2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36
Een document is informatie die wordt gepresenteerd in een vorm die past bij de inhoud en het doel ervan. Een document wordt gemaakt met een doel, door iemand voor iemand. Maar niet altijd zal de bron van het document en/of de geadresseerde een persoon zijn. Het moderne niveau - wanneer het mogelijk en nodig is om machines en mechanismen effectief en praktisch in de regelkring op te nemen.
Het proces, de kenmerken en de snelheid van de verplaatsing van een document hangen af van de vorm, inhoud en werking van de "bewegingsomgeving". Succes, economische indicatoren en sociale efficiëntie hangen af van hoe goed de documentenstroom in de organisatie is opgezet, en dit is: de kwaliteit en het leven van het bedrijf.
Over documenten en workflow
Administratie, vorm en procedure van workflow naar het voorbeeld van een organisatie, is niet wettelijk geregeld. Er zijn GOST's, statuten en verplichte aanbevelingen. Als onderdeel van boekhoudkundige documenten, documenten voor het verkrijgen van een lening ofmedische rapporten zijn de normen van de wet.
Een document is niet altijd een strikt geschreven vorm. Het kan zijn:
- een formulier waarin specifieke velden op een bepaalde manier worden ingevuld, met de exacte semantische en syntactische inhoud;
- een pagina gemaakt volgens een specifiek formulier voor een specifieke aanvraag (brief, bestelling, mandaat, personeel, …);
- vrije vorm (toelichting van de werknemer, dankbaarheid voor geleverde arbeid, resolutie over de aanvraag, …).
Alle drie de versies van documenten kunnen op papier of elektronisch worden gepresenteerd en, vanwege de beschikbaarheid van technische en juridische hulpmiddelen, zijn ze absoluut gelijkwaardig, hoewel er nog steeds gevallen zijn waarin alleen een papieren formulier mogelijk is.
Ondanks het ontbreken van wettelijke regulering van de vorm en inhoud van het document en de workflow, is er een rigide, algemeen aanvaarde en niet besproken praktijk van het creëren, verplaatsen, opslaan of vernietigen van documenten, die elke organisatie vrij kan aanpassen op geen enkele manier voor zichzelf.
Perfect voorbeeld van documentstroom in een organisatie
Het is fundamenteel onmogelijk om het ideaal te bereiken:
- op elk gebied van leven en activiteit,
- altijd,
- overal in de ruimte,
omdat elke nieuwe benadering het mogelijk maakt om nieuwe horizonten te zien. Er is een verlangen en een noodzaak om ze te volgen. Documentatie is geen uitzondering. Integendeel, het is een demonstratief en levendig voorbeeld van dynamische fixatie van het proces van informatieverplaatsing.
Het maakt niet uit hoe de informatie wordt vastgelegd: op papier of in elektronische vorm. Momenteel hebben beide formulieren dezelfde juridische waarde, hoewel de papieren versie in sommige gevallen voordelen heeft.
de cyclus van hun beweging vanaf het moment van verschijnen (creatie) tot het moment van afzetting of vernietiging.
Niet alle organisaties begrijpen dat veel documenten direct door machines en mechanismen kunnen worden uitgevoerd zonder menselijke tussenkomst, net zoals niet alle bronnen (auteurs) alleen mensen zouden moeten zijn.
Het gebruikelijke begrip van workflowautomatisering is in de overgrote meerderheid van de gevallen op het niveau van een eenvoudig "signaalidee", wanneer het programma wordt toevertrouwd om alleen het optreden van gebeurtenissen te rapporteren.
Interne en externe omzet van documenten
Beide circuits zijn belangrijk voor een succesvolle organisatie. De buitenste omzet heeft een statische waarde, terwijl de innerlijke omzet een dynamische waarde heeft.
Hoe beter het management van het bedrijf deze omstandigheid begrijpt, hoe veelbelovender het elektronische documentbeheersysteem kiest. Degenen die een ideaal voorbeeld willen zijn van de beweging van zakelijke papieren in een organisatie, schrijven hun eigen informatiesysteem.
Documenten kunnen primair zijn enondergeschikt. Deze laatste hebben altijd een bewegingsgeschiedenis binnen de organisatie.
Door de toepassing van kennis over het document en het gebruik ervan te analyseren, is het mogelijk om de functionele kenmerken, sociaaleconomische indicatoren en tijdparameters van het bedrijf te evalueren. Dit is belangrijk voor zowel partners als consumenten.
