Notulen van de algemene vergadering van LLC-deelnemers. Ontwerpregels

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:37

De notulen van de algemene vergadering van deelnemers aan een LLC is een uiterst belangrijk document. De vereisten voor het opstellen van een OSU-protocol zijn niet vastgelegd op wetgevend niveau, maar de gewoonten van bedrijfsomzet en kantoorwerk dicteren bepaalde regels voor het opstellen ervan.

Verplichte administratie

Ten eerste zijn de notulen van de vergadering van deelnemers aan een LLC een verplicht document dat het feit bevestigt dat de vergadering werd gehouden (en de verplichting om te houden en het aantal verplichte vergaderingen per jaar is wettelijk geregeld en, in sommige gevallen door het Handvest van het bedrijf).

Ten tweede, het is in de protocolvorm dat alle beslissingen over de activiteiten van de onderneming worden geformaliseerd.

De notulen van de algemene vergadering van LLC worden bij de onderneming bewaard en moeten op eerste verzoek aan elk lid van het bedrijf worden verstrekt.

In de regel wordt de directeur van de onderneming aangesteld die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de protocollen, wat tot uiting moet komen in zijn functiebeschrijving.

Wat wordt weerspiegeld in het protocol

Protocolalgemene vergadering van LLC-deelnemers wordt gehouden door de secretaris van de vergadering of de voorzitter van de AVA.

Weerspiegeld in het protocol:

• datum en tijd waarop de vergadering begon;
• OS-type;
• quorum en legitimiteit van het besturingssysteem;
• OS-agenda;
• speech (abstract) van de deelnemers, vragen, discussies, aanvullingen;
• stemresultaten over bepaalde kwesties;
• beslissingen genomen door de JSU.

De notulen van de algemene vergadering van deelnemers aan een LLC worden ondertekend door alle leden van het bedrijf of de voorzitter van de vergadering en de secretaris. Het protocol is gestikt met verplichte paginanummering, verzegeld met het zegel van de onderneming.

Opgemerkt moet worden dat het OS-protocol mogelijk geen lijst van alle deelnemers persoonlijk bevat, maar in dit geval moet een registratieblad van deelnemers een verplichte bijlage zijn, met vermelding van hun paspoortgegevens en de persoonlijke handtekening van elke. Het registratieblad wordt in vrije vorm opgemaakt en samen met het protocol aan elkaar gehecht.

Een andere optie zou zijn om een logboek bij te houden. In dit geval zijn de pagina's van het tijdschrift genummerd, gestikt en verzegeld met het bedrijfszegel. De bewaartermijn van een dergelijk tijdschrift wordt niet beperkt door enige regelgevende handeling.

Het wordt ook aanbevolen om het werk van de telcommissie bij te houden. De telcommissie zelf wordt gekozen bij besluit van de vergadering, bestaande uit een voorzitter en ten minste één lid van de commissie. Het protocol wordt ondertekend door de voorzitter en samen met het OS-protocol gearchiveerd.

Om alle belangrijke punten in de procedure voor het bijhouden van notulen te regelen, wordt aanbevolen om een "Verordening over de procedure voor het bewaren van notulen van het besturingssysteem" te ontwikkelen en te implementeren, waarin de procedure voor het samenstellen, wijzigen, in beroep gaan, protocollen opslaan. Een dergelijk standpunt wordt goedgekeurd door het hoofd van de onderneming of wordt ter bespreking voorgelegd door het besturingssysteem (uiterst zeldzaam).

Alle OS-protocollen moeten worden bewaard tot de liquidatie van het bedrijf en vervolgens worden overgebracht naar het archief voor opslag.

Eén deelnemer - hoe stel je een protocol op?

Maar wat als er maar één lid in de LLC is? Is het bijhouden van een notulen verplicht of volstaat het om de beslissingen van de deelnemers te documenteren? De wet maakt geen uitzondering voor dergelijke verenigingen. De notulen van de algemene vergadering van LLC-deelnemers wijken in dit geval qua vorm en inhoud op geen enkele manier af van de notulen met een groot aantal deelnemers.

Ik wil ook opmerken dat het protocol slechts een technische manier is om de beslissingen van de deelnemers te formaliseren. Daarom is het in het geval van een rechtszaak wettelijk bevoegd om te erkennen dat de beslissing, en niet de notulen van de jaarlijkse vergadering van LLC-deelnemers, niet in overeenstemming zijn met de wet. Tekortkomingen in het bijhouden van gegevens kunnen echter aanleiding worden om besluiten onwettig te verklaren.