het uitgeven van uniforme formulieren is het verplicht om boekhouddocumenten in te vullen, namelijk alle verstrekte kolommen (regels). Als er informatie ontbreekt, moet een streepje in de corresponderende kolom worden geplaatst.

Het is vermeldenswaard dat het gebruik van boekhoudkundige documenten, die momenteel niet vereist zijn, nog steeds wordt gebruikt in organisaties. Rekening houdend met de interne behoeften van de onderneming, kunnen deze formulieren worden afgerond. Ze kunnen geschikter en handiger worden gemaakt voor het vaststellen van specifieke bedrijfsactiviteiten. U kunt bijvoorbeeld:Weiger om afdrukbenodigdheden en markeringen op de voor- en achterkant te gebruiken.

Goedkeuring van primaire boekhouddocumenten

Organisaties zijn verplicht de van toepassing zijnde primaire formulieren goed te keuren (4 paragraaf 1/2008-PBU). Het is echter belangrijk om te onthouden dat alleen een link naar het Uniform Forms-album niet voldoende is.

Het boekhoudbeleid moet de specifieke soorten documenten vermelden uit de albums die de organisatie zal gebruiken, evenals een lijst van personen die het recht hebben om primaire documenten te ondertekenen.

Formulieren kunnen ook worden goedgekeurd door andere lokale regelgeving. Bijvoorbeeld een bevel om de formulieren van primaire boekhouddocumenten goed te keuren. De grondslag voor financiële verslaggeving moet een link naar een dergelijke order bevatten.

Vereiste details van boekhoudkundige documenten

402-FZ regelt de vereisten voor de verplichte details van primaire boekhouddocumenten. Er zijn zeven van dergelijke details:

1. Datum van het document.
2. Zijn naam.
3. Naam van de economische entiteit die het document heeft samengesteld.
4. Inhoud van zakelijke feiten.
5. De hoeveelheid geldelijke of natuurlijke meting (met eenheden).
6. Namen van functies van personen die verantwoordelijk zijn voor de transactie.
7. Handtekeningen met transcripties van verantwoordelijke personen.

Sommige documenten die geen primaire documentatie zijn, kunnen als zodanig worden gebruikt.

Als een organisatie de huurkosten weerspiegelt, dan zijn dergelijke boekhouddocumenten handelingen en een huurovereenkomst. 611 en 622 artikelen van het Burgerlijk Wetboekvast te stellen dat in dat geval bilaterale akten van aanvaarding en overdracht van het meldobject moeten worden opgemaakt. Kijken we naar artikel 753 van het Burgerlijk Wetboek, dan kunnen handelingen van eenzijdige aard als primaire documenten dienen.

Documentatie in de boekhouding

Het is belangrijk om rekening te houden met speciale gevallen die vaak voorkomen bij het opstellen van documentatie.

Weigering van het gebruik van zeehonden. Het belangrijkste doel van het zegel is om de handtekening van de verantwoordelijke persoon te certificeren. Sinds 2015 zijn bedrijven niet verplicht om te stempelen. Informatie over de pers moet worden weerspiegeld in het Handvest van de organisatie (82-FZ). Zegel alleen vereist indien vereist door federale regelgeving.

Het moet aanwezig zijn op de volgende documenten: dubbele magazijncertificaten, arbeidsongevallen, documenten ingediend bij de douane, een volmacht waarmee u de belangen van een juridische entiteit in rechtbanken kunt vertegenwoordigen.

Het zegel is geen verplichte vereiste, maar de aanwezigheid ervan kan worden bepaald door de vorm van het primaire boekhouddocument, dat is goedgekeurd door het hoofd van de zakelijke entiteit.

Documenten opgesteld in een vreemde taal. Documenten die alleen in het Russisch zijn, kunnen worden geaccepteerd voor boekhouding. Als het document in een andere taal is opgesteld, moet er een vertaling in het Russisch zijn, en dat moet regel voor regel. Certificering van de vertaling is niet vereist, behalve in de gevallen bepaald door het Haags Verdrag:

1. Niet-roebelmeters in primaire boekhouddocumenten. Kostengegevens in boekhouddocumenten kunnen worden weergegeven in conventionele eenheden, in valuta, in roebels.
2. Primair in elektronische vorm.

402-FZ stelt bedrijfsentiteiten in staat om primaire documenten niet alleen op papier uit te geven, maar ook in elektronische vorm.

Het elektronische document moet alle vereiste details voor boekhoudkundige documenten bevatten, evenals een elektronische handtekening.

Elektronische handtekeningen zijn er in drie varianten: eenvoudig, verbeterd ongekwalificeerd, verbeterd gekwalificeerd. Volgens het ministerie van Financiën kan elk van deze drie handtekeningen worden gebruikt.

