Soorten bijeenkomsten: protocol, structuur en inhoud

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Het is ondenkbaar om het werk van een organisatie voor te stellen zonder zakelijke communicatie. Goed opgebouwde communicatie tussen medewerkers stelt u in staat om de taken soepel en snel op te lossen.

Er zijn veel soorten vergaderingen in organisaties, en elk heeft zijn eigen kenmerken en taken. Het kennen van dergelijke nuances zal de bespreking van zakelijke kwesties helpen vergemakkelijken. Dit artikel zal u vertellen over de soorten vergaderingen, u helpen begrijpen waarom ze worden gehouden en hoe ze worden opgenomen in kantoorwerk.

Doelen van zakelijke bijeenkomsten

Het belangrijkste doel van het houden van elk type vergaderingen en vergaderingen is het ontwikkelen van specifieke constructieve oplossingen voor dringende problemen en het overwegen van dringende zakelijke problemen. Ook heeft het personeel tijdens de collectieve vergadering de mogelijkheid om meningen en ideeën te delen of een voorstel te doen over de beste oplossing voor problemen met hogere managers.

Elke vorm van zakelijke bijeenkomsten stelt u in staat een uitgebreid beeld te krijgen van de situatie in de organisatie, om de sterke en zwakke punten te bepalen. Opgemerkt moet worden dat bij deelname aan dit formaatzakelijke communicatie is een snelle aanpassing van nieuwe medewerkers van het bedrijf of de onderneming.

Taken

De volgende taken van alle soorten vergaderingen kunnen worden onderscheiden:

• huidige problemen en problemen oplossen;
• integratie van de activiteiten van afdelingen in overeenstemming met het strategische doel van het bedrijf;
• beoordeling van het bedrijf en zijn individuele structurele divisies;
• handhaven en ontwikkelen van bedrijfsbeleid.

Om te begrijpen in welk formaat je zo'n zakelijk evenement moet houden, moet je beslissen welke van de bovenstaande taken ermee overeenkomen, en daarna kun je begrijpen tot welke classificatie het zal behoren.

Typen en classificatie

Een vergadering, als een soort zakelijke communicatie, kan een andere vorm hebben, die het onderwerp en de lijst van aanwezige functionarissen bepa alt.

De belangrijkste classificatie van vergaderingen moet worden benadrukt:

1. Regio van eigendom. Hier kunnen we onderscheid maken tussen administratieve bijeenkomsten (die voorzien in de bespreking van problematische kwesties), wetenschappelijke (seminars en conferenties, die tot doel hebben actuele wetenschappelijke kwesties te bespreken), politieke (die voorzien in een bijeenkomst van leden van een politieke feesten en bewegingen) en gemengde types.
2. Schaal. Hier worden internationale onderscheiden, waarbij specialisten uit andere landen of buitenlandse partners betrokken zijn, zowel nationaal, regionaal als stedelijk.
3. Regelmatigheid. In elk vergaderformaat kan er zijn:permanent of periodiek.
4. Afhankelijk van de locatie - lokaal of reizend.

En ook alle soorten vergaderingen kunnen als volgt worden verdeeld:

1. Instructief, voorzien in een directieve gedragsvorm, waarbij een superieure leider informatie rechtstreeks aan zijn ondergeschikten doorgeeft, die vervolgens divergeert en wordt doorgegeven langs de verticale lijn van de macht. Meestal worden tijdens dergelijke zakelijke communicatie bevelen van de CEO gehoord, die de loop van de onderneming aanzienlijk kunnen beïnvloeden, en dit kunnen ook gedragsnormen of belangrijke innovaties zijn.
2. Operationeel (controlekamers). Het doel van dit soort bijeenkomsten is het verkrijgen van informatie over de gang van zaken in een organisatie of onderneming. De informatiestroom gaat in dit geval van ondergeschikte ondergeschikten naar de afdelingshoofden of de algemeen directeur. Kortom, tijdens de operationele vergaderingen worden kwesties over de implementatie van routekaarten, geplande activiteiten, strategische en operationele plannen besproken. Een belangrijk verschil tussen de operationele (verzend)vergadering en alle andere is dat ze regelmatig worden gehouden en een vaste deelnemerslijst hebben. Het is ook vermeldenswaard dat er tijdens de vergadering mogelijk geen agenda is.
3. Problematisch. Een dergelijke vergadering wordt belegd in het geval van een dringende noodzaak om een beslissing te nemen om taken in korte tijd af te ronden of om een wereldwijd probleem voor de onderneming op te lossen.

