Wat is primaire documentatie in de boekhouding? Definitie, typen, kenmerken en vereisten voor vulling

Inhoudsopgave:

Wat is primaire documentatie in de boekhouding? Definitie, typen, kenmerken en vereisten voor vulling
Wat is primaire documentatie in de boekhouding? Definitie, typen, kenmerken en vereisten voor vulling

Video: Wat is primaire documentatie in de boekhouding? Definitie, typen, kenmerken en vereisten voor vulling

Video: Wat is primaire documentatie in de boekhouding? Definitie, typen, kenmerken en vereisten voor vulling
Video: cathodic protection for pipeline 2024, Maart
Anonim

Boekhouding van alle zakelijke deals met primaire rapportage. De lijst met primaire documentatie in de boekhouding bevat verschillende verplichte papieren. Elk van hen is gerelateerd aan de stadia van het bedrijfsproces. Als de medewerkers van de organisatie geen primaire documentatie in "1C: Boekhouding" bijhouden, zal het bedrijf worden geconfronteerd met tastbare sancties.

Wat is dit?

Boekhouding voor primaire documentatie in de boekhouding is een topprioriteit. Alle activiteiten die in deze richting worden uitgevoerd, worden gereguleerd door de federale wet "On Accounting". Dus in de eerste alinea van het negende hoofdstuk wordt gezegd dat elk document dat correct is uitgevoerd en gecertificeerd door het management en dat verschillende episodes van de bedrijfsactiviteiten van het bedrijf weerspiegelt, primaire documentatie kan worden genoemd. Deze afleveringen heten trouwens:

  • geld ontvangen voor geleverde goederen of dienstenonderneming;
  • overboeking van ontvangen goederen en materialen.

Dus naast de verplichte lijst met primaire documentatie in de boekhouding, is er nog een extra. Het wordt meestal opgesteld op verzoek van de bedrijfsleiding. En ze voeren er formulieren in met informatie over onderlinge compensaties die geen financiële basis hebben.

verwerking van primaire documentatie in de boekhouding
verwerking van primaire documentatie in de boekhouding

Kenmerken van het werken met primaire documentatie in de boekhouding

Het eerste waar u op moet letten, is dat alle "primaire" formulieren moeten worden geassocieerd met het overmaken van geld. Daarom moet u in deze lijst geen volmacht opnemen om documenten te ontvangen.

De opslag van dit type papier vindt plaats gedurende ten minste vijf jaar vanaf de datum van ondertekening. Tijdens belastingcontroles heeft de inspecteur primaire documentatie nodig voor een periode van één tot drie jaar. Zo kunnen papieren met een langere bewaartermijn naar het archief worden gestuurd voor opslag. Na vijf jaar kunnen ze volledig worden weggegooid. De vernietiging van de "primaire" wordt uitgevoerd in overeenstemming met het interne charter van het bedrijf en de wetgeving van het land. Deze procedure is vrij ingewikkeld en tijdrovend. Daarom behouden veel ondernemingen de "primaire" zolang er plaats is op de boekhoudafdeling. De bewaartermijn van papieren in het archief in Rusland is op geen enkele manier beperkt.

het bijhouden van primaire boekhouddocumenten
het bijhouden van primaire boekhouddocumenten

Lijst

Om te begrijpen wat primaire documentatie in de boekhouding is, moet u weten welke soorten documenten het omvat. Er moet aan worden herinnerd dat toespraakgaat over papieren die verband houden met het verkeer van fondsen. Hier is een lijst van wat is opgenomen in de primaire documentatie in de boekhouding:

  1. Contract.
  2. Factuur voor betaling.
  3. Cash en kassabonnen.
  4. Strikte rapportageformulieren.
  5. Handelingen.
  6. Facturen.

Meer informatie over elk van deze primaire documenten vindt u in de volgende paragrafen.

werken met primaire documentatie in de boekhouding
werken met primaire documentatie in de boekhouding

Overeenkomst

Dit item veroorzaakt veel controverse onder medewerkers van de boekhoudafdeling. Feit is dat de primaire documentatie in de boekhouding sowieso bewaard moet worden, maar contracten komen soms terecht bij advocaten of zelfs bij de personeelsafdeling. Maar er is ook een andere kant van de medaille. Het is immers het contract dat de basis vormt voor de transactie met betrekking tot de beweging van kasstromen.

