Basis, stijlen en structuur van onderhandeling

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

In het leven van elke persoon spelen onderhandelingen een belangrijke rol. Elke dag moeten mensen het eens worden over iets op het werk en thuis. Onderhandelingen zijn van groot belang in het leven van zakenmensen, aangezien het succes van een activiteit, en bijgevolg het financiële inkomen, afhangt van dergelijke zakelijke communicatie.

Het is echter niet voldoende om iemand te ontmoeten en een gesprek met hem aan te gaan. Ervaren zakenmensen zeggen dat het noodzakelijk is om de structuur van zakelijke onderhandelingen, hun stijlen en andere nuances te kennen. Dit alles kan helpen op die momenten dat het nodig is partners te overtuigen of ergens mee in te stemmen.

Verder in het artikel zal de onderhandelingsstructuur in detail worden besproken, hun fasen en functies zullen worden beschreven. Daarnaast worden de onderhandelingsstijlen en de nuances van zakelijke communicatie per telefoon en met partners uit andere landen geclassificeerd.

Definitie van het begrip "onderhandelingen"

Voordat je de structuur van onderhandelingen gaat bestuderen, moet je begrijpen wat ze zijn en welke rol ze in het algemeen spelen. Onderhandelingen zijn dus zakelijke communicatie, die gericht zijn op het bereiken van gezamenlijke beslissingen over de onderwerpen die aan de orde zijn. Onderhandelingen betekenen in de regel:is een communicatie van mensen die een vergelijkbare mening hebben en dezelfde doelen nastreven.

De rol van onderhandeling in het bedrijfsleven

Het is noodzakelijk om dergelijke communicatie te onderscheiden van die waarbij partners het volledig eens zijn met elkaars overtuigingen of, omgekeerd, kritisch zijn. Inderdaad, in het eerste geval is dit al samenwerking, en in het tweede - confrontatie. Het belangrijkste doel van de onderhandelingen is om voor beide partijen optimale oplossingen voor het probleem te vinden en een gezamenlijk actieplan vast te stellen.

Als partijen hiervoor bijeenkomen, zijn ze in de regel geïnteresseerd in samenwerking. Daarom is de rol van onderhandeling het ontwikkelen van een vruchtbare werkrelatie.

Onderhandelingsstructuur

Elk soort onderhandeling gaat uit van dezelfde structuur. Ervaren zakenmensen proberen hun gesprek op te bouwen door bepaalde fasen te volgen. Deze aanpak bespaart tijd en is gericht op succesvolle communicatie. De onderhandelingsstructuur omvat dus vier hoofdfasen:

1. Voorbereiding.
2. Onderhandelen.
3. Onderhandelingen beëindigen.
4. Analyse van resultaten.

Elk van deze fasen is even belangrijk in het proces van zakelijke communicatie. Het is belangrijk op te merken dat de structuur van het proces van het voeren van internationale onderhandelingen absoluut gelijk is aan die hierboven. Het is echter de moeite waard om te onthouden dat communicatie met partners uit andere landen ook extra voorbereiding vereist, aangezien het nodig is om de tradities, normen van communicatie en andere details te bestuderen van die mensen met wie u zult moeten onderhandelen. Het is de moeite waard om elk van hen in meer detail te bekijken.manier.

Eerste fase: voorbereiding

Het succes van zakelijke communicatie met partners hangt in grotere mate af van de kwaliteit van de voorbereiding op onderhandelingen. Deskundigen in dit stadium van de structuur van zakelijke onderhandelingen stellen voor om het volgende voorbereidingsmodel te gebruiken:

1. Bepaal het onderwerp van de onderhandelingen. Het is belangrijk om te begrijpen wat er wordt besproken, want zonder dit moment is het onmogelijk om te profiteren van communicatie. Volgens ervaren managers komt het initiatief altijd van iemand die meer kennis heeft van het onderwerp dat ter discussie staat.
2. Het is noodzakelijk om een benaderend programma voor de onderhandelingen op te stellen. Een eigenaardig scenario zal helpen om de uitkomst van communicatie te voorspellen. Er kunnen verschillende scenario's zijn, afhankelijk van de complexiteit van de onderhandelingen.
3. Het is noodzakelijk om te bepalen op welke momenten het mogelijk is om toe te geven aan partners, en op welke momenten het absoluut onmogelijk is om toe te geven. Tegelijkertijd moet worden voorzien welke concessies ten gunste van de andere kant van de onderhandelingen met zich mee kunnen brengen.

Dit model is zeer veelzijdig. Het is echter onmogelijk om een dergelijk actieplan ter voorbereiding op de bedrijfscommunicatie uit te voeren als de volgende vragen niet eerder zijn onderzocht:

1. Het doel van de onderhandelingen.
2. Partner (zijn positie in de markt, stand van zaken, etc.).
3. Onderhandeld.
4. Personen aanwezig bij de gesprekken.
5. Voorwaarden en mogelijke voorwaarden.

