Nomenclatuur van zaken van de organisatie: monstervulling. Hoe maak je een nomenclatuur van zaken van de organisatie?

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Elke organisatie in het werkproces heeft te maken met een grote documentenstroom. Contracten, statutaire, boekhoudkundige, interne documenten… Sommige ervan moeten gedurende de hele periode van haar bestaan in de onderneming worden bewaard, maar de meeste certificaten kunnen worden vernietigd wanneer hun geldigheid is verstreken. Om de verzamelde documenten snel te kunnen begrijpen, wordt een nomenclatuur van de zaken van de organisatie opgesteld. Voorbeelden van dit document en het algoritme voor de constructie ervan worden hieronder besproken.

Doel

Honderden documenten worden gemaakt in elke organisatie. Elke dag dat ze zich opstapelen, vervangen arbeiders elkaar geleidelijk. Op een gegeven moment wordt het moeilijk om een bestelling van twee jaar geleden te vinden. Om dergelijke situaties te vermijden, wordt een naamgeving van gevallen gemaakt.

Definitie

Een zaak is een document dat betrekking heeft op éénprobleem, werkterrein. De nomenclatuur van zaken is een lijst die een lijst bevat van geopende zaken met een aanduiding van de bewaartermijnen. Met zijn hulp kunt u de workflow goed organiseren. De nomenclatuur van gevallen van een commerciële organisatie, waarvan hieronder een voorbeeld zal worden besproken, is samengesteld met het volgende doel:

• systematiseren van de groepering van documenten, wat zorgt voor een snelle doorzoeking en veiligheid;
• toekennen van een registratienummer volgens de classificatie van zaken;
• het opstellen van een inventaris van documenten voor permanente, langdurige en persoonlijke opslag (inclusief vernietigingshandelingen).

De nomenclatuur van zaken wordt gebruikt bij het selecteren van documenten voor archivering en vernietiging. Dit multifunctionele naslagwerk is nodig voor elke organisatie om kantoorwerk te stroomlijnen. In dit geval maakt de eigendomsvorm van de organisatie niet uit. Als een voorbeeldnomenclatuur van zaken van een medische organisatie kan worden gevonden in regelgeving en resoluties, dan zal de analyse van de geopende zaken van een particuliere organisatie onafhankelijk moeten worden samengesteld.

Vereist of gedwongen?

De samenstelling van deze lijst wordt bepaald door de "Regels voor het werk van archieven". Het is verplicht voor organisaties die een archief als aparte dienst aanleggen. Deze lijst bevat, naast staats- en gemeentelijke instellingen, ook enkele commerciële structuren, zoals notariskantoren.

Alle andere instellingen moeten een nomenclatuur van zaken creëren om het werken met documenten te systematiseren, aangezien ondernemingen van alle vormeneigendom zijn verplicht om de veiligheid van archiefreferenties te waarborgen. Dit wordt bepaald door federale wet nr. 125. De gedetailleerde takenlijst moet in het vierde kwartaal van het kalenderjaar worden gestart of bijgewerkt.

Structuur

De nomenclatuur van zaken moet alle ingediende zaken bevatten, behalve gedrukte publicaties: verklaringen van werknemers, certificaten van werk, tijdschriften, boekhoudboeken, alle documentatie van structurele afdelingen, correspondentie van structurele afdelingen, enz. Documentatie van beperkte toegang moet de kop “Force” bevatten. De directory moet de bestanden van tijdelijke commissies, divisies bevatten. Maar een vakbond is bijvoorbeeld een onafhankelijke organisatie. De medewerkers zijn onafhankelijk betrokken bij de vorming van de directory. Het archief moet ook de titels bevatten van lopende zaken van geliquideerde ondernemingen waarvan de rechtsopvolger een bestaande organisatie is.

U kunt hieronder een voorbeeld zien van het invullen van de nomenclatuur van de zaken van de organisatie.

Vandaag de dag bewaren veel bedrijven documentatie in elektronische vorm. Sommige rapporten worden niet eens op papier afgedrukt. Geef aan het einde van elke sectie op welke records elektronisch worden bewaard, vermeld het aantal bestanden en eventuele noodzakelijke zoekwoorden. Sommige instellingen creëren een aparte elektronische nomenclatuur van zaken voor een commerciële organisatie. Het monster en het algoritme om het in te vullen moeten volledig voldoen aan de geaccepteerde normen.

Waar te beginnen?

De verantwoordelijkheid voor het samenstellen van de directory in grote instellingen ligt bij de documentatiedienst(secretariaat, kantoor), en in kleine - de secretaris, een andere aangewezen persoon. In commerciële organisaties wordt deze functie uitgevoerd door de personeelsafdeling, waarin de meeste documenten worden gemaakt. Aangezien informatie uit alle structurele eenheden moet komen, is het handiger om te beginnen met het opstellen van een ordening over de nomenclatuur van zaken in de organisatie. Een voorbeeld van een dergelijke bestelling wordt hieronder onder uw aandacht gebracht.

ABC LLC

20.11.2017 Moskou

Ten behoeve van systematisering, opslag en boekhouding van documentatie

BESTELLEN:

• Goedkeuren en in omloop brengen van de nomenclatuur van de dossiers van de Vennootschap vanaf 2018-01-01.
• Hoofden van structurele afdelingen om de vorming van zaken in de goedgekeurde vorm te verzekeren.
• Stuur de secretaris naar de structurele afdelingen van het uittreksel uit het naslagwerk voor werk.

