Wat is voorraadbeheer? Manieren om magazijnboekhouding uit te voeren. Organisatie van boekhouding, verantwoordelijkheid, programma's

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Succesvolle werking van een onderneming bestaat uit de totale impact van verschillende factoren en de competente uitvoering van sleutelfuncties. Tegelijkertijd moet worden opgemerkt dat de juiste boekhouding van goederen kan worden toegeschreven aan een van de belangrijkste voorwaarden voor de stabiele werking van het bedrijf.

Voorraadbeheer

Dit concept wordt gebruikt om de constante kwantitatieve en rassenboekhouding in het magazijn te definiëren. Zonder rekening te houden met de goederen die in het magazijn worden geplaatst, is het moeilijk om hun veiligheid te garanderen. Voor een dergelijk proces wordt een materiaalinventariskaart gebruikt, een wettelijk goedgekeurd formulier voor het registreren van de verplaatsing van materialen van een bepaald type, formaat en kwaliteit in het magazijn. Ze worden ingevuld voor elk artikelnummer van het materiaal. Ze worden onderhouden door een financieel verantwoordelijke persoon, zoals een magazijnbeheerder of een winkelier.

Voordat u de winkelier de materiële voorraden van de onderneming toevertrouwt, wordt in de regel een overeenkomst met hem gesloten. Het beschrijft het soort werk dat de werknemer uitvoert en de mate van verantwoordelijkheid in geval van verlies of beschadiging van producten die in het magazijn zijn opgeslagen.

Organisatie van magazijnboekhouding

Een goed georganiseerd boekhoudprocesmaterialen die op het grondgebied van het magazijn worden geplaatst, is een zeer belangrijk en noodzakelijk onderdeel van de activiteiten van de organisatie. Voor een efficiënte werking van het magazijn worden twee gangbare boekhoudsystemen gebruikt: batch en gesorteerd. Maar welke keuze er ook wordt gemaakt, financieel verantwoordelijke medewerkers houden de producten van het bedrijf in natura bij. Deze procedure wordt uitgevoerd door gebruik te maken van inkomende en uitgaande goederenorders.

Als we rekening houden met de informatie in de handleidingen over de boekhouding van de voorraden van het bedrijf, kunnen we concluderen dat de analytische boekhouding van goederen en materialen wordt uitgevoerd met behulp van de balansmethode of verhandelbare facturen. Met deze benaderingen wordt de boekhouding uitgevoerd in de context van elke opslaglocatie, maar ook daarbinnen met de vastlegging van artikelnummers, verschillende productgroepen, synthetische en sub-accounts.

Kaarten gebruiken

Voorraadboekhouding van materialen, die is gebaseerd op omzetfiches, omvat in de meeste gevallen het gebruik van de twee bovengenoemde methoden. Hierdoor kunt u de werking van het magazijn optimaliseren en een hoger productiviteitsniveau bereiken.

Bij de eerste optie wordt een magazijnboekhoudingskaart gebruikt, die wordt geopend voor elk type voorraadartikel dat in het magazijn is opgeslagen. Het geeft kwantitatieve-somgegevens weer, wat in feite de beweging van materialen is. De basis voor het invullen van dergelijke kaarten is de primaire boekhoudingdocumenten.

Magazijnboekhouding met kaarten omvat ook het weergeven van saldi op de eerste dag en het berekenen van de omzet voor de maand. Met behulp van dergelijke documentatie worden voor elk magazijn afzonderlijk omzetfiches opgesteld. Bovendien worden de gegevens van die kaarten die op de boekhoudafdeling liggen, vergeleken met de documentatie in het magazijn.

Het is ook mogelijk dat boekhoudkaarten niet worden bijgehouden op de boekhoudafdeling. In dit geval wordt de uitgaande en inkomende documentatie gegroepeerd op artikelnummers. Daarna worden met behulp van deze documenten de resultaten voor de maand berekend en worden de gegevens over uitgaven en ontvangsten afzonderlijk geregistreerd. Verder wordt deze informatie weergegeven in de omzetfiche. De saldi die in deze overzichten werden weergegeven, worden vergeleken met de saldi die zijn geregistreerd op de boekhoudkaarten in het magazijn.

Balansboekhouding

Deze vorm van magazijnboekhouding verschilt van de vorige. Het belangrijkste verschil is dat er geen kwalitatieve en totale boekhouding is in de context van goederen en materialen op de boekhoudafdeling. Omzetoverzichten worden ook niet samengesteld.

Met dit type magazijnorganisatie wordt de boekhouding van goederen en materialen uitgevoerd in de context van subrekeningen, goederengroepen en balansen, die worden gebruikt om voorraadartikelen uitsluitend in geld te verantwoorden. De boekhouding wordt uitgevoerd door financieel verantwoordelijke personen. Voor dit proces wordt het voorraadboek of het juiste journaal gebruikt.

