Organisatie van een intern controlesysteem in een organisatie: creatie, doel, vereisten en analyse

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

De eigenaar van een economisch object geeft altijd om de kwaliteit van de organisatie van zijn economische activiteit. Elke winstgevende onderneming heeft een potentiële winst voor de eigenaar. Welke competente ondernemer zou niet geïnteresseerd zijn in de voorwaarden van het functioneren van zijn eigen nageslacht, wat hem zo'n serieus inkomen oplevert? Waarschijnlijk moet je een dwaas zijn om alles zijn gang te laten gaan en ervan uit te gaan dat het altijd zo zal zijn, dat het werk in de organisatie zal verlopen zoals gepland en voor altijd dezelfde positieve financiële resultaten zal opleveren, zonder in te gaan op en zonder in te grijpen in het arbeidsproces van uw ondergeschikten. Juist omdat elke zakenman bij zijn volle verstand en met een objectieve houding ten opzichte van het management van zijn bedrijf bang is zijn winst te verliezen en op een dagfailliet gaat, voert hij een systeem van interne controle van de organisatie in. Wat het is? Wat levert dit systeem op? Hoe is het georganiseerd? En wat zijn de doelen? Eerste dingen eerst.

Wat is het interne controlesysteem in een organisatie

Een voorbeeld van een voorbeeldige zakelijke entiteit is een onderneming die ononderbroken haar economische activiteit uitvoert en voldoet aan de belangrijkste voorwaarde voor haar bestaan - ze maakt winst en verhoogt deze regelmatig. De eigenaar van het bedrijf richt alle inspanningen en investeringen altijd alleen op wat zijn organisatie nog sterker en krachtiger maakt, waardoor de bronnen van rendement in de vorm van inkomsten worden uitgebreid. Elke eigenaar wil natuurlijk dat zijn bedrijf goed functioneert. En hij begrijpt dat je hiervoor passende maatregelen moet nemen. Hier ontstaat de mondiale behoefte aan de inrichting van het interne beheersingssysteem van de organisatie. Hier kan men duidelijk de noodzaak zien om binnen de onderneming een dergelijk apparaat te vormen voor het bewaken en identificeren van tekortkomingen in het beheerproces, dat de eigenaar zal signaleren over eventuele schendingen en inconsistenties. Wat zou zo'n apparaat moeten zijn?

Het internecontrolesysteem in het management van een organisatie is een reeks methoden voor het volgen, bewaken, controleren, evalueren en analyseren van alle procedures en bedrijfsprocessen die plaatsvinden in de onderneming die rechtstreeks verband houden met de resultaten van de economische activiteit van de onderneming als geheel. Met andere woorden, dit zijn speciale medewerkers, specifieke methodenonderzoek, een lijst van analytische apparatuur en aanverwante technologieën, die samen het zeer controlerende effect geven dat een ondernemer wil krijgen. Hij heeft een dergelijke controle nodig om zichzelf te beschermen tegen oneerlijke ondergeschikten of slechte uitvoering van hun taken, wat uiteindelijk het financiële resultaat van de onderneming als geheel kan aantasten. Maar hoe is dit proces georganiseerd?

De organisatie van een intern controlesysteem in een bedrijf is de vorming van zo'n gunstige basis voor het functioneren van regelgevende instanties in combinatie met hun toegang tot technische apparatuur en alle noodzakelijke informatie van een zakelijke entiteit die hoge -kwaliteitscontrole bij het toezicht op het werk van werknemers en hun directe taken in overeenstemming met hun functiebeschrijvingen. Simpel gezegd, het creëren van een controleapparaat bij een onderneming omvat de uitvoering door gespecialiseerde auditors van controles in alle functionele gebieden van het bedrijf.

Doelen

Een competente zakenman doet nooit iets doelloos, daarom denkt hij na over elk detail van zijn actie, innovatie, bestelling of bestelling die via de directeur wordt gegeven en implementeert deze in de zakelijke activiteiten van zijn onderneming om een specifiek resultaat te bereiken. Dienovereenkomstig is het hetzelfde met de besturingsinrichting. Er zijn vier hoofddoelstellingen van het internecontrolesysteem in de organisatie, die elke eigenaar begeleiden om te voorkomen dat:problemen doen zich voor:

1. Controleren van de effectiviteit van economische activiteit. Het impliceert de noodzaak om de economische transacties die in de onderneming worden uitgevoerd, te monitoren en te monitoren om mogelijke afwijkingen te identificeren en deze te onderdrukken.
2. Informatiebeveiliging. Het betreft de organisatie van het transparant functioneren van de boekhoudafdeling bij het verstrekken van betrouwbare, objectieve, volledige en tijdige rapportage aan het management en hogere autoriteiten.
3. Onderdrukking van diefstal en illegale acties van werknemers. Dit verwijst naar een strakkere controle over mogelijke incidenten van witwassen en oplichting door werknemers binnen de onderneming.
4. Voldoen aan de regelgeving. Elke staatseenheid in het personeelsapparaat moet het interne regelgevende werkschema strikt volgen.

