Inventaris - wat is het? Doelen, methoden en soorten inventaris

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Inventarisatie is een speciale procedure, waarvan het belangrijkste doel is om bepaalde overtredingen in verschillende bedrijven te identificeren. Door dit proces is het mogelijk om vast te stellen hoe waar en nauwkeurig de gegevens zijn met betrekking tot de artikelen in voorraad. Fouten in het werk van verschillende specialisten van de onderneming worden onthuld. Bovendien fungeert het als een bepaalde methode om het werk van werknemers te controleren.

Procesconcept

Voorraad is een bepaalde boekhoudmethode in een onderneming die controlefuncties heeft. Het is ontworpen om te bepalen of de werkelijke hoeveelheid van bepaalde goederen in het bedrijf overeenkomt met de informatie in de documentatie van de organisatie.

Als er tijdens het inventarisatieproces verschillende fouten of tekorten worden gevonden, wordt dit de basis voor een intern onderzoek met betrekking tot financieel verantwoordelijke medewerkers van het bedrijf.

Problemen ontstaan niet alleen wanneer er een tekort is, maar ook wanneer er een overschot aan waarden is, omdat dit leidt tot problemen bij het innen van vorderingenschulden of aflossingen van leningen. De resultaten van de inventarisatie zijn van belang voor de Belastingdienst, aangezien ernstige afwijkingen het gevolg kunnen zijn van onrechtmatig handelen van de directie of medewerkers van het bedrijf.

Welke functies worden uitgevoerd?

Inventarisatie is een complex proces, tijdens de uitvoering waarvan verschillende functies kunnen worden uitgevoerd:

• controle;
• account;
• misdrijven opsporen.

Er zijn verschillende soorten van deze procedure, die worden gekozen afhankelijk van het doel van het gedrag en de omstandigheden.

Kenmerken van de procedure

Het management van elk bedrijf is geïnteresseerd in het uitvoeren van een inventarisatie. Dit is te wijten aan het feit dat de resultaten de kleinste discrepanties kunnen onthullen tussen het werkelijke eigendom en de gegevens in de bedrijfsadministratie.

Specialisten die niet geïnteresseerd zijn in de resultaten ervan houden zich bezig met verificatie, daarom worden hiervoor vaak onafhankelijke experts ingehuurd door het management van de onderneming.

Het hoofddoel van het evenement

Het belangrijkste doel van de inventaris is om de juistheid van de boekhouding te bepalen, waarvoor echte indicatoren worden vergeleken met de gegevens in tal van bedrijfsdocumenten. Daarom worden verschillende resultaten bereikt door te controleren:

• alle items die betrokken zijn bij het voorraadproces worden herberekend, gemeten of gewogen;
• resulterende totalen worden vergeleken metde gegevens die beschikbaar zijn in de boekhoudkundige documentatie;
• toezicht op de implementatie van de regels die in het bedrijf zijn opgesteld en zijn ontworpen om de integriteit van verschillende waarden te behouden;
• goederen of materialen worden geïdentificeerd die spoedig zullen worden beschadigd;
• beschadigde eigendom wordt ontdekt;
• alle kostbaarheden die niet in de onderneming worden gebruikt, worden geïdentificeerd, die vaak eenvoudigweg na de inventarisatie worden verkocht;
• verschillen zijn te vinden in verschillende documenten;
• controleren van de omstandigheden waarin goederen en artikelen worden opgeslagen;
• controleert de correcte weergave van talrijke zakelijke transacties in de boekhouding.

Als er echt ernstige fouten zijn in de boekhouding, kan dit negatieve gevolgen hebben voor het bedrijf, weergegeven door materiële verliezen. Daarom wordt er noodzakelijkerwijs regelmatig een inventarisatie van de kassa uitgevoerd.

Als belastinginspecteurs als gevolg van het controleren van een bedrijf vaststellen dat de organisatie niet regelmatig een inventarisatie uitvoert, wordt dit gelijkgesteld aan het ontbreken van boekhouding in het bedrijf, daarom kunnen aanzienlijke administratieve sancties worden opgelegd aan dergelijke bedrijven. Vaak worden de resultaten van de controle onjuist opgesteld door een accountant of andere verantwoordelijke, wat wordt gezien als een bestuurlijke overtreding waarvoor de Belastingdienst een boete oplegt.

Wetgevende regelgeving

De regels voor het uitvoeren en boekhouden van inventaris kunnen worden bestudeerd in de bepalingen van de Orde van het Ministerie van Financiën nr. 49. Daarnaast zijn er speciale richtlijnen met informatie over de procedure voor het uitvoeren van een audit.

Elk bedrijf kan bovendien zijn eigen interne reglementen opstellen, op basis waarvan unieke regels voor de uitvoering van dit proces worden vastgelegd. Sommige bedrijven geven er de voorkeur aan om maandelijks of driemaandelijks een inventaris van onroerend goed uit te voeren. Het is het management van de onderneming dat dit probleem onafhankelijk oplost.

Verplicht is de controle die wordt uitgevoerd vóór de onmiddellijke opstelling van de jaarrekening. Als een dergelijke inventaris niet aanwezig is, kan het bedrijf administratief aansprakelijk worden gesteld en kunnen er boetes worden opgelegd aan ambtenaren van het bedrijf.

Belangrijkste soorten processen

Er zijn verschillende classificaties die deze controle kenmerken. Ze verschillen op veel manieren.

De keuze voor een of ander type hangt af van het doel van de inventaris.

Bij verplichte verificatie

Voorraad kan verplicht of initiatiefrijk zijn. In het eerste geval is het verplicht om het uit te voeren op basis van wettelijke vereisten, daarom doen zich meestal situaties in het bedrijf voor die door de wet zijn bepaald. Werknemers van de federale belastingdienst of andere overheidsinstanties kunnen aandringen op een dergelijke controle.

Initiatiefverificatie wordt uitgevoerd op basis van de goedkeuring van een passend besluit door de leiders van de organisatie. In dit geval zijn er geen beperkingen op de gronden voor het uitvoeren van het proces. Meestal is de behoefte aan dit procestreedt op wanneer het management twijfels heeft over de eerlijkheid van werknemers.

Op locatie

Inventarisatie is een procedure om te controleren of het werkelijke onroerend goed overeenkomt met gegevens uit documenten, zodat het door bedrijven op verschillende locaties kan worden uitgevoerd.

Daarom kan de procedure worden geïmplementeerd aan de kassa van een onderneming of in productie, in magazijnen of in een winkel.

Te controleren objecten

Voorraadobjecten kunnen verschillende waarden zijn die bij een bepaald bedrijf horen. Dit omvat vaste activa vertegenwoordigd door gebouwen, constructies of uitrusting, voorraden, geld, afgewerkte producten of zelfs financiële verplichtingen van de onderneming.

Een specifiek object wordt vooraf geselecteerd door de initiatiefnemer van de controle, waarna deze informatie wordt overgedragen aan de commissie die betrokken is bij de procedure.

Volgens de procesimplementatiemethode

De procedure kan volledig of gedeeltelijk zijn. Elke variëteit heeft zijn eigen kenmerken:

• Volledige controle. Het wordt uitgevoerd vóór de opstelling van de jaarrekening of vóór een controle. Vaak uitgevoerd tijdens revisie. Alle materiële waarden, geldmiddelen en verplichtingen die bij de onderneming beschikbaar zijn en in de boekhouding van de onderneming worden weergegeven, zijn onderworpen aan verificatie. Zelfs eigendommen die door het bedrijf op basis van een huurovereenkomst worden ontvangen, zijn onderhevig aan inventaris.
• Gedeeltelijk. Het kan op elk moment worden uitgevoerd, waarvoor alleen de juiste beslissing van het management van het bedrijf nodig is. Hiervoor meestalomvat onroerend goed gegroepeerd op type, locatie of andere principes. Er kan bijvoorbeeld slechts één magazijn of kostbaarheden waarvoor één medewerker verantwoordelijk is, worden geïnspecteerd.

Bedrijven zelf zouden geïnteresseerd moeten zijn in een regelmatige gedeeltelijke inventarisatie van fondsen, omdat het in dit geval mogelijk is om de juistheid van het werk van verschillende specialisten in het bedrijf te controleren.

Volgens de methode

Volgens de methode voor het uitvoeren van een inventarisatie, kan deze selectief of continu zijn.

Willekeurige inspectie wordt uitgevoerd op basis van de beslissing van het management van de onderneming. Het onderzoek wordt uitgevoerd in relatie tot een aantal door de directeur gekozen waarden. Vaak wordt deze verificatiemethode gebruikt in grote bedrijven. Als de resultaten van een dergelijke inventarisatie ook maar kleine afwijkingen aan het licht brengen, zal er zeker een volledige controle worden uitgevoerd.

Een volledige inventarisatie kan op elk moment worden uitgevoerd nadat de beslissing is genomen door het management van het bedrijf. Tijdens dit proces worden alle eigendommen van het bedrijf beoordeeld, evenals verschillende kostbaarheden die zich in divisies of filialen bevinden.

