Elektronisch documentbeheersysteem (EDMS): wat is het, functies en aanbevelingen

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Enkele jaren geleden werd over elektronische documentbeheersystemen gesproken als een mooie toekomst. Tegenwoordig worden ze al actief gebruikt in particuliere en openbare ondernemingen. Maar het belangrijkste is dat de vraag naar EDMS constant groeit. Wat is een elektronisch documentbeheersysteem en hoe het werkt, laten we eens kijken naar het voorbeeld van systemen die in de Russische Federatie werken.

Achtergrond

Om beter te begrijpen hoe een EDMS-programma werkt, is het noodzakelijk om de basisconcepten en -taken te herzien. De belangrijkste factoren zijn de factoren die de keuze voor een bepaald systeem bepalen.

Als een organisatie kan functioneren onder omstandigheden van informeel beheer, dan is documentbeheer niet nodig. Met de komst van bedrijfsprocessen is er behoefte om het mechanisme te beheren met behulp van geordende documentatie. Als u niet tijdig met papieren omgaat, zullen ze zich gaan ophopen en verloren gaan.

Een speciaal bestandsopslagschema wordt gebruikt als alternatief voor papieren mediaop server. Maar het werkt ook niet lang. Naarmate het volume van het bedrijf groeit, neemt de behoefte aan het opslaan en synchroniseren van informatie toe.

Er is een dilemma: of je oude papieren media of EDMS moet gebruiken om informatie op te slaan. Wat is er zo belangrijk dat u kunt krijgen dankzij het elektronische systeem? Verhoog de efficiëntie van de organisatie.

Economisch effect

De efficiëntie van het werk kan op twee manieren worden verhoogd: kosten verlagen of resultaten verhogen. Documenten Met EDMS kunt u twee doelen tegelijk bereiken. Dat wil zeggen, de implementatie van het systeem stelt de organisatie in staat minder uit te geven, maar meer te verdienen.

Kosten verlagen door lagere papierkosten, tijdverspilling, communicatie versnellen, bedrijfscultuur veranderen.

Om de effectiviteit van het EDMS-programma te evalueren, moet u de tijd berekenen die aan papierwerk is besteed. Adviesbureaus schatten dat dergelijke operaties 20% van de werktijd in beslag nemen. In het systeem van de Russische bureaucratie kost dit zelfs meer - 60% van de tijd. De introductie van EDMS zal deze kosten met minstens 10 keer verlagen.

Kantoorwerk en documentenstroom

De twee termen zijn gerelateerd. Het bijhouden van gegevens is een term die verwijst naar een formele set regels voor het werken met documenten. Sommige EDMS-systemen kunnen worden aangepast volgens de regels van kantoorwerk, maar er zijn ook systemen op basis waarvan kantoorwerk al wordt gevormd.

Een document is een eenheid voor informatieopslag in een EDMS. Documentstroom wordt gevormd uitverschillende bronnen: andere systemen, applicaties, e-mail, maar vooral - van gescande papieren media. Daarom zijn scanners en andere apparatuur een integraal onderdeel van het EDMS. Het systeem slaat alle documenten op, houdt hun geschiedenis bij, zorgt voor beweging door de organisatie en voert er bedrijfsprocessen mee uit.

In zo'n database is er een besluit, een instructie en een bevel van de SED. Via hen wordt de organisatie aangestuurd. Elk document wordt geleverd met "help". De set velden in het formulier is afhankelijk van het type document. Informatie wordt in het systeem opgeslagen in de vorm van een database van elk veld van een dergelijke kaart.

Functies en taken van EDMS

Het documentbeheerprogramma is ontworpen om de volgende taken op te lossen:

• systematisering van het werken met documenten.
• documenten maken volgens sjablonen, hun registratieopslag;
• boekhoudautomatisering;
• documentclassificatie.

Laten we de functies van de SED eens nader bekijken. Het workflowprogramma wordt gebruikt voor:

• kaarten maken.
• vormt de tekst van het document;
• gegevens opslaan als pdf of ms word;
• gebruikerstoegangsrechtenbeheer;
• routes maken;
• document flow control;
• meldingen, herinneringen verzenden;
• journaling, mappen, classificaties;
• ordergeneratie;
• documenten zoeken en ondertekenen;
• rapport generatie.

Algemene systeemfuncties omvatten:

• afstandsbedieningwerken met documenten;
• een DBMS gebruiken om gegevens op te slaan;
• gelijktijdig werken met EDMS;
• veilig door middel van certificaten, barcodes en personalisatie.

Voor- en nadelen

Overschakelen naar SED heeft meer voordelen dan nadelen. Een slecht georganiseerd project kan echter alle voordelen van automatisering tenietdoen. De doelstellingen van de implementatie van het EDMS moeten haalbaar zijn. Voordelen zijn onder meer:

• gecentraliseerde gestructureerde opslag van informatie;
• dezelfde benadering van de vorming en verwerking van documenten;
• gebruik van sjablonen;
• zoeken;
• audittoegang.

Nadelen zijn onder meer hoge opstartkosten en strenge gebruikerstraining.

Documentprocessen

In het EDMS doorloopt elektronisch documentbeheer een aantal fasen, waarin bepaalde eigenschappen aan het document worden toegekend. De verwerking vindt zowel handmatig als automatisch plaats. Stel in het tweede geval in:

• voorwaarden voor overgangen tussen fasen;
• routescheiding;
• bewerkingscycli;
• start subprocessen, timers, verwerkingsprocedures;
• gebruikersrollen zijn ingesteld.

