Het proces van het nemen van een managementbeslissing: beïnvloedende factoren, stadia, essentie en inhoud

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Decision Management (DM) is een reeks processen voor het optimaliseren van acties. Het doel is om de managementmethode te verbeteren, waarbij alle beschikbare informatie wordt gebruikt om de nauwkeurigheid, consistentie en efficiëntie te verbeteren. Om het te implementeren wordt gebruik gemaakt van tools als business rules, business intelligence (BI), continuous improvement (Kaizen), artificial intelligence (AI) en predictive analytics. Om een bedrijf succesvol te leiden, moet u alles weten over de factoren die van invloed zijn op het proces van het nemen van managementbeslissingen.

Beslissysteem

Het is de basis van managementacties. Het is een continue cyclus van functioneren van een belangrijk onderdeel van het holistische proces van leiderschap. Beslissen betekent tot een bepaalde conclusie komen voor de juiste keuze uit een reeks alternatieven.

De geaccepteerde variant van de acties van het team is nodig voor organisatorisch en planningsbeheer, monitoring en werving. Studie van de factoren die het proces beïnvloedenhet nemen van managementbeslissingen is een verplichte fase van managen.

Senior management is verantwoordelijk voor alle strategische mijlpalen zoals bedrijfsdoelstellingen, kapitaaluitgaven, operationele evenementen, personeelstraining en andere controles. Zonder een dergelijke SD kan er geen actie worden ondernomen en zullen de gebruikte middelen onproductief worden. Beslissingen moeten zo nauwkeurig mogelijk zijn. In de hedendaagse bedrijfsruimte vereisen ze een wetenschappelijke benadering.

Oxford terminologie en moderniteit

In de Oxford Dictionary wordt de term 'besluitvorming' gedefinieerd als 'actie voor realisatie of realisaties'. Het betekent kiezen voor twee of meer alternatieve cursussen. Voor elk zakelijk probleem zijn er alternatieve wegen met hun eigen factoren die het proces van het nemen van managementbeslissingen beïnvloeden.

Managers overwegen deze alternatieven en kiezen de beste optie. Voor daadwerkelijke implementatie moeten managers rekening houden met de beschikbare bedrijfsomgeving en een veelbelovend alternatief plan selecteren. Bij het nemen van een beslissing is het noodzakelijk om de verschillende opties kritisch te overwegen en de beste te kiezen. Een alternatief kan al dan niet juist zijn, maar zal in de toekomst worden beoordeeld op basis van de daadwerkelijke resultaten van de implementatie ervan.

Stadia van het werk van de leider

Besluitvorming bestaat uit een reeks logisch gekozen stappen. Het is een rationeel procesdat is tijdrovend en geeft een aantal regels en richtlijnen over hoe ze te nemen, waaronder veel georganiseerde activiteiten.

Peter Drucker pionierde de wetenschappelijke benadering in zijn wereldberoemde boek The Practice of Management, gepubliceerd in 1955. Daarin schetste hij duidelijk alle factoren die van invloed zijn op het proces van het nemen van een managementbeslissing, en beval hij de wetenschappelijke methode aan met behulp van de volgende stappen:

1. Definieer het echte zakelijke probleem. Voor haar relevante informatie dient zodanig te worden verzameld dat een kritische analyse mogelijk is. Er moet een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen problemen en symptomen die de echte oorzaak kunnen verdoezelen. De manager moet op zoek gaan naar de kritische factor, alle fouten in overweging nemen en uitzoeken of ze beheersbaar zijn of niet.
2. Analyse van de situatie. Deze parameter is geclassificeerd om de kring van besluitvormers en personen te bepalen voor wie verplichte informatie vereist is. Factoren bij het nemen van bestuurlijke beslissingen die in de analyse in aanmerking worden genomen: de toekomstige fase, de hoeveelheid invloed, het aantal betrokken argumenten en hun uniciteit.
3. Verzameling van gegevens over het probleem. In het bedrijfsleven is er een krachtige informatiestroom door de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van informatietechnologie. Alle beschikbare profielinformatie wordt volledig gebruikt om het probleem te analyseren, waardoor u alle aspecten ervan kunt uitleggen.
4. Ontwikkelen van alternatieven. De beheerder is verplicht vast te stellen welke alternatieven voorhanden zijn om dit probleem op te lossen. In het proceshet nemen en uitvoeren van bestuurlijke beslissingen, is het noodzakelijk om alleen realistische alternatieven te overwegen. Het is net zo belangrijk om rekening te houden met tijds- en kostenbeperkingen, evenals met de psychologische barrières die ze vertragen.
5. De optimale keuze van de oplossing is de meest rationele optie. Het aldus gekozen alternatief wordt onder de aandacht gebracht van degenen die invloed kunnen uitoefenen op de uitvoering.
6. Een besluit omzetten in actie. Zonder dit blijft het slechts een verklaring van goede bedoelingen. Het team moet het volledig implementeren, volgens een plan dat is goedgekeurd door het management, verkregen rekening houdend met alle factoren van het besluitvormingsproces van het management.
7. Geef feedback. De manager moet stappen ondernemen om feedback te geven door middel van continue testen van echte ontwikkelingen om te voldoen aan de verwachtingen van de uitvoering van het actieplan. Feedback is mogelijk in de vorm van overzichtelijke informatie, rapportages en persoonlijke observaties. Het is noodzakelijk om te beslissen of het reeds vastgestelde plan wordt voortgezet of aangepast in het licht van gewijzigde omstandigheden.

Factoren op meerdere niveaus

Besluitvorming is een belangrijk aspect van modern management omdat het de organisatorische acties van een bedrijf bepa alt. Dit is de belangrijkste functie van het management. Het kan worden gedefinieerd als een handelwijze die bewust wordt gekozen uit een reeks alternatieven om een gewenst resultaat te bereiken.

Sommige factoren zijn belangrijker op hogere bestuursniveaus, andere op lagere. Er zijn verschillendesoorten beslissingen:

• geprogrammeerd;
• niet-programmeerbaar;
• gegevens invoeren;
• vooroordeel;
• cognitieve beperkingen.

Programmeerbaar worden bepaald tijdens het nemen en implementeren van managementbeslissingen onder veronderstelde omstandigheden, wanneer managers duidelijke parameters en criteria hebben, wanneer problemen goed gestructureerd zijn en alternatieven duidelijk zijn gedefinieerd. Moeilijkheden moeten worden opgelost door middel van vastgestelde richtlijnen en procedures.

De niet-programmeerbare zijn het resultaat van unieke omstandigheden en hun resultaten zijn vaak onvoorspelbaar. Managers worden geconfronteerd met slecht gestructureerde problemen die een reactie van de gebruiker vereisen. Ze worden meestal afgehandeld door het senior management.

Invoergegevens zijn belangrijk omdat het nodig is om adequate en nauwkeurige informatie over de situatie te hebben om een beslissing te kunnen nemen, anders zal de kwaliteit eronder lijden.

Vooroordelen en vooroordelen ontstaan bij het nemen van bestuurlijke beslissingen. Tijdens het managementproces kunnen, vanwege de eigenaardigheden van de menselijke perceptie van de wereld, inefficiënte opties worden gekozen. Omdat perceptie selectief is, ontvangt de manager informatie van de buitenwereld door het filteren van zijn gevoelens. Bovendien vervormen subjectieve attitudes de gegevens volgens vooraf vastgestelde overtuigingen, attitudes en waarden.

Cognitieve beperkingen hebben ook invloed op het oplossen van problemen. Het menselijk brein, dat de bron is van denken en creativiteit, is beperkt in zijn vermogen om een complexe optie uit een groot aantal te accepterenlosgekoppelde structurele elementen om verschillende redenen. Het menselijk geheugen is bijvoorbeeld van korte duur en kan slechts een paar ideeën, woorden en symbolen tegelijk opslaan. Daarom is het moeilijk om alle mogelijke alternatieven tegelijkertijd te vergelijken en een keuze te maken bij het nemen van bestuurlijke beslissingen.