Wat betreft de boekhoudafdeling, deze houdt zich bezig met de ontvangst van primaireboekhoudkundige documentatie van financieel verantwoordelijke personen en controleert vervolgens de ontvangen gegevens. Wanneer het afstemmingsproces is voltooid, worden de materiaalsaldi die op de eerste dag zijn geregistreerd, overgebracht naar de balans.

Partijboekhouding

Handel en magazijn zijn in dit geval zo georganiseerd dat een bepaalde partij goederen apart wordt opgeslagen. En voor elk van hen schrijft de winkelier een batchkaart in twee exemplaren. Voor het registreren van dergelijke kaarten wordt een speciaal boek gebruikt. In dit geval is het nummer van de geaccepteerde partij het registratienummer in dit boek. Na het invoeren van de nodige informatie wordt één exemplaar overgedragen aan de boekhoudafdeling, en de andere blijft in het magazijn en vervult de functie van een magazijnboekhoudregister.

Het is vermeldenswaard dat goederen en materialen met dezelfde naam als een batch worden bepaald. Dit product moet door één leverancier geleverd worden. Wat het aantal leveringen betreft, kunnen er meerdere zijn.

Bij het invullen van een batchkaart moet de magazijnmedewerker de datum van samenstelling, het nummer, het tijdstip van het invullen van de handeling van ontvangst van de goederen, het type transport, de gegevens van de leverancier, het nummer en de datum aangeven van de factuur, de naam van het product, de plaats van vertrek, evenals het gewicht en de kwaliteit.

Magazijnboekhouding van materialen, die de batchmethode gebruikt, impliceert de reflectie tijdens de vrijgave van de goederen van de datum van deze actie, het nummer van het verbruiksgoederendocument, de vervoerswijze, de naam van de ontvanger, de hoeveelheid en de kwaliteit van de verkochte producten. Tegelijkertijd geeft het onkostendocument aan:partijkaartnummer.

Als alle voorraden van een bepaalde partij opgebruikt zijn, zetten de magazijnbeheerder en de merchandiser hun handtekening op de kaart en dragen deze over aan de boekhoudafdeling, waar deze vervolgens zal worden gecontroleerd.

Het is mogelijk dat er tijdens de controle een tekort aan het licht komt. De magazijnboekhouding houdt in dit geval de volgende handelingen in: vóór de volgende inventarisatie schrijft de accountant het tekort af aan distributiekosten, maar alleen op voorwaarde dat het binnen de grenzen van natuurlijk verlies v alt. Als de normen werden overschreden, dan zou het tekort moeten worden verhaald op die personen die financieel verantwoordelijk zijn voor de producten die in het magazijn zijn opgeslagen.

Het is ook de moeite waard om rekening te houden met de informatie die het partijvoorraadsysteem omvat het opstellen van een handeling voor een volledig gebruikte partij goederen en materialen.

Hoe worden magazijnjournalen gebruikt voor het sorteren?

Als deze boekhoudmethode wordt gebruikt, opent de winkelier een of meer pagina's in het goederendagboek voor elke soort en productnaam. Er kan ook een aparte kaart worden ingevoerd. Het aantal pagina's hangt af van het volume van de verrichte handelingen bij ontvangst en verbruik.

In de titel van een kaart of pagina van een tijdschrift moet je het artikel, de naam, de variëteit en andere kenmerken aangeven die een bepaald product onderscheiden. De resterende ruimte op de pagina wordt gebruikt om ontvangsten, uitgaven en productsaldi weer te geven.

Inventarisboek (dagboek) is vereist om gegevens vast te leggen bij het registreren van elke bon of uitgavedocument.

Wetgeving staat het gebruik van verschillende vormen van tijdschriften toe. Een voorbeeld is een vakblad in de vorm N MX-2. Het moet worden uitgevoerd door een winkelier of een andere verantwoordelijke persoon. De basis voor het invullen zijn eerder gedeponeerde documenten over de acceptatie en uitgifte van goederen en materialen. Zo'n log bevat de volgende gegevens:

- datum waarop goederen en materialen zijn geaccepteerd voor opslag;

- de eenheid die voorraadartikelen naar het magazijn heeft overgebracht;

- naam, prijs, hoeveelheid, maateenheden voor goederen en materialen;

- nummer en datum van documenten die zijn gebruikt tijdens de uitgifte en ontvangst van producten;

- opslaglocatie.

Om ervoor te zorgen dat de goederen worden geaccepteerd voor opslag en vervolgens worden afgegeven, is het noodzakelijk om de relevante documentatie te certificeren met de handtekeningen van de opslaghouder en de magazijnmanager.

Organiseer de magazijnboekhouding van een kwantitatief type, waarin de beweging en saldi van producten worden vastgelegd, verschillende soorten goederenmagazines zullen helpen, met behulp waarvan voorraadartikelen op opslagplaatsen worden bewaard, evenals fixatie hun consumptie. Dergelijke informatie kan ook worden weergegeven in de vorm van verklaringen.

