Elementen van de interne omgeving van de organisatie en hun kenmerken

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Een integraal onderdeel van het uitvoeren van een SWOT-analyse is het identificeren van marktkansen en -bedreigingen, evenals het bepalen van de sterke en zwakke punten van het bedrijf, waarvoor verschillende elementen van de interne omgeving van de organisatie worden geanalyseerd.

Wat is de interne omgeving van een organisatie?

Als het gaat om de interne omgeving van een organisatie, betekent dit meestal een reeks elementen die op de een of andere manier kunnen worden beïnvloed, in vergelijking met omgevingsfactoren die niet kunnen worden veranderd. De interne omgeving van de organisatie omvat dus:

1. Mensen.
2. Doelen.
3. Taken.
4. Technologie.
5. Structuur.

De combinatie van al deze elementen is de essentie van de organisatie: mensen, verenigd in een bepaalde structuur, voeren een reeks taken uit en gebruiken bepaalde technologieën om uiteindelijke doelen te bereiken.

Het combineren van elementen van de interne omgeving van de organisatie kan dus al dan niet effectief zijn. De taak van de analyse is om de processen te identificeren die ideaal zijn opgezet, evenals die welke:de algehele winstgevendheid van het bedrijf verminderen.

Hoe worden elementen van de interne omgeving geclassificeerd?

De belangrijkste elementen van de interne omgeving van de organisatie worden gewoonlijk ingedeeld in groepen, of zogenaamde segmenten:

• organisatieschijf;
• marketingsnit;
• frame knippen;
• productieschijf;
• financieel stukje.

Voor het gemak van de analyse worden de elementen van elke groep afzonderlijk beschouwd. In de organisatorische context bestuderen ze de kenmerken van de onderneming vanuit het oogpunt van de organisatiestructuur van het bedrijf. Er wordt aandacht besteed aan zowel de hiërarchische verhoudingen binnen het bedrijf als het systeem van interactie tussen individuele structuren van de onderneming. Het marketingsegment geeft een idee van het assortiment producten, hun kenmerken en voordelen, prijsfactoren, evenals verkoop- en advertentiemethoden.

Bij het overwegen van de financiële bezuiniging wordt aandacht besteed aan de jaarrekening, de dynamiek van de belangrijkste indicatoren van kosten en winstgevendheid. De efficiëntie van de cashflow wordt bepaald. In het personeelsgedeelte wordt de relatie tussen het management en het uitvoerend personeel beschouwd en wordt de analyse van de resultaten van de arbeidsactiviteit uitgevoerd. Dit omvat ook de bedrijfs- of organisatiecultuur van de organisatie, methoden voor het stimuleren en motiveren van personeel.

Het vijfde deel - productie - bevat een lijst van technologieën, normen, regels en standaarden voor de productie van goederen en hun kwaliteitscontrole. Een verscheidenheid aan innovatieve ontwikkelingen en wetenschappelijk onderzoek gericht op uitbreiding van het assortiment of verbetering van de nuttige eigenschappen van het product, ookraadpleeg de productieverlaging.

Personeel als onderdeel van de interne omgeving

De taak van de situationele benadering in de analyse en besluitvorming van het management is om rekening te houden met het gedrag van individuele werknemers, hun groepen, evenals met de aard van de invloed van managementpersoneel. Volgens de economische theorie is personeel een van de belangrijkste productiefactoren, maar in de moderne realiteit wordt het team van werknemers een strategisch belangrijk element.

De leidinggevende taak is om het werk van het personeel zo efficiënt mogelijk te organiseren, waarbij rekening moet worden gehouden met verschillende onderdelen van dit proces:

• principes van werving en werving;
• aanpassing van nieuwe medewerkers;
• personeelsmonitoring, zijn methoden;
• motivatie en stimulering van personeel;
• training, personeelsontwikkeling;
• creëren en onderhouden van een bedrijfscultuur.

Zo kan het systeem van de organisatiecultuur van de organisatie, onjuist aangepast in de onderneming, de zwakke kant worden en als gevolg daarvan het moeilijk maken om zowel korte- als langetermijndoelen en tussentijdse taken te bereiken. Teammanagement blijft een van de strategische activiteiten van leiders.

Bedrijfsdoelen als onderdeel van de interne omgeving

Bij het analyseren van de toestand van het bedrijf en het plannen van een verdere strategie, worden een of meer doelen gesteld. De taak van het management van het bedrijf is om alleen haalbare doelen te kiezen die overeenkomen met de toestand van de markt enbedrijf.

Het hebben van voldoende financiële middelen, personeel en effectieve planning leiden samen tot het stellen van de juiste doelen. Tegelijkertijd moet de lijst met algemene doelen worden verdeeld in subdoelen of taken, waarvan de verantwoordelijkheid voor de uitvoering wordt verdeeld onder werknemers of afdelingen van de organisatie.

Bedrijf X, bijvoorbeeld, die de markt betreedt met massaproducten, stelt een doel: op korte termijn een leider worden in een bepaalde markt. Tegelijkertijd opereerde bedrijf X in een ander segment en bij analyse van de jaarrekening bleek dat er een lening van de bank uitstond voor een groot bedrag. Daarnaast bleek uit de analyse van het personeelsbeleid dat de verkoopafdeling haar taken inefficiënt uitvoert en geplande indicatoren niet worden gehaald. Het is duidelijk dat het door het management gestelde doel niet alleen moeilijk te bereiken is, maar bijna onmogelijk.

Voorbeelden van correct geformuleerde doelen:

• bereik tot 60% naamsbekendheid;
• marktaandeel vergroten tot 16%;
• om de top drie van bedrijven op de markt te betreden;
• verhoog de gemiddelde rekening tot 1500 roebel;
• verhoog het siteverkeer tot 2000 mensen per dag.

Om effectief doelen te stellen, moet het management van het bedrijf gebaseerd zijn op diepgaand marktonderzoek en de huidige positie van het bedrijf daarin.

Taken van het bedrijf als onderdeel van de interne omgeving

Na het samenstellen van een lijst met bedrijfsdoelen, is het noodzakelijk om ze op te delen in taken, dat wil zeggen in componenten. Zeldzaam in elke organisatieslechts één doel is ingesteld. Zo worden de strategische doelstellingen van het bedrijf omgezet in operationele doelstellingen voor het jaar, halfjaar of kwartaal. Verder is het doel opgedeeld in een lijst van specifieke taken die moeten worden voltooid om het gewenste resultaat te bereiken.

Elk van de vastgestelde taken moet een gedocumenteerd eindresultaat hebben, evenals afdelingen en specifieke medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan. Hier is een voorbeeld van het omzetten van een van de doelen in een takenlijst. Om het doel om de verkoop met 25% te verhogen te bereiken, kan het bedrijf de taken op deze manier verdelen:

1. Verhoog het afsprakenschema voor elke verkoopmanager met 5%. Verantwoordelijkheid en controle ligt bij het hoofd van de afdeling, Ivanov I. I.
2. Voorlopige analyse van de marktsituatie van de marketingafdeling, ontwikkeling van een reclamebureau met maandelijkse monitoring van de implementatie van aanbevelingen. Verantwoordelijk - Afdelingshoofd A. P. Petrov.
3. Uitbreiding van het verkoopteam naar 20 mensen tegen het einde van het jaar. Verantwoordelijk - HR-manager A. I. Sidorov.
4. Opening van 5 nieuwe vestigingen in de regio's in 6 maanden. Verantwoordelijk - Adjunct-directeur voor ontwikkeling G. I. Laptev, HR-manager A. I. Sidorov.

Zo kan het hoofd van de organisatie het proces om het doel van de onderneming in fasen te bereiken controleren, en door het juiste werk van personeelsmanagers kan elke werknemer persoonlijk verantwoordelijk zijn voor het bereiken van het algehele resultaat.

Technologieën en hun plaats in de interne omgeving

Procesde transformatie van grondstoffen tot afgewerkte producten vereist bepaalde technologieën. Als het een conservenfabriek is, dan zijn speciale lijnen, opgeleid personeel, goedgekeurde normen en geregistreerde patenten nodig. Al het bovenstaande is van toepassing op bedrijfstechnologie.

Hoe verrassend het ook mag zijn, technologie, als onderdeel van de interne omgeving, is zelfs aanwezig in kleine ondernemers of freelancers. Een fotograaf of ontwerper gebruikt bijvoorbeeld speciale software, apparatuur en technologie in zijn werk, zonder welke het simpelweg onmogelijk is om concurrerend te blijven op de markt.

De structuur van een onderneming als onderdeel van haar interne omgeving

Een van de eerste stappen in de analyse van de interne omgeving van de onderneming is een gedetailleerd onderzoek van de organisatiestructuur. Tegelijkertijd stellen marketeers en managers niet alleen een lijst op van interne afdelingen, maar ook van hun onderlinge relatie, hiërarchische ondergeschiktheid en afhankelijkheid.

Hiërarchie in de organisatie van het werk van personeel helpt om het werk effectief te verdelen. Medewerkers zijn gescheiden en gescheiden in aparte groepen en afdelingen, ze zijn toegewezen aan verschillende afdelingen. De hiërarchie in de onderneming kan horizontaal en verticaal zijn, en de efficiëntie en kwaliteit van de arbeidsverdeling wordt onthuld in de analyse.