Probeert zichzelf en de vruchten van het functioneren van zijn bedrijf te beschermen in de vorm van inkomsten, stelt de eigenaar zichzelf specifieke doelen. Deze doelen worden succesvol bereikt dankzij de effectieve organisatie van het interne controlesysteem in de organisatie.

Structuur

Het controlemechanisme bij elke onderneming wordt uitgevoerd door de hiërarchische ondergeschiktheid van controlerende instanties. Op elke locatie zijn instanties verantwoordelijk voor het uitvoeren van monitoring- en verificatieactiviteiten. Hoe ziet een voorbeeld van een intern controlesysteem in een organisatie eruit in termen van structurele en hiërarchische ondergeschiktheid?

NatuurlijkVeel hangt af van de bestuursvorm bij de onderneming. Met een klein bedrijf en een staf van drie of vier mensen is alles duidelijk, er is niets bijzonders te regelen, dit wordt gedaan door de directe leidinggevende. Maar in grote ondernemingen is alles anders: hoe groter het bedrijf, des te meer relevante interne controlemaatregelen moeten worden verdeeld over de structurele afdelingen. De organisatie van interne controle in bedrijfssystemen wordt bijvoorbeeld uitgevoerd in de context van verschillende structurele blokken:

• Het eerste blok is de raad van bestuur, het belangrijkste en onwankelbare administratieve apparaat, dat centraal wordt beheerd en gecontroleerd.
• Het tweede blok omvat de vertakking van de controle van de raad van bestuur in twee hoofdorganen in de vorm van het managementapparaat en het auditcomité.
• Het derde blok - zorgt voor de verdeling van de controle van het managementapparaat naar de hoofden van alle afdelingen die in het bedrijf bestaan, die op hun beurt de directe activiteiten van hun ondergeschikten in elke afdeling controleren.
• Het vierde blok - betreft de spreiding van de controlerende verantwoordelijkheden van het auditcomité over de eenheid voor risicobeheer en de eenheid voor interne controle.

Op basis van de blokstructurering van controleorganen in het bedrijf kunnen we concluderen dat er twee richtingen zijn in bedrijfsvormen van bestuur: dit zijn afzonderlijke structurele organen binnen de onderneming en afdelingshoofden die toezicht houden op hun ondergeschikten. Vaak is dit hoe de organisatie van het systeem van internecontrole in de onderneming.

De structuur van het toezicht op financiële instellingen ziet er iets anders uit. Het internecontrolesysteem van een kredietinstelling voorziet in zes hoofdbronnen voor de verspreiding van relevante maatregelen op bepaalde niveaus van de hiërarchie:

• bestuursorganen van een kredietinstelling;
• head en zijn plaatsvervangers;
• hoofdaccountant en zijn plaatsvervanger;
• revisiecommissie of auditor samengevoegd;
• speciale controle-eenheden;
• andere structurele afdelingen van de controleorganen van de kredietinstelling.

Beelden

Classificatie van variëteiten van intern toezicht is vrij veelzijdig vanwege het grote aantal kenmerken van de eenheid. De oprichting van het interne controlesysteem van een organisatie zorgt dus voor verschillende vestigingen in de belangrijkste gebieden.

In volgorde van implementatie:

• administratief;
• administratief;
• financieel;
• technologisch;
• legaal;
• boekhouding.

Volgens de vorm van indiening:

• werkelijk;
• computer;
• documentaire.

Tijdelijk:

• voorlopig;
• huidig;
• volgende.

Per dekking:

• volledig en gedeeltelijk;
• vast of selectief;
• complex of thematisch.

Methoden

Naast de genoemde soorten toezicht, kunnen de auditprocedures die bij de onderneming worden uitgevoerd, tot uiting komen in de implementatie van verschillende methodologische benaderingen van verificatie. Daarom omvat de organisatie van een intern controlesysteem in een onderneming het gebruik van een reeks van drie belangrijke methodologische gebieden.