Factuur

Dit formulier verwijst naar de primaire documentatie op de boekhoudafdeling. Wat een account is, weet elke deelnemer aan het bedrijfsproces. In feite is dit document de basis voor de overdracht van fondsen voor de ontvangen goederen of diensten. Als een van de partijen de rekening accepteert, betekent dit dat zij stilzwijgend akkoord gaat met de transactie. Het kan ook informatie bevatten over een eerdere overeenkomst. De factuur bevat niet alleen deze gegevens, maar ook de procedure voor het terugbetalen van geld in het geval van deze behoefte.

Vrachtbrief

Dit document is een van de helderste vertegenwoordigers van primaire documentatie in de boekhouding. Het punt is dat inhet geeft een volledige lijst aan van goederen die naar de koper zijn verzonden. In dit geval hebben we het over zowel afgewerkte producten als grondstoffen. Een vrachtbrief wordt opgemaakt in een onbeperkt aantal exemplaren. Dit moment heeft geen duidelijke regeling en is eigenlijk alleen gebaseerd op hoeveel partijen dit soort documenten nodig hebben. Dat wil zeggen, hoeveel deelnemers aan de transactie, er moeten zoveel exemplaren worden verstrekt. Het is de moeite waard eraan te denken dat alleen de formulieren waarop de handtekening van de verantwoordelijke persoon is ondertekend geldig zijn. Zegel of stempel is in deze situatie niet vereist.

Akte van acceptatie-overdracht

Gewone medewerkers van deze afdeling houden zich bezig met de verwerking van primaire documentatie op de boekhoudafdeling. Meestal ontvangen ze certificaten van uitgevoerde werkzaamheden (diensten) als ondersteunend document. Dit document wordt, zoals de naam al aangeeft, opgesteld na het verlenen van diensten of het verrichten van werkzaamheden. De akte van aanvaarding en overdracht, bilateraal ondertekend, wordt als geldig beschouwd. Soms weigert een van de tegenpartijen het document goed te keuren. In deze situatie kan het formulier slechts door één partij worden gewaarmerkt, maar op voorwaarde dat er waarnemers aanwezig zijn bij de ondertekening. Naast de basisinformatie kan de handeling van aanvaarding en overdracht gegevens van verhelderende of verhelderende aard bevatten. In de regel worden ze ingevoerd in een speciaal gevormde tafel. Wat betreft stempelgoedkeuring is dat altijd welkom, maar als er geen afdruk is, maakt dit het papier niet ongeldig. Het is vermeldenswaard dat bij het bijhouden van primaire documentatie in de boekhouding, een handeling die de beweging van vaste activa weerspiegeltondernemingen moeten ook worden opgenomen in de lijst met primaire documenten.

wat is primaire documentatie?
wat is primaire documentatie?

Payroll

Dit type primaire documentatie weerspiegelt het geldverkeer tussen de onderneming en haar werknemers. Naast het basisbedrag van het loon, bevat het alle bonussen en vergoedingen. In deze situatie treedt de hoofdaccountant samen met het bedrijfshoofd op als getuige van de verklaring. Om het document geldig te laten zijn en in werking te laten treden, moet het worden afgestempeld. Als dit niet gebeurt, kan het formulier als ongeldig worden beschouwd. Het is vermeldenswaard dat dit zegel optioneel is in de twee bovenstaande documenten.

Cashdocumenten

Deze lijst bevat de volgende formulieren:

  • ontvangstbestelling,
  • uitbetalingsnota,
  • kasboek.