Beheerproces en risico's

Beslissingen worden in een persoon gevormd door bepaalde persoonlijke kwaliteiten en organisatiekenmerken. De risicoverhouding wordt beïnvloed door de volgende variabelen:

1. De geest van een ontwikkelaar. Een hoger niveau van intelligentie leidt meestal tot zeer conservatieve opvattingen, zulke individuen nemen beslissingen op laag niveau.
2. Wachten op succes. Mensen met hoge verwachtingen zijn vaak erg optimistisch en bereid om snel conclusies te trekken, zelfs met minder informatie. Managers die actie ondernemen met weinig succes hebben meer informatie nodig in het managementbesluitvormingsproces van de organisatie.
3. Tijdslimiet. In de moderne wereld zijn er situaties waarin, vanwege een aantal persoonlijke redenen (familie-, huishoudelijke, gezondheidsredenen), de artiest meer tijd nodig heeft om een rationele beslissing te nemen. Er is echter een categorie werknemers die beter werkt in minder tijd en snel met ideeën kan komen.
4. Heuristische benadering. De meeste mensen vertrouwen bij gebrek aan tijd op deze benadering op basis van bevredigende in plaats van optimale opties. Dergelijke acties beperken het zoeken naar extrainformatie, minder alternatieven overwegen, niet focussen op de redenen voor afwijkingen. Deze benadering kan ook worden gebruikt wanneer de kosten voor het verzamelen van informatie en het schatten ervan te hoog zijn.

Persoonlijke gewoonten en sociale invloed

Persoonlijke gewoonten van managers worden gevormd als gevolg van sociale invloeden van de omgeving en de processen van persoonlijke perceptie, nemen een belangrijke plaats in in de belangrijkste processen van bestuurlijke besluitvorming. Ze moeten worden bestudeerd om te voorzien in een persoonlijke leiderschapsstijl.

Sommige mensen blijven alleen bij hun mening, ook als die niet optimaal is voor de productiesituatie. Anderen kunnen niet toegeven dat ze ongelijk hadden en blijven handelen, waarbij ze duidelijk bewijs negeren dat aangeeft dat verandering nodig is. Er zijn managers die falen toeschrijven aan externe factoren in plaats van aan hun eigen fouten. Deze persoonlijke gewoonten hebben een grote impact op de bedrijfsvoering en efficiëntie van de organisatie.

Sociale en groepsnormen hebben ook een aanzienlijke invloed op de besluitvormingsstijl. Specialisten definiëren een sociale norm als een beoordelingsschaal en geven de acceptabele en ongewenste breedte aan voor gedragsactiviteiten, gebeurtenissen, overtuigingen of enig ander object dat leden van een sociale groep opwindt.

Met andere woorden, de sociale norm is de standaard en geaccepteerde manier om oordelen te vellen. Evenzo hebben cultuureducatie en de verschillende aspecten ervan een diepgaande invloed opstijl van leidinggeven. In het Japanse organisatiesysteem neemt een persoon bijvoorbeeld een beslissing in overleg met andere deelnemers. Deze stijl is cultuurgericht en maakt de implementatie veel gemakkelijker omdat elk lid van het team bij het proces wordt betrokken.

Analyse van het besluitvormingsproces van het management

Dit is een belangrijke stap en misschien wel de moeilijkste. Managers moeten de voor- en nadelen van elk alternatief bepalen en deze afwegen in het licht van verschillende situaties voordat ze een definitief plan maken.

