Cashdocumenten: registratie, verificatie, opslag. De procedure voor het uitgeven van primaire contante documenten

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Kasdocumenten zijn papieren die worden opgesteld in verband met het overmaken van gelden van een rechtspersoon of een individuele ondernemer. Hun formulieren worden goedgekeurd door het Comité voor de Statistiek van de Staat. Laten we eens kijken welke contante documenten bedrijven kunnen gebruiken.

Bestellingen

Ze fungeren als primaire gelddocumenten. Bestellingen kunnen inkomend of uitgaand zijn. De eerste wordt toegepast wanneer contant geld wordt ontvangen. Een ontvangstbewijs wordt in één exemplaar afgegeven door een rekenplichtige en ondertekend door Ch. een accountant of een daartoe bevoegde functionaris. Bij ontstentenis van verantwoordelijke functionarissen kan het hoofd van de rechtspersoon of de individuele ondernemer zelf de primaire kasdocumenten bekrachtigen. Het ontvangstbewijs voor de kredietopdracht moet worden ondertekend door bevoegde personen (accountant en kassier) en worden gewaarmerkt door een stempel (zegel). Bovendien wordt het geregistreerd in het desbetreffende tijdschrift. Het ontvangstbewijs wordt gegeven aan de persoon die het geld heeft gestort. De kassabon zelf blijft aan de kassa. Uitgavenpapier wordt ingevuld bij de uitgifte van contant geld. Het moet gezegd dat kasdocumenten worden samengesteld als de onderneming zowel traditionele methoden van informatieverwerking als BT-tools gebruikt. Een uitgaande bestelling wordt, net als een inkomende, in 1 exemplaar uitgegeven. Het moet ook worden goedgekeurd door bevoegde personen en worden geregistreerd in het juiste tijdschrift.

Vullen

Hoe de bovengenoemde contante documenten uitgeven? Het vullen gaat als volgt:

1. De regel "Basis" verwijst naar een zakelijke transactie.
2. In de kolom "Inclusief" wordt het btw-bedrag ingevuld. Het is in cijfers geschreven. Worden diensten, goederen of werk niet belast, dan geeft de regel "zonder btw" aan.
3. In de "Appendix"-regel moeten begeleidende en andere documenten worden vermeld, met vermelding van de data van hun compilatie en nummers.
4. In de kolom "Krediet, onderverdelingscode" wordt de bijbehorende aanduiding vermeld van de structurele afdeling waaraan de gelden worden ontvangen.

Registreren

Kasdocumenten moeten in een speciaal journaal worden bijgehouden. Het registreert zowel inkomende/uitgaande bestellingen als papieren die ze vervangen. Deze laatste omvatten bijvoorbeeld loonlijsten, aanvragen voor de uitgifte van fondsen, facturen en andere. Tegelijkertijd moet worden opgemerkt dat de onkostenorders, die op de loonlijst worden geplaatst voor lonen en andere daarmee gelijkgestelde bedragen, moeten worden geregistreerd na de uitgifte van betalingen.

Kasboek

Het wordt gebruikt om de uitgifte en ontvangst van contant geld te verantwoorden. Het boek is genummerd, geregen en gecertificeerd met een zegel, dat op de laatste pagina is geplaatst. Hier wordt ook een aantekening gemaakt van het aantal vellen. De laatste pagina moet ondertekend zijn. boekhouder en zaakvoerder. Elk blad van het boek is verdeeld in 2 gelijke delen. Een (met een horizontale liniaal) moet worden ingevuld als het eerste exemplaar, het andere als het tweede exemplaar. De laatste is vanaf de voor- en achterkant uitgegeven met carbonpapier. Beide instanties zijn genummerd met hetzelfde nummer. De eerste blijven in het boek, terwijl de laatste afneembaar zijn. Deze laatste fungeren als rapporterende kasdocumenten. Tot het einde van alle bewerkingen voor de huidige dag, komen ze niet uit. De vermeldingen beginnen op de voorkant van het eerste exemplaar na de kolom 'Saldo aan het begin van de dag'. Voor het vullen moet het vel langs de scheurlijn worden gevouwen. Het afgesneden deel wordt geplaatst onder het deel dat in het boek blijft. Om informatie in te voeren na de "Overdracht", wordt de afscheurzijde over de voorzijde van de tweede kopie gelegd. Invoer gaat verder langs de horizontale lijn op de achterkant van het onafscheidelijke deel.

