Advanced verslag over een zakenreis. Vooraf meldingsformulier

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Om rekening te houden met gelden die worden uitgegeven aan medewerkers van de organisatie voor reizen of andere behoeften, wordt een speciaal formulier gebruikt. Het heet "vooraf reisverslag". Dit document is het bewijs van het gebruik van geld. De basis voor de uitgifte van fondsen is de volgorde van het hoofd. In dit artikel vindt u een voorbeeld van een voorschotrapport over een zakenreis, leer de regels voor het indienen van het formulier.

Documentenstroom

Om op zakenreis te worden gestuurd, moet u het volgende overleggen:

• bestellen;
• service opdracht;
• ID.

Bij terugkomst moet een rapport over de voltooiing van een dienstopdracht worden ingediend.

De werknemer moet altijd een reisbewijs bij zich hebben. Op elk punt worden aantekeningen gemaakt over het tijdstip van aankomst en vertrek. Volgens art. 168 van de Arbeidswet van de Russische Federatie, moet de werkgever de werknemer vergoeden voor dergelijke kosten: reiskosten, huisvesting, dagvergoedingen, andere kosten die met het management zijn overeengekomen.

Meestal geldvoor vertrek aan de werknemer verstrekt. In overeenstemming met de voorschriften voor het uitvoeren van contante transacties op het grondgebied van de Russische Federatie, wordt deze operatie uitgevoerd door een contante bestelling (RKO) op basis van de aanvraag van een werknemer, die het bedrag en de voorwaarden aangeeft. Er wordt gezorgd voor geld: contant geld van de kassa, bankcheque, bedrijfskaart, postwissel.

Ontwerp

Sinds 2002 gebruiken rechtspersonen van alle vormen van eigendom een speciaal formulier nr. AO-1. Het voorrapport van een dienstreis, waarvan het formulier kan worden opgehaald bij de boekhoudafdeling van de onderneming, wordt binnen drie dagen na de datum van terugkeer in één exemplaar ingevuld. Het wordt ter verificatie voorgelegd aan de financiële afdeling.

De volgende gegevens zijn aangegeven op de voorkant:

• organisatienaam;
• documentnummer en datum;
• naam van onderverdeling;
• F. I. O. werknemer, zijn functie;
• benoeming van fondsen: huishoudelijke behoeften, zakenreis, aankoop van materialen, enz.;
• gegevens over het vorige voorschot, indien van toepassing, worden vermeld in de tabel. Het uitgegeven bedrag, het bestede deel, het saldo of de overbesteding (in roebels en kopeken) worden hier ook aangegeven.

Het vooraanmeldingsformulier wordt aan beide kanten ingevuld. De achterkant bevat een lijst met documenten die de uitgaven bevestigen (cheques, tickets, kwitanties, enz.), hun nummers en data, en het bedrag van de uitgaven. Onder de tafel moet de verantwoordelijke persoon zijn handtekening zetten.

Boekhoudingsnotities

Na ontvangst van het formulier moet de financieel ambtenaar het volgende invullen:details:

• "boekhouding" - transacties met subrekeningnummers die de uitgegeven bedragen weergeven;
• samenstelling van aanvragen - aantal ingediende documenten;
• het goedgekeurde uitgegeven bedrag wordt geregistreerd en ondertekend door de hoofdaccountant;
• betaald saldo of rood staan uitgegeven;
• nummer en datum van PKO of RKO;
• onder de snijlijn bevindt zich een ontvangstbewijs voor verificatie van documenten. Hier registreert de accountant de initialen van de medewerker, het nummer en de datum van de melding, het bestede bedrag (in woorden), het aantal aangeleverde documenten.

De ingevulde reiskostennota wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het hoofd van de organisatie.

Bij terugkomst van een zakenreis dient de werknemer het volgende in te leveren:

• certificaat;
• service opdracht;
• vooraf reisverslag met documenten die de uitgaven bevestigen.

Als een kaart is gebruikt, moeten cheques van geldautomaten worden bijgevoegd. In het geval van een zakenreis naar het buitenland moet de werknemer kopieën overleggen van het paspoort en pagina's met de datum van grensoverschrijding.

Het reisverslag, waarvan hieronder een voorbeeld wordt gegeven, wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de beheerder. Het niet-bestede deel van het geld wordt