Bedrijfsproces - wat is het? Ontwikkeling, modellering, optimalisatie van bedrijfsprocessen

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Moderne methoden voor bedrijfsbeheer lenen steeds vaker buitenlandse methoden en technologieën. En niet omdat het modieus is, maar omdat het handig en effectief is. Een van deze technieken splitst al het routinewerk op in elementaire componenten en beschrijft vervolgens in detail elk resulterend bedrijfsproces. Het kost behoorlijk wat tijd, maar het resulterende schema stelt u in staat om zwakke punten, overdreven opgeblazen functionele verantwoordelijkheden en onduidelijke taken te vinden. Door één keer tijd te besteden, kan het management een deel van zijn verantwoordelijkheid overdragen op de hiërarchische ladder, waardoor er tijd vrijkomt voor strategische planning.

Leven volgens plan

Een ander ding is dat het personeel van bedrijven de betekenis van deze procedure vaak niet begrijpt en de wens van het management om de belangrijkste bedrijfsprocessen te bepalen niet verwelkomt. Desalniettemin is het in toenemende mate noodzakelijk om de modellering en beschrijving van de elementaire bewerkingen van elke eenheid te begrijpen, en zelfsmedewerker. Het is nog erger als er werknemers verschijnen in het personeel van het bedrijf die de bedrijfsprocessen van het bedrijf bestuderen. Ze vragen voortdurend naar iets, leiden af en bemoeien zich op alle mogelijke manieren met de vervulling van de directe functionele taken van al het personeel. Wat te doen?

Laten we van ver beginnen. Elke ochtend worden de meesten van ons geconfronteerd met de taak om naar het werk te komen. Voor de succesvolle oplossing moet je op tijd wakker worden, je klaarmaken en plaatsnemen in een soort transport (het maakt niet uit of het een privéauto of een metroauto is). Verder kan elk onderdeel worden opgesplitst in nog kleinere procedures: om op tijd wakker te worden, kunt u een alarm instellen, of u kunt iemand vragen u wakker te maken, enz. Ongeacht de oplossingsmethode, het resultaat (tijdig ontwaken) zal worden bereikt. Maar de opkomst, vergoedingen en de manier van werken verschillen in de wijze van oplossing en het eindresultaat. Eigenlijk zijn we bij de eerste definitie gekomen.

Waar is dit allemaal voor

Een bedrijfsproces is dus een bepaalde opeenvolging van eenvoudige acties die middelen omzetten in een bruikbaar eindproduct. In ons praktijkvoorbeeld zijn er drie verschillende processen, die elk hun eigen initiële informatie vereisen en, na bepaalde manipulaties, het gewenste resultaat opleveren. Laten we naar de onderneming gaan. Ongeacht het werkterrein in elk bedrijf, wordt het werk bepaald door de professionele relaties van werknemers: de overdracht van informatie, het bepalen van de behoefte aan een product, het analyseren van productie en middelen, enz. En hier is het belangrijk op te merken dat alle bovenstaande zakenalleen als aan drie voorwaarden is voldaan:

- de informatie is verzonden naar de werknemer die erin geïnteresseerd is;

- dit is op het juiste moment gedaan;

- de vorm waarin de informatie wordt gepresenteerd is vrij eenvoudig en duidelijk.

Als we al het bovenstaande samenvatten, kan worden gesteld dat een bedrijfsproces een informatiestroom is die drie vragen beantwoordt: wat, waar en wanneer. Om het werk soepel en continu uit te voeren, is het noodzakelijk om de componenten ervan te bepalen. In dit geval zijn er geen dubbele taken, afwezigheid van een uitvoerder of downtime.

Wanneer een bedrijfsproces duidelijk is gedefinieerd, is elke medewerker niet langer onmisbaar. Weet je nog hoe vaak je moest wachten tot een van je collega's het ziekteverlof verliet (of terugkeerde van vakantie); als je niet op je werk bent, stopt de telefoon letterlijk niet met rinkelen en probeert iedereen te begrijpen wat en hoe je aan het doen bent. En als je gehoor hebt gegeven aan het verzoek van het management en een vrij gedetailleerde beschrijving van bedrijfsprocessen hebt gemaakt, dan kun je rustig juichen, ontspannen en soms gewoon lunchen …

Wat betreft de formele taal van definities, zullen we stellen dat een onderneming bij het beschrijven van bedrijfsprocessen de volgende doelen stelt:

• de algemene structuur van de organisatie van activiteiten begrijpen en de dynamiek van de ontwikkeling ervan bepalen;
• identificeer huidige problemen en mogelijkheden om ze te overwinnen;
• maak een systeem van doelen en doelstellingen dat begrijpelijk is voor alle deelnemers (ontwikkelaars, gebruikers, klanten, enz.);
• om eisen te formuleren voor de benodigde softwarebeveiliging.

