Lijst van primaire boekhouddocumenten en regels voor de uitvoering ervan

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Veel operaties worden dagelijks uitgevoerd in de onderneming. Accountants verstrekken facturen aan tegenpartijen en sturen ze geld, berekenen salarissen, boetes, berekenen afschrijvingen, stellen rapporten op, enz. Dagelijks worden tientallen documenten van verschillende soorten uitgegeven: administratief, uitvoerend, primair. De laatste groep is van groot belang voor de activiteiten van de onderneming.

Wat zijn "primaire documenten"?

Elke gebeurtenis van het economische leven van de organisatie moet op papier worden bevestigd. Het wordt gevormd op het moment van de operatie of onmiddellijk na de voltooiing ervan. Het opstellen van boekingen, rapportage wordt uitgevoerd op basis van de informatie gespecificeerd in de primaire boekhoudkundige documenten van de boekhouding. Hun lijst is groot. In het artikel zullen we de belangrijkste, meest gebruiktedocumenten.

Waarom hebben we een basisschool nodig?

Primaire documentatie is een integraal onderdeel van de boekhouding. Zoals hierboven vermeld, wordt het gevormd op het moment van de transactie of onmiddellijk na het einde van de transactie en is het een bewijs van de realiteit van een of ander feit van de economische levensduur van de onderneming.

De lijst met primaire boekhouddocumenten voor één transactie kan het volgende bevatten:

1. Contract.
2. Account.
3. Kassabon of ander betalingsdocument.
4. Vrachtbrief.
5. Akte van voltooiing.

Vereiste details

Momenteel zijn er uniforme vormen van primaire boekhouddocumenten. Ze worden gebruikt om informatie over verschillende bewerkingen weer te geven, respectievelijk de lijst met kolommen daarin is anders. Ondertussen bevatten alle primaire documenten uniforme verplichte gegevens. Onder hen:

1. Bedrijfsnaam.
2. Documentnaam (bijvoorbeeld "Cash voucher").
3. Datum van oprichting.
4. Inhoud van de bewerking waarop het document is opgesteld. Bij het invullen van een factuur kan de corresponderende kolom bijvoorbeeld "Overbrengen van materialen voor verwerking" aangeven.
5. Geld en natuurlijke indicatoren. De eerste worden gebruikt om de kosten weer te geven, de tweede - hoeveelheden, gewichten, enz.
6. Functies van verantwoordelijke medewerkers ("hoofdaccountant", "winkelier", enz.).
7. Handtekeningen van personen die betrokken zijn bij de transactie.

Belangrijk moment

Het primaire document met alle vereiste details heeft rechtskracht.

Houd er rekening mee dat correct uitgevoerde documenten in gerechtelijke procedures kunnen worden gebruikt als bewijs van de geldigheid (of ongeldigheid) van claims. Veel documenten worden door aannemers opgesteld. Het is noodzakelijk om de juistheid van de registratie zorgvuldig te controleren en in geen geval handtekeningen te zetten voor leveranciers (aannemers, enz.) als ze dit niet hebben gedaan.

Primaire documentatie moet zorgvuldig worden bewaard.

Heb ik een primaire verzegeling nodig?

In de praktijk beweren veel tegenpartijen over de afwezigheid ervan op het TTN-formulier en enkele andere documenten. Bedenk dat sinds 2015 de meeste organisaties zijn vrijgesteld van de zegelplicht. Dergelijke ondernemingen kunnen het naar eigen inzicht gebruiken. Als dit het geval is, moet informatie over de aanwezigheid ervan in de grondslag voor financiële verslaggeving worden geschreven.

In het geval dat de tegenpartij erop staat het zegel te gebruiken bij het registreren van de primary, en het bedrijf het recht heeft om dit niet op juridische gronden te plaatsen, moet de tegenpartij een schriftelijke melding krijgen met links naar de regelgeving die hierop van toepassing is probleem.

Overeenkomst

Als de tegenpartij een langdurige partner is, dan is het goed mogelijk om voor meerdere transacties een overeenkomst te sluiten. In dit geval is het belangrijk om de deadlines voor het nakomen van verplichtingen, de volgorde en procedure voor het berekenen en andere nuances duidelijk te definiëren. Het contract kan worden opgesteld voor de verkoop van goederen, het verlenen van dienstenof productiewerk. Het is vermeldenswaard dat het burgerlijk recht ook het mondeling sluiten van een overeenkomst toestaat. Bij zakelijke activiteiten worden echter in de regel schriftelijke contractvormen gebruikt.