Extra documenten

Contante transacties kunnen met verschillende papieren worden geregistreerd. Een daarvan is bijvoorbeeld een voorrapportage. Het wordt gebruikt om rekening te houden met fondsen die worden uitgegeven aan verantwoordelijke personen voor administratieve en zakelijke uitgaven. Hoe worden dergelijke documenten opgesteld? Contante transacties van dit type worden rechtstreeks door de rapporterende entiteit administratief verwerkt, enOok accountant. Voorverslagen worden op papier of computermedia opgemaakt. Registratie van contante documenten wordt strikt volgens de regels uitgevoerd. Elk formulier wordt in één exemplaar ingevuld. Op de achterkant geeft de verantwoordelijke persoon een lijst met papieren aan die de gemaakte kosten bevestigen. Dit zijn bijvoorbeeld een reiscertificaat, cognossementen, cheques, kwitanties, enz. Hier geeft het onderwerp het bedrag van de onkosten aan. De papieren die bij het rapport worden gevoegd, moeten worden genummerd in de volgorde waarin ze zijn vermeld. Het controleren van kasdocumenten wordt uitgevoerd door medewerkers van de boekhoudafdeling. Met name medewerkers voeren een controle uit op de gerichte besteding van gelden, de volledigheid van de aangeleverde bewijsstukken, de juistheid van de invulling en de berekening van bedragen. De keerzijde geeft de kosten weer die voor boekhouding worden geaccepteerd, de rekeningen waarvan ze worden afgeschreven.

Belangrijke nuances

Details die verwijzen naar vreemde valuta (pagina 1a op de voorkant en kolommen 6 en 8 op de achterkant) moeten alleen worden ingevuld als de verantwoordelijke persoon geld ontvangt dat niet in roebels is. Het voorrapport na verificatie moet worden goedgekeurd door het hoofd van de onderneming of een door hem gemachtigde persoon. Pas daarna wordt er rekening mee gehouden. Als het voorschot niet volledig is gebruikt, geeft de verantwoordelijke het saldo terug aan de kassier. Tegelijkertijd wordt de ontvangstorder gevuld. Fondsen worden afgeschreven in overeenstemming met de informatie van het goedgekeurde rapport.

Payrolls

Betaling van contante documenten wordt uitgevoerd bij het berekenen en betalen van salarissen aan werknemers van de onderneming. De boekhouding maakt de bijhorende opgave op in 1 exemplaar. De opbouw van de lonen gebeurt volgens de informatie die aanwezig is in de primaire documentatie voor de boekhouding van de werkelijk gewerkte tijd, output, enz. De regels "Opgebouwd" geven de bedragen aan in overeenstemming met de soorten betalingen uit de loonlijst. Andere inkomsten (materiële en sociale voordelen) die aan de werknemer worden verstrekt, terugbetaald ten laste van de winst van de onderneming en onder voorbehoud van opname in de belastbare basis, worden hier ook aangebracht. Tegelijkertijd worden inhoudingen op het salaris berekend en wordt het aan de werknemer af te dragen bedrag vastgesteld. Op het voorblad van het overzicht staat het totaal te betalen bedrag aan werknemers. Het hoofd van de onderneming moet de toestemming ondertekenen om loon uit te geven. Bij afwezigheid wordt dit document afgegeven door een bevoegde medewerker. Aan het einde van het overzicht worden de bedragen van de gestorte en uitgegeven salarissen ingevuld. Na de vastgestelde termijn voor de betaling van gelden aan werknemers, worden de namen van werknemers die geen geld hebben ontvangen in kolom 23 gemarkeerd met "Gedeponeerd". Voor het afgegeven bedrag wordt een onkostennota opgemaakt. Het nummer en de datum van voltooiing moeten op de loonlijst op het laatste blad worden vermeld.