Algemene methoden:

• Audit - omvat de controle van de boekhouding en financiële rapportage.
• Monitoring - omvat het bestuderen van de juistheid van de procedures die worden uitgevoerd in specifieke gebieden in specifieke afdelingen van de onderneming.
• Revisie - uitgevoerd door middel van verificatiemanipulaties met de documentatie.
• Analyse - berekent specifieke economische indicatoren en vergelijkt deze met de waarden van de norm.
• Thematische controle - uitgevoerd met betrekking tot iets specifieks, bijvoorbeeld het controleren van de kassa en contant geld.
• Officieel onderzoek - vindt plaats wanneer een niet-naleving van de regelgeving of een overtreding van een materieel verantwoordelijke persoon wordt onthuld.

Documentaire controles:

• Juridische beoordeling - verwijst rechtstreeks naar de bevoegdheden van de juridische afdeling van de onderneming met verificatieactiviteiten met betrekking tot contracten en andere documentatie.
• Logische controle - wordt uitgevoerd om de winstgevendheid van lopende bedrijfsactiviteiten te controleren, weerspiegeld in de relevante documenten.
• Rekenkundige verificatie - manifesteert zich in een specifieke misrekening en vergelijking van indicatoren in documenten met echtegegevens.
• Tegencontrole - omvat het verhogen van de primaire voor een specifieke periode en de analyse ervan: dit omvat vrachtbrieven, belastingfacturen, aanpassingen aan belastingfacturen en meer.
• Formele verificatie - biedt controle over de beschikbaarheid van verplichte documenten op basis waarvan bepaalde handelingen zijn uitgevoerd.
• Vergelijkende controle - onthult onnauwkeurigheden en inconsistenties in digitale, samenvattende, equivalente gegevens.

Technieken van daadwerkelijke controle:

• Inventaris - voorziet in de verificatie door het interne controlesysteem van de boekhouding in de organisatie van de aanwezigheid en herberekening van onroerend goed zoals vaste activa, materiële en immateriële activa, contant geld, niet-contante financiën op bankrekeningen, enz.
• Expertise - wordt uitgevoerd door het aantrekken van een expert of een stafspecialist in een specifiek probleem met een bepaalde focus.
• Visuele observatie - houdt in dat de werknemer en zijn werkactiviteit van buitenaf worden bewaakt. Zo kan een senior accountant bijvoorbeeld de uitvoering van zijn taken door een gewone accountant observeren.
• Controlemeting - gekenmerkt door een plotselinge beslissing om te controleren op kwantitatieve of kwalitatieve reproductie van een bepaalde operatie in de onderneming om deze te vergelijken met de norm.
• Analyse van managementinformatie - bepa alt vooraf de studie van orders, orders, decreten van interne aard en verificatie van de resultaten van hun uitvoering.

Functies

De organisatie van een intern toezichtsysteem in een organisatie van welke vorm dan ook, voorziet in de uitvoering van specifieke functies door de relevante instanties. Bij elke controlerende operatie gaat het immers om het behalen van een bepaald resultaat. Het globale resultaat moet de ononderbroken werking van de onderneming zijn met een regelmatig en stabiel inkomen. En het lijkt alleen mogelijk om dit te bereiken wanneer een reeks strategische functies wordt uitgevoerd. Hier zijn er enkele:

• Bewaking van de bedrijfsactiviteiten van het bedrijf en zijn externe omgeving - omvat het volgen van markttrends, veranderingen in vraagbehoeften, evenals concurrerende faciliteiten en hun beleid.
• Ontwikkeling van strategische richtingen van de activiteiten van het bedrijf - zorgt voor het bereiken van het hoofddoel van het bedrijf door middel van tactische stappen in operationele en economische activiteiten.
• Een risicobeoordelings- en beheersysteem creëren - de regelgevende instanties van elke onderneming moeten een idee hebben van welke ongunstige factoren haar binnen haar activiteiten bedreigen.
• Evaluatie van investerings- en kapitaalinvesteringsprojecten - de interne controle moet werkzaamheden uitvoeren om de productiviteit, rationaliteit en winstgevendheid van door haar geïnvesteerde projecten te beoordelen.

Als we van algemeen naar bijzonder gaan, kunnen we de huidige functies van het interne boekhoudcontrolesysteem in de organisatie onderscheiden als fundamentele informatiegegevens voor het uitvoeren van hoogwaardige internefabrieksinspecties:

• studie van huidige boekhoudsystemen;
• beoordeling van de productiviteit en winstgevendheid van deze systemen;
• financiële analyse en boekhoudcontrole;
• monitoring van controlemethoden;
• wereldwijde naleving;
• naleving van interne regels door medewerkers;
• beoordeling van het betrouwbaarheidsniveau van de verstrekte informatiegegevens;
• adviseren in boekhoudkundige, fiscale, juridische zaken;
• deelname aan de directe automatisering van boekhouding, management en fiscale boekhouding;
• Controleren van de implementatie van geplande indicatoren.

