Analyse van de situatie: opties, kenmerken, stadia en resultaten van de analyse

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Leiders worden vaak gedwongen om beslissingen te nemen die niet in overeenstemming zijn met het bestaande plan, maar op basis van de huidige situatie. Dit gebeurt om verschillende redenen. De belangrijkste taak van de manager is om de situatie te analyseren, de meest optimale manier van handelen te ontwikkelen en vast te stellen bij het oplossen van de ontstane problemen.

Wat is dit

Situatieanalyse is een manier om informatie te verwerken die deze eerst in delen verdeelt en vervolgens elk element afzonderlijk zorgvuldig onderzoekt om een probleem te vinden en op te lossen. De winst van een onderneming kan bijvoorbeeld afnemen als gevolg van stijgende kosten of als gevolg van een daling van de inkomsten, een stijging van de debiteuren en andere factoren. Om te bepalen welke factor de verandering in winst beïnvloedde, is het noodzakelijk om deze factoren te bestuderen.

Pas nadat de oorzaak is vastgesteld, kan de beslisser (DM) een actieplan ontwikkelen en het probleem oplossen. Om de situatie te analyseren, stelt de bevoegde persoon een team van specialisten samen die de gegevens verzamelen en analyses uitvoerenprocedures, elk op hun eigen gebied van expertise en vaardigheden.

Wie doet de analyse

Analyse van specifieke situaties wordt niet door één persoon uitgevoerd, maar door meerdere groepen. Ze worden geleid door een manager of een beslisser (DM). Het team bestaat uit:

• Experts van het eerste niveau. Ze verzamelen en verwerken primaire informatie.
• Experts van het tweede niveau. Onderzoek rapporten en ontwikkel ideeën om het probleem op te lossen.
• Analytische groep. Onderzoekt de ideeën die de experts van het tweede niveau hebben ontwikkeld en kiest vanuit hun oogpunt de meest realistische opties voor de ontwikkeling van evenementen. Analisten ontwikkelen bedrijfsstrategieën en probleemoplossende strategieën.
• De beslisser kiest uit de voorgestelde ontwikkelingsstrategie-opties degene die naar zijn mening het meest geschikt is om problemen in de huidige situatie op te lossen. Hij draagt hiervoor de volledige verantwoordelijkheid.

Alleen een groot bedrijf kan het zich veroorloven om grootschalig werk uit te voeren met meerdere groepen specialisten. In de meeste gevallen voert het hoofd van het bedrijf een analyse van de situatie uit met de betrokkenheid van één groep - specialisten van afdelingen. Het werk van de tweede groep en analisten wordt uitgevoerd door mensen die lid zijn van het management van het bedrijf, accountants, marketeers en ingenieurs. Ze komen samen voor een zakelijke bijeenkomst, bespreken de situatie en zoeken naar oplossingen voor problemen.

Procedure

De analyse begint met de identificatie van de afwijking van de prestaties van het bedrijf van de geplande. In het rapportagekwartaal werd bijvoorbeeld een omzetdaling met 30% onthuld en de manager kan de redenen niet verklarendit niveau van achteruitgang. In dit geval moet hij een groep deskundigen samenstellen en de situatie bestuderen. Het proces bestaat uit de volgende fasen van situatieanalyse:

1. Identificatie van afwijking van indicatoren - identificatie van het probleem.
2. Organisatie van een groep experts door de leider.
3. Toewijzing aan elke expert van een site voor werk.
4. Informatie verzamelen per afdeling.
5. Experts verwerken de ontvangen informatie met behulp van hun gespecialiseerde kennis en vaardigheden.
6. Opstellen van voortgangsrapportages door specialisten.
7. Onderzoek van deze rapporten door het hoofd, bespreking op de algemene vergadering van de inhoud van de rapporten.
8. Oplossingen voor een probleem ontwikkelen en een of meer in de praktijk brengen.

Voorbereiding van het rapport en de presentatie ervan

Leiders zijn altijd druk met werk, dus ze hebben geen tijd om lange, lange rapporten te lezen. Dit suggereert dat de informatie in het rapport kort, bondig en bij voorkeur op een visuele en handige manier moet worden gepresenteerd. Het is beter als het rapport in plaats van honderden geschreven pagina's en kolommen met getallen grafieken, diagrammen, rekenresultaten en de mening van een deskundige bevat die een analyse op een bepaald gebied heeft uitgevoerd. Uiteraard dient het rapport de informatiebronnen en de belangrijkste indicatoren te vermelden die naar het oordeel van de deskundige de afwijking in het werk van het bedrijf hebben veroorzaakt. Daarom moet de technologie van het analyseren van problematische situaties worden uitgewerkt voordat een dergelijke situatie zich voordoet. Het bedrijf moet computers hebben met speciale software voor:soortgelijke problemen oplossen.