Een van de belangrijke componenten van een dergelijke analyse kan zijn om de effectiviteit van informatie en andere stromen tussen organisatie-eenheden te bepalen. Bijvoorbeeld in onderneming B, die onderdelen vervaardigt voor:voertuigen, vertragingen bij de uitvoering van het plan worden voortdurend geregistreerd. Werknemers werd gevraagd om werktijdkaarten in te vullen, er werden sancties ingevoerd, maar dergelijke voorlopige teammanagementmaatregelen waren niet effectief.

Bij het analyseren van de relatie tussen de afdelingen van bedrijf B, bleek dat de fout niet ligt bij de medewerkers die de onderdelen maken, maar bij de afdeling die verantwoordelijk is voor het repareren van de apparatuur. Veel machines waren dus langer inactief dan de geplande tijd vanwege langdurige reparaties.

Hoe bepaal je de sterke en zwakke punten van een onderneming?

De goedkeuring van een managementbeslissing wordt voorafgegaan door een grondige analyse van alle elementen van de interne omgeving, de externe omgeving, gevolgd door een conclusie over de plaats van de onderneming in de markt en haar capaciteiten.

De gegevens die tijdens de analyse zijn verkregen, moeten in de vorm van een lijst worden gepresenteerd. Dit kunnen bijvoorbeeld de volgende items zijn:

1. Ongekwalificeerd verkooppersoneel.
2. Gebrek aan eigen opgebouwde fondsen.
3. Innovatieve ontwikkelingen in de productie van goederen.
4. Een banklening hebben.
5. Breed scala aan producten.
6. Verouderde productieapparatuur.

Na het opstellen van zo'n lijst, is het noodzakelijk om de gegevens te scheiden op basis van kwalitatieve impact, dat wil zeggen om te bepalen of deze of gene factor een positief of een negatief effect heeft op de activiteiten van het bedrijf.

Dus als resultaat moet de eerste lijst in twee delen worden verdeeld, en de volgende stap zou een beoordeling moeten zijn van de mogelijke invloed van deze factoren van de interne omgevingorganisaties. We raden aan om een schaal van 1 tot 5 of van 1 tot 10 te gebruiken. Elk item op de lijst moet in punten worden beoordeeld, afhankelijk van de mate waarin deze factor de activiteiten van het bedrijf beïnvloedt.

De volgende stap is om de mogelijke schade te beoordelen die elk van de items op de lijst kan veroorzaken. Als gevolg hiervan moet de resulterende lijst worden gerangschikt op basis van twee indicatoren: mogelijkheden en waarschijnlijkheden. Deze methode zal helpen om onbeduidende gegevens af te snijden en een lijst te maken van de belangrijkste problemen die zijn gevonden bij de analyse van de factoren van de interne omgeving van de organisatie. Een voorbeeld van een kwalitatieve analyse van de omgeving van de organisatie moet eindigen met een specifieke lijst van niet meer dan 10 items voor elk van de categorieën - zwakke en sterke punten van het bedrijf.

Wat is de relatie tussen de interne omgeving en SWOT-analyse?

De SWOT-tool omvat een analyse van de omgeving van het bedrijf, zowel intern als extern. De elementen van de interne omgeving van de organisatie en hun kenmerken laten zien welke sterke punten kunnen worden gebruikt om concurrentievoordelen te behalen. De lijst met zwakke punten die tijdens de analyse is verkregen, zal helpen om de activiteiten van het bedrijf aan te passen om hun schade te minimaliseren of om te moderniseren en te verbeteren.

Het resultaat van een SWOT-analyse helpt om de bedreigingen en kansen van de externe omgeving, dat wil zeggen de markt waarin het bedrijf opereert of wil opereren, te vergelijken met de factoren van de interne omgeving. De taak van een marketeer, manager of leider is om een marketingplan zo op te stellen dat met behulp van sterke puntenbedrijven hadden schade door marktbedreigingen kunnen voorkomen. Hetzelfde kan gezegd worden over het combineren van marktkansen en sterke punten van het bedrijf - de leider moet beslissen hoe deze het beste samen kunnen worden gebruikt.

Hoe maak je een SWOT-analyse?

Om te begrijpen hoe u een SWOT-analyse op de juiste manier uitvoert, moet u rekening houden met de meest voorkomende fouten die managers maken bij het uitvoeren ervan.

Onredelijke opname van elementen van de interne omgeving in de categorie sterke of zwakke punten van het bedrijf leidt tot fouten in de planning. Elk feit moet worden ondersteund door specifieke cijfers en rapportagegegevens. Het kan ongegrond worden gesteld dat het bedrijf marktleider is, maar in feite wordt dit alleen bevestigd door de woorden van het hoofd, en niet door marktonderzoek.