Papieren maar effectief of elektronisch maar gekocht
Uniek is niet alleen inherent aan een persoon, maar ook aan een organisatie. Bovendien waardeert elke persoon zijn individualiteit en streeft ernaar om deze op alle mogelijke manieren te benadrukken met kleding, gedrag, opvoeding, enzovoort.
Een bedrijf dat een kant-en-klaar informatiesysteem aanschaft, is een perfect voorbeeld van de workflow van een organisatie die het zijn eigen gezicht berooft en werknemers dwingt om zich in 'de kleren van iemand anders' te kleden.
Het is beter om je eigen medewerkers toe te vertrouwen om op de ouderwetse manier met papieren media te werken dan hen een derde partij, maar moderne mening op te dringen over documenten en het gebruik ervan. Elke werknemer is een belangrijk element van de functionaliteit van de organisatie en geen onderzoeker van de effectiviteit van de ideeën van anderen en structuren van de workflow van derden.
Prioriteiten, dynamiek en functionaliteit
De buitencontour van de workflow is altijd beperkt, pretentieloos en statisch stabiel. Over het algemeen zou het niet meer belang moeten krijgen dan het verdient. Wat heeft het bijvoorbeeld voor zin om 'je ziel te investeren' in relaties met de belastingdienst, regelgevende instanties of partners. U kunt het proces van informatie-uitwisseling op de een of andere manier diversifiëren met:reclamebureaus, maar zelfs dit krijgt uiteindelijk een statische, alledaagse vorm.
De prioriteit van ons eigen informatieverwerkingssysteem, waarvan een belangrijk onderdeel altijd elektronisch documentbeheer is, staat buiten twijfel. Maar altijd en iedereen heeft spijt van de tijd en het geld om hun eigen systeem te maken.
Een combinatie van de klassieke "one es" of "galaxy" opties die nooit zonder xel kunnen en een paar lokale economische of boekhoudprogramma's van derden, gekoppeld aan hun eigen website voor feedback en documenten (bestellingen, klachten, aanbiedingen, …) van klanten en partners - de gebruikelijke gang van zaken, medewerkers zijn constant bezig met routine, en er zijn geen kosten.
De dynamiek van het productieproces kan alleen worden gewaarborgd door de effectieve implementatie van de eigen functionaliteit. Alleen in deze hoedanigheid is elektronisch documentbeheer in een organisatie een navolgingswaardig voorbeeld en in de context van het implementeren van het eigen bedrijfsidee een uitstekende dynamiek van productie, economische en sociale indicatoren.
Regelgeving op het informatiesysteem van de organisatie
Elke organisatie is een informatiesysteem dat ontstaat en bestaat in een vergelijkbare omgeving. Documenten komen van buiten de organisatie binnen, van binnen is het ook nodig om documenten aan te maken, waarvan sommige gereguleerd en verplicht zijn.
Een eenvoudig werkschema voor een organisatie is een voorbeeld van wat iedereen gewoonlijk doet. Regelgeving opwerkregels, dagelijkse routine, plichten van werknemers - de gebruikelijke norm, maar er zijn maar heel weinig mensen betrokken bij de ontwikkeling van de "Regelgeving over het informatiesysteem van de organisatie".
Vanuit een objectief oogpunt kunnen de leiders van de organisatie zich door alles laten leiden, eventuele voorschriften en functiebeschrijvingen schrijven. Maar de effectiviteit en uitvoerbaarheid van deze regelgeving hangt alleen af van de mate waarin het interne regelgevende arsenaal voldoet aan de eisen van de realiteit.
Regelgeving over documenten en hun verplaatsing
Het documentbeheersysteem van een onderneming is een integraal onderdeel van de informatiesfeer van het bedrijf, waardoor het "Reglement Documentbeheer" een bijlage is bij het "Reglement inzake het Informatiesysteem van de Organisatie", maar zeer belangrijk en verbindt al zijn samenstellende elementen in een enkel informatie-organisme.
Als het management vastbesloten is om het perfecte voorbeeld van de workflow van een organisatie te creëren, betekent dit dat ze echt betrokken zijn bij de ontwikkeling van een succesvol bedrijf, met als doel winst te maken en het welzijn van werknemers te verbeteren.
Een kenmerk van de huidige staat van softwareontwikkeling, met name in de voorhoede van gedistribueerde informatieverwerking (voorbeelden van internetprogrammering), is dat het bijna onmogelijk is om een mobiele, zichzelf aanpassende applicatie te maken.