Factuur

In dit document geeft de leverancier aan welk bedrag aan de tegenpartij moet worden overgemaakt voor goederen, diensten of werken. Bij het uitvoeren van een betaling wordt standaard aangenomen dat het onderwerp instemt met de transactie.

De factuur moet aanwezig zijn:

1. Documentnaam.
2. Naam van diensten (goederen, werken) waarvoor wordt betaald.
3. Kosten.
4. Totaal bedrag.
5. Details voor betaling.

Momenteel zit de volledige lijst met boekhouddocumenten in het 1C-programma, dus ze worden automatisch verwerkt.

Houd er rekening mee dat de factuur van weinig waarde is voor regelgevende instanties. Daarin stelt de verkoper de vaste prijs vast. Vanuit de functie van accountant is een factuur het belangrijkste primaire document op basis waarvan boekingen worden gevormd.

Factuur fungeert als een soort factuur. Dit document bevat een speciale regel voor het specificeren van btw-bedragen.

Betalingsdocumentatie

U kunt het feit van betaling bevestigen door middel van een kassabon of een ander soortgelijk document. Betaling bevestigt het feit van betaling voor de levering van producten, diensten, werkzaamheden. Het specifieke type document wordt geselecteerd afhankelijk van de methodebetaling: contant of bankoverschrijving.

Een van de meest populaire schikkingsdocumenten is een betalingsopdracht. Het is een opdracht van de rekeninghouder voor de bank om geld over te maken naar de opgegeven rekening. Het document kan worden gebruikt bij het betalen van diensten, goederen, voor het betalen van een voorschot, het terugbetalen van een lening, enz.

Bij inhoudingen op het budget wordt veld 22 "Code" ingevuld. In de betalingsopdracht geeft deze kolom de UIN (unieke identificatie) aan. Dankzij hem erkent de fiscale autoriteit de betaler.

Veld "Code" in de betalingsopdracht kan op verschillende manieren worden ingevuld. Het hangt af van hoe de entiteit haar verplichting aan de begroting precies nakomt: vrijwillig of op verzoek van de regelgevende instantie.

Vrachtbrief

Het TTN-formulier wordt opgemaakt door de afzender. Het cognossement is de basis voor de overdracht van de goederen aan de ontvanger. Het document wordt opgemaakt in 4 exemplaren. Volgens de TTN houdt de verkoper rekening met de verkoop en ontvangt de koper de levering van de goederen.

Houd er rekening mee dat de TTN wordt opgesteld bij het transport van goederen door eigen troepen. Als het transport wordt uitgevoerd door een extern bedrijf, wordt een 1-T-formulier afgegeven.

Nog een belangrijk punt: de informatie in de TTN moet overeenkomen met de informatie op de factuur.

Akte van voltooid werk

Dit document wordt opgesteld tussen de klant en de leverancier. De wet is een bevestiging van het verrichten van werkzaamheden, het leveren van diensten tegen een overeengekomen prijs binnen de in de overeenkomst vastgestelde termijnen. Simpel gezegd, ditrapport van de aannemer aan de klant.

Momenteel is er geen uniforme vorm van de wet goedgekeurd. Het bedrijf heeft het recht om zelf een formulier te ontwikkelen en dit vast te leggen in het boekhoudbeleid.

De belangrijkste details van de act zijn:

1. Nummer en datum van inschrijving in de boekhouding.
2. Datum van compilatie.
3. Details van het contract op grond waarvan de handeling tot stand komt.
4. Termijn, volume, werkkosten.
5. Details van de rekening waarvoor betaald moet worden.
6. Naam van klant en aannemer.
7. Handtekeningen van de partijen bij de transactie.

De akte wordt altijd in twee exemplaren opgemaakt.

Formulier M-15

Deze afkorting wordt gebruikt om te verwijzen naar een factuur voor de uitgifte van uitgaande goederen. Opgemerkt moet worden dat dit document niet verplicht is, maar vaak wordt gebruikt door ondernemingen.