De presentatie van elk rapport mag niet meer dan 15 minuten duren, zodat de studie en bespreking van de resultaten van de analyse van de situatie niet meerdere dagen aanslepen. Rapporten moeten feitelijk zijn en informatie moet actueel zijn op het moment van voorbereiding en presentatie.

Wat doet de leider met de ontvangen informatie

Het verkrijgen van de resultaten van de analyse van de situatie in de vorm van een rapport is slechts het halve werk. Verder moet deze informatie worden bestudeerd en geanalyseerd door het hoofd van het bedrijf. En hier hangt veel af van zijn kennis en ervaring. Tegelijkertijd betekent ervaring niet alleen zijn persoonlijke ervaring, maar ook hoe goed hij weet hoe soortgelijke situaties bij andere ondernemingen zijn opgelost. De manager ontmoet meestal andere managers en experts, inclusief degenen die betrokken zijn geweest bij veldanalyse en rapportage, voordat hij een definitieve beslissing neemt.

Wat voor situaties zijn er

Probleemsituaties zijn standaard en niet-standaard. Om standaardproblemen op te lossen, gebruiken managers analoge methoden voor situatieanalyse. Dat wil zeggen, ze vergelijken de gegevens die ze hebben over andere ondernemingen met de gegevens die zijn verkregen als resultaat van de studie van hun bedrijf. Als de situaties vergelijkbaar zijn, gebruiken ze dezelfde methoden om het probleem op te lossen.

Als de situatie niet-standaard is, pas dan de analysemethoden van specifieke situaties toe. Hiervoor worden verschillende computerprogramma's gebruikt om mogelijke ontwikkelmogelijkheden te modelleren, berekeningen uit te voeren, dynamiek te bestuderen, etc. Hiervoor kan de beheerder gebruik maken van speciale computersimulatieprogramma's op basis van de ingevoerde gegevens. Project Expert wordt bijvoorbeeld niet alleen gebruikt om bedrijfsplannen te ontwikkelen, maar ook om het werk van bestaande ondernemingen te voorspellen.

Het probleem kan worden opgelost zonder de hulp van computerprogramma's, maar dit zal de toch al complexe berekeningen bemoeilijken. Daarnaast zullen experts grafieken en diagrammen moeten tekenen om een rapport op te stellen. Het zal veel tijd kosten. De beheerder mag geen speciale software gebruiken, maar alleen in het geval dat modelleren op een computer onpraktisch is. Bijvoorbeeld in het geval van overmacht, als u snel moet handelen en de oplossing niet afhankelijk is van de stand van zaken of dynamiek in het verleden. Tegelijkertijd is de kwantiteit en kwaliteit van de binnenkomende informatie niet voldoende om een model op een computer te bouwen.

Brainstormen als oplossingsmethode

In moeilijke situaties, wanneer een manager een buitengewone oplossing voor een complex probleem nodig heeft, kan hij zijn toevlucht nemen tot deze methode om een specifieke situatie te analyseren - om alle experts, afdelingshoofden te verzamelen en een "brainstorm" te organiseren. De essentie van deze methode is dat elke deelnemer aan de vergadering zijn mening geeft over de mogelijke oorzaak van het probleem en hoe dit op te lossen. Het recht om hun mening en ideeën te uiten wordt aan iedereen gegeven, terwijl geen van de deelnemers, volgens de regels, sarcastisch zou moeten zijn over de mening van de ander.

Het is normaal dat de bespreking van het probleem plaatsvindt in het kader van de zakelijke etiquette enaanmelden. De beslissing wordt echter nog steeds genomen door het hoofd of de daarvoor aangewezen persoon. Als resultaat van brainstormen krijgt de manager meerdere waardevolle ideeën tegelijk. Een dergelijke analyse heeft zowel voor- als nadelen. De belangrijkste pluspunten zijn snelheid en een groot aantal opties, het minpunt is dat een dergelijke analyse van de situatie niet altijd de werkelijke stand van zaken weerspiegelt en vaak lijdt aan een gebrek aan objectiviteit.

Problemen met het modelleren van gebeurtenissen

Het grootste probleem van de technologie voor casusanalyse is dat experts met grote hoeveelheden informatie moeten werken, wat fouten kan veroorzaken. Grote hoeveelheden gegevens die in korte tijd moeten worden verwerkt, vormen ook een probleem bij het modelleren van de ontwikkeling van gebeurtenissen. Ofwel duurt de analyse veel langer en verliest het resultaat aan relevantie, ofwel zullen de resultaten van de analyse door de beperkte hoeveelheid informatie met een hoge mate van vertekening worden verkregen. Als gevolg hiervan kan het model op zijn best inefficiënt zijn, in het slechtste geval leiden tot faillissement.

Drie hoofdfactoren beïnvloeden de effectiviteit van de analyse. Dit zijn de kwalificaties van de expert, de hoeveelheid informatie die hij kan verwerken en de beschikbare tijd om de situatie te analyseren.