Onverwacht

Voorraad kan zijn:

• gepland, rekening houdend met het schema dat aan het begin van het jaar is opgesteld door het management van de onderneming, en de voorwaarden voor de uitvoering ervan worden bovendien vooraf aangekondigd;
• ongepland, uitgevoerd bij bepaalde onvoorziene omstandigheden, bijvoorbeeld een verantwoordelijke wordt vervangen of er doet zich een calamiteit voor bij de ondernemingsituatie;
• herhaald, benoemd op voorwaarde dat de resultaten van de laatste controle als onbetrouwbaar of twijfelachtig worden beschouwd, daarom is het vereist om bepaalde feiten te bevestigen;
• controle, uitgevoerd na voltooiing van een volledige inventaris, waarvoor alle acties van de commissie worden geëvalueerd en de nauwkeurigheid van de procedure wordt geverifieerd.

Alle bovenstaande soorten inventaris kunnen worden uitgevoerd op basis van de beslissing van het management van het bedrijf.

Het concept van technische verificatie

Technische inventaris wordt vertegenwoordigd door een inventaris van onroerend goed die al zijn kenmerken en kadastrale waarde bepa alt. Meestal uitgevoerd in relatie tot verschillende eigenschappen.

Te volgen procedure voorafgaand aan jaarrekening. Op basis van de opgestelde akte kan men begrijpen hoeveel de kadastrale prijs van het object is veranderd.

Wanneer is inventaris nodig?

Deze controle is absoluut vereist in deze situaties:

• eigendom wordt gekocht, verkocht of verhuurd;
• voor de jaarrekening;
• vervangen verantwoordelijke;
• diefstal of schade aan eigendommen wordt gedetecteerd;
• na een natuurramp of andere noodsituaties;
• bij het sluiten of reorganiseren van een bedrijf.

Inventarisatie kan ook worden uitgevoerd in andere situaties waarin de wet voorziet.

Verificatieprocedure

De voorraadorder wordt als eenvoudig beschouwd, waarvooropeenvolgende acties worden uitgevoerd:

• een passend bevel wordt uitgevaardigd door het management van het bedrijf;
• een inventariscommissie wordt gevormd;
• deadlines stellen voor het proces;
• documenten worden overgedragen door financieel verantwoordelijke medewerkers;
• directe inventarisatie wordt uitgevoerd, met inbegrip van wegen, tellen, meten en het uitvoeren van andere soortgelijke acties;
• de resultaten die zijn verkregen na de uitvoering van de inventarisatie worden vergeleken met de gegevens die beschikbaar zijn in de bedrijfsadministratie;
• verschillen worden geïdentificeerd;
• de oorzaken van problemen bepalen;
• resultaten worden verwerkt.

Aan het einde van de controle wordt een inventarisatie gevormd. Het bevat alle feiten die naar aanleiding van de inventarisatie aan het licht zijn gekomen. Op basis van dit document kunt u begrijpen hoe effectief de inventarisatie was. Een voorbeeld van dit document vindt u hieronder.

De wet moet andere informatie bevatten. Het bevat informatie:

• datum van inspectie;
• lijst alle personen die lid zijn van de inventariscommissie;
• objecten in studie worden gegeven;
• beschrijft alle methoden die worden gebruikt om informatie te verkrijgen;
• fit resultaten;
• tekens van alle deelnemers worden aan het einde geplaatst.

Act wordt in elk bedrijf als belangrijke documentatie beschouwd. Het kan onderworpen zijn aan verificatie door de medewerkers van de federale belastingdienst, daarom moet het minstens vijf minuten bij de onderneming worden bewaardjaar. Als er twijfel bestaat over de juistheid van de informatie in dit document, kan het hoofd van het bedrijf een herverificatie aanstellen.

Conclusie

Inventarisatie wordt beschouwd als een belangrijk proces, op basis waarvan de feitelijke gegevens worden afgestemd op de informatie die in de administratie van het bedrijf is vastgelegd. Het kan in verschillende vormen worden gepresenteerd.

Er zijn situaties waarin een audit zonder mankeren moet worden uitgevoerd op basis van de vereisten van overheidsinstanties. Het proces wordt alleen uitgevoerd door een speciaal opgerichte inventariscommissie, die alleen professionals omvat, en vaak worden hier zelfs externe experts uitgenodigd die niet geïnteresseerd zijn in de resultaten van de inventarisatie.