Inkoopbudget: essentie van compilatie, indicatoren en vorming

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Tijdens het opstellen van de begroting worden verkoop- en productieplannen omgezet in indicatoren van inkomsten en uitgaven van afdelingen. Om ervoor te zorgen dat elk van de afdelingen de beoogde doelen kan bereiken, is het noodzakelijk om materialen aan te schaffen binnen het kostenplan. Hiervoor wordt een inkoopbegroting opgesteld.

Inkooporganisatiemodel 1

De eerste stap is het bepalen van het doel van het creëren van een inkoopafdeling. Op basis van de productspecificaties en het aantal leveranciers vormt het een afdeling van 2-5 personen (maximaal 7 leveranciers per manager). Elk van hen is verantwoordelijk voor de timing van de leveringen, de stand van de voorraden, de betalingen en de uitvoering van contracten. Het werk van de afdeling kan niet alleen worden uitgevoerd in opdracht van het hoofd. De divisie wordt opgericht om het verkoopplan uit te voeren, dat wordt opgesteld voor de maand, het kwartaal en het jaar. Er wordt een bonus voorzien voor zijn vervulling van het plan:

• basisinkomen: 40% voor een manager, 60% voor een leidinggevende;
• bonussen: 50% - voor de manager, 30% - voor het hoofd;
• premie - 10%.

Bonussen voor managers worden opgebouwd op basis van prestatie-indicatoren:

• op tijd geleverd;
• volume van illiquide goederen;
• gemiddelde voorraadomzet.

Voor bonussen kunt u ook kwalitatieve indicatoren gebruiken, bijvoorbeeld de servicecoëfficiënt, dat wil zeggen het aantal goederen in de applicatie, waaraan onmiddellijk kan worden voldaan.

Inkooporganisatiemodel 2

Dit schema verschilt van het vorige doordat het afdelingshoofd op basis van het verkoopplan het inkoopbudget berekent. Dat wil zeggen dat er binnen de unit een apart financieel controlecentrum wordt gecreëerd. Er wordt een efficiëntere selectie van managers uitgevoerd, aangezien er rekening wordt gehouden met logistieke kosten en leveringsvoorwaarden. Alle medewerkers zijn geïnteresseerd in de uitvoering van het inkoopplan en daarmee de ontwikkeling van het bedrijf. Op zijn beurt kan het management de smeergeldregeling tot een minimum beperken.

Het duurt 1,5-2 maanden om het eerste werkmodel te bouwen. De taak van de directeur is het werven van personeel met ervaring. In het tweede geval duurt het 6-18 maanden om een afdeling op te bouwen. Het grootste probleem ligt in het psychologische werk. De directeur moet van werknemers individuele zakenmensen maken. Niet iedereen kan deze rol aan.

Operationele planning

Het operationele budget weerspiegelt de geplande activiteiten voor het jaar voor een segment of een specifieke functie van een onderneming. Het wordt ontwikkeld in alle verantwoordelijkheidscentra en vervolgens geconsolideerd in één geconsolideerd budget. Het opstellen van een document kan worden beschouwd als een boekhoudkundig en beheersproces. Het verschil ligt in het feit dat het verslag de activiteiten van de onderneming in de toekomst weergeeft, en nietfixatie van eerdere gebeurtenissen. Het bestaat uit budgetten voor inkoop, verkoop, administratie, productiekosten. Laten we naar elk van deze elementen kijken.

Verkoop

Het verkoopvolume en de structuur ervan bepalen de aard van de onderneming. Daarom is een van de eerste een verkoopplan. Bij de voorbereiding moet men niet alleen rekening houden met de verkoop van vorige periodes, maar ook de factoren analyseren die hierop van invloed kunnen zijn (seizoensgebondenheid, promoties, enz.).

Het verkoopbudget wordt samengesteld rekening houdend met het niveau van de vraag, de geografie van de verkoop, kopers. Het omvat een doelniveau van de inkomsten dat kan worden weerspiegeld in het contante budget. Maar de berekening van deze indicator veroorzaakt problemen, omdat het bedrijf de acties van klanten niet kan controleren. Het geplande bedrag aan onkosten wordt berekend op basis van de activiteiten van de organisatie. Het is het gemakkelijkst te berekenen. Sales als bedrijfsproces is van groot belang. Voor organisaties die zich bezighouden met de verkoop van producten, is het het verkoopplan dat de fout in de berekeningen bepa alt. Als het verkeerd is geschreven, heeft dit invloed op alle andere activiteitsgebieden.