Factuur voor het vrijgeven van materialen aan de zijkant wordt uitgegeven als het nodig is om waardevolle spullen van het hoofdkantoor (hoofd)kantoor naar afgelegen afdelingen of andere bedrijven te brengen (als er een speciale overeenkomst is).

Formulierregels M-15

In het eerste deel van het papier is een nummer aangebracht, in overeenstemming met de documentenstroom van de onderneming. Hier moet u ook de volledige naam van het bedrijf en OKPO vermelden.

De eerste tabel geeft de datum van het document weer, de transactiecode (indien het overeenkomstige systeem wordt gebruikt), de naam van de structurele eenheid, het werkterrein van de onderneming die de factuur uitgeeft.

Ookinformatie over de ontvanger en de persoon die verantwoordelijk is voor de levering wordt vermeld. Hieronder vindt u een link naar het document op basis waarvan de factuur wordt opgemaakt. Het kan een contract, een bestelling, enz. zijn.

In de hoofdtabel geven kolommen 1 en 2 de boekhoudsubrekening en de analytische boekhoudcode aan voor alle af te schrijven materialen.

Vervolgens worden de volgende gegevens ingevoerd in kolommen 3-15:

• naam van materialen met individuele kenmerken, merk, maat, kwaliteit;
• voorraadnummer (als het er niet is, is de cel niet ingevuld);
• eenheidscode;
• naam van meeteenheid;
• hoeveelheid overgedragen goederen;
• informatie over de daadwerkelijke objecten die uit het magazijn zijn vrijgegeven (in te vullen door de winkelier);
• totale materiaalkosten;
• prijs zonder btw;
• BTW toegewezen bedrag;
• totale kosten inclusief btw;
• materiaal inventarisnummer;
• paspoortnummer (indien beschikbaar);
• recordnummer volgens rekeningkaart.

De factuur is ondertekend door de accountant, de medewerker die verantwoordelijk is voor het vrijgeven van waardevolle spullen uit het magazijn en de ontvanger.

Geavanceerde rapporten in "1C"

Het opstellen van rapportagedocumenten is een van de meest voorkomende handelingen van een accountant. Veel afwikkelingen die in contanten worden uitgevoerd, worden gedaan door middel van voorschotten. Deze omvatten reiskosten, huishoudelijke aankopen, enz.

Vaak ontvangen werknemers van de onderneming geld van de kassa voor huishoudelijke uitgaven. Na het verkrijgen van de benodigde waardevolle spullen (bijvoorbeeld briefpapier), rapporteren medewerkers en verstrekken ondersteunende documenten aan de boekhoudafdeling.

De accountant moet op zijn beurt alle uitgaven registreren in het boekhoudsysteem. U kunt "Geavanceerde rapporten" openen in "1C" in de sectie "Bank en kassa", subsectie "Kassier". De introductie van een nieuw document wordt uitgevoerd door de knop "Maken".

Bovenaan het formulier staat:

1. Bedrijfsnaam.
2. Magazijn waar nieuw ontvangen kostbaarheden worden gecrediteerd.
3. Werknemer rapporteert over ontvangen gelden tegen het rapport.

Het document bevat 5 bladwijzers. Selecteer in de sectie "Voorschotten" het document waarvoor het geld is uitgegeven:

1. Gelddocument.
2. Onkosten contante bestelling.
3. Afschrijving van rekening.

Als goederen zijn gekocht met het uitgegeven geld, worden ze weergegeven op het tabblad met dezelfde naam. Geef in het gedeelte 'Container' informatie aan over de retourneerbare container (bijvoorbeeld waterflessen). Het tabblad "Betaling" geeft informatie weer over het geld dat aan leveranciers is betaald voor de aankoop van een object of is uitgegeven tegen een aanstaande levering.

In het gedeelte "Overige" worden gegevens over reiskosten vermeld: dagvergoeding, brandstofkosten, tickets, enz.

"Universele" vorm

In de lijst met primaire boekhouddocumenten is er één papier dat in verschillende situaties kan worden gebruikt. Het wordt gebruikt bij de vorming van zowel boekhouding alsbelastingaangifte. Het gaat om de boekhouding. Het formulier is nodig, indien nodig, om de gemaakte fout te corrigeren. Bovendien is het document vereist bij het uitvoeren van bewerkingen die uitleg vereisen, weergave van de berekening, bevestiging van transacties, als er geen andere papieren zijn.