CEO Ivanov N. A.

Voor instellingen in sommige activiteitsgebieden zijn al voorbeelden van de nomenclatuur van de zaken van organisaties ontwikkeld door het ministerie. Deze nuance moet worden verduidelijkt vóór de vorming van de directory. Modelnomenclatuur moet worden ingevuld in strikte overeenstemming met de gegeven modelnomenclatuur van de gevallen van de organisatie. Andere instellingen kunnen deze handleidingen gebruiken om een individueel document samen te stellen.

Ondersteunende documentatie

Bij het ontwikkelen van een directory-formulier moeten commerciële organisaties zich richten op:

• "Archiefregels" (besluit van het Federaal Archief dd 06.02.02);
• Sectie 5 van decreet nr. 477 van 15-06-2009 "Bij goedkeuring van de regels voor kantoorwerk".
• Instructies voor kantoorwerk.
• Lijst met archiefdocumenten.

Je moet ook de personeelstabel, het handvest, lokale wetten, regelgeving op afdelingen, regels, normen, instructies, inventarissen van zaken bestuderen. Ze bevatten links naar relevante documenten. Eerst worden steekproeven van de nomenclatuur van de zaken van de organisatie door afdelingen samengesteld, om dan een algemeen overzicht te vormen. Soms wordt eerder een functioneel dan een structureel principe toegepast. Dat wil zeggen, de distributie wordt niet per afdeling uitgevoerd, maar per functie.

Hoe maak je een voorbeeldnomenclatuur van zaken van een organisatie?

De vorm van mappen wordt gespecificeerd in Bijlage nr. 8 van de "Regels voor het werk van archieven". Naslagwerken zijn samengesteld op het briefpapier van de organisatie. Het grootste deel van het rapport wordt gepresenteerd in de vorm van een tabel en bestaat uit 5 kolommen:

• case-index;
• title (volumes, delen);
• nummer (volumes, delen);
• houdbaarheid, artikelnummer op de lijst;
• note.

Index

Index is een digitale aanduiding van een structurele eenheid binnen een onderneming. Bijvoorbeeld: 04-06, waarbij 04 het serienummer van de personeelsafdeling is, 06 het serienummer van de zaak. De index kan uit drie cijferparen bestaan, bijvoorbeeld: 04-03-08, waarbij 04 de code van de financieel-economische afdeling is, 03 de aanduiding van de boekhoudafdeling, 08 het zaaknummer. De index kan numeriek, alfabetisch of gemengd zijn.

Headlines

Koppen worden verdeeld volgens het belang van documenten. Ten eerste, de organisatorischeadministratieve documentatie (beginnend met hogere eenheden en overgaand naar structurele eenheden). Vervolgens worden de door de organisatie zelf ontwikkelde regels en voorschriften opgesomd. Verder wordt er rekening gehouden met plannen en rapportages (jaarlijks, driemaandelijks, maandelijks). Ontwerp-administratieve documenten worden achter de hoofddocumenten geplaatst. Koffers van hetzelfde type (bijvoorbeeld persoonlijke kaarten van medewerkers) worden in alfabetische volgorde ingevuld.

De kop moet de inhoud van het document samenvatten. Het gebruik van algemene bewoordingen zoals "diversen", "correspondentie", "inkomende/uitgaande documenten" is niet toegestaan. De case-header bevat de volgende elementen:

• naam van het document of type zaak dat wordt ingediend als het document deel uitmaakt van een groot volume;
• auteur van het document (naam organisatie of afdeling);
• geadresseerde (van wie documenten worden ontvangen of naar wie documenten worden verzonden);
• summary/essence (bijvoorbeeld "Certificatievragen");
• naam van territorium;
• datum/periode;
• markeer als het bestand kopieën van andere documenten bevat, niet hun originelen.

Het volume van elke doos mag niet groter zijn dan 250 vellen. Als wordt aangenomen dat de koffer volumineus zal zijn, wordt deze verdeeld in delen en volumes. De derde kolom aan het einde van het kalenderjaar geeft het aantal werkelijk geopende zaken aan.

De vierde kolom geeft de voorwaarden voor opslag van documenten aan, volgens de regels. Ze moeten worden nageleefd door zowel de overheid als commerciële organisaties. Als het document niet in de Regels staat, dan is de termopslag moet worden bepaald op basis van de lijst. Het aftellen van de bewaartermijn begint op 1 januari van het volgende jaar na oprichting. Als het certificaat in 2016 is uitgegeven, moet het aftellen beginnen vanaf 2017-01-01.

Lijst bijwerken

Jaarlijks, wanneer bestanden naar het archief worden overgebracht, wordt een gedetailleerde lijst ingediend. Dit is hoe de bijgewerkte voorbeeldnomenclatuur van zaken voor een tak van beveiligingsorganisaties eruitziet:

Gedurende het jaar worden alle documenten gegroepeerd volgens het goedgekeurde formulier. Als u een eerder ongebruikt rapport moet toevoegen, wordt een nieuwe kop gegenereerd. En het proces wordt herhaald volgens het hierboven beschreven algoritme.