Methoden voor het ontwikkelen van alternatieven:

1. Brainstormen waarbij het team samenwerkt om ideeën en alternatieve oplossingen te genereren.
2. De Nominale Groepstechniek is een methode waarbij een zeer gestructureerde vergadering met een agenda wordt gebruikt. Dit model beperkt discussies of interpersoonlijke communicatie in het proces.
3. Delphi-techniek waarbij deelnemers elkaar niet ontmoeten, maar de teamleider schriftelijke methoden gebruikt bij het nemen van managementbeslissingen en het evalueren van alternatieven.

Alternatieven kunnen op verschillende manieren worden geëvalueerd:

1. Kwalitatieve en kwantitatieve metingen.
2. Analyse van kosten en baten voor elk alternatief.
3. Margeanalyse.

Zodra de alternatieven zijn geanalyseerd en geëvalueerd, moet de manager de beste optie kiezen die de meeste voorkeur geeft om aan alle vereiste criteria te voldoen. Soms is de keuze eenvoudig met duidelijke voordelen, maar meestal:de beste oplossing is een combinatie van meerdere alternatieven. In gevallen waarin het beste alternatief niet voor de hand ligt, gebruikt de manager waarschijnlijkheden, onderzoek en analyse op basis van zijn ervaring en oordeel.

Het werk van managers houdt niet op bij het nemen van beslissingen. Managers zijn verantwoordelijk voor het behalen van positieve resultaten van het geïmplementeerde plan, waarvan de effectiviteit wordt geverifieerd door evaluatiesystemen die feedback geven om de kwaliteit van verbeteringen te bewaken.

Hoofdgroep van factoren

Een aantal factoren kan de definitie van bestuurlijke besluitvorming beïnvloeden.

Ze zijn onderverdeeld in drie hoofdgroepen:

1. Perceptieproblemen. Dit kan worden omschreven als de manier waarop deelnemers hun omgeving interpreteren. De perceptie van een persoon kan van invloed zijn op hoe ze problemen oplossen. Als er bijvoorbeeld informatie over een probleem moet worden verzameld, heeft dat gevoel invloed op waar informatie wordt gezocht.
2. Organisatiebeleid betreft het gedrag van individuen en groepen dat andere uitvoerders van de plannen van het bedrijf zal beïnvloeden.
3. Milieuproblemen. Het zijn externe factoren die de organisatie beïnvloeden. Soorten externe factoren - dit is de markt waarin het bedrijf opereert, de economie, overheidswetgeving, de reactie van klanten op de producten en diensten van de organisatie.

Leiderstijl

De ontwikkeling van het bestuurlijke besluitvormingsproces hangt grotendeels af van het individu enprobleemoplossende aanpak. Elke leider of manager heeft zijn eigen individuele stijl, aangevuld met ervaring en persoonlijke vaardigheden. Er zijn verschillende gedragsstijlen van leidinggevend personeel:

1. Legitieme of autocratische actie. Managers die deze stijl aanhangen, evalueren verschillende alternatieven met beperkte informatie. Ze vinden het niet belangrijk om met anderen te overleggen, om meer volledige en betrouwbare informatie te zoeken.
2. Analytische actie. Managers die deze stijl gebruiken, willen graag meer informatie en een aantal alternatieven overwegen voordat ze definitieve beslissingen nemen. Ze zoeken naar relevante informatie uit hun bronnen, vinden en bestuderen deze tot in detail, met gebruikmaking van alle mogelijke bronnen. Deze managers zijn voorzichtige mensen die zich kunnen aanpassen en omgaan met unieke situaties.
3. Gedragsbesluitvormingsproces. Leiders die dit model aanhangen, geloven in co-management, houden rekening met de mening en ervaring van ondergeschikten en luisteren altijd naar hen.
4. Conceptuele besluitvorming. Managers die deze stijl hanteren zijn intuïtief in hun denken en tolereren onzekerheid. Ze onderzoeken veel alternatieven en zijn uitsluitend gericht op de lange termijn.

Technologie

De volgorde van het bestuurlijke besluitvormingsproces omvat verschillende technologische typen. Informatietechnologie biedt ondersteuning voor DSS-bedrijfsoplossingen en AI. De combinatie van deze systemen helpt bij het creëren van een database via onlineOLAP-analyseproces om een procedure te vergemakkelijken die veel inspanning en analyse vereist, wat het besluitvormingsproces van het management vereenvoudigt.

Het technologieniveau in de onderneming zorgt voor de vorming van een plan voor de implementatie van de geselecteerde optie:

1. De kracht van gegevensverwerking neemt toe met de introductie van technologieën die helpen bij het nemen van snelle zakelijke beslissingen en de mogelijkheid bieden om enorme hoeveelheden informatie te verwerken met behulp van dataminingtools.
2. Het leveren van de snelheid van technologie in het besluitvormingsproces van het management, het verwerken van enorme arrays en complexe verwerkingsmodellen, helpt bij het creëren van nuttige informatie.
3. Technologie ondersteunt groepsbesluitvorming, een team van medewerkers kan het groepsondersteuningssysteem gebruiken voor een snel proces.
4. GDSS Decision Support System is een type systeem dat het formuleren van groepsproblemen, het aannemen van teamplannen vergemakkelijkt door integratie, teamwerk, DSS-mogelijkheden en telecommunicatie. Hoe complexer en minder gestructureerd de beslissing die een team moet nemen, hoe meer GDSS kan helpen.

Flexibele interactieve systemen

Om snelle en belangrijke beslissingen te nemen in een organisatie, wordt moderne technologie gebruikt:

1. Decision Support Systems DSS is een zeer flexibel en interactief IT-systeem dat is ontworpen om het proces te ondersteunen wanneer een probleem niet gestructureerd is.
2. Groepbeslissingsondersteuning GDSS is een systeem dat het formuleren van groepsproblemen vergemakkelijkt.
3. Geografische Informatie Systemen (GIS) zijn systemen die speciaal zijn ontworpen voor ruimtelijke informatie.
4. Kunstmatige intelligentie (AI) is de wetenschap van het creëren van machines die menselijk denken en gedrag nabootsen.
5. Expertsystemen zijn kunstmatige-intelligentiesystemen die de kracht van logica gebruiken om conclusies te trekken.
6. Een neuraal netwerk is een intelligent systeem dat patronen kan leren onderscheiden.
7. Genetic Algorithm is een kunstmatige intelligentiesysteem dat het evolutionaire proces van survival of the fittest nabootst om betere oplossingen te ontwikkelen.

Voordelen van strategische consensus

De goedkeuring van plannen is de belangrijkste functie van het management. Het begint pas wanneer het management strategische richtingen voor ontwikkeling neemt. Zonder deze actie kunnen de fasen van het bestuurlijke besluitvormingsproces niet worden voltooid en zullen de middelen niet worden gebruikt. Het aannemen van een strategie is dus de belangrijkste functie van het management en vergemakkelijkt het hele proces door een goede achtergrond te bieden voor de eerste managementactiviteit die 'planning' wordt genoemd.

Het geeft concrete vorm aan de brede zakelijke doelbeslissingen die door de topmanager worden genomen. Dit proces is met continue controlefunctie. Managers op alle niveaus nemen beslissingen binnen hun functieverantwoordelijkheden. Continuïteit van het proces is een must voor alle managers en managementpersoneel.

Er is geen verdere actie mogelijk tenzij er beslissingen worden genomen. Ze moeten regelmatig worden gevormd naarmate zich nieuwe problemen, complexiteiten en mislukkingen in het bedrijf voordoen. Dit kan komen door veranderingen in de omgeving. Er kunnen nieuwe producten op de markt komen, concurrenten kunnen hun intrede doen en het overheidsbeleid kan veranderen. Dit alles leidt tot veranderingen in de omgeving rond de bedrijfsstructuur.