De beschrijving van bedrijfsprocessen op zich is natuurlijk niet interessant. Maar voor re-engineering is dit een essentiële taak. Alleen door de structuur, relaties en manieren van informatiestromen te begrijpen, kunnen we praten over het heroverwegen van de semantische lading van zowel de onderneming zelf als haar individuele divisies. Maar er moet ook een reorganisatie worden doorgevoerd om een bepaald doel te bereiken: verbetering van de kwaliteit van de klantenservice; kostenbesparing; uitvoerende kunstenaars meer vrijheid geven bij het nemen van beslissingen (verkorting van het tijdsbestek voor het voltooien van het werk), enz.

Eenvoudige classificatie

Meestal komt de behoefte om informatie-bedrijfsprocessen te beschrijven voor in ondernemingen met een functioneel georiënteerde structuur. Feit is dat de doelen en doelstellingen van verschillende afdelingen elkaar kunnen tegenspreken. En dit zal niet alleen leiden tot een afname van de winstgevendheid van het bedrijf, maar ook tot een afname van het concurrentievermogen.

De moderne benadering van management is steeds meer procesmatig van aard. Al het werk wordt beschouwd als een specifieke reeks processen (die elk uit een of meer eenvoudige bewerkingen bestaan). Om deze aanpak te formaliseren en te standaardiseren, zijn de volgende categorieën processen aangenomen (classificatie vindt plaats in relatie tot de toegevoegde waarde van het product):

• main - die waarmee het bedrijf inkomsten ontvangt: productie, marketing, leveringen;
• managers - degenen die doelen stellen voor afdelingen en specifieke uitvoerders;
• ondersteunend –degenen die de productie van middelen voorzien, maar geen waarde toevoegen aan het eindproduct: opleiding en selectie van personeel, financiële ondersteuning, rechtsbescherming, enz.

Naast de reeds genoemde onafhankelijkheid van de menselijke factor en vereenvoudigde aanpassing van nieuwe medewerkers, maakt de beschrijving van bedrijfsprocessen het mogelijk om de bedrijfskosten van het bedrijf effectiever te beheren.

Eigenschappen

Nu wordt het duidelijk dat het voor het managen van een onderneming niet alleen nodig is om onderling gerelateerde informatiestromen te identificeren, maar ook om alle activiteiten duidelijk te beschrijven. Aangezien we al weten dat een bedrijfsproces een onderdeel is van een gemeenschappelijk werk dat van de ene werknemer naar de andere gaat (binnen zijn eigen functionele eenheid of niet, het maakt niet uit), laten we dan verder gaan met het feit dat alles in de wereld kan verenigd zijn. En professionele activiteit - nog meer.

Ongeacht het werkterrein, elk bedrijfsproces kan worden beschreven met dezelfde kenmerken.

- Een rand is het begin en einde van een eenvoudige handeling.

- De eigenaar is een werknemer van het bedrijf die niet alleen de benodigde middelen voor het werk bezit, maar ook het proces plant, analyseert en beheert; en belangrijker nog, hij is verantwoordelijk voor het resultaat.

- Input - een informatief bericht ontvangen in een door de onderneming geaccepteerde vorm, die de behoefte aan informatie definieert en het begin van het proces markeert.

- Output - informatie of een gematerialiseerd deel van het product dat buiten de uitvoerder wordt geconsumeerdklant.

- Aannemer - bedrijfspersoneel betrokken bij één proces.

- Middelen - het materiële of informatieve deel van de activiteit dat niet verandert tijdens de uitvoering van de operatie (maar alleen bijdraagt aan de transformatie van binnenkomende informatie in het eindproduct).

