Bedrijfsproces: analyse van bedrijfsprocessen. Beschrijving, toepassing, resultaten

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Elke ondernemer moet op zijn minst indirect weten wat een bedrijfsproces is. Bedrijfsprocesanalyse helpt de kosten te verlagen, de winstgevendheid te vergroten en uiteindelijk de winst van de onderneming te vergroten. In de economische literatuur wordt dit concept voor het eerst aangetroffen in het werk van onderzoekers in de jaren 80 van de vorige eeuw. Het was toen dat ze in de Verenigde Staten voor het eerst dachten dat de efficiëntie van alle productie afhangt van een reeks onderling gerelateerde acties die een bedrijfsproces worden genoemd.

Definities

Bedrijfsproces is een complex concept. Bedrijfsontwikkeling is sterk afhankelijk van onderling gerelateerde operaties, procedures en activiteiten. Het is onmogelijk om een fabriek voor te stellen zonder de aanvoer van grondstoffen, de verwerking ervan, arbeiders aan de machines en accountants. Een onderneming is een gesloten systeem dat functioneert als een integraal organisme. En om alles correct te laten werken zonder haperingen en vertragingen, heb je een hoofdbrein nodig - een ervaren manager die de samenhang van alle bedrijfsprocessen analyseert en bewaakt.

Als je economisch kijkt, dan wordt de onderlinge verbondenheid van alle mogelijke activiteiten, waarbij de verwerking van natuurlijke hulpbronnen tot het eindproduct voor de consument, een bedrijfsproces genoemd. Bedrijfsprocesanalyse is een beoordeling van de effectiviteit van een bepaalde actie, operatie of gebeurtenis met betrekking tot productie.

Waar zijn ze voor

Het beschrijven van bedrijfsprocessen is vrij eenvoudig. Maar het grootste realiteitsprobleem is dat het in elke onderneming in ons land zeldzaam is om iemand te vinden die echt geïnteresseerd is in het verbeteren van de efficiëntie van verschillende productieprocessen. Kleine en middelgrote bedrijven proberen langverouderde methoden te gebruiken om de kosten te verlagen, terwijl ze in het Westen lang hebben begrepen dat het succes van een bedrijf afhangt van een competente ingehuurde manager die geïnteresseerd is in het maximale resultaat uit zijn werk.

Het creëren van bedrijfsprocessen geeft een helder inzicht: wie verantwoordelijk is voor welk stadium, welke functie hij bekleedt en wat er moet gebeuren. Een dergelijke structurering maakt de organisatie van de productie transparant en beheersbaar. Door de doelenboom aan medewerkers te communiceren, vergroot je hun motivatie door aan te tonen dat hun werk gericht is op gemeenschappelijke doelen. Bovendien zal het op deze manier organiseren van een bedrijf helpen bij het identificeren van onnodige kosten van financiële middelen en tijd.

Hoe aan te maken

Ongeacht of het bedrijf groot of klein is, de aanpak voor het maken van een gedetailleerd plan is hetzelfde. Beschouwenspecifiek voorbeeld. Er is een bedrijf dat banken verkoopt. Het bedrijfsprocesdiagram is vergelijkbaar met een boom. Hoofdtakken bevatten belangrijke functies die zich vertakken in kleinere. Dus, wat zijn de belangrijkste fasen van het bedrijfsproces voor een detailhandelaar?

1. Aankoop van goederen. Dit is het eerste en centrale bedrijfsproces. Wat zijn de sub-stadia?

• Leverancieranalyse.
• Contracten opstellen met fabrieken.
• Opstellen van contracten met transportbedrijven.

2. Plaatsing van de bank. In dit stadium zijn er zulke momenten:

• Een kamer selecteren.
• Bouw of verhuur van panden.
• Verkoopvoorwaarden scheppen.

3. Verkoopproces.

• Rekrutering.
• Een kassa kopen.
• Creëren van sfeer en design voor sales.

4. Marketing en reclame.

• Plaatsing van een bord.
• Maak visitekaartjes, boekjes, brochures, catalogi, enz.
• Advertentieplaatsing.

De lijst kan lang zijn. Het is belangrijk om te begrijpen hoe bedrijfsprocessen tot stand komen. En dan zullen we een paar gouden regels geven om een bedrijf succesvol te organiseren.