Deze primaire documentatie bevat de meest volledige informatie over het overmaken van fondsen. Cash warrants zijn onderverdeeld in verschillende soorten. Dus, meestal worden bij het boekhouden KO-1, KO-2 en KO-4 gebruikt. Ze weerspiegelen alle feiten van het economische leven van de organisatie. Tijdens een belastingcontrole zijn inspecteurs dus het meest kieskeurig. Naast deze typen zijn er vormen KO-3 en KO-5. De derde is een register van contante bestellingen en de vijfde houdt rekening met de beweging van contant geld in de onderneming. In de regel besteden inspecteurs veel minder aandacht aan dit soort primaire documentatie. Wat betreft hun opslag en registratie, deze processenuitgevoerd in overeenstemming met de algemene procedure.

boekhouding van primaire documenten in de boekhouding
boekhouding van primaire documenten in de boekhouding

Scheiding afhankelijk van het stadium van de transactie

Elke transactie is verdeeld in drie fasen. En elk van hen heeft specifieke documentatie.

Ten eerste zijn de partijen het altijd eens over de voorwaarden van de transactie. Op dat moment sluiten ze een overeenkomst en maken ze facturen voor betaling. Daarna levert één van de partijen op afroep een bijdrage. En ter ondersteuning hiervan is de betaler verplicht om bewijsstukken te overleggen. Als het geld van de lopende rekening is overgemaakt, moet een uittreksel worden overlegd. Als de betaling contant wordt gedaan, wordt de bevestiging uitgevoerd door kascheques, strikte rapportageformulieren of kwitanties te verstrekken. De laatste fase van elke transactie is de levering van betaalde goederen of diensten. Dit moment moet worden bevestigd door een verrichte handeling (diensten) of een vrachtbrief, als we het over verschillende soorten producten hebben.

1c boekhoudkundige primaire documentatie
1c boekhoudkundige primaire documentatie

Vul vereisten in

Voor een goede workflow is het niet voldoende om alleen te weten wat de primaire documentatie in de boekhouding is. Het is belangrijk om rekening te houden met de basisvereisten voor het invullen. Allereerst moet elk formulier zijn eigen naam hebben. Ook is de samensteller van het document verplicht om de datum van totstandkoming van deze rapporten en de naam van de onderneming aan te geven. Een onderneming verwijst naar een leverancier, aannemer of koper. Bankgegevens,de initialen van de ambtenaren en de naam van de operatie worden ook weergegeven in aparte kolommen van de primaire documentatie op de boekhoudafdeling. Iedereen weet wat de naam van de operatie is, onthoud alleen dat deze waarde in kwantitatieve vorm moet worden uitgedrukt. Het laatste moment in de voorbereiding van dit type papier is de handtekening en het zegel van de verantwoordelijke personen.

primaire documentatie in boekhoudlijst
primaire documentatie in boekhoudlijst

Bewerken

Bij het verwerken van een groot aantal documenten maken medewerkers vaak fouten. Ze moeten worden gecorrigeerd in overeenstemming met de door de wet vastgestelde regels. Er zijn twee soorten bewerkingen:

  1. Voor strikte aansprakelijkheid. Als er een kleine correctie in het formulier moet worden aangebracht, dan is de verantwoordelijke verplicht de foute lijn door te strepen met een dunne lijn en daarboven de juiste invoer aan te geven. Om de juistheid van de op papier aangebrachte wijzigingen te bevestigen, is het noodzakelijk om "Gecorrigeerd geloof" te schrijven en het formulier te certificeren met de handtekening en het zegel van een ambtenaar. Indien het document niet puntsgewijs gecorrigeerd kan worden, is de verantwoordelijke verplicht het foutief opgestelde formulier van hoek tot hoek door te strepen met een dunne rode lijn. Het moet ook worden gemarkeerd met "Geannuleerd". Nadat de juiste instantie is gemaakt, mag de foutieve niet worden vernietigd.
  2. Voor niet-strikte documentatie. In dit geval wordt het beschadigde formulier vernietigd en wordt er een papier met de juiste informatie gemaakt.

Het is de moeite waard om te weten dat doorhalen alleen mag worden gedaan met een heel dunne lijn. Als een werknemertekst zodanig doorstreept dat deze onleesbaar wordt, dit is een zeer grove fout.

Aanbevolen: