Voorbeelden van het invullen van een vrachtbrief. Regels voor het invullen van een vrachtbrief

2025 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2025-01-24 13:22

De activiteiten van organisaties in veel zaken zijn onderworpen aan zorgvuldige controle en worden gereguleerd door veel regels. Een daarvan zijn voorbeelden van het invullen van een vrachtbrief, factuur en andere primaire documentatie. Om ervoor te zorgen dat de activiteiten van het bedrijf volledig voldoen aan de vereisten van de wet, moet u bij het invullen van deze documenten de vastgestelde instructies volgen. Dit artikel bespreekt voorbeelden van het invullen van een vrachtbrief en andere begeleidende documenten, hun doel, structuur en betekenis in de activiteiten van organisaties.

Primaire documentatie en het doel ervan

Alle operaties in de activiteiten van het bedrijf moeten worden gedocumenteerd en weerspiegeld in belasting-, boekhoud- en managementdossiers. In de toekomst worden al deze gegevens gesystematiseerd, samengevat, geanalyseerd en door verschillende gebruikers voor verschillende doeleinden gebruikt. De belangrijkste hiervan is rapportageresultaten van financiële en economische activiteiten voor de regelgevende instanties.

De categorie primaire documentatie omvat een aantal documenten die bedoeld zijn voor de registratie van bepaalde gebeurtenissen in het commerciële leven van het bedrijf. Hun onderscheidende kenmerk is het vullen op het moment van de transactie of onmiddellijk erna. Primaire documentatie is het bewijs dat de operatie daadwerkelijk is uitgevoerd. Dergelijke documenten omvatten een vrachtbrief, vrachtbrief (TTN), factuur, specificatie, inkomende en uitgaande contante bestelling en enkele andere documenten.

Opdracht vrachtbrief

Vrachtbrief - het primaire overdrachtsdocument, dat wordt opgesteld op het moment van verzending van goederen naar de koper door de leverancier. Bewijs dat het artikel is verkocht. Het moet in twee of meer exemplaren worden uitgegeven. Aanvullende papieren worden opgesteld indien de goederen op krediet of leasing worden aangekocht, met medewerking van een commissionair, agent, alsook met gebruikmaking van staatssubsidies of begrotingsmiddelen. Eén exemplaar moet bij de leverancier worden achtergelaten, het tweede is bedoeld voor de koper, het derde - voor de bank, een andere financiële instelling, tussenpersoon, budgettaire instelling.

Elke handelsoperatie van juridische organisaties en ondernemers moet vergezeld gaan van een cognossement. De vorm, de monstervulling en de uiterlijke kenmerken van het document kunnen enigszins afwijken. De wetgeving voorziet in verschillende mogelijkheden voor registratie. Maarer zijn ook vereisten waaraan alle sjablonen voor verkoopfacturen moeten voldoen.

Ontwerpopties vrachtbrief

Organisaties kunnen evenementen op verschillende manieren kaderen in hun dagelijkse activiteiten. Dit geldt ook voor de voorbeelden van het invullen van de vrachtbrief. Hieronder vindt u een lijst met opties die een bedrijf kan nemen:

• Gebruik van de officiële uniforme vorm TORG-12. Waarom het wiel opnieuw maken als het al lang is uitgevonden? TORG-12 is geschikt voor organisaties met elke rechtsvorm, werkend op alle gebieden en met alle goederen. Tegelijkertijd werd het officiële formulier ontwikkeld rekening houdend met alle vereisten van regelgevende instanties, met de wensen van bedrijven voor gemak en eenvoud. Alle versies van elektronische 1C-databases die door accountants worden gebruikt om met bedrijfsgegevens te werken, zijn uitgerust met standaard TORG-12-formulieren.
• Ontwikkelen en goedkeuren van uw eigen formulier, rekening houdend met de behoeften van de organisatie en alle wettelijke vereisten. Sommige organisaties passen voor het gemak van interne gebruikers het TN aan en vullen het aan met de nodige kolommen, tabellen en details. Dit is niet wettelijk verboden als de wijzigingen de essentie van het document niet veranderen, en het nog steeds de gebruikers tevreden stelt met de informatie waarnaar ze op zoek zijn.
• Het gebruik van een uniform UPD-formulier (Universal Transfer Document), dat tegelijkertijd de rol van vrachtbrief en factuur vervult, is relevant voor organisaties die btw-betaler zijn. Gemak zit in de verdwijningde noodzaak om de factuur afzonderlijk af te drukken, wat tijd bespaart, kantoorruimte voor het opslaan van papieren, materiële activa (papier en toner), vermindert het risico op fouten en discrepanties in het documentenpakket voor één bedrijfsvoering, evenals het risico op verlies zijn componenten tijdens opslag.
• Gebruik de elektronische versie van documenten. Sommige moderne bedrijven zijn al lang overgestapt op elektronisch documentbeheer. De eisen voor elektronische facturen zijn dezelfde als voor papieren facturen. Om deze vorm van workflow te gebruiken, moet u een elektronische handtekening aanschaffen.
• Gebruik van standaard tijdschriften-boeken. Drukkerijen produceren een groot aantal boeken met vormen van primaire documenten, waaronder vrachtbrieven. Individuele ondernemers geven de voorkeur aan dit vulpatroon, omdat het geen speciale kennis van boekhouding en het gebruik van computertechnologie vereist. Dit geldt voor ondernemers wiens werkproces weinig te maken heeft met kantooractiviteiten - handelaren van marktpaviljoens, reizende ondernemers en anderen.

Vrachtbrief: instructies voor het invullen

TN moet noodzakelijkerwijs voldoen aan de eisen van de belastingdienst. Het proces van de registratie ervan wordt gereguleerd door de bepalingen van boekhoudkundige en regelgevende rechtshandelingen van de controlerende autoriteiten. Dit document moet een aantal vereiste gegevens bevatten:

• nummer en datum van het document;
• namen en adressen (feitelijk en wettelijk) van de afzender en geadresseerde;
• TIN,zichtrekening, informatie op basis van de lopende transactie (overeenkomst, specificatie, hun nummer en datum);
• lijst van verzonden artikelen, hoeveelheid van elk artikel, meeteenheden, kosten per eenheid, totaalbedrag per artikel, totaalbedrag voor de gehele lijst, btw-percentage en de geldwaarde ervan;
• achternamen en voorletters van personen die verantwoordelijk zijn voor de lopende operatie: wie heeft verzonden vanuit het magazijn, wie heeft de opdracht hiervoor gegeven, wie heeft deze ontvangen;
• Bedruk de zijkanten indien gebruikt in activiteit (sommige PI's werken zonder afdrukken).

Vrachtbrief

Een ander document van het standaardpakket voor een deal is een vrachtbrief. Het wordt gebruikt in geval van deelname aan het proces van verkoop-verwerving van voorraadartikelen van het eigen motortransport of externe vervoerders. Het is noodzakelijk om zowel de kosten van brandstof en smeermiddelen te vergoeden, als om de wettigheid van de lading tijdens het transportproces van de verkeerspolitieagent te bevestigen, en om de legitimiteit van het verlenen van vervoersdiensten te bewijzen.

Organisaties gebruiken momenteel twee vormen van vrachtbrieven naast elkaar. Vormen en vulpatroon ze verschillen volledig. De samenstelling van de details is vrijwel identiek, maar komt anders tot uiting in het document. Het belangrijkste verschil tussen TTN- en 1-T-formulieren is het ontbreken van een sectie met een lijst met goederen in de tweede.

