Advance report: postings in 1C. Vooraf rapport: boekingen

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

In het economische leven van een onderneming wordt het vaak nodig om contant geld te geven aan een werknemer om bepaalde acties in het belang en namens de werkgever te verrichten, gevolgd door een melding. Meestal worden medewerkers gevorderd voor de volgende doeleinden:

1. Zakenreizen.
2. Inkoopvoorraad voor contant geld.
3. Contante afwikkeling op grond van namens de werkgever gesloten contracten voor het verlenen van betaalde diensten.

Na het voltooien van de taak dient de werknemer een voorrapportage in bij de accountant, die de nodige boekingen zal maken.

Hoe u geld kunt uitgeven aan een werknemer in een rapport

Om een contante betaling correct op te stellen in een subrapport, moet u Richtlijn 3210-U van de Bank of Russia "Over de procedure voor het uitvoeren van contante transacties" strikt volgen. U moet op de volgende punten letten:

• In paragraaf 6.3 staat dat geld wordt gegeven aan een werknemer, wat betekent dat alleen een persoon die officieel in dienst is bij deze onderneming een ontvanger kan zijn.
• Uitgifte vindt plaats op basis van een aanvraagbegunstigde of instructies van de directie, die een indicatie heeft van het bedrag van het voorschot en voor hoe lang het wordt verstrekt.
• Uiterlijk 3 werkdagen na het einde van de periode waarvoor het geld is gegeven, moet de werknemer een rapport indienen bij de boekhoudafdeling, de tijd voor verdere verificatie en verwerking wordt geregeld door het boekhoudbeleid.

Als het einde van de in de aanvraag of bestelling gespecificeerde periode viel op het moment van ziekte of afwezigheid van de werknemer om een andere geldige, gedocumenteerde reden, wordt de periode van drie dagen gerekend vanaf de datum van indiensttreding.

Voorbereiding van het voorrapport

Voor de uitvoering van de onkostennota wordt het formulier AO-1 verstrekt, code volgens OKUD 0302001.

• organisatienaam;
• structurele eenheid;
• achternaam en voorletters;
• beroep;
• vooraf afspraak.

Vervolgens geeft de linkertabel het saldo of de overschrijding aan op eerdere voorschotrapporten, het bedrag dat is ontvangen van de kassa, het bedrag dat is besteed aan de aankoop van goederen en materialen, en het saldo of de overschrijding van het huidige rapport wordt berekend. Opgemerkt moet worden dat het volgens de oude procedure voor het uitvoeren van contante transacties verboden was om geld als rekening aan een werknemer uit te geven als er een saldo was op eerder uitgegeven voorschotten, maar een dergelijke vereiste in het huidige document niet.

In de rechtertabel van het voorschotrapport vult de boekhoudafdeling de boekingen in die de betaling van geld uit de kassa weergeven:

Debet	Krediet	Opmerking
71	50	Contant betaald naar subrapport van kassa

Op de achterkant van het rapport zijn de gegevens van alle documenten die uitgaven bevestigen ingevuld:

• datum;
• nummer;
• naam;
• bedrag.

De verantwoordelijke persoon vult het bedrag in volgens het document, en de accountant moet het voor de boekhouding geaccepteerde bedrag invullen.

Rapport over de verwerving van goederen en materialen

Ondersteunende documenten voor het rapport over de verwerving van goederen en materialen zijn facturen, vrachtbrieven, kassacontroles, verkoopbonnen, ontvangstbewijzen voor de ontvangstorder, strikte rapportagedocumenten. Op de tweede pagina van het voorschotrapport staan de boekingen op het tegoed van rekening 71, alleen de correspondentie op de debet is ondertekend:

Debet	Krediet	Inhoud van de operatie
10.1	71	Aankoop van grondstoffen en benodigdheden
10.3	71	Aankoop van brandstoffen en smeermiddelen
10.5	71	Reserveonderdelen kopen
41	71	Goederen kopen

Nadat hij zijn deel heeft ingevuld, ondertekent en geeft de verantwoordelijke persoon het rapport door aan de accountant, die een ontvangstbewijs onderaan de eerste pagina moet invullen, met vermelding van hoeveel documenten, op hoeveel vellen en voor welk bedrag hij accepteerde. Na ondertekening en afsnijden van het ontvangstbewijs, overhandigt de accountant het aan de verantwoordelijke persoon.

Contante betaling onder serviceovereenkomsten

Wanneer u een onkostenopdracht uitgeeft voor het ontvangen van fondsen in een subrapport, moet u er rekening mee houden dat de wet niet voorziet in het maximale bedrag van het uit te geven bedrag, er zijn nog steeds beperkingen. In de instructies "Over de uitvoering van contante afwikkelingen" nr. 3073-U is het maximale bedrag aan contante afwikkelingen tussen rechtspersonen onder één overeenkomst 100.000 roebel. Of de betaling in delen wordt gedaan, of gespreid over een lange periode, het maakt niet uit. Meer dan 100.000 roebel. contant kan niet worden betaald.

