Projectplanning is Stadia en kenmerken van het proces, ontwikkeling en voorbereiding van een plan

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Tijdens de planning worden kwalitatieve en kwantitatieve beslissingen genomen om de doelen van de organisatie op lange termijn te bereiken. Bovendien is het in de loop van dergelijk werk mogelijk om precies de optimale paden te bepalen. Projectplanning is de uitwerking van een nauwkeurig schema volgens welke de ontwikkeling van de organisatie zal worden uitgevoerd. Dit stelt u in staat om over alle details na te denken, manieren te kiezen om problemen op te lossen en uw doelen te bereiken. Hoe dergelijk werk wordt uitgevoerd, wordt later besproken.

Afspraak plannen

Projectplanning is een belangrijk proces in bedrijfsbeheer. Het is buitengewoon belangrijk, daarom voert bijna elk bedrijf dit werk tegenwoordig uit. Het kost wat tijd en middelen, maar het loont.

Van de kwaliteit van planning tot projectmanagementhangt af van de verdere uitvoering ervan. Tijdens een dergelijke procedure wordt een initiatie uitgevoerd, waarbij het charter, het deelnemersregister wordt goedgekeurd en een strategische richting voor verdere ontwikkeling wordt gekozen.

Eerst wordt de volgorde van de belangrijkste acties uitgewerkt. Na hun goedkeuring worden de details uitgewerkt.

Na het concept van het toekomstige project en de belangrijkste fasen van de voortgang ervan te hebben geschetst, kan het management alle fasen corrigeren en de beste manieren kiezen om de gestelde doelen te bereiken.

Projectplanning is een belangrijk proces in het management. Hiermee kunt u vervolgens de beweging op het ontwikkelingspad volgen en tijdig corrigeren. Werkelijke indicatoren worden vergeleken met geplande, wat informatie geeft over de mate van uitvoering van de geplande taken. Bij de monitoring wordt rekening gehouden met het voortdurend bijwerken van informatie uit externe en interne bronnen. De voorwaarden in het plan, voorwaarden en indicatoren zijn onder voorbehoud, aangezien ze moeten overeenkomen met de werkelijke situatie.

Planning heeft rechtstreeks invloed op alle projectmanagementprocessen. Daarom wordt het door elke organisatie uitgevoerd. Het is onmogelijk om iets te managen als er geen duidelijk vastgestelde volgorde van acties is. Deze fasen zijn taken waarvan de uitvoering leidt tot het bereiken van het doel. Als er iets mis gaat zoals gepland, identificeert de manager de oorzaken van dergelijke verschijnselen en worden beslissingen genomen over de juiste acties in de gegeven omstandigheden.

Het planningsproces is de eerste fase van de levenscyclus van het project. Het is onmogelijk zonderbereik het gewenste resultaat.

Planningstaken

Het plannen van de doelen van het project omvat de ontwikkeling van een systeem van taken die, net als stappen, leiden tot hun prestatie. Met het gepresenteerde werk kunt u zelfs vóór de start van het werk bepalen of het geselecteerde type activiteit winst kan opleveren. Elke investeerder probeert zijn geld te investeren in het meest winstgevende, winstgevende project. Het is mogelijk om de belangrijkste parameters en resultaten van toekomstige activiteiten te schetsen, om adequate, realistische manieren te kiezen om ze te bereiken tijdens de planning.

Om productief te zijn, moet een organisatie een reeks uitdagingen aangaan. Als in de loop van berekeningen blijkt dat het resultaat van dergelijke activiteiten negatief is (het bedrijf ontvangt een verlies), niet hoog genoeg, is het noodzakelijk om de redenen voor dit fenomeen te identificeren. Door bepaalde aanpassingen te doen, is het mogelijk om de effectiviteit van het project te vergroten. In elke fase van de uitvoering van de taken kunnen wijzigingen worden aangebracht. Ze kunnen als volgt zijn:

• Detaillering, verduidelijking van het doel (of doelen) van het ontwerp, bepalen van het gewenste resultaat van het evenement.
• Bepaling van de omvang en samenstelling van toekomstig werk.
• Maak een schatting van de timing van elke fase.
• Bereken de budgetkosten van het project.
• Maak een planning en bereken het budget voor elke fase.
• De behoefte aan middelen is vastgesteld. De berekening wordt gedaan voor elke fase van het project en de activiteiten van de organisatie in deze richting als geheel.
• Logistiek plan in uitvoering.
• Er wordt een risicoanalyse uitgevoerd, er wordt een methodiek ontwikkeld voor het correct reageren bij gevaarlijke situaties.
• Details van het evenement worden in detail uitgelegd aan de investeerder.
• Details worden overeengekomen met alle deelnemers aan het proces.
• De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van werkzaamheden en het vervullen van de toegewezen taken wordt verdeeld tussen de uitvoerders en managers.
• Geplande interacties en managementplanningsprocedures worden gespecificeerd.

Projectmanagement en projectplanning zijn nauw met elkaar verbonden. Alleen de consistente vervulling van de taken binnen de afgesproken termijn en volledig kan het bereiken van het doel garanderen, waardoor winst wordt gemaakt in de loop van de activiteiten van het bedrijf.

Hoofdprocessen

Tijdens het organiseren van de projectplanning worden een aantal verplichte en optionele acties uitgevoerd. Ongeacht de activiteiten van de organisatie, ze worden toegepast in de loop van het creëren van een algemene strategische visie. Verplichte processen zijn onder meer:

• Beschrijving en verdere documentatie van alle geplande taken, projectinhoud.
• Definitie van de belangrijkste fasen van het project, hun latere detaillering.
• Een geschatte schatting maken. De totale kosten van alle middelen die nodig zijn om het project te voltooien, worden berekend.
• Het opstellen van een stappenplan, waarvan de uitvoering zal leiden tot het behalen van je doelen.
• Beschrijft de volgorde van werken.
• Afhankelijkheden van technische aard, evenals beperkingen op het uitgevoerde werk.
• Berekening van de benodigde tijd voorvoltooiing van elke fase van het werk, het bepalen van de arbeidskosten en andere middelen die nodig zijn in elke fase van de productiecyclus.
• Bepalen van het type, de set bronnen en hun volume.
• Geef de werkelijke timing van het werk aan, als de middelen beperkt zijn.
• Maak een budget en koppel geschatte kosten voor elk type werk.
• Maak een voltooid plan.
• Verzamelen van de resultaten van ander onderzoekswerk tijdens het ontwerp, lay-out van geplande waarden in één document.

Tijdens de planning en ontwikkeling van het project zijn deze acties verplicht.

Hulpprocedures

Tijdens de planning van de projectimplementatie zijn sommige processen mogelijk niet nodig. Pas als de noodzaak zich voordoet, neemt de beheerder ze op in de algemene lijst. Deze ondersteunende processen omvatten het volgende:

• Planningskwaliteitsnormen, het instellen van hun maximaal toegestane bereik. Manieren om het vereiste niveau van eindproductkenmerken te bereiken worden ook besproken.
• Planning op het gebied van organisatie, wat de verdeling van functionele competenties, verantwoordelijkheden en ondergeschiktheid onder alle projectdeelnemers inhoudt.
• Selectie van personeel met het juiste kwalificatieniveau en werkervaring, wiens activiteiten het mogelijk maken om het project zo snel mogelijk te implementeren. In sommige gevallen is de vorming van een goed gecoördineerd teamwerk vereist.
• Breng communicatie tot stand om leden te beveiligenproject met de informatie die je nodig hebt.
• Identificatie van soorten projectrisico's, hun beoordeling en documentatie. Dit stelt u in staat om onzekerheden te identificeren en weg te nemen, zelfs in de planningsfase, om de mate van hun mogelijke impact op het project te beoordelen. In dit stadium worden zowel gunstige als ongunstige scenario's berekend voor de ontwikkeling van de situatie tijdens de implementatie van de gekozen strategie.
• Plannen van logistieke procedures. Er wordt precies bepaald welke grondstoffen, andere benodigde materialen en middelen van externe organisaties zullen worden ingekocht, in welke hoeveelheid, en ook met welke frequentie leveringen zullen plaatsvinden.

Andere activiteiten kunnen nodig zijn tijdens de planning van projectprocessen. Het hangt af van de doelen die de organisatie nastreeft tijdens het uitvoeren van haar werk.

Planningstappen

Er zijn 4 hoofdfasen van projectplanning. Ze werden aangeboden door het adviesbureau Booz Allen & Hamilton.

Het standaard planningsmodel is als volgt:

Fase 1. Vorming van doelen

Er worden twee soorten doelen gesteld. Ze kunnen formeel of echt zijn. In het eerste geval worden criteria aangedragen om het nut van het project te bepalen. Formele doelen komen voort uit de motivatie van managers. Echte doelen zijn de manieren waarop formele doelen kunnen worden bereikt.

Stap 2. Probleemanalyse

Tijdens deze fase van planning wordt de werkelijke situatie van de organisatie bepaald. Vervolgens wordt een prognose gemaakt over de toekomstige staat. Daarnaidentificatie van bestaande problemen wordt uitgevoerd, voor welk doel systemen van doelen tegengesteld zijn aan de resultaten van voorspellende analyse. Hierdoor kunnen problemen uiteindelijk gestructureerd worden.

Fase 3. Zoek naar alternatieven

Dit zijn oplossingen die elkaar uitsluiten.

Fase 4. Evaluatie van alternatieven

De aanvaardbaarheid van elk van de bestaande scenario's wordt bepaald. Van elke beslissing wordt de effectiviteit en de mate van risico geëvalueerd, waarna een passende beslissing wordt genomen. Het optimale alternatief moet niet alleen praktisch haalbaar zijn, maar ook legaal, zodat u zo dicht mogelijk bij het doel kunt komen. Tegelijkertijd wordt er rekening gehouden met bestaande beperkingen in tijd, middelen, enz..

Als je een planningsproject maakt voor een territoriaal, industrieel of ander type, zorg er dan voor dat je het in de toekomst toepast om echte resultaten te vergelijken met geplande resultaten. Hierdoor kunt u de voortgang naar een gemeenschappelijk doel beheren en tijdig de juiste aanpassingen maken.

Planning

Het is vermeldenswaard dat de projectplanning is gebaseerd op een iets ander schema. Het belicht 5 hoofdfasen:

1. Vacatures definiëren en ze als een lijst schrijven. In sommige gevallen maken managers fouten door niet alle processen tegelijk op te sommen. Om dit fenomeen uit te sluiten, wordt aanbevolen om de methode van sequentiële ontleding toe te passen bij het bepalen van het komende werk.
2. Voor elke geselecteerde positie worden de volgorde en de duur bepaald. Het hangt af van detechnologische kenmerken van het komende werk. Hiervoor wordt ook de decompositietechniek gebruikt, die wordt aangevuld met expertbeoordelingen. Hierdoor kunt u nauwkeurig de geplande duur van elke operatie bepalen. Om dit te doen, kunt u de brainstormtechniek gebruiken, waarmee u de kenmerken van de technologie vanuit verschillende gezichtspunten kunt bekijken.
3. Bepa alt het type middelen en hun beschikbaarheid. Dit kunnen financiën, materialen, arbeid, informatie, enzovoort zijn. De planning van de uitgevoerde werkzaamheden is gecorreleerd met de planning van logistiek, financiering, enz. Alle fasen moeten met elkaar verbonden zijn, vormen een continu proces. Dit voorkomt verstoringen in het productieproces. Tegelijkertijd vragen schaarse middelen om een aparte afweging. Ze bepalen grotendeels de duur en volgorde van het hele spectrum van aankomend werk.
4. Beperkingen worden van buitenaf ingesteld. Deze omvatten de seizoensgebondenheid van de productie, de produceerbaarheid van apparatuur en andere externe factoren.
5. Er wordt een systeem gecreëerd om te reageren op nieuwe risico's in de loop van projectbeheer. Projectplanning begint met hun analyse. Voor de meest waarschijnlijke en gevaarlijke dreigingen worden passende maatregelen ontwikkeld.

Planningsprincipes

Tijdens het plannen van een zakelijk project moet een manager zich aan bepaalde principes houden. De belangrijkste zijn:

• Doelgerichtheid. De uitvoering van het project streeft een duidelijk, einddoel na, zonder op onbeduidende taken te worden gespoten.
• Systematisch. Toekomstig projectbeheer moet holistisch en alomvattend zijn. Tegelijkertijd wordt rekening gehouden met de kenmerken van de ontwikkeling en compilatie. In sommige gevallen kan een project worden opgesplitst in subsystemen. Ze zullen ook verwant zijn. Tegelijkertijd brengen veranderingen in het ene systeem veranderingen in een andere structuur met zich mee. Door het project op te splitsen in verschillende delen, kunt u de interne verbindingen en interacties van elementen volgen en de meest effectieve structuur kiezen. Evaluatie van de projectuitvoering kan in dit geval worden gegeven in termen van kwalitatieve en kwantitatieve processen.
• Complexiteit. Verschijnselen worden beschouwd vanuit het oogpunt van hun verbinding en afhankelijkheid. Hiervoor worden verschillende methoden en benaderingen van management gebruikt.
• Beveiliging. Tijdens de planning van het projectwerk is het de bedoeling dat alle activiteiten worden bemand met de nodige middelen.
• Prioriteit. De belangrijkste aandacht bij de ontwikkeling van het project gaat uit naar de belangrijkste, belangrijkste taken. Hun definitie hangt af van het algemene concept van ontwikkeling in de toekomst.
• Economische zekerheid. De mate van verliezen en verliezen die de organisatie lijdt in geval van niet-vervulling van de beoogde gebeurtenis wordt berekend. Risico's kunnen helemaal niet worden vermeden, maar ze moeten worden beoordeeld en verantwoorde beslissingen in deze richting worden genomen.

Projectstructurering

Structurering is vereist in de loop van de projectwerkplanning. De hiërarchische volgorde van werken houdt in dat het hele project in afzonderlijke delen wordt opgedeeld. Hierdoor kun je de complexen op verschillende niveaus detailleren. Zo eenaanpak vereenvoudigt procesbeheer.

Structuring stelt u in staat om het volgende te doen:

• Definieer de reikwijdte van het werk om tussenliggende doelen te bereiken.
• Controleer de mate van voortgang van het project, evalueer de mogelijkheid om al zijn doelen te bereiken.
• Rapportage wordt gemaakt volgens de optimale structuur.
• Mijlpalen zijn ingesteld om de projectvoortgang te meten.
• Verantwoordelijkheid is goed verdeeld onder de artiesten.
• Alle teamleden ontvangen objectieve, begrijpelijke informatie over de doelen en doelstellingen van het project.

Fouten bij het structureren

Sommige managers maken fouten tijdens het structureren, wat een negatief effect heeft op het behalen van doelen. De belangrijkste zijn de volgende:

• De structureringsfase wordt over het algemeen overgeslagen. De manager gaat direct op zoek naar oplossingen voor de problemen van de huidige periode.
• Er worden alleen organisatie-eenheden gebruikt, er worden geen eindproducten of middelen toegepast.
• Structuring dekt niet het hele project.
• Structuurelementen worden herhaald.
• Er is geen integratie van structuren in overeenstemming met de specifieke kenmerken van de voorbereiding van projectdocumentatie en financiële rapportage.
• Structuur is over- of ondergedetailleerd.
• Individuele elementen van het project kunnen niet op een computer worden verwerkt.
• Immateriële eindproducten (diensten, diensten, enz.) worden niet in aanmerking genomen.

Randen voor structurering

Projectplanning is een verantwoordelijke baan. Structureren moet correct gebeuren. Het wordt uitgevoerd op de volgende gronden:

• Perioden van de levenscyclus van het project dat wordt gemaakt.
• Kenmerken van de structuur van divisies.
• Componenten van het resultaat dat zal worden verkregen na voltooiing van het project.
• Proces, functionele elementen van het werk van het bedrijf.
• Geografische locatie van objecten.