Veel specialisten kunnen bij het voorbereidingsproces worden betrokken, maar de persoon die direct betrokken zal zijn bij de communicatie met een partneris verplicht om elk detail van de eerder verzamelde informatie te bestuderen. Het is vermeldenswaard dat het de kwaliteit van de voorbereiding is die de uitkomst van de besluitvorming bepa alt. De eerste fase van een verkooponderhandelingsstructuur onderzoekt bijvoorbeeld wat er aan de klant wordt aangeboden, het doel van de vergadering, het vermogen van de klant om te betalen en andere details waarmee u het product kunt promoten en de deal kunt sluiten.

Tweede fase: onderhandelingen

De onderhandelingsstructuur omvat de volgende methoden voor het voeren van de tweede fase:

1. Variationele methode. Het is gebaseerd op het feit dat de negatieve reactie van de partner op de gestelde voorwaarden van tevoren bekend is. Dergelijke onderhandelingen zijn complex te noemen. Daarom moet u tijdens het gesprek werken aan het vinden van de beste oplossing voor het probleem met een gedifferentieerde aanpak.
2. Integratie methode. Het is raadzaam om deze methode te gebruiken wanneer de partner geobsedeerd is door zijn eigen interesses, maar geen rekening houdt met de nuances van sociale relaties. Deze methode is erop gericht de wederpartij te overtuigen van het nut van het inschatten van verliezen bij verwaarlozing van sociale relaties. Het belangrijkste doel van het toepassen van deze methode is om de partner ervan te overtuigen dat de verantwoordelijkheid voor het nemen van beslissingen over het besproken onderwerp bij alle partijen bij de onderhandelingen ligt.
3. De balanceringsmethode. Bij deze methode worden de beste argumenten geselecteerd om een partner te overtuigen. Dit kunnen feiten, statistieken, berekeningen, enz. zijn. Het is belangrijk dat bij het gebruik van deze methode het noodzakelijk is om op te staande plaats van de partner en evalueer de situatie van zijn kant. Hierdoor kunt u op het juiste moment het meest juiste argument kiezen.
4. Compromismethode. Deze werkwijze houdt in dat de partners bereid zijn vooraf compromissen te zoeken en bij verschil van inzicht consequent tot overeenstemming te komen. De compromismethode houdt geen afwijzing van de oorspronkelijke voorwaarden in, maar is erop gericht het probleem met alle mogelijkheden te beschouwen. Het is vermeldenswaard dat de compromismethode wordt gebruikt wanneer de weigering om te onderhandelen en het onvermogen om bepaalde overeenkomsten te sluiten de twee partijen met nadelige gevolgen bedreigt.

Onderhandelingsfasen in de tweede fase

Over het algemeen kunnen de volgende fasen van onderhandelingen worden onderscheiden, waaronder de structuur van de onderhandelingen in de tweede fase:

1. Vergaderen en contact maken. De onderhandelingen beginnen vanaf het moment dat de ontmoeting met de partner heeft plaatsgevonden, ook al moest hij vanaf het vliegveld en het treinstation worden begeleid. Deze fase is misschien niet zo belangrijk vanuit het oogpunt van het onderwerp van de onderhandelingen, maar afhankelijk van de indruk die de vergaderpartij op hun partner maakt, zal de uitkomst van de onderhandelingen gedeeltelijk afhangen.
2. Het begin van het zakelijke gedeelte. In dit stadium wordt de aandacht van de partner gevestigd op de informatie en het gespreksonderwerp.
3. Overdracht van informatie. In deze fase moet je de andere partij overtuigen dat ze verstandig zullen handelen door jouw overtuigingen te accepteren.
4. Gedetailleerde motivering. In dit stadium vindt de argumentatie van de eigen ideeën en voorstellen plaats. anderenMet andere woorden, als een partner geïnteresseerd is in voorstellen, maar nergens helemaal zeker van is, is het noodzakelijk om al het bovenstaande te beargumenteren en alle twijfels weg te nemen.

Derde fase: afronding van de onderhandelingen

De laatste fase van de onderhandelingsstructuur is de verplichte debriefing. Als de zakelijke communicatie zeer positief was, dan impliceert de afronding van de onderhandelingen een korte samenvatting. Dit is nodig zodat elk van de partijen zeker weet dat iedereen elkaar perfect begrijpt. Daarna wordt het vooruitzicht van nieuwe ontmoetingen besproken.

Anders, als er geen afspraken zijn gemaakt als resultaat van de onderhandelingen, is het belangrijk om subjectief contact te houden met de partner. Het is belangrijk om samen te vatten wat we hebben weten te vinden, en om die punten te noemen die niet passen bij een van de partijen. Aan het einde van een zakelijke bijeenkomst die een negatieve afloop heeft, is het belangrijk om geen gezichtsverlies te lijden en de sfeer proberen te ontwrichten met een ongedwongen en vriendelijk afscheid. Maar in geen geval mag u onbeleefd tegen uw partner praten en de onderhandelingen abrupt onderbreken met uw vertrek. Het is de moeite waard om te onthouden dat het beter is om aan te bieden om de kwestie iets later te bespreken, de onderhandelingen uit te stellen, ze zorgvuldiger voor te bereiden en te proberen dergelijke argumenten te vinden waarmee u de andere kant van iets kunt overtuigen.