Productie en voorraden

Het productreleaseplan is gebaseerd op het verkoopvolume. Het houdt ook rekening met productiecapaciteit, voorraadwijzigingen en inkoopbudgetten. De berekening wordt uitgevoerd volgens de volgende formule:

Productoutput=voorraad aan het einde van de periode + verkoopvolume - voorraad aan het begin van de periode.

Het productievolume wordt berekend op basis van de kenmerken van de productie van producten.

De totale productiekosten zijn de kosten die verband houden met de vervaardiging van producten. Tegelijkertijd houdt een aparte regel rekening met de arbeidskosten in twee delen: vast en stukwerk (personeelsbonussen op basis van de uitvoering van het productieplan).

Budget voor commerciële, administratieve kosten

Verkoopkosten zijn alle kosten die verband houden met de verkoop, promotie van goederen. Hun volume hangt af van beslissingen op het gebied van management. De beslissing om het gebied van het pand te veranderen, heeft invloed op de kosten die gepaard gaan met de opslag van goederen. Het bedrag aan variabele kosten wordt gevormd door de commissie, de kosten van verpakking, verwerking, transport. Alle andere vaste kosten zijn administratief.

Inkoopbudget

Inkoopplan per type goederen of per leveranciers laat zien hoeveel producten het bedrijf moet kopen van externe en interne leveranciers. Het inkoopbudget wordt gevormd op basis van het verkoopplan, voorraadniveau, productiewerklast, voorwaarden en procedure voor het terugbetalen van crediteuren.

Inkoop=gepland gebruik + inventaris aan het einde van de periode - inventaris aan het begin van de periode.

Voorraden voor productie

De behoefte aan permanent productiemateriaal wordt bepaald door de kosten van het repareren van apparatuur, het bouwplan en de voorbereiding van nieuwe producten. Vaak maken economen de fout om deze kosten te negeren bij het budgetteren.

Het geplande bedrag aan uitgaven hangt af van het type middelen en hoe ze worden verbruikt. Het budget is gevormdgebaseerd op de normen van het verbruik van hulpbronnen in productie, in economische centra en de behoefte aan vaste activa. Het eerste artikel wordt berekend door het geplande productievolume te vermenigvuldigen met de normen. Deze vereiste wordt aangepast voor voorraadsaldi en voorraadnormen. Zo komt het inkoopbudget in natura tot stand. Om het om te zetten in waardetermen, moet je vermenigvuldigen met de geplande prijs.

Voorbeeld

Staalfabriek is van plan om volgend jaar 3.000 ton producten te produceren. Hiervoor zijn koper en oliezuur nodig. Verbruik per 1 ton: koper - 0,06 kg, zuur - 0,0058 l. Het saldo van koper aan het begin van het jaar is 100 kg en aan het einde - 50 kg. De prijs van grondstoffen is 4.500 roebel. /t. koper en 10.000 roebel. / liter zuur.

Nodig voor het jaar:

• 30000, 006=180 kg koper
• 30000,0058=17,4 liter zuur

Gepland aankoopvolume:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1.035.000 roebel. - voor koper.
• (17, 410.000)=174.000 roebel. - voor zuur.

ADC-aandelen

Procurement budgetplanning in administratieve en economische activiteiten (AHA) wordt anders uitgevoerd. Het goederenassortiment is zeer breed (van kantoorbenodigdheden tot materialen voor kantoorrenovatie) en er zijn geen verbruikscijfers. Er zijn drie manieren om de voorraadvereisten te bepalen:

• Gebruik verzoeken van structurele eenheden. De leveringsdienst verzamelt aanvragen, verwerkt, evalueert saldi, werkt prijzen bij en berekent het budget.
• Installerenvoorraadnormen voor de meest populaire artikelen, zoals kantoorbenodigdheden, wasmiddelen. Het budget wordt berekend op basis van beschikbare voorraden.
• Stel een limiet voor de aankoop van aandelen in voor AHD als een percentage van de kosten van basismaterialen.