Stappen

Net als elke andere economische of procedurele procedure, voorziet het uitvoeren van controlemaatregelen in een gefaseerde volgorde van het uitvoeren van specifieke taken. Dit zijn de belangrijkste fasen in de organisatie van het internecontrolesysteem waarmee dit soort processie wordt gekenmerkt:

1. Verificatie starten. Elke controleactie wordt uitgevoerd in opdracht van het management van het bedrijf of als een geplande gebeurtenis. De controle wordt uitgevoerd op basis van de opdracht van de directeur of in het geplande schema van controleprocedures.
2. Planningscontrole. Elke inspectie wordt voorafgegaan door de identificatie van een discrepantie in de functionaliteit van de onderneming of de wens van managers om de stand van zaken binnen het personeel en het werk dat zij uitvoeren te beoordelen. Daarom, vóór directe controleprocedures:een geplande verkenning van het te controleren gebied en de ontwikkeling van tactische aanwijzingen voor de reproductie van komende evenementen worden uitgevoerd.
3. Directe verificatie. Op een specifieke site worden gedurende een bepaalde periode bepaalde documenten ter onderzoek genomen en worden zakelijke transacties geanalyseerd in hun relatie met gerelateerde processen van economische activiteit in de onderneming.
4. Testresultaten voorbereiden. Op basis van de resultaten van alle verificatieactiviteiten zijn de resultaten van de controle onderworpen aan verplichte documentatie om definitieve indicatoren te verstrekken aan het management van het bedrijf.
5. Het uitvoeren van relevante werkzaamheden na bestudering van de resultaten van de inspectie. Tijdens het uitvoeren van controleoperaties worden overtredingen begaan door materieel verantwoordelijke personen aan het licht gebracht, afwijkingen van de normen worden gedetecteerd, gevallen van nalatige houding van sommige werknemers ten opzichte van het werk worden waargenomen, wat in zekere zin schade aan de economie van de onderneming met zich meebrengt Als geheel. Daarom geven dergelijke situationele precedenten een reactie van het managementapparaat in de vorm van een berisping, ontneming van bonussen of ontslag van nalatige ondergeschikten. Bovendien is het verplicht om de verkregen gegevens te analyseren en conclusies te trekken over de mogelijke modernisering van het arbeidsproces die in dit stadium nodig is om de efficiëntie van het bedrijf als geheel te verhogen.

Analyse

Analyse van het interne controlesysteem in de organisatie is van niet gering belang voor het handhaven van de kwaliteit en correctheid van de interne audit oponderneming. Waarom is het zo belangrijk in het moderne bedrijfssysteem? Omdat de analyse en evaluatie van het interne controlesysteem van de organisatie de aanzet is voor de ontwikkeling van aanbevelingen voor de verbetering en modernisering van het bedrijfsproces als geheel. Niet alleen is de verificatie van de procedurele werking van de economische activiteiten van een onderneming op zich belangrijk, maar de mate van effectiviteit van de uitvoering ervan kan van invloed zijn op de welvaart en het winstgevende functioneren van de onderneming als zodanig.

De analyse van het interne financiële controlesysteem van de organisatie wordt uitgevoerd door de relevante organen van gecentraliseerde ondergeschiktheid van het bedrijf op de volgende gebieden:

• analyse van besturingsprocessen als object van analytisch onderzoek;
• onderzoek naar het kwalificatiepotentieel en de professionaliteit van medewerkers die controleactiviteiten uitvoeren;
• overweging van de kwaliteit van de organisatie van geplande werkzaamheden uitgevoerd door de auditors in de vorm van voorbereiding op het auditproces zelf;
• controleren van het geschetste strategisch actieplan tijdens de interne audit op ondernemingsniveau;
• onderzoek naar de beschikbaarheid van plannen voor inspecties voor de toekomst, evenals een analyse van hun relevantie en de diepgang van de problemen die door het toezichtapparaat worden overwogen.