Help-rapport

Dit document bevat de standen van KKM-meters en omzet per ploeg (werkdag). Help-rapport wordt dagelijks in 1 exemplaar ingevuld. De kassier-operator moet het ondertekenen en overhandigen aan de hoofdfunctionaris(Het hoofd van het bedrijf). Tegelijkertijd wordt de ontvangstorder gevuld. In kleine bedrijven wordt geld rechtstreeks aan verzamelaars overhandigd. Bij het overmaken van contant geld worden de betreffende contante documenten van de bank ingevuld. De omzet per ploeg (werkdag) wordt vastgesteld in overeenstemming met de indicatoren van de opteltellers aan het begin en einde van de dag. Tegelijkertijd worden de bedragen die op ongebruikte cheques aan klanten worden teruggegeven, in mindering gebracht. De vastgestelde omzet wordt bevestigd door de afdelingshoofden. Bij het plaatsen van fondsen in het rapport ondertekent de senior kassier, evenals het hoofd van de onderneming. Het referentierapport dient als basis voor het samenstellen van een geconsolideerde "Informatie over de aflezingen van KKM-meters en de omzet van het bedrijf".

Journal of teller

Dit document is vereist om de kosten en ontvangst van contant geld voor elke KKM van de onderneming te verantwoorden. Het journaal fungeert tevens als controle- en registratierapport van meterstanden. Dit document is geregen, genummerd en verzegeld met de handtekeningen van Ch. accountant, bedrijfsleider en belastinginspecteur. Het tijdschrift is ook gecertificeerd door het zegel van de onderneming. Alle boekingen worden dagelijks door de teller gedaan. De procedure voor het uitgeven van contante documenten staat geen uitwissingen en blots in het journaal toe. Alle aangebrachte correcties moeten worden goedgekeurd en gewaarmerkt door de handtekeningen van bevoegde personen. Als de meetwaarden overeenkomen, worden ze aan het begin van het werk geregistreerd voor de huidige ploeg. Deze gegevens moeten worden gewaarmerkt door de handtekeningen van de dienstdoende beheerder en de kassier. Regel 15 geeft de bedragen aan die zijn ingevuld opdoor klanten geretourneerde cheques. Informatie hiervoor is ontleend aan de betreffende wet. Dezelfde kolom geeft het aantal nulcheques aan dat tijdens de dienst is afgedrukt. Aan het einde van de werkdag maakt de operator een eindrapportage voor de ploeg en overhandigt hij de ontvangen inkomsten mee. Hierdoor ontstaat een inkomende bestelling. Nadat de meterstanden zijn opgenomen, wordt het werkelijke aantal bonnen gecontroleerd, de bijbehorende boeking in het journaal. Het wordt bevestigd door de handtekeningen van het hoofd (taakbeheerder), senior kassier en kassier. Bij discrepanties tussen de op de controletape aangegeven bedragen en de hoogte van de omzet wordt de reden van het verschil achterhaald. Gevonden overschotten of tekorten worden geregistreerd in de overeenkomstige regels van het journaal.

Gegevens over KKM-meterstanden en omzet

Ze worden gebruikt om een samenvattend rapport voor de huidige ploeg te genereren. Deze gegevens fungeren als bijlage bij de dagelijks opgestelde verklaring van de loketbediende. Gegevens over aanduidingen en opbrengsten worden in één exemplaar gevormd. Samen met uitgaven- en ontvangstopdrachten, certificaten-rapporten van stemopnemers, worden ze overgedragen aan de boekhoudafdeling van de onderneming tot de volgende ploeg. Het voorbeeld van contante documenten, in overeenstemming met de meterstanden, aan het begin en einde van de werkdag voor elke kassa omvat de berekening van de omzet. Tegelijkertijd wordt onder meer de verdeling per afdeling aangegeven. Dit laatste moet worden bevestigd door de handtekeningen van de beheerders. Aan het einde van de ingevulde tabel worden de resultaten weergegeven volgens de aflezingen van de tellers van alle kassa's, ende inkomsten van het bedrijf worden ook samengevat met de verdeling van de fondsen per afdelingen. In overeenstemming met de wetten wordt het totale geldbedrag aangegeven dat aan klanten is uitgegeven op de cheques die ze hebben geretourneerd. Dit bedrag vermindert de totale omzet van het bedrijf. De informatie moet worden ondertekend door de senior kassier en het hoofd van de onderneming.