Regel 1

Een specifieke persoon is verantwoordelijk voor elke geselecteerde bedrijfsfase. Betrek ze bij de totstandkoming van de regeling. Dit biedt de mogelijkheid om het proces meer in detail te begrijpen, medewerkers te interesseren en hun motivatie te vergroten om gemeenschappelijke doelen te bereiken. Dit is vooral belangrijk in de vroege stadia van de oprichting van de onderneming. Het starten van een bedrijf wordt altijd geassocieerd met:enorme moeilijkheden, en het tijdig stellen van doelen voor specifieke fasen zal een gedetailleerder actieplan opleveren.

Regel 2

Gebruik geautomatiseerde programma's en visualiseer uw circuits. Tot op heden zijn er veel kant-en-klare programma's die helpen bij het structureren van informatie. Kleine en middelgrote bedrijven gebruiken ze overal.

Als je in een groep werkt, neem dan een bord of stukjes papier om alles op te schrijven en teken een boom van je processen terwijl je bezig bent. Begin met grote operaties en deel ze op in kleinere. Voor grote ondernemingen is het creëren van bedrijfsprocessen een enorm nauwgezet werk dat maximale concentratie en coördinatie van acties van alle werknemers vereist.

Regel 3

Laat u bij het formuleren van bedrijfsprocessen leiden door de strategie van het bedrijf en niet door de organisatiestructuur. Dezelfde functie kan verder gaan dan gevestigde afdelingen. Bij het leveren van een product van een leverancier kan men bijvoorbeeld kijken naar de grens van het bedrijfsproces totdat het product de winkel zelf verlaat, dat wil zeggen wanneer het in de schappen wordt geplaatst en beschikbaar is voor de consument. Bij dit proces zijn verschillende afdelingen betrokken die deel uitmaken van de organisatiestructuur.

Regel 4

Wees niet te gedetailleerd in je plan. Als u het diagram overlaadt met onnodige informatie, leidt dit tot algemene verwarring en een zware last voor verantwoordelijke medewerkers. Als u van plan bent om wijzigingen aan te brengen in een bepaald segment, moet dit deel gedetailleerd worden en de rest moet worden overwogen.slechts oppervlakkig, zonder in details te treden. De efficiëntie van bedrijfsprocessen is onderworpen aan de Pareto-wet "20/80", wanneer 20% van de gedetailleerde beschrijvingen 80% van het succes van de hele operatie zal opleveren.

Regel 5

Wees niet bang voor de waarheid en bouw een schema op gebaseerd op wat werkelijk is. Deze situatie komt heel vaak voor. De hoofdmanager vraagt zijn ondergeschikten naar hun afdelingen om een bedrijfsprocesdiagram te maken. Die proberen te vertellen hoe het met ze gaat. Hoewel de werkelijke situatie verre van ideaal is. Maar op basis van valse gegevens wordt het verkeerde schema gebouwd, waarna inefficiënte beslissingen worden genomen en al het werk verloren gaat.

Verwar "zoals het is", "zoals het zou moeten zijn" en "zoals ik wil dat het is" niet door elkaar. Hoe slecht alles ook is, bedrijfsprocessen worden juist samengesteld om deze toestand te verbeteren. Daarom is het noodzakelijk om alleen een echte situatie te beschrijven.

Automatisering van bedrijfsprocessen

Het is erg moeilijk om alle gebeurtenissen binnen het bedrijf te volgen, vooral als het gaat om grote bedrijven en syndicaten. Big business is moeilijk voor te stellen zonder een heel systeem van geautomatiseerde programma's waarmee je inkomende gegevens kunt analyseren om een beslissing te nemen. Daarom hebben we het tegenwoordig vaak over het automatiseren van bedrijfsprocessen.

In de praktijk betekent dit dat er een speciaal computerprogramma is dat allerlei informatiestromen verwerkt die zorgen voor een bedrijfsproces. Bedrijfsprocesanalyse vindt offline plaatsmodus, en de persoon maakt alleen kennis met de resultaten en trekt de juiste conclusie.

Keuze van analysemethode

Wanneer een binnenlandse ondernemer wordt geconfronteerd met de vraag hoe hij bedrijfsprocessen het beste op een automatische manier kan beschrijven, zal hij veel opties vinden die niet goed zijn geoptimaliseerd voor de Russische markt. Vrijwel alle voorgestelde software is gemaakt voor westerse bedrijven die ervaring hebben met het optimaliseren van productie. Maar na wat gegevens te hebben geanalyseerd, hebben we onze eigen lijst met programma's gemaakt die het bedrijfsproces implementeren.