Vierde fase: analyse van de onderhandelingen

Zelfs als de partijen afscheid hebben genomen, zijn de onderhandelingen in dit stadium nog niet afgerond. Dit gebeurt pas na hun gedetailleerde analyse en het opstellen van een rapport. Over het algemeenanalyse is nodig om de doelstellingen van bedrijfscommunicatie en het behaalde resultaat te vergelijken, verdere acties te bepalen en de huidige situatie te beoordelen. De beoordeling kan worden geschreven (als de situatie dit vereist) of reflectief (als er geen noodzaak is om te rapporteren aan het hoger management).

Als je de structuur van onderhandelingen met klanten en partners begrijpt, is het veel gemakkelijker om communicatie op te bouwen. Daarnaast is het echter noodzakelijk om te weten welke onderhandelingsstijlen kunnen zijn.

Stijlen

Over het algemeen zijn er onderhandelingsstijlen als hard, zacht, handel en coöperatief. Harde stijl impliceert alleen standvastigheid en concentratie op de eigen eisen. Zacht is een accommodatiestrategie. Meestal wordt het gebruikt wanneer het voor één partij belangrijker is om vriendschappelijke betrekkingen te onderhouden.

Handelsstijl impliceert het principe van compromissen, wanneer een partij concessies doet, maar tegelijkertijd bepaalde concessies voor zichzelf "koopt". Samenwerkingsstijl is communicatie die is gericht op het behartigen van de belangen van beide partijen.

Korte set onderhandelingsregels

Experts op het gebied van zakelijke communicatie raden aan om zich aan de volgende set regels te houden die zullen helpen een gemeenschappelijke taal met elke partner tot stand te brengen:

1. Je kunt niet persoonlijk worden en de persoonlijkheid van de partner vernederen.
2. Negeer de angsten, uitspraken en gevoelens van je partner niet.
3. Je moet niet alleen vragen stellen, maar ook uitleggen waarom je antwoorden krijgt.
4. Alsde gesprekspartner wil iets verduidelijken of vraagt om te herhalen wat er is gezegd, raak niet geïrriteerd. We moeten proberen informatie over te brengen op een manier die iedereen kan begrijpen.
5. Word niet emotioneel.

Naast deze korte samenvatting, is het de moeite waard eraan te denken dat je je goed moet voorbereiden, de structuur van onderhandelingen van tevoren moet analyseren en de stijlen van het voeren ervan moet beheersen. Dit zal allemaal helpen om de taak veel beter aan te kunnen.

Overredingsregels bij onderhandelingen

Er zijn verschillende tips van psychologen en ervaren managers die van pas kunnen komen op die momenten dat het nodig is een partner ergens van te overtuigen. Allereerst moet je leren hoe je argumenten kunt presenteren. Eerst moet je een sterk argument maken, dan een beetje zwakker, en aan het eind het sterkste, om zo te zeggen, troefargument naar voren brengen.

Ten tweede moet je onthouden dat je de gesprekspartner niet in een ongemakkelijke positie kunt plaatsen of in een hoek kunt rijden. Respect is de sleutel tot een welwillende relatie, en je kunt alleen van iets overtuigen als iemand positief is.

Ten derde is het belangrijk dat de voorgestelde argumenten de belangen van de partner kruisen. In een dergelijke situatie is de kans groot dat de partner zijn toestemming zal uitspreken.

Telefoongesprekken

Soms moet je onderhandelen over technische communicatiemiddelen. Dit maakt de communicatie natuurlijk een beetje moeilijker, omdat het moeilijker wordt om de reactie van de gesprekspartner te begrijpen.

Het is belangrijk om te onthouden dat de structuur van telefoongesprekken absoluut ishetzelfde als voor een persoonlijke zakelijke bijeenkomst:

1. Groet.
2. Begin onderhandelingen.
3. Afwerking.
4. Analyse.

Algemeen aanvaarde onderhandelingsregels zijn van toepassing op zakelijke gesprekken via de telefoon. Het enige dat belangrijk is om te onthouden, is dat je iemands toespraak aan de telefoon niet mag onderbreken, zelfs als zijn woorden iets tegenspreken.

Conclusie

Samenvattend is het vermeldenswaard dat onderhandelen een kunst is, als je het onder de knie hebt, kun je alles bereiken. Zoals bekend werd, kunt u, als u de 4 fasen van de structuur van onderhandelingen kent, de uitkomst van zakelijke communicatie voorspellen en vele stappen van de partner uitvoeren.

Het belangrijkste om goede resultaten te behalen door middel van onderhandelingen is om de bovenstaande regels te volgen en degenen met wie je iets moet onderhandelen te respecteren.