Nog een nuance: als u voor zakenreizen, goederen en materialen, servicecontracten contant geld kunt uitgeven dat is ontvangen in de vorm van opbrengsten, dan moet u geld van een bankrekening ontvangen voor betaling op grond van een huurcontract voor gebouwen, betaling en terugbetaling van leningen, transacties met effecten. Bevestigende documenten voor de betaling van contracten zijn verrichte werkzaamheden, kassabonnen, ontvangstbewijzen voor een creditnota. De boekingen van de onkostennota's zijn als volgt:

Debet	Krediet	Inhoud van de operatie
60	71	Betaald aan aannemer voor geleverde diensten

Hoe rekent u het gebruik van dagvergoedingen tijdens een zakenreis af

Zakenreizen zijn een integraal onderdeel van zakelijke activiteiten. Vertrek van medewerkers voor het sluiten van contracten, acceptatie van goederen, naar aparte afdelingen vereist een goede registratie en reflectie in de boekhouding. Dienstreizen worden afgegeven op basis van een schriftelijke beslissing van het hoofd. Reistoestemming is niet vereist.u kunt het aantal verblijfsdagen bevestigen op bestelling, reistickets, verblijfsdocumenten.

De dagvergoeding is bepaald in het "Regeling dienstreizen", een bijlage bij de cao. De belastingcode beperkt de bovengrens van de dagvergoedingen niet, maar er moet aan worden herinnerd dat het bedrag van de dagvergoedingen meer dan 700 roebel bedraagt. op zakenreizen in Rusland en 2500 roebel. buitenlandse zakenreizen zijn onderworpen aan de personenbelasting en vanaf 2017 aan verzekeringspremies.

In het voorverslag over een zakenreis hangen de vermeldingen af van de doelen die het nastreefde:

Debet	Krediet	Inhoud van de operatie
20	71	Reiskosten gerelateerd aan kernactiviteiten
44	71	Reiskosten in verband met de hoofdactiviteit van een handelsvestiging
28	71	Reiskosten in verband met het omgaan met defecte producten

Verslag over reizen tijdens een zakenreis

Reiskosten tijdens een zakenreis worden bevestigd door reisdocumenten voor alle vervoerswijzen: vliegtuig, trein, bus, schip of boot, behalve taxi's. Boeking en toegestane bagage inbegrepen.

Het is ook toegestaan om de kosten te vergoeden van een werknemer die op zakenreis is gegaan met eigen vervoer. In dit geval is de bevestiging van de kosten controles van tankstations, een certificaat van het verbruik van brandstof en smeermiddelen, PTS, een certificaatover de afstand tot het doel van de reis en terug. Als alle documenten zijn geaccepteerd en het voorschotrapport is goedgekeurd, zijn de boekingen vergelijkbaar met die voor de boekhouding van dagvergoedingen.

Een rapport samenstellen over accommodatie tijdens een zakenreis

Accommodatie op zakenreis kan op twee manieren worden betaald: op werkelijke kosten en in een vast bedrag. De wijze van betalen ligt vast in de Regeling dienstreizen, als voor de tweede optie wordt gekozen, wordt het bedrag voor logies voor één dag vastgesteld. In het eerste geval moet u hotelrekeningen, kassacheques of certificaten overleggen die de vestiging zonder kassa exploiteert. Vooraf ingevoerde rapporten zijn vergelijkbaar met dagvergoedingen.

Vorming van voorschotberichten in 1С

In het 1C-programma in de nieuwste versie is er een zeer handig algoritme om het voorschotrapport weer te geven. Op het moment van uitgifte van geld aan de kassa, genereert de rekenplichtige het document "Vooruitbetaling" door een medewerker te selecteren uit de lijst van tegenpartijen en de regel "Vooruitbetaling" in te vullen. In de onkostennota op rekening 71 voor afschrijving moet u het subconto "Voorafmelding" invullen, de accountant selecteert het document dat voor de werknemer is gemaakt en corrigeert dit in de uitgiftevolgorde. In het document "Onkostennota" is de functie "Vooruitbetaling" geselecteerd en is een onkostennota bijgevoegd.

Indien materiële activa werden aangekocht, wordt op basis van de verstrekte factuur het document "Ontvangst van materialen op rekening 71" aangemaakt. Dit document is vergelijkbaaris gekoppeld aan de voorschotnota, en daarin, in de rubriek gemaakte onkosten, kunt u deze goederenontvangst selecteren. Dus zowel de ontvangst van geld als het boeken van gekochte goederen en materialen zijn gekoppeld aan het rapport en het weerspiegelt, het blijft om het formulier af te drukken, dat het boek zal weerspiegelen. onkostennota's en alle werknemersgegevens: achterstallige of te hoge uitgaven.

Door in het 1C-programma te werken, kunt u vanaf elke datum een rapport genereren over de schulden van werknemers, verstrekte voorschotten, de verdeling van reiskosten per structurele eenheid. Dit is belangrijk voor het nemen van managementbeslissingen.