Soorten behandelingen:

• Een document maken.
• Bewerken.
• Hernoemen.
• Verplaatsen.
• Opslaan.
• Indexeren.
• Verwijderen.

SED-kosten

Documentbeheer kan niet volledig functioneren zonder een licentie, servers, volledige installatie en training van alle gebruikers. Elk van deze elementen vereist een grote contante uitgave. Daarnaast mogen we de integratie van het EDMS met andere systemen, het updaten van databases en software, technische ondersteuningsconsulten en andere onderhoudskosten niet vergeten.

Introductie van EDMS

De projectimplementatie kan enkele maanden duren. Het proces hangt zowel af van het aantal documentatieprocessen als van financiële, organisatorische en middelencapaciteiten. De implementatie wordt uitgevoerd volgens het volgende algoritme:

• creatie van een werkgroep, identificatie van een leider;
• definieer doelen en doelstellingen;
• controleren van bestaande documentatieprocessen;
• ontwikkeling van taakomschrijving;
• SED keuze;
• sluiten van een contract voor de uitvoering van de EDS;
• ontwikkeling en goedkeuring arbeidsreglement;
• Controleren van de oorspronkelijke inhoud van mappen;
• EDS pre-test;
• personeel opleiden op het werk;
• test implementatie van EDMS;
• analyse van testresultaten;
• foutcorrectie;
• volledige implementatie van EDMS.

Implementatiefouten

Er moet speciale aandacht worden besteed aan die processen waarvoor een papieren document nodig is. De grootste fout is het dupliceren van een papieren document met een elektronisch document. Dit bemoeilijkt het werk en veroorzaakt een negatieve houding ten opzichte van automatisering. Niemand beta alt extra voor dubbel werk. Het is noodzakelijk om automatiseringsprocessen te bouwen zonderduplicatie. De tweede fout is de onvoorbereidheid van het personeel. Meestal worden nieuwe processen met vijandigheid waargenomen. Daarom is het nodig om medewerkers uit te leggen waarom er überhaupt een EDMS wordt ingevoerd, zodat zij het leerproces bewust benaderen.

Documentopslagtechnologieën

In het EDMS bestaat elektronisch documentbeheer uit attributen, op basis waarvan wordt gezocht, geclassificeerd, gegroepeerd en gerapporteerd. Soms wordt een document gemaakt volgens een sjabloon, soms door gegevens uit een database over te zetten. Attributen worden opgeslagen in tabellen. Het bestand zelf wordt in de opslagmap geplaatst, de informatie daaruit wordt in de DBMS-directory geplaatst. Alleen EDMS-gebruikers hebben toegang tot gegevens.

Wat is inline scannen?

Volledige verwerking van documenten met daaropvolgende plaatsing van hun monsters in het archief wordt uitgevoerd met behulp van scanners. Tijdens het scanproces is het mogelijk om automatisch een streepjescode op het document aan te maken en deze vervolgens in de database te registreren langs de opgegeven route.

Optische tekstherkenning

Dit elektronische documentbeheersysteem EDMS converteert een elektronische afbeelding van een document in foto- of jpeg-formaat naar tekstformaat. In dit geval wordt speciale software gebruikt in de vorm van een stand-alone applicatie of geïntegreerd ESCOM. BPM in het EDMS. Wat is ESCOM. BPM? Dit is een programma voor het herkennen van documenten die in verschillende lettertypen zijn getypt. Het is echter vermeldenswaard dat zelfstandige toepassingen meer functies hebben en zelfs handgeschreven tekst herkennen.

Barcodering

Deze technologie biedt een reeks procedures voor het maken en toepassen van een grafische streepjescode op een document. Via de systeemserver wordt een unieke barcode gegenereerd. Het biedt ook documentidentificatie, snel zoeken in de database en distributie op opslaglocaties. Bij het registreren van een document wordt op het etiket een streepjescode afgedrukt die overeenkomt met de identificatie van de elektronische kaart. Het is op de papieren versie van het document geplakt.

EDS

Met digitale handtekening kunt u de juistheid van het document en de onveranderlijkheid van de gegevens verifiëren. Ondertekening wordt uitgevoerd met behulp van een cryptografische provider en een softwaresleutel - een certificaat. Dit laatste is een bestand in een speciaal formaat, dat opnieuw wordt gegenereerd in het licentie-uitgiftecentrum. Om de veiligheid van informatie te garanderen, dient u het certificaat op een smartcard of I-Token-sleutels op te slaan. Ze zijn beveiligd met een pincode. Als de pincode meerdere keren onjuist wordt ingevoerd, wordt het certificaat automatisch geblokkeerd.

Volledige tekst en attribuut zoeken

Kenmerken zoeken wordt uitgevoerd via een speciaal formulier met behulp van verschillende waarden uit de kaartvelden. Het criterium "Account" zoekt bijvoorbeeld naar gegevens in het veld "Ontvanger" of "Afzender". Tegelijkertijd vergelijkt het systeem de ingevoerde criteria met de gegevens op de kaarten en voert in het resultaat de kaarten in die overeenkomen. De zoekopdracht is gebaseerd op een exacte of gedeeltelijke overeenkomst.

Full-text zoeken wordt uitgevoerd volgens de gegevens in dedocument, inclusief woordvormen via ingebouwde DBMS-tools zoals MS SQL SERVER, ORACLE. Voor een volwaardige zoekopdracht moeten bestanden in de database worden ingevoerd in het formaat van een document (doc), tabel (xls), presentaties, berichten.