1. BEST-5 "Mijn bedrijf" is software die vaak wordt gebruikt door kleine en middelgrote bedrijven. Het programma is beschikbaar voor elke computer en is zeer eenvoudig te gebruiken. Het voordeel is dat het kleine hoeveelheden gegevens van een kleine onderneming kan analyseren.
2. Corporate Modeler. Vaak gebruikt in moderne ondernemingen, vooral omdat het goedkoop is. Het starten van een bedrijf is eenvoudig te organiseren met dit programma, omdat het erg handig is om bedrijfsprocesdiagrammen te maken, maar het analyseert praktisch niet.
3. iGrafx Enterprise Central. Zeer goed Canadees ontwerp. Kan niet alleen bedrijfsplannen herkennen en opstellen, maar ook met succes arrays van invoergegevens analyseren. In ons land wordt het heel weinig gedistribueerd, hoewel het product zeer de moeite waard is.
4. Business Studio. De meest bekende Russische ontwikkeling. Geïntegreerd met andere MS Office-producten (Word, Excel, Visio). Voorbinnenlandse ondernemer is de beste keuze in termen van prijs-resultaatverhouding. Uitstekende analyse van bedrijfsprocessen. De productie kan met succes worden geoptimaliseerd dankzij de resultaten die met het programma worden verkregen.

Technologie voor het bouwen van bedrijfsprocessen

De meest voorkomende vandaag is de integratie van de automatische en handmatige methode voor het bouwen van het "Business Process"-schema. De analyse van bedrijfsprocessen wordt in dit geval in twee fasen uitgevoerd: de eerste met behulp van de resultaten die op een computer zijn verkregen, de tweede - handmatig door de manager.

Laten we eens kijken naar twee hoofdbenaderingen voor het plotten van grafieken en diagrammen. In dit geval wordt de bedrijfsprocestechnologie gebouwd met behulp van de volgende methoden:

1. DFD (gegevensstroomdiagrammen).
2. WFD (werkstroomdiagram).

De eerste DFD-methode omvat het opstellen van een diagram van gegevensstromen. Ze omvatten: detaillering van het werk van het proces, verantwoordelijke medewerkers, benodigde documentatie. Een dergelijke constructie geeft een compleet beeld van de activiteiten van het bedrijf, de omringende input- en outputgegevens, alle elementen van het productieproces en de onderlinge relaties. Met deze aanpak kunt u gratis (extra) bedrijfsprocessen uitlichten die de effectiviteit van het resultaat verminderen en op verschillende manieren kunnen worden geoptimaliseerd.

WFD - workflowdiagrammen die bedrijfsprocessen op een lager niveau beschrijven. Bedrijfsontwikkeling kan aanzienlijk veranderen als u niet alleen de verticale hiërarchie van acties kent, maar ook de horizontale. Wat betekent dit?

Als je kijktduidelijk, KRW-diagrammen zijn een raster van tijdframes, waarvan elke grafiek verantwoordelijk is voor een bepaald proces. Stel dat de levering van goederen twee dagen duurt, dan geeft de grafiek het begin en het einde van het proces weer. Dan komt het productplaatsing op de handelsvloer, en dit proces begint pas nadat de levering voorbij is. De gegevens worden opeenvolgend in de grafiek uitgezet. Gebeurtenissen, operaties en acties kunnen met elkaar verweven zijn als ze gelijktijdig worden uitgevoerd. Het is handig om op deze manier in een vroeg stadium te beginnen met het ontwikkelen van een bedrijf, om te bepalen hoeveel tijd nodig is voor een volledige productiecyclus.

Conclusies

Voor klein of groot, nieuw of oud, je hebt inzicht nodig in wat een bedrijfsproces is. In elke fase van de levenscyclus van het bedrijf kan optimalisatie van de productie de verdere ontwikkeling aanzienlijk beïnvloeden. Het belangrijkste doel van het bestaan van elke organisatie vandaag de dag is immers om aan de behoeften van de consument te voldoen. En als de klant tevreden is, maakt hij winst. De afhankelijkheid is hier recht evenredig. Hoe hoger de tevredenheid van de consument, hoe hoger de winst van het bedrijf. En dit kan alleen worden bereikt door het proces binnen de onderneming te analyseren en vervolgens te veranderen.