Verzamelblad - helemaal schoon

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:37

Het kennen van de werkelijke hoeveelheid goederen en andere kostbaarheden die door de onderneming worden beheerd, is een van de voorwaarden voor effectief werk. Daarom is de inventarisatie een in de Boekhoudwet voorgeschreven verplichting geworden. Op deze manier wordt de betrouwbaarheid van boekhoudgegevens gegarandeerd en wordt het daadwerkelijke bestaan van eigendommen en verplichtingen geverifieerd.

Idealiter komen de gegevens op papier overeen met de werkelijkheid. Maar om verschillende redenen (diefstal, schade, natuurlijk verval, natuurrampen, enz.) kunnen afwijkingen worden vastgesteld. In dergelijke gevallen wordt een afstemmingsverklaring opgesteld. Het standaardformulier INV-18 is een document dat gegevens aangeeft over mogelijke discrepanties in de beschikbaarheid van vaste activa, en INV-19 weerspiegelt de boekhoudkundige verwerking van de resultaten van een inventarisatie van voorraadartikelen.

Dergelijke documentenworden samengesteld door een accountant, die daarin gegevens uit de relevante voorraadadministratie weergeeft en vergelijkt met de gegevens van boekhoudkundige rekeningen. Hierdoor kunnen er tekorten of overschotten ontstaan. Tegelijkertijd moeten hun bedragen in deze documenten worden vermeld in overeenstemming met de beoordeling in de boekhouding. De verantwoordelijke medewerker van de boekhouding is verplicht om zorgvuldig te controleren of alles correct is berekend. En pas daarna de juiste invoer.

Het verzamelblad bevat ook verplichte velden die informatie aangeven over de structurele eenheid waarin de inventarisatie is uitgevoerd, het nummer en de datum van de bestelling, de begin- en einddatum van de inventarisatie, evenals de volledige naam van financieel verantwoordelijke personen. Elk dergelijk document heeft zijn eigen serienummer, dat in een specifieke kolom wordt aangegeven.

De procedure voor het invullen van de tweede en derde pagina van INV-19 is als volgt. Kolom 1 geeft de serienummers aan van goederen en materialen die aan inventaris zijn onderworpen. Kolommen 2 en 3 zijn bedoeld om de naam, het doel van materialen, hun korte kenmerken en itemnummers aan te geven.

De volgende kolommen geven informatie weer over de maateenheid en de code volgens OKEI, inventarisnummers en, indien beschikbaar, paspoortgegevens. Vervolgens komt de basisinformatie, ter verduidelijking waarvan in feite een verzameloverzicht wordt samengesteld - dit is het aantal en de hoeveelheid overtollige (of ontbrekende) voorraaditems die worden weergegeven in de kolom "Voorraadresultaten".

Kolommen 12, 13, 14 geven verduidelijkingrecords die verband houden met overschot. Kolommen 15-17 specificeren de gegevens met betrekking tot het tekort.

Aan het einde van het tweede blad bevat het verzamelblad gegevens over de totale hoeveelheid en hoeveelheid overschot (of tekort) aan goederen en materialen. De hoofdaccountant moet hier zijn handtekening zetten!

Op de derde pagina in kolommen 18-23 worden de resultaten weergegeven van verschuivingen voor sorteren, toegestaan door een speciale commissie. In de kolommen 24-26 worden het aantal en het bedrag van de overschotten ingevuld, evenals de nummers van de rekeningen waarop ze worden bijgeschreven. Kolommen 27-32 bevatten dezelfde informatie, maar in de context van schaarste aan goederen en materialen.

Een collatieverklaring wordt in twee exemplaren gecompileerd. Dit gebeurt handmatig of met een computer. Eén document blijft op de boekhoudafdeling, het tweede wordt overgedragen aan de persoon die verantwoordelijk is voor de veiligheid van de waarden van het overeenkomstige type. In zo'n document moeten ook zijn handtekening, volledige naam en functie aanwezig zijn.