Regels voor het invullen van een vrachtbrief

Commodity-De vrachtbrief bevat twee secties. De eerste bevat de volgende informatie over de deal:

• datum en documentnummer;
• verzender en ontvanger, hun werkelijke adressen, bankgegevens, informatie op basis van de transactie;
• plaats waar de goederen worden afgeleverd;
• tabelsectie met een lijst van goederen, hun kosten, aantal plaatsen, beschikbaarheid en type verpakking, maateenheden, gewicht;
• achternaam en voorletters van de ambtenaren die toestemming hebben gegeven voor de vrijgave van de goederen, hun handtekeningen en het zegel van het verzendende bedrijf;
• positie, achternaam en initialen, handtekening vervoerder;
• functie, achternaam en voorletters, handtekening van de persoon die de goederen heeft aangenomen en zegel van de ontvanger.

Het tweede deel van de TTN bevat informatie over de auto die het transport uitvoert en de chauffeur. Dit deel van het formulier moet het volgende bevatten:

• merk, model, autoregistratienummer;
• Volledige naam van de chauffeur, zijn handtekening in de kolommen op de acceptatie van vracht voor transport, met vermelding van het aantal zitplaatsen en op de levering van vracht aan de ontvanger;
• andere informatie over de kenmerken van de lading - toxiciteit, explosiviteit, radioactiviteit enzovoort.

Verschillen van de nieuwe vorm 1-T

Bij het zelfstandig vervoeren gebruiken organisaties het hierboven beschreven voorbeeld van het invullen van de TTN. Het cognossement formulier 1-T wordt gebruikt in gevallen waarin de lading wordt vervoerd door een derde partij of een privéchauffeur. Zonder dit is het onmogelijk om het bestaan te bewijzencontractuele relatie met respectievelijk een chauffeur of een transportbedrijf, is het onmogelijk om de kosten van het betalen voor hun diensten in boekhouding en fiscale boekhouding af te schrijven.

Het belangrijkste verschil tussen deze twee formulieren is dat het 1-T-formulier geen goederensectie en gedetailleerde informatie over de vervoerde vracht bevat. U kunt daarin alleen het aantal plaatsen, de kenmerken van de lading en verpakking, evenals de aangegeven waarde specificeren.

Wat te volgen bij het invullen?

Het volgende is een lijst van wetgevende besluiten met betrekking tot de uitvoering van de bovenstaande documenten:

• Regeringsbesluit nr. 272 van 15 april 2011 - goedkeuring van formulier 1-T.
• Brief van het Ministerie van Financiën van 6 november 2014 - over de erkenning van de contractuele relatie tussen de vervoerder en de klant;
• Brief van de federale belastingdienst van 21 maart 2013 - over het gebruik van TTN-formulieren bij het berekenen van de inkomstenbelasting;
• Decreet van het Comité voor de Statistiek van de Staat nr. 132 van 28 december 1998 - goedkeuring van het TORG-12-formulier.

Waarom is het nodig om primaire documenten correct in te vullen?

Elke commerciële organisatie werkt voor winst. Van het bedrag is het verplicht om belastingen en andere bijdragen aan de staat te betalen. De berekening van hun bedragen hangt volledig af van de juistheid van de primaire documentatie. Als er fouten zijn gemaakt of overtredingen zijn geconstateerd, kan de organisatie vervolgens worden blootgesteld aan grotebelastingen dan verwacht. Als de documenten die de uitgaven bevestigen die de organisatie het recht heeft om af te trekken van de belastbare basis, bijvoorbeeld onjuist zijn uitgevoerd, kan de federale belastingdienst ze niet erkennen. In dit geval zal de organisatie de kosten uit eigen zak moeten dragen, en niet door ze op te nemen in de uiteindelijke productiekosten.

Sancties voor het ontbreken of onjuist invullen van documenten

Het ontbreken van kopieën van primaire documenten kan een golf van ongeplande inspecties door de federale belastingdienst veroorzaken. Elke geconstateerde overtreding kan worden beboet. Als de belastingdienst fraude, criminele bedoelingen of een poging om belastingen te ontduiken in fouten of gebrek aan documentatie constateert, zal de organisatie meer onaangename gevolgen ondervinden - boetes, fiscale sancties, administratieve en strafrechtelijke aansprakelijkheid zoals bepaald in de artikelen van de relevante codes.