Er moet speciale aandacht worden besteed aan het samenstellen van voorraden om overtollige hulpbronnen te identificeren. Bij het vormen van het inkoopbudget dienen dergelijke materialen naar beneden te worden bijgesteld. Vooral als het aanbod niet beperkt is.

Functies voor inkoopbudget

• Een begroting is een planningstool die aangeeft hoe middelen kunnen worden ingezet op basis van kansen. Het is ook een manier om de prestaties te monitoren en te evalueren door geplande en werkelijke indicatoren te vergelijken.
• Het werk van managers kan worden beoordeeld aan de hand van de opzet en mate van uitvoering van het inkoopbudget. Organisaties gebruiken ze om de prestaties van hun managementeenheden te evalueren.
• Het budget van de inkoopafdeling kan een motiverende functie vervullen als het het doel van de activiteit bevat. Zo kreeg de afdeling de opdracht om voor een half miljoen roebel grondstoffen op post-paid basis in te kopen. Als het doel wordt bereikt, ontvangen het hoofd en zijn plaatsvervangers een bonus, waardoor de uitgavenkant van de begroting in de komende periode zal toenemen.
• De werknemer moet begrijpen welke taken voor hem zijn ingesteld. Als de ontwikkelingsdoelen van de organisatie geheim worden gehouden, zullen ze niet worden bereikt. In die zin vormt het budget de communicatieomgeving in het team, maar ook tussenwerknemers en ondergeschikten.

Werken met aanbestedingen

Om het budget voor de aankoop van materialen te vormen, kunnen aanbestedingen worden gehouden - om de beste leveranciers van goederen van een bepaalde categorie te vinden. Volgens de regelgevende documenten wordt een strategie ontwikkeld voor het distribueren van materialen per groep, kwaliteitsindicatoren en worden aannemers geclassificeerd. Er wordt gewerkt aan een aanbestedingslijst met voorstellen van leveranciers. De "winnaar" wordt automatisch bepaald volgens de gespecificeerde evaluatiecriteria. Verder wordt er gewerkt aan het sluiten van een contract en het vormen van een inkoopbegroting.

Aankoopopties:

• Eén batch. Het proces van het opstellen van documenten is vereenvoudigd, maar de organisatie heeft grote magazijnen nodig om voorraden op te slaan. Het risico op verliezen door productbederf neemt toe.
• Kleine batches. Snelle kapitaalomzet en minder opslagruimte.
• Zo nodig. De goederen worden geleverd op facturen (zonder het sluiten van een contract) in kleine partijen op basis van volledige vooruitbetaling.

Inkoopcontrole

Om de uitvoering van het budget te controleren, kunnen aankopen worden berekend door centra voor financiële verantwoordelijkheid. Tegelijkertijd wordt de planning op twee niveaus uitgevoerd:

• Toekomstgericht management - de vorming van de behoefte aan materialen voor het jaar, uitgesplitst naar kwartalen / maanden. Na het opstellen van het jaarplan vindt de selectie van leveranciers en het afsluiten van langetermijncontracten plaats.
• Kalenderbeheer - de vorming van maandelijkseen tiendaagse/wekelijkse plannen voor de inkoop om de onderneming ononderbroken te voorzien van specifieke grondstoffen. Dit is het detail van het jaarplan.

Om het maandelijkse aankoopbudget te berekenen, moet u dit algoritme volgen:

• Bereken de behoefte aan materialen voor productie, rekening houdend met de huidige saldi, verwachte ontvangsten en veiligheidsvoorraden.
• Vereiste is aangepast voor bestellingen, artikelen en toegestane vervangingen.
• Bij wijzigingen in productieplannen wordt het inkoopbudget aangepast.
• Er wordt een planning gemaakt voor de levering van grondstoffen en een betalingsplan voor leveranciers.
• Als de levering mislukt, wordt er een stap terug gedaan en wordt er een nieuwe leverancier gekozen. Als het niet mogelijk is om van leverancier te veranderen, wordt een wijziging in de inkoop of materiaalkwaliteit geïnitieerd.

Hier leest u hoe u uw aankopen kunt budgetteren.