Beoordeling

Het begrip analyse is onlosmakelijk verbonden met het begrip evaluatie. In brede zin omvat deze term het vaststellen van de absolute of relatieve waarde van het onderzochte object, subject, fenomeen. In termen van economischesubtekstbeoordeling van het interne controlesysteem van de organisatie impliceert een vergelijking met de norm die door de auditors wordt uitgevoerd tijdens de audit van de acties, evenals een beoordeling van de kwaliteit van de door hen opgestelde maatregelen, gericht op het identificeren van inconsistenties, onnauwkeurigheden, fouten in het kader van zakelijke activiteiten. Simpel gezegd, dit is een test van de kwaliteit van het werk van de inspecteurs zelf.

De combinatie van twee gerelateerde concepten - beoordeling en analyse - bepa alt vooraf de behoefte aan aanvullende activiteiten na de audit. Immers, op basis van de resultaten van de analyse van het interne beheersingssysteem van de boekhouding in de organisatie, de noodzaak om bijvoorbeeld arbeidsregels aan te scherpen met betrekking tot de uitvoering en opslag van documentenstroom, of besluiten worden genomen over grondiger en frequenter inventarissen van vaste activa van de onderneming, aangezien er in dit deel van de boekhouding vaak inconsistenties zijn met eerdere scores, enzovoort. En dit geldt niet alleen specifiek voor de boekhoudafdeling van de onderneming. Dat wil zeggen, de beoordeling van de resultaten die tijdens de audit zijn verkregen, maakt het mogelijk om de noodzaak te beoordelen om het internecontrolesysteem van de organisatie te verbeteren of, omgekeerd, om conclusies te trekken over de kwaliteit van het functioneren in dit specifieke stadium. Door de tijdens de audit verkregen definitieve indicatoren te evalueren, kan men ook het werk van de regelgevende instanties zelf evalueren op basis van de diepgang en inhoud van hun verslag aan het einde van de controleactiviteiten.

Vereisten

Bij dit alles mag men niet vergeten dat het interne controlesysteem dat door de organisatie wordt gebruiktmoeten voldoen aan de vastgestelde normen en voorschriften. Bovendien moet deze naleving zowel op ondernemingsniveau als in termen van naleving van de huidige wetgeving worden uitgevoerd. De federale belastingdienst bepa alt dat alle bestaande organisaties als bedrijfsentiteiten het bevel van 16 juni 2017 "Bij goedkeuring van de vereisten voor de organisatie van een intern controlesysteem" volgen. Dit zijn deze vereisten:

• Creëring van een dergelijk controleapparaat in het bedrijf, dat zorgt voor een ordelijk en efficiënt verloop van zakelijke activiteiten, het behalen van positieve financiële resultaten, de veiligheid van de activa en eigendommen van de onderneming.
• Vorming van een omgeving aangepast voor hoogwaardige besturing binnen het bedrijf.
• Ontwikkelen van een risicobeheersysteem.
• De mogelijkheid om de bestaande feiten van belastingontduiking, vergoedingen, verzekeringspremies te controleren.
• De nodige informatie over mogelijke risico's bekendmaken en in gepaste vorm aan het management verstrekken.
• Implementatie van controleprocedures gericht op het minimaliseren en verminderen van risico's.

Op basis van de vereisten voor de inrichting van het interne controlesysteem kunnen we conclusies trekken over een serieus aandeel dat specifiek wordt toegekend aan risico's - bestaande mogelijke bedreigingen die een integraal onderdeel vormen van potentiële angsten van ondernemers.

Risico's

Het op risico's gebaseerde internecontrolemodel is een model waarmee u bedreigingen kunt analyserenondernemingen vanwege de noodzaak om betrouwbare informatie te verkrijgen over de activa en passiva van een bepaalde economische entiteit. Risicogerichtheid in de organisatie van het interne controlesysteem impliceert het doel van het management van de onderneming om een redelijke mate van vertrouwen te krijgen dat de onderneming haar doelstellingen op de meest effectieve manier zal bereiken. En in deze geest is het belangrijkste doel van controle om te zorgen voor tijdige identificatie en analyse van de risico's van de betrouwbaarheid van jaarrekeningen, naleving door werknemers van de voorschriften en de normen voor het reguleren van het arbeidsproces waarin wordt voorzien in de grondslagen voor financiële verslaggeving van de onderneming, evenals de uitvoering van financiële en economische plannen, het efficiënte gebruik van middelen, de waarheidsgetrouwheid van financiële en managementinformatie. Daarom is het belangrijkste schild voor een zakelijke entiteit in de strijd tegen bedreigingen en risico's die verhinderen dat het onder normale omstandigheden functioneert, een goed gebouwde en goed georganiseerde controle.