SWOT-analyse

SWOT-analyse is de studie en beoordeling van de sterke en zwakke punten van de onderneming, evenals haar kansen voor ontwikkeling en de bedreigingen waarmee zij wordt geconfronteerd of kan worden geconfronteerd. Hieronder vindt u een matrix voor het uitvoeren van een SWOT-analyse.

De cel linksboven geeft de sterke punten en kansen aan die het bedrijf heeft en die werden geïdentificeerd tijdens de monitoring en in de eerste fase van de situatieanalyse. Een voorbeeld is een situatie waarin bekend werd dat een bedrijf een monopoliepositie heeft op de markt voor de productie van bepaalde producten, en door een bepaalde technologie die het heeft, het nog goedkoper kan produceren. De analyse zal helpen om te bepalen wat voor soort product het is voordat concurrenten de markt betreden.

De cel rechtsboven geeft sterke punten en bedreigingen aan. Voor sommige van de basisproducten van het bedrijf waarmee het de meeste winst maakt, zijn er bijvoorbeeld verschillende concurrerende bedrijven ontstaan die vergelijkbare producten produceren en deze goedkoper verkopen.

De cel linksonder somt de nadelen en kansen van de onderneming op. Ondanks de hoge kosten is er bijvoorbeeld vraag naar het door het bedrijf vervaardigde product.

De cel rechtsonder geeft zwakke punten en bedreigingen aan. De eerste kunnen de hoge kosten van producten of hun lage kwaliteit zijn, en als bedreigingen - de acties van concurrenten of de solvabiliteit van consumenten. Hoe een SWOT-analyse eruitziet, is te zien in de bovenstaande tabel.

Het voordeel van SWOT-analyse bij het analyseren en beoordelen van de situatie is dat het het mogelijk maakt om niet alleen interne, maar ook externe factoren te beoordelen, die zelfs belangrijker kunnen zijn dan interne.

Factoranalyse

Factoranalyse is een situatieanalysemethode waarbij berekeningen worden gemaakt op basis vangegevens over het werk van de onderneming en de constructie van een multifactorieel model van de huidige staat en verdere ontwikkeling van de onderneming. Meestal wordt deze methode gebruikt bij het beoordelen van de financiële toestand van het bedrijf. Indicatoren zoals liquiditeit, winstgevendheid, financiële draagkracht en kans op faillissement worden berekend.

Case-analyse

Dit is een analysemethode waarbij, na het lezen van rapporten over de huidige staat van de onderneming, de deelnemers aan de vergadering in groepen worden verdeeld en zich verspreiden voor een groepsdiscussie van de ontvangen informatie. Daarna ontmoeten ze elkaar weer, en elke groep brengt hun ideeën ter discussie aan het publiek.

De gemiddelde groepsgrootte is drie tot zeven personen. Zij kunnen hun ideeën zowel op de algemene vergadering als rechtstreeks kenbaar maken aan de persoon die de beslissing moet nemen. Een casusanalyse omvat een beschrijving van het probleem, de vergelijking met vergelijkbare casussen en een oplossing. Dat wil zeggen dat de groepen moeten vertellen hoe zij de situatie zien, hoe deze er voor hen uitziet en welke stappen moeten worden ondernomen om het probleem op te lossen.

Evaluatie van de verkregen resultaten

Na het uitvoeren van de activiteiten die zijn ontwikkeld als resultaat van de analyse van de situatie, wordt het noodzakelijk om deze resultaten te evalueren, dat wil zeggen heranalyse. Alleen in dit geval wordt niet de toestand van de onderneming gecontroleerd, maar het effect nadat de oplossingen in de praktijk zijn geïmplementeerd. Gebruik hiervoor de methode om te vergelijken wat er voor en na de wijzigingen was.

De rol van analyse in het werk van het bedrijf

Zonder regelmatige fysieke analyse van de situatienormale ontwikkeling van de onderneming onmogelijk is. De manager moet altijd op de hoogte zijn van wat er gebeurt en niet alleen de toestand van het bedrijf kunnen bepalen, maar ook wat de vooruitzichten zijn voor zijn ontwikkeling. Het helpt niet alleen om erachter te komen wat de tekortkomingen zijn in het werk van de onderneming, maar ook om externe bedreigingen en kansen te identificeren om haar concurrentievermogen en ontwikkeling te vergroten. Dit moet echter snel en tegen minimale kosten gebeuren. Snelle analyse maakt het mogelijk om de financiële stabiliteit van het bedrijf te behouden, bestaande tekortkomingen in het werk te identificeren en reserves te vinden voor het elimineren ervan. In de toekomst zal de manager gebruik kunnen maken van de voordelen die hem de ervaring en kennis geven die hij heeft opgedaan als resultaat van zijn werk.