Nuance

Het is de moeite waard om te zeggen dat een onderneming het recht heeft om de voltooiing van transacties te bevestigen waarvoor geen standaard (standaard, uniforme) formulieren nodig zijn, niet met behulp van een certificaat, maar door middel van onafhankelijk ontwikkelde primaire boekhouding documenten. Hun lijst moet echter worden vastgelegd in het financiële beleid van het bedrijf.

Regels voor het opstellen van een certificaat

Er is geen enkel uniform formulier goedgekeurd voor dit document. Dienovereenkomstig kunnen specialisten het in een vrije vorm samenstellen of sjablonen gebruiken die in de onderneming zijn ontwikkeld. Onder de verplichte informatie die het certificaat moet bevatten, moet worden opgemerkt:

1. Informatie over de onderneming.
2. Datum en redenen voor het compileren.
3. Primaire boekhouddocumenten en boekhoudregisters, waaraan een certificaat is gehecht.
4. Handtekening van de verantwoordelijke medewerker.

Je kunt schrijven op een gewoon wit A4-vel of op briefpapier van het bedrijf.

Bij het compileren moet je heel voorzichtig zijn om geen fouten te maken. Hoe gedetailleerder de referentie, hoe minder aanvullende vragen de inspecteurs hebben.

Het document moet natuurlijk alleen betrouwbare informatie bevatten. Als, tijdensspelfouten worden gesignaleerd, het is beter om opnieuw een certificaat op te stellen.

Opslagfuncties

Alles wat betrekking heeft op primaire boekhoudkundige documenten moet minimaal 5 jaar bij de onderneming worden bewaard. De berekening van deze periode begint vanaf de einddatum van de verslagperiode waarin de papieren zijn uitgegeven.

Extra

Primary kan op papier of in elektronische vorm worden uitgegeven. De laatste tijd geven steeds meer ondernemingen de voorkeur aan elektronisch documentbeheer. Dit is begrijpelijk: het kost veel minder tijd om papieren te verwerken en te verzenden.

Elektronische documenten moeten worden gecertificeerd door een digitale handtekening (verbeterd of regulier - in overleg tussen tegenpartijen).

Verantwoordelijkheid

Primaire documentatie is het belangrijkste onderdeel van het zakenleven van een onderneming. Bij afwezigheid zal het bedrijf worden geconfronteerd met ernstige sancties van de regelgevende autoriteiten. Sancties zullen ook worden opgelegd in geval van ontdekking van fouten in de primaire documentatie, onnauwkeurige informatie.

Overtreding van de regelgeving is niet alleen strafbaar door de Belastingdienst, maar ook door de Wetboek van Administratieve Overtredingen. Als er gronden zijn, kunnen de daders ook worden vervolgd.

Conclusie

Een verscheidenheid aan documenten kan worden gebruikt in het werk van een onderneming. Tegelijkertijd kunnen sommige ervan een uniforme vorm hebben en sommige kunnen onafhankelijk door het bedrijf worden ontwikkeld. Desondanks moeten alle vereiste details in de documenten aanwezig zijn.

Sommige bedrijven passen het gebruik van gecombineerde documenten toe. Toespraakwe hebben het over uniforme vormen, aangevuld in overeenstemming met de specifieke kenmerken van de activiteiten van de organisatie.

Het is belangrijk om de geselecteerde soorten primaire documentatie weer te geven in de grondslagen voor financiële verslaggeving van de onderneming. In de loop van de activiteiten van het bedrijf kan de behoefte aan nieuwe documenten ontstaan. Als ze door de onderneming zijn ontwikkeld, moeten ze worden vermeld in de grondslagen voor financiële verslaggeving.

Houd er rekening mee dat de tegenpartij ook zelfstandig bepaalde vormen van effecten kan ontwikkelen. Het is noodzakelijk om in het financiële beleid aan te geven dat het bedrijf dergelijke documenten van tegenpartijen accepteert.

Om veel transacties vast te leggen, mogen organisaties geen uniforme vormen van primaire documentatie gebruiken. Als we het echter hebben over contante transacties, dan worden deze uitsluitend uitgevoerd door goedgekeurde orders en andere betalingsdocumenten.