De taak van elektronisch documentbeheer in een organisatie is een eenvoudig maar demonstratief voorbeeld. Hier is de dynamiek eigenaardig:
- inkomende en uitgaande documenten;
- algoritmen voor het verwerken van interne en externe zakelijke documenten.
Het schrijven van code die kan variëren naarmate gegevens en algoritmen veranderen, is erg moeilijk. De kosten van tijd en middelen zijn niet voor elke organisatie beschikbaar.
Elektronisch documentbeheer in dynamiek
Organisatie van de workflow bij de onderneming op het voorbeeld van de taak van de elektronische versie is relevant, eenvoudig, indicatief en praktisch. De complexiteit komt van het proces van het ontwerpen van code die dynamisch kan veranderen. Ontwikkelingstijd is ook een probleem.
gebruik algemene verwerkingslogica.
Dan de workflow in de organisatie=een voorbeeld + kenmerken van je eigen bedrijfsidee. In de eerste benadering zal het resultaat niet praktisch zijn, maar zodra de eerste implementatie van de taken in gebruik wordt genomen, zal de cyclus van hun oplossing onomkeerbaar worden en, met de nodige aandacht, zal het resultaat worden bereikt.
De creatie van een informatiesysteem dat in staat is om dynamisch veranderende informatie te verwerken, is in de eerste plaats de dynamiek van het creatieproces zelf.
Totdat er een mechanisme is gecreëerd om inkomende, uitgaande eninterne documenten, en de code kan niet onafhankelijk worden gewijzigd zonder de deelname van een programmeur, het zal niet mogelijk zijn om te praten over het creëren van een elektronisch documentbeheersysteem.
Het uitvinden en implementeren van uw eigen systeem om de informatieprocessen van de organisatie volledig te ondersteunen, is echter hetzelfde als het succes briljant en perfect maken.
Aanbevolen:
Essentie en concept van organisatie. Eigendomsvorm van de organisatie. Levenscyclus van de organisatie
De menselijke samenleving bestaat uit veel organisaties die verenigingen kunnen worden genoemd van mensen die bepaalde doelen nastreven. Ze hebben een aantal verschillen. Ze hebben echter allemaal een aantal gemeenschappelijke kenmerken. De essentie en het concept van organisatie zullen in het artikel worden besproken
Is een zegel verplicht voor een individuele ondernemer: kenmerken van de wetgeving van de Russische Federatie, gevallen waarin een individuele ondernemer een zegel moet hebben, een bevestigingsbrief over het ontbreken van een zegel, een monstervulling, de voor- en nadelen van werken met een zeehond
De noodzaak om gebruik te maken van printen wordt bepaald door het soort activiteit dat de ondernemer uitvoert. Bij het werken met grote opdrachtgevers zal in de meeste gevallen de aanwezigheid van een stempel een noodzakelijke voorwaarde voor samenwerking zijn, hoewel niet wettelijk verplicht. Maar bij het werken met overheidsopdrachten is afdrukken noodzakelijk
Cafe businessplan: een voorbeeld met berekeningen. Een café helemaal opnieuw openen: een voorbeeld van een businessplan met berekeningen. Kant-en-klaar bedrijfsplan voor cafés
Er zijn situaties waarin er een idee is om uw onderneming te organiseren, een wens en mogelijkheden om het te implementeren, en voor praktische implementatie heeft u alleen een geschikt bedrijfsorganisatieschema nodig. In dergelijke gevallen kunt u zich concentreren op het bedrijfsplan van het café
Een voorbeeld van een aanbevelingsbrief. Hoe schrijf je een aanbevelingsbrief van een bedrijf aan een werknemer, voor toelating, voor een oppas?
Een artikel voor degenen die voor het eerst een aanbevelingsbrief moeten schrijven. Hier vindt u alle antwoorden op vragen over de betekenis, het doel en het schrijven van aanbevelingsbrieven, evenals een voorbeeld van een aanbevelingsbrief
Porter's matrix over het voorbeeld van een organisatie
Porter's matrix is een model dat de werkelijke toestand van omringende concurrenten in een specifieke periode weerspiegelt. De componenten zijn de macht van leveranciers en consumenten, de opkomst van nieuwe concurrenten, de terugtrekking van vervangende producten en concurrentieverhoudingen tussen bedrijven in dezelfde bedrijfstak