- Kwaliteitscontrole - industrie- of interne (aanvaard door bedrijfsmanagement) indicatoren om de effectiviteit van werk te bepalen.

Verplichte toewijzing van elementaire processen

Natuurlijk heeft niet elk bedrijf een beschrijving van bedrijfsprocessen nodig. Toch zijn er een aantal gevallen waarin deze vervelende exercitie niet kan worden weggelaten. Laten we de belangrijkste noemen:

• De activiteit van de onderneming is geautomatiseerd. In dit geval verta alt het bedrijfsprocesdiagram de behoeften van de klant in een taal die begrijpelijk is voor de programmeur.
• Verbetering van de activiteiten van het bedrijf. Niet alleen apparatuur en technologie-upgrades helpen het eindproduct te verbeteren; optimalisatie van bedrijfsprocessen maakt het mogelijk om alle sterke en zwakke punten van het werk te identificeren en de juiste managementbeslissingen te nemen.
• International Standards Organization (ISO) gecertificeerd. Er wordt één kwaliteitsmanagementsysteem gecreëerd voor alle medewerkers.

Hoe de beschrijving aan de klant te presenteren

Bedrijfsprocesmodellering vereist een beschrijving van elk element. Hoe doe je het pijnloos voor de organisatie? Er zijn drie hoofdmethoden die in de wereldpraktijk worden toegepast: tekstueel, grafisch en in tabelvorm.

Tekstueel omvat een beschrijving van de volledige voortgang van het werk in een eenvoudige en begrijpelijke volgorde. De vorm en inhoud kunnen ofwel gratis zijn (als er nog geen internationale of industriestandaarden zijn ontwikkeld) of gereguleerd door documenten. Bijvoorbeeld: de verkoopafdeling stuurt rapportagedocumentatie voor de periode naar de planningsafdeling; medewerkers van de afdeling planning voeren analytisch werk uit om de dynamiek van de verkoop en de noodzaak om de productie bij te sturen vast te stellen; het resultaat van de planningsafdeling wordt overgedragen aan de marketingafdeling, waar een analyse wordt gemaakt van de redenen voor de stijging (daling) van de omzet, enz.

Met het grafische diagram van een bedrijfsproces kunt u het resultaat van analytisch werk visualiseren. Het is niet nodig om eraan te herinneren dat de visuele perceptie van informatie het meest effectief is. Daarom geven allerlei soorten grafieken en diagrammen ons de mogelijkheid om snel te begrijpen wat er gebeurt en de juiste oplossing te vinden.

In gevallen waarin de hoofdtaak van het hervormen van activiteiten de optimalisatie van bedrijfsprocessen is, is het de moeite waard om een tabelvorm van hun beschrijving te gebruiken. Met zijn hulp is het gemakkelijker om de volgorde van acties en de richting van informatiestromen te begrijpen. Een typische tabel bevat niet alleen een beschrijving van de functie van de stafeenheid, maar ook kolommen over inkomende en uitgaande documenten, de uitvoerder (u kunt zowel de hele afdeling als een specifieke medewerker specificeren), enz.

Hoe een bedrijfsproces correct te beschrijven

Het is niet genoeg om bedrijfsprocessen te analyseren. Het belangrijkste in deze kwestie is correctheid, maar tegelijkertijd eenvoud van beschrijving. Om te beginnen moet de naam van het eenheidsproces duidelijk worden geformuleerd. Dit zal je helpen begrijpende belangrijkste kenmerken, uitvoeringslogica en plaats in de algehele keten van productieactiviteiten.

Vervolgens moet u aangeven welke invoerinformatie nodig is voor de normale uitvoering van de taak, en ook de ondersteuning van de bronnen vermelden. Een geschreven reeks eenvoudige handelingen waaruit het proces bestaat, zal u helpen om niets te missen of te vergeten.