Dit is een delicate en verantwoordelijke baan. Managers moeten bij de uitvoering van hun taken snelle en juiste beslissingen nemen. In feite worden ze betaald voor hun volwassenheid en het vermogen om verantwoordelijk te zijn. Beheeractiviteiten zijn alleen mogelijk als de juiste plannen worden aangenomen. De juiste acties bieden kansen voor groei, terwijl de verkeerde leiden tot verliezen en instabiliteit voor het bedrijf.

Veel voorkomende managementfouten

Veel factoren die het besluitvormingsproces beïnvloeden, kunnen tot fouten leiden. Een groepsleider die snel en volledig op de hoogte is van alle mogelijke soorten fouten en hun oorzaken van fouten is in een betere positie. Enkele veelvoorkomende fouten en hun typen bij het nemen van managementbeslissingen:

1. Vertrek uit de persoonlijke sjabloon. Elke persoon heeft zijn eigen unieke reeks sterke punten of vooroordelen die leiden tot een bepaalde leiderschapsstijl. De beste manier om met dit probleem om te gaan, is te proberen open te staan voor informatie binnen het managementsysteem.
2. Overmatig vertrouwen in de informatie van andere mensen. Leiders vertrouwen vaak op de mening van anderen. Als ze echter niet direct betrokken zijnin een problematische situatie hebben ze misschien niet het noodzakelijke niveau van bewustzijn om beslissingen te nemen.
3. Het negeren van informatie ontvangen van leden van het collectief. Dit probleem kan gemakkelijk ontstaan in een teamsituatie. In veel gevallen zijn de medewerkers van het bedrijf de mensen die het nauwst bij het probleem betrokken zijn. Als hun mening niet wordt opgevolgd, is er een algemeen teamfalen. De beste manier om dit probleem op te lossen, is ervoor te zorgen dat alle leden van de organisatie bij het proces worden betrokken.
4. Intuïtie negeren. In veel gevallen handelen mensen op onbewust niveau correct. Helaas hebben ze vaak de neiging om hun intuïtie te negeren en dan het verkeerde te doen.

Advies aan topmanagers

Er zijn strategieën die u kunt gebruiken om veelvoorkomende fouten te voorkomen en uw managementvaardigheden aan te scherpen. Door betere en snellere beslissingen te nemen, kan het team zakelijke kansen grijpen en valkuilen vermijden:

1. Heroverweeg het probleem. Wanneer een team een obstakel tegenkomt in een activiteit, is het noodzakelijk om de volledige context ervan te onderzoeken en het probleem vanuit het grootst mogelijke gezichtspunt te bekijken. Dit zal helpen om één aspect te negeren of andere te negeren. Je moet minstens 3 verschillende manieren vinden om naar het probleem te kijken.
2. Maak weloverwogen beslissingen. Het doel van het management is om wetenschappelijk bewijs te gebruiken bij het maken van plannen, niet alleen te vertrouwen op intuïtie.
3. Prestatiegegevens toepassen op ondersteuningoplossingen.
4. Ontvang de meest actuele en volledige informatie uit de zakelijke omgeving.
5. Daag je innerlijke gevoelens uit en vind objectief bewijs om ze te ondersteunen.
6. Luister naar de mening van anderen.
7. Wees ruimdenkend.
8. Zoek manieren om de communicatie binnen het bedrijf aan te moedigen.
9. Sta open voor gesprekken en creëer een omgeving waarin mensen direct kunnen zijn, zelfs als de waarheid aan het licht komt.
10. Ontwikkel een gevoel van risico.
11. Vergeet fouten uit het verleden. Mensen hebben de neiging om keuzes te maken die ervaringen uit het verleden rechtvaardigen, zelfs als de vorige beslissing niet werkte. Ze hebben ook de neiging om tijd en geld te besteden aan het oplossen van problemen uit het verleden, terwijl het nuttiger zou zijn geweest om een fout toe te geven en verder te gaan.
12. Wees eerlijk tegen jezelf.
13. Wees besluitvaardig.

Het is dus duidelijk dat besluitvorming een belangrijk aspect is van modern management en het beste professioneel kan worden gedaan.