Naast al het bovenstaande, kan men afzonderlijk een van de meest populaire soorten productie onderscheidenvergaderingen - plannen. In de regel wordt zo'n evenement dagelijks of een keer per week gehouden, waarbij het afdelingshoofd en directe uitvoerders aanwezig zijn, die taken voor de dag ontvangen en de voortgang van de uitvoering ervan bespreken.

Het onderwerp van de vergadering van het personeel van de onderneming tijdens de vergadering kan alle soorten problemen zijn die zich voordoen in de loop van de onderneming, en de loop van de discussie kan worden gewijd aan veranderingen in de externe omgeving in die een bepaalde organisatie opereert.

Een vergadering organiseren

Elke vorm van vergadering, ongeacht het formaat, vereist een zorgvuldige voorbereiding, aangezien de effectiviteit ervan afhangt van dit moment. In eerste instantie moet u de volgende punten bepalen:

• doel;
• besproken problemen;
• taken instellen voor personeel (op basis van functionaliteit en ondergeschiktheid);
• stappen voor het voltooien van taken.

Tegenwoordig worden de meeste vergaderingen op een zeer middelmatige manier gehouden, waardoor hun betekenis verloren gaat en de toegewezen taken slecht kunnen worden uitgevoerd. Daarom is het uiterst belangrijk om het hele verloop van dergelijke zakelijke bijeenkomsten te overdenken en een werkdiscussie op te bouwen op zo'n manier dat het niet alleen tijd kost, maar ook feedback van het team krijgt.

Vergaderingen

Opgemerkt moet worden dat grote bedrijven en organisaties die een bepaald marktaandeel willen verwerven en hun bedrijf willen ontwikkelen met als doel grote winsten te maken, een grote gok wagenom belangrijke kwesties juist door middel van vergaderingen te bespreken. Uit de praktijk van succesvolle managers kunt u de volgende reeks regels vormen om u voor te bereiden op een vergadering:

Eerst wordt de deelnemerslijst bepaald. Het moet duidelijk zijn wie voor de bijeenkomst wordt uitgenodigd en welke rol hij daarin zal spelen. Het komt vaak voor dat de uitgenodigde personen het probleem niet begrijpen en worden uitgenodigd "voor het geval dat", maar op dat moment kunnen ze hun werk doen en geen tijd verspillen.

Het is belangrijk om een agenda op te stellen. Als de vergadering is gepland, wordt vooraf een agenda ontwikkeld, die de te bespreken onderwerpen aangeeft en ook de belangrijkste sprekers bepa alt. Het is belangrijk om te onthouden dat dit document moet worden verzonden naar degenen die verantwoordelijk zijn voor de voorbereiding van de informatie en degenen die aanwezig zullen zijn, zodat alle deelnemers rapporten, voorstellen en aanvullende vragen kunnen opstellen. Indien nodig kan de agenda worden aangepast.

Grote en strategische kwesties moeten op de voorgrond van de vergadering worden geplaatst. Sprekers van dergelijke kwesties moeten noodzakelijkerwijs personen zijn (afdelingshoofden, secties, workshops) die persoonlijk verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van alle strategische activiteiten van het bedrijf.

Belangrijke punten

Het is belangrijk om te onthouden dat elke vergadering twee hoofdfasen heeft: de voorbereiding erop en het daadwerkelijke houden. De eerste fase omvat het bepalen van de relevantie van het runnen van een bedrijfcollectie, taken, hoofd- en nevendoelen worden aangegeven, een lijst van deelnemers en sprekers wordt gevormd, rapporten, presentaties en een rapport worden opgesteld volgens het onderwerp of een vooraf gedefinieerde agenda. De tweede fase omvat de implementatie van het eerder geplande verloop van de vergadering, het luisteren naar rapporten en het bespreken van actuele en strategische kwesties.

Als het tijdens dergelijke zakelijke communicatie nodig is om te beslissen wat en met wie te doen van werknemers, dan kunnen we de derde fase onderscheiden - besluitvorming. Beslissingen worden in de regel genomen door de voorzitter, die de vergadering voorzit, naar eigen goeddunken of door bespreking of collectieve stemming.

Voorbeeld vergaderplan

Met een duidelijk plan voor ogen kan elke manager een vergadering efficiënt en effectief leiden, waardoor u feedback van het personeel kunt krijgen en de juiste taken voor hen kunt instellen. Dit plan kan het volgende omvatten:

• begroetingstoespraak;
• luisteren naar rapporten en samenvatten voor een bepaalde periode (kwartaal, week, half jaar, maand);
• dekking van actuele kwesties die relevant zijn voor het bedrijf;
• hoorsuggesties voor probleemoplossing (brainstormen);
• beoordeling van de voorgestelde opties en bespreking van de implementatie ervan;
• accumulatie van opties;
• stemmen voor de goedkeuring van een of andere optie;
• grenzen bepalen tijdens het oplossen van problemen (bepalen wie verantwoordelijk is, timing, methoden en methoden).

Opname

Bigsommige soorten vergaderingen moeten op papier (document) worden vastgelegd, wat een protocol wordt genoemd. Door dit soort documentatie bij te houden, kunt u de genomen beslissingen legitimeren. En dankzij het protocol kunt u ook altijd de voortgang van de uitvoering van activiteiten volgen en in het geval dat de taken niet worden voltooid, bepalen wie hiervoor verantwoordelijk is.

De punctie wordt in de regel uitgevoerd door de secretaris van de leider die de voorzitter van de vergadering is. Deze functie kan echter vaak ook door andere werknemers worden uitgevoerd.

Functies en taken van de secretaris

Voor aanvang van zakelijke bijeenkomsten moet de secretaris bekend zijn met de lijst met genodigden en de lijst met besproken onderwerpen. Het is echter vermeldenswaard dat als de vergadering regelmatig wordt gehouden, het deze functionaris is die alle documentatie (lijsten, plannen, agenda, enz.) Verzamelt en de leider helpt bij de voorbereiding van de vergadering.

In eerste instantie en indien nodig kan de secretaris de personen die verschijnen vragen een registratieblad in te vullen, waarop hun volledige naam zal worden vermeld. en positie. Dit zal nodig zijn bij het opstellen van het protocol. Vervolgens maakt de secretaris de agenda bekend, die het begin van de vergadering markeert. Verder, wanneer de aanwezigen zaken beginnen te bespreken, legt de secretaris de voortgang van dit evenement vast. Aan het einde van de vergadering stelt deze functionaris de afgewerkte versie van de notulen op, tekent deze vervolgens samen met de voorzitter en stuurt alles naar de betrokkenen.

Het is uiterst belangrijk voor de secretaris om bij het samenstellen te betalenaandacht voor het uiterlijk van de notulen van de vergadering. Het moet een koptekst, locatie, lijst met aanwezigen, besproken problemen en genomen beslissingen bevatten.

Conclusie

Uit de bovenstaande informatie wordt duidelijk dat het houden van vergaderingen in ondernemingen uiterst belangrijk is. Het is echter altijd de moeite waard om te onthouden dat een hoogwaardige voorbereiding voor dergelijke evenementen meer dan 50% van de sleutel tot succes in zich draagt bij het verstrekken van informatie, het stellen van doelen en de hoogwaardige uitvoering ervan.