Bedrijfsprocesmodellering kan niet zonder het specificeren van de eigenaar van het proces en een systeem om de voortgang ervan te bewaken. Om dit te doen, is het in de beschrijving noodzakelijk om de standaardvoorwaarden voor de productie van werk te noteren en de documenten op te sommen die naar de volgende link worden overgebracht. Ter vereenvoudiging zou de beschrijving er als volgt uit moeten zien: "… na het uitvoeren van een verkoopanalyse voor de rapportageperiode vult een medewerker van de planningsafdeling het opgestelde formulier (tabel) in dat hij naar de marketingafdeling stuurt …"

Vereenvoudigd schema voor het beschrijven van productieprocessen

Bij het schrijven van een beschrijving worden werknemers meestal geconfronteerd met het feit dat ze niet weten hoe ze de inhoud van hun werk verbaal moeten overbrengen. Om het bedrijfsprocessysteem overzichtelijk en gestructureerd te maken, kunt u een memo maken. Het geeft die vragen weer die een duidelijk en maximaal gedetailleerd antwoord moeten krijgen. Dus wat zijn deze vragen?

• Wat? Beschrijft wat er precies wordt gedaan in deze bewerking.
• Waarom? Voldoet aan het doel van de operatie.
• Wanneer? Bepa alt wie de uitvoering start.
• Wie? Namen specifieke artiesten.
• Hoe? Vereiste lijstenbronnen.

Ontwikkeling van bedrijfsprocessen veronderstelt dat alle beschrijvingsmethoden kunnen worden gebruikt. Zo zal het meest gedetailleerde werkschema worden verkregen. De grafische versie zal de relatie van functionele eenheden onthullen, en de tabel- en tekstversies zullen de inhoud van elke operatie weergeven. Helaas is automatisering van bedrijfsprocessen niet mogelijk zonder dit tijdrovende werk vooraf.

Hoe informatie te verzamelen

In de praktijk zijn er veel manieren om aan de nodige informatie te komen. Om te beginnen is het noodzakelijk om de regelgevende documenten te analyseren die de werknemers van het bedrijf begeleiden. Dan moet je met elke directe artiest persoonlijke interviews houden om de inhoud van zijn werk te beschrijven. Verder moeten analytische adviseurs voor verduidelijking en verduidelijking van controversiële punten gebruik maken van de observatie van de voortgang van bedrijfsprocessen.

Als je een alomvattende aanpak kiest om het probleem op te lossen, zal het automatiseren van bedrijfsprocessen niet zo vervelend en nutteloos lijken.

Werkgroep

En toch, als de hoofdtaak van de onderneming de automatisering van bedrijfsprocessen is en het management niet van plan is externe adviesbureaus te betrekken, rijst noodzakelijkerwijs de vraag: "Waar te beginnen?" De eerste stap is het creëren van een werkgroep van medewerkers van het bedrijf. Werkgroepleden hebben bij voorkeur uitstekende analytische en luistervaardigheden. Zoals reeds opgemerkt, bestaat het meeste werk immers uit het voeren van persoonlijke interviews met uitvoerders van bedrijfsprocessen.

Vervolgens moet je een echt beeld krijgen van de werking van het systeem. Aangezien de onderneming vóór de modernisering werkte en winst maakte, is het waarschijnlijk niet nodig om over een volledige herstructurering te praten. Daarom moeten het systeem en de richting van informatiestromen worden vastgesteld op het moment dat de optimalisatie begint.

Waar bestaat de beschrijving uit

Om verwarring en inconsistenties in de beschrijving van bedrijfsprocessen te voorkomen, raden experts aan om proceskaarten te gebruiken. Dit zijn gestandaardiseerde documenten waarmee u alle acties kunt verenigen, ongeacht de invloedssfeer van de uitvoerder en de complexiteit van de beschreven operatie.

Elke beschrijving kan worden onderverdeeld in de volgende componenten:

• unified process form (meestal een tabel);
• bedrijfsproceskaart (kan in elke vorm worden weergegeven - tekstbeschrijving, grafisch object of tabel);
• routes (inkomende en uitgaande stromen van informatie, middelen en financiën);
• matrices van verschillende bedrijfsprocessen (een tabel met interactie tussen verschillende processen, waarmee u de hoofd- en secundaire stromen en bewerkingen kunt markeren);
• flowchart (algoritme voor de uitvoering van bedrijfsprocessen);
• gedetailleerde tekstbeschrijving;
• documentatie (creatie van documenten die de uitvoering van het proces bevestigen);
• identificeren van bedrijfsprocesindicatoren (zoek naar kenmerken en indicatoren waarmee u niet alleen de voortgang, maar ook de kwaliteit kunt controleren);
• regelgeving (met andere woorden, functieomschrijving).