Tegelijkertijd moet, naast de betrouwbaarheid, elk van de vermeende sterke punten worden vergeleken met bekende gegevens over concurrenten. Dit zal de echte sterke punten van de onderneming onthullen, wat zal helpen bij het bereiken van haar doelen.

De kracht van het bedrijf was bijvoorbeeld de nabijheid van grondstoffen. Uiteraard biedt dit veel voordelen voor het bedrijf, waardoor zowel financiële kosten als tijd worden bespaard. Wanneer deze informatie echter wordt geanalyseerd in termen van verschillen met concurrenten, kan blijken dat alle grote spelers zich dicht bij de bronnen van grondstoffen bevinden. Het blijkt dat elk bedrijf op de markt zo'n sterk punt heeft, en daarom zal het niet mogelijk zijn om voordelen te behalen ten opzichte van concurrenten.

Voor het gemak en om fouten te voorkomen, moet u concurrenten uit beschikbare open bronnen analyseren en hun sterke en zwakke punten bepalen. Vervolgens is het de moeite waard om een testtabel samen te stellen waarin elk element van de interne omgeving wordt vergeleken met concurrenten. Als gevolg hiervan blijkt dat het bedrijf niet zo veel voordelen heeft.

Alle aanbevelingen voor het bepalen van de sterke en zwakke punten van het bedrijf kunnen ook worden toegeschreven aan het proces van het analyseren van kansen en bedreigingen in de markt. Alle informatie moet waar en nauwkeurig zijn.

Het is een veelgemaakte fout om algemene informatie aan te geven die indirect van invloed is op de activiteiten van het bedrijf. Of hun invloed is te klein om te bewijzen. Onervaren managers geven bijvoorbeeld dergelijke omgevingsfactoren aan:

• crisis in het land;
• moeilijke situatie in de economie;
• onstabiele wisselkoersen.

Als we het hebben over crises in de economie, is het onmogelijk om hun betekenis voor de activiteiten van een bepaald bedrijf te meten en te plannen. De "crisis"-factor is nogal vaag, dus het moet worden opgesplitst in specifieke componenten die echt van invloed zijn op de positie van de onderneming. Het is mogelijk dat op staatsniveau dwanglicenties zijn ingevoerd of dat er quota zijn vastgesteld voor bepaalde soorten activiteiten.

Wat betreft de onstabiele wisselkoers, deze wordt vaak genoemd in hun SWOT-analyses door bedrijven die geen valutaafhankelijkheid hebben. Als het bedrijf niet importeert of exporteert, geen grondstoffen inkoopt uit het buitenland,verkoopt geen afgewerkte producten in andere landen, dan heeft de impact van wisselkoersschommelingen een onbeduidende impact op de activiteiten van de onderneming.

Tot slot

De interne omgeving van het bedrijf is een belangrijke strategische hulpbron die de activiteiten van het bedrijf kan helpen of juist schaden. De interne omgeving van de organisatie omvat verschillende basiselementen: mensen, technologie, structuur, taken en doelen. Een dergelijke reeks elementen is niet toevallig, aangezien elke organisatie met een bepaalde structuur mensen in dienst heeft die, met behulp van technologie, de doelen en algemene doelen van de onderneming bereiken.

Het hoofd van de organisatie bij het nemen van managementbeslissingen moet gebaseerd zijn op een analyse van de interne en externe omgeving van de onderneming. Als er een duidelijke bedreiging in de markt is, zullen de middelen van de interne omgeving helpen om deze te overwinnen. Hetzelfde geldt voor marktkansen, die alleen kunnen worden gemaximaliseerd door gebruik te maken van de interne middelen van de onderneming.

Bronnen van de interne omgeving in de analyse worden geëvalueerd in termen van hun impact en onderverdeeld in sterke en zwakke punten van het bedrijf. De organisatiestructuur van een organisatie kan de zwakke kant van de organisatie zijn, terwijl tegelijkertijd een professionele en efficiënte marketingafdeling kan worden toegeschreven aan de kracht van de onderneming.

Bij het opstellen van een marketingplan worden meerdere algemene doelen in de vorm van taken verdeeld over afdelingen, divisies, groepen en specifieke medewerkers. Het juiste systeemmotivatie en stimulering van personeel, teammanagement zal helpen om elke taak persoonlijke verantwoordelijkheid van de medewerker te geven. Tegelijkertijd zal elke medewerker in het team begrijpen dat ze werken aan het bereiken van één gemeenschappelijk doel.