Aanbevelingen voor het vullen

Bij het opstellen van kasdocumenten moet u zich houden aan de procedure die is vastgelegd in wetgevende en andere regelgevende handelingen. Daarnaast zijn er een aantal vrij eenvoudige regels, waarvan de naleving onnauwkeurigheden bij het invullen van papierwerk zal voorkomen:

1. Bedrag in woorden moet altijd met een hoofdletter worden geschreven. In dit geval mogen centen in cijfers worden geschreven. Bijvoorbeeld: achttienduizend roebel 10 kopeken.
2. Papierwerk kan met de hand of met technische middelen (bijvoorbeeld een computer) worden ingevuld.
3. Reglementaire handelingen maken het mogelijk om informatie in contante documenten aan te passen. Wel moet aan een aantal eisen worden voldaan. Een foutieve invoer moet zorgvuldig worden doorgestreept met één regel. De juiste informatie staat ernaast of (indien mogelijk) erboven aangegeven. Hier moet je ook een naschrift maken: "Geloof gecorrigeerd", "Doorgestreept is ongeldig" of "True". Naast dit item moet worden ondertekend ch. accountant en hoofd van de organisatie (of individuele ondernemer).
4. Als er vlekken, uitwissingen, uitstrijkjes met een "streep" en andere soortgelijke correctiemethoden zijn, wordt het document als ongeldig beschouwd.

Aanvullende regels

Bewaring van contante documenten, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, wordt gedurende 5 jaar uitgevoerd. De berekening van deze termijn begint op 1 januari van het jaar volgend op de periode van voltooiing van de kantoorwerkzaamheden. Deze regel wordt als algemeen beschouwd. Voor loonaangiften is een speciale procedure vastgesteld. Als werknemers geen persoonlijke rekeningen hebben, worden deze papieren 75 jaar bij de onderneming bewaard. Aan het einde van deze periode kan alle documentatie worden overgebracht naar het archief of vernietigd als er geen rechtszaken, meningsverschillen of geschillen over zijn. Bij het werken met papieren moeten de volgende regels worden gevolgd:

1. Het vormen van documenten tot nietjes moet voor elke dag uiterlijk op de volgende werkdag of de eerste vrije dag worden uitgevoerd.
2. Voordat de papieren naar het archief worden overgebracht, moet hun inventaris worden gemaakt.
3. Controle van de vorming van zaken wordt uitgevoerd door een kassier of door de directe manager van de onderneming.
4. Tijdens het maken van een nietje, worden de papieren verzameld in oplopende volgorde van rekeningnummers (eerst per debet, dan per credit).

De verantwoordelijkheid voor de veiligheid van contante documenten ligt bij het hoofd van de onderneming. Bij niet-naleving van bovenstaande regels kan aan de overtreder een bestuurlijke boete in de vorm van een geldboete worden opgelegd. Het bedrag van de boete wordt vastgesteld in overeenstemming met de wet.

Conclusie

Bewarencontante documentatie wordt als een redelijk verantwoordelijke taak beschouwd. Het invullen van papierwerk moet met alle verantwoordelijkheid worden benaderd. Kasdocumenten worden gebruikt bij het samenvatten van verschillende gegevens, rapportage, boekhouding. In dit opzicht kunnen fouten die in de beginfase van het vaststellen van transacties worden gemaakt, leiden tot ernstige verstoringen in de definitieve documenten. Een medewerker die is aangesteld in de functie die verantwoordelijk is voor het verwerken van contante documenten, moet beschikken over relevante kennis en ervaring. Er moet aan worden herinnerd dat alle papieren die de operator invult, worden beoordeeld door hoge ambtenaren en goedgekeurd door het hoofd van het bedrijf. Bijzondere aandacht moet worden besteed aan de registratie van documenten. Aanmeldingen in tijdschriften en boeken moeten volgens de regels op tijd worden gedaan. Aangezien contante documenten worden gebruikt bij het opstellen van rapporten, worden alle correcties daarin strikt in een bepaalde volgorde uitgevoerd. Als de vastgestelde regels niet worden gevolgd, verliezen de papieren hun geldigheid en kan de informatie erin niet door het bedrijf worden gebruikt voor verder managementwerk.