Indicatoren

Zoals herhaaldelijk is opgemerkt, moet elk proces door iets worden gemeten. Dit is allereerst nodig om de effectiviteit van alle activiteiten van de onderneming te evalueren. Meestal raden experts aan om bedrijfsprocessen te testen aan de hand van vier indicatoren: tijd, kosten, kwaliteit en kwantiteit.

Maar bedrijfsprocesmodellen zijn dynamisch en divers. Daarom is het vaak niet voldoende om alleen de snelheid van het werk te evalueren; het is noodzakelijk om rekening te houden met zowel de arbeidsomstandigheden als de infrastructuur van de onderneming. Bovendien kunnen bijna alle industrieën niet bestaan zonder leveranciers, financiën, logistiek en partners. Dit zijn ook meetbare indicatoren.

En natuurlijk mogen we informatie en de menselijke factor niet vergeten. Hoe hoger het opleidingsniveau van een specialist, hoe minder tijd hij nodig heeft om zich vertrouwd te maken met de instructies en binnenkomende informatie.

De meeste modelleringsmethodologieën zijn nu gebaseerd op de principes van structurele analyse en ontwerp (SADT - Structured Analysis and Design Technique), evenals op enkele algoritmische talen. We kunnen praten over het bestaan van verschillende basismodellen voor bedrijfsprocesanalyse:

- Bedrijfsprocesmodellering - in feite modellering - onthult de functionele kant van het bestaan van het bedrijf.

- Workflowmodellering - Beschrijft workflows en is vergelijkbaar met stroomdiagrammen.

- Gegevensstroommodellering - in tegenstelling tot de vorige beschrijft het gegevens (informatie) stromen; bedoeld voor sequencingoperaties.

Shewhart-Deming-cyclus

Grote bedrijfsprocessen (1C stelt u in staat om ze uit de algemene lijst te selecteren) wordt aanbevolen om te worden beschreven in een apart document genaamd de "Procedure for Work". Alles wat van minder betekenis is of uit een klein aantal simpele handelingen bestaat, wordt meestal beschreven in functiebeschrijvingen.

Bij het opstellen van de regelgeving moet rekening worden gehouden met de voorwaarden van de cyclus van continue verbetering van de activiteiten van de onderneming (het Shewhart-Deming-model). De bepalingen stellen dat optimalisatie en verbetering eindeloze processen zijn. Dat wil zeggen, in bedrijfsbeheer is er een bepaalde gesloten cyclus, bestaande uit dergelijke managementbeslissingen: planning, implementatie, controle, aanpassing.

Bij het opstellen van een verordening dient men rekening te houden met de principes die de naleving van het Shewhart-Deming-model verzekeren:

1. Berekening van geplande indicatoren voor de toekomstige periode.
2. Analyse van de dynamiek van afwijkingen en documentatie van mogelijke oorzaken.
3. Identificatie van corrigerende maatregelen en analyse van hun effectiviteit.

Ontwikkeling van het model moet worden uitgevoerd in overeenstemming met bedrijfsregels. De algemeen aanvaarde regels zijn het regelgevend en wetgevend kader van de staat op het grondgebied waarvan de onderneming actief is. De tweede basis van het model is het bedrijfsbeleid van het bedrijf.

Bij het implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem is het noodzakelijk om te zorgen voor de ontwikkeling en unificatie van bedrijfsprocessen. Zoals opgemerkt aan het begin van het artikel, is het personeel van het bedrijf niet altijd:begrijpt het belang van de voortgaande modernisering. Het is de taak van het topmanagement om elke medewerker het belang van het creëren van een effectief bedrijfsprocesmodel te laten zien.

Het is tenslotte een beproefd en zorgvuldig ontworpen systeem dat het voor een onderneming niet alleen gemakkelijker maakt om certificaten van overeenstemming met de internationale kwaliteitsnormen ISO 9001:2008 te verkrijgen, maar ook om de efficiëntie van elk systeem aanzienlijk te verhogen werknemer.

Beide factoren zorgen ervoor dat het bedrijf concurrerender wordt op de markt, wat op zijn beurt een gunstig effect heeft op zowel investeerders als klanten.