Volmacht om primaire boekhoudkundige documenten te ondertekenen

Een medewerker van een organisatie heeft het tekenrecht als een van de volgende documenten is opgemaakt:

1. Volmacht om de primaire te ondertekenen (artikel 185-189 van het Burgerlijk Wetboek).
2. Bestel rechts om te ondertekenen.

In vergelijking met een tekenbevel kan een volmacht ook worden afgegeven aan personen die geen werknemer zijn van de organisatie. Met instemming van de partijen kan een fax worden gebruikt om primaire documenten te ondertekenen (Artikel 160 van het Burgerlijk Wetboek).

Schema van workflow in de boekhouding

Een werkstroomschema is een beschrijving, in de vorm van een tabel of diagram, van procedures voor het maken, verplaatsen, verwerken en opslaan van boekhouddocumenten. Het schema kan worden goedgekeurd als bijlage bij de grondslagen voor financiële verslaggeving of als lokale normatieve wet. In het tweede geval dient de grondslag voor financiële verslaggeving een link naar deze wet te bevatten.

Het werkstroomschema moet noodzakelijkerwijs het volgende weerspiegelen:

1. Termijnen waarin documenten moeten worden opgesteld, verzonden, verwerkt, opgeslagen.
2. Functies van personen die verantwoordelijk zijn voor operaties weergegeven in het werkstroomschema (105-P van het ministerie van Financiën).

Magazine voor de boekhouding van primaire documentatie

Het bijhouden van zo'n dagboek is meer een regel van rationeel documentbeheer dan van boekhouding. Het is noodzakelijk voor de registratie van boekhoudkundige documenten - inkomende en uitgaande primaire documenten. Deskundigen adviseren om een soortgelijk dagboek bij te houden in gevallen waarin de boekhouding wordt uitgevoerd zonder het gebruik van gespecialiseerde boekhoudprogramma's.

Bij gebruik van 1C kan bijvoorbeeld zo snel als nodig een documentatiedagboek worden gegenereerd en afgedrukt. Het register van ontvangstdocumenten zal dus respectievelijk de documenten van leveranciers en het register van contante documenten weergeven, de documentatie op de kassa van de onderneming.

Boekhouding, in tegenstelling tot fiscale boekhouding, maakt het mogelijk om de feiten van economische activiteit weer te geven zonder primaire boekhouddocumenten, maar alleen als ze toch later worden ontvangen.

In dit geval moeten de feiten van economische activiteit worden geregistreerd met behulp van de geschatte waarde. Zodra het document is aangekomen, wordt het niet teruggedraaid. Het is alleen nodig om de datum van ontvangst te corrigeren.

Deze benaderinggereguleerd door 21/2008-PBU, 119n-P van het Ministerie van Financiën, AKPI16-443-R VS.

Documenten met betrekking tot intermediaire transacties vormen een uitzondering op deze procedure. De tussenpersoon is verplicht alle documentatie over te dragen. In gevallen waarin het rapport over de voltooide transactie fouten of onjuistheden bevat, kan de opdrachtgever het recht hebben om binnen 30 dagen na de datum van ontvangst bezwaar te maken (999, 1008 artikelen van het Burgerlijk Wetboek).

Opslag en vernietiging van boekhoudkundige documenten

De volgorde van opslag van de primaire wordt bepaald door 558-P van het Ministerie van Cultuur. De totale bewaartermijn van documentatie, conform 402-FZ "Over de boekhouding", artikel 9, is 5 jaar. Het hoofd van de onderneming is verantwoordelijk voor het organiseren van de opslag van documentatie.

Sommige documenten moeten voor een langere periode worden bewaard:

1. Over de aankoop van roerende goederen - minimaal 10 jaar.
2. Voor transacties met onroerend goed - voor onbepaalde tijd.
3. Dividenduitkeringen en reiscertificaten voor zakenreizen in het Verre Noorden - 75 jaar.

Als interne records zijn verlopen, kunnen ze worden vernietigd. De beslissing over de mogelijkheid van vernietiging moet worden genomen door een commissie van deskundigen, die jaarlijks wordt opgericht of permanent optreedt. Op basis van de resultaten van de activiteiten van een dergelijke commissie moet een akte worden opgesteld die de lijst van te vernietigen documenten weerspiegelt.

Een onderneming kan zelf documentatie liquideren of door deze over te dragen aan een gespecialiseerdeorganisatie.

Verantwoordelijkheid voor het opslaan van primaire documenten

Sancties zijn voorzien voor grove schendingen van boekhoudkundige en financiële rapportagevereisten. Een van de meest onbeschofte documenten is het ontbreken van verplichte primaire boekhouddocumenten, boekhoudregisters, financiële overzichten en een auditrapport voor een economische entiteit.

Als dergelijke overtredingen worden geconstateerd, worden boetes opgelegd in de volgende bedragen:

1. Officiëlen - 5-10 duizend roebel.
2. Herhaalde overtreding door functionarissen - 10-20 duizend roebel of diskwalificatie voor 1-2 jaar.