Uitgebreid onderhoud van gebouwen en constructies

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Eigenaren van kantoorpanden moeten vaak een hele kluwen van economische en administratieve problemen ontrafelen - elke werkgever wil immers werken in een schoon, hoogwaardig gerenoveerd modern kantoor met uitstekende communicatie, verwarming en design. Het onderhoud van gebouwen kan worden uitgevoerd door de eigenaar van de kantoorruimte zelf of via een overeenkomst voor het verlenen van dergelijke diensten ondertekend met een derde partij. In sommige gevallen is de reparatie en het onderhoud van gehuurde gebouwen de verantwoordelijkheid van huurders. Als de overeenkomst precies dat was, dan moet een dergelijke clausule in de huurovereenkomst zijn weergegeven.

Wat is one-stop-service

Onderhoud van enorme gebouwen vereist niet-aflatende aandacht voor detail en constant werk om ervoor te zorgen dat huurders zich comfortabel en ontspannen voelen.

Uitgebreid gebouwonderhoud is een dienstenpakket voor reiniging, reparatie, service en onderhoud van communicatienetwerken. Soms omvat dit callcenterdiensten, betaling voor het werk van een beheerder bij de receptie, andere diensten.

Wie doet one-stop-service

Servicecontracten worden afgesloten metschoonmaakbedrijven, individuele ondernemers of outsourcingbedrijven. Het is handig wanneer het complexe onderhoud van gebouwen door één onderneming wordt uitgevoerd - in dit geval zijn er geen wederzijdse beschuldigingen en verschuivende verantwoordelijkheid voor het uitstaande werk, omdat het hele pakket aan diensten door één organisatie moet worden uitgevoerd.

Basisorganisatiediensten

Standaardcontract omvat de volgende diensten die verplicht moeten worden uitgevoerd door een derde partij.

• Onderhoud van gebouwen (toezicht op nutsvoorzieningen, onderhoud van de goede staat van delen van het gebouw en de huidige werkingsmodi van bestaande technische systemen, de nodige procedures voor het aanpassen van apparatuur).
• Preventieve en geplande activiteiten (examens, seizoens- en buitengewoon preventief werk).
• Cosmetische reparaties uitvoeren.
• Economisch en onderhoud van gebouwen.
• Schoonmaakdiensten, zorg voor het aangrenzende gebied.
• Landschaps- en parkeerservice en meer.

Meestal neemt de administratie verschillende aanvragen in overweging van externe bedrijven die onderhoud aan het gebouw willen uitvoeren. Om deel te nemen aan de aanbesteding, moet het bedrijf het volgende verstrekken:

• wettelijke documenten;
• toestemmingen voor het verlenen van dit soort diensten;
• certificering van medewerkers van het bedrijf - beschikbaarheid van de benodigde vergunningen (een onderhoudsmedewerker van een gebouw heeft bijvoorbeeld een vergunning om elektrische netwerken te onderhouden);
• specificatie van diensten met indicatie van kostenelk item.

Op basis van de resultaten van de beoordeling van aanvragen selecteert de bouwadministratie het bedrijf dat de optimale prijs-kwaliteitverhouding biedt en sluit daarmee een serviceovereenkomst af.

Standaard onderhoudscontract voor gebouwen

Het onderhoudscontract voor het gebouw wordt gesloten om het werk van het klantbedrijf in de hoofdactiviteit te optimaliseren.

De betekenis van het afgesloten onderhoudscontract is om de functies van het onderhoud van bestaande apparatuur, het opzetten van nieuwe machines en mechanismen, het repareren van gebouwen en constructies van de onderneming van de klant over te dragen aan een derde partij.

Het contract houdt in:

1. Ingediend reparatieplan voor het onderhoud van vaste activa van het klantbedrijf.

2. Onderhoud van gebouwen en constructies en bestaande uitrusting van de onderneming.

3. Implementatie van systemen en technologieën die volledig onderhoud van gebouwen en constructies mogelijk maken, zorgen voor tijdige reparatie van apparatuur, directe inspanningen om de werking van bestaande machines en mechanismen te verbeteren.4. Het uitvoeren van reparaties binnen de door het contract toegewezen tijd, het aanpassen van de reparatiekosten met behoud van hoge normen voor reparatiewerkzaamheden.

5. Verbetering van de reparatieproductie, effectief gebruik van nieuwe technologieën voor service aan het klantbedrijf.

6. Boekhouding van primaire documenten en rapportage over reparatie- en productieactiviteiten, certificeringswerkzaamheden, dieelke onderhoudsmedewerker van het gebouw komt voorbij.7. Uitvoeren van werkzaamheden voor het plannen van de technische ontwikkeling van productie en modernisering van apparatuur, onderzoek naar de oorzaken van verhoogde slijtage, ongevallen met apparatuur en industriële verwondingen.

Procedure voor het accepteren van voltooid werk

Technische ondersteuning van het proces van dienstverlening wordt gecontroleerd door middel van periodieke rapportages aan het einde van de rapportageperiode. Op basis van de resultaten van de werkzaamheden wordt een akte opgemaakt over de verrichte dienstverlening, hetgeen een bevestiging is van de verrichte werkzaamheden. Als de kantooradministratie akkoord gaat met de handeling, wordt het document ondertekend en uitgevoerd volgens de boekhouding en wordt het geld overgemaakt aan de dienstverlener.

Afzonderlijke clausules in deze overeenkomst moeten zijn:

• verplichte vaststelling van aansprakelijkheid voor vroegtijdige of slechte dienstverlening;
• voor werknemersongevallenverzekering;
• voor schade aan derden.

Het contract moet zijn begrepen en goedgekeurd door beide partijen bij de transactie.

Applicatieafdeling

Voor het gecoördineerde werk van de nieuwe service-operator organiseert de onderneming een speciale afdeling. Meestal wordt dit de verzendservice genoemd voor het ontvangen van claims en aanvragen. Ook geeft ze feedback tussen de teams die deze werkzaamheden hebben uitgevoerd en de huurders. Als het gebouw klein is, kan deze functie worden toevertrouwd aan de beheerder of specialist die verantwoordelijk is voor het ontvangen van bezoekers.

Natuurlijk heeft elke eigenaar van een kantoorruimte het recht ompersoneel inhuren om het gebouw schoon te maken en te onderhouden. Maar hoogwaardige verlening van complexe diensten is alleen mogelijk door een gespecialiseerd bedrijf. Door het sluiten van een overeenkomst worden de eigenaren van kantoorwolkenkrabbers ontheven van de verantwoordelijkheid voor het bewaken van de staat van het pand en hoeven ze zich geen zorgen te maken over comfort en veiligheid voor hun huurders.