Hoe wordt afwaardering van de voorraad uitgevoerd?

Handel en opslag worden onvermijdelijk geassocieerd met fenomenen als veroudering van goederen, evenals een afname van de vraag ernaar of kwaliteitsverlies. Deze problemen kunnen niet worden genegeerd en het afwaarderingsproces wordt gebruikt om ze effectief aan te pakken. Voor de registratie ervan heeft u een afschrijvingsakte van materiële activa nodig.

Het moet in twee exemplaren worden opgesteld en ondertekend. Dit wordt gedaan door verantwoordelijke personen die een speciale commissie vertegenwoordigen. Eén exemplaar blijft bij de magazijnbeheerder (het moet worden bewaard), het tweede gaat naar de boekhouding. In sommige situaties kan één exemplaar aan de leveringsbon worden gehecht. Dit wordt gedaan voor de daaropvolgende overdracht van dit document aan een organisatie die zich bezighoudt met de verkoop van afgeprijsde goederen, of met het doel het terug te sturen naar de fabrikant.

Magazijnbeheersystemen

Een van de belangrijkste taken van elk bedrijf is de automatisering en optimalisatie van alle interne processen van de onderneming. Dit bespaart tijd en verbetert de kwaliteit van de dienstverlening.

Magazijn is geen uitzondering. Om verschillende processen met betrekking tot de ontvangst en het verbruik van goederen te versnellen, wordt een magazijnboekhoudingsprogramma gebruikt. Het kan een ander uiterlijk en structuur hebben, maar de functies van dergelijke software blijven hetzelfde.

We hebben het over de volgende mogelijkheden:

- distributie van producten in het magazijn door opslagcellen, batches en verantwoordelijke personen;

- mogelijkheid tot dynamische herberekening van voorraadsaldi;

- vracht volgen langs verkeersroutes;

- gebruik van verschillende methoden om goederen te prijzen;

- inventarisatie en daaropvolgende vorming van relevante rapportage op basis van de resultaten;

- vorming van ontvangst- en magazijnorders;

- herwaardering van goederen als gevolg van de invloed van verschillende factoren die de waarde vormen;

- magazijnbeheer.

Een goed ontworpen voorraadbeheerprogramma stelt u in staat om een efficiënte werking van een transitmagazijn en magazijnen voor algemene doeleinden tot stand te brengen. Het wordt ook geoefend om een elektronische analoog van de magazijnboekhoudingskaart te gebruiken, die alle relevante filters heeft. We hebben het over het volgen van informatie op de volgende gebieden:

- de valuta die wordt gebruikt om de goederen te betalen (volgens de verzamelverklaring, de overschot- en tekorten, de feitelijke beschikbaarheidsverklaring, enz.);

- batch producten, opslagvoorwaarden, vervaldatum van certificaten;

- verschillende soorten handelingen met goederen en materialen;

- doel;

- sorteren;

- financieel verantwoordelijke personen;

- personeelsbezetting en ontmanteling van materiële activa in het magazijn.

In de regel wordt een dergelijke geautomatiseerde magazijnboekhouding voltooid door de ontwikkelaar, waarbij rekening wordt gehouden met de individuele kenmerken van het bedrijf van een bepaalde klant.

Huidige programma's

Verschillende software kan worden gebruikt om het werk van het magazijn effectief te organiseren. Maar een van de meest populaire opties is "1C Warehouse Accounting". Deze software heeft bepaalde voordelen die veel bedrijven aantrekken die dit programma in hun magazijnen integreren.

Sleutelfuncties zien er als volgt uit:

- snelle en tijdige boekhouding van materiële activa, hun aankomst en verplaatsing;

- nauwkeurig onderhoud van alle magazijndocumentatie;

-tijdig en gemakkelijk onderhoud van een magazijnjournaal (kaarten);

- beschikbaarheid van alle benodigde tools voor de juiste inventaris;

- representatie en verwerking van het magazijnsysteem.

Met behulp van deze software kunt u kwalitatief verschillende gebieden van de economische activiteit van de onderneming bestrijken. We hebben het over het beheren van verkoopregels, voorraden, financiën, aankopen en levering van goederen. De belangrijkste voordelen van "1C" zijn het gebruiksgemak van het programma, de mogelijkheid van correctie, rekening houdend met de behoeften van een bepaalde organisatie en volledige naleving van de normen van de Russische wetgeving.

Als je wilt, kun je andere programma's gebruiken: "Super Warehouse", "Goods-money-goods" en andere.

Conclusie

Het is duidelijk dat het werk van het magazijn een belangrijke rol speelt bij het opbouwen van een effectief bedrijf. Daarom zijn de kwaliteit van de dienstverlening, de snelheid van levering en de staat van het verkoopproces als geheel afhankelijk van het organisatieniveau van magazijnfuncties. Dus elk bedrijf dat met succes een verkoopcyclus en productlevering wil opbouwen, moet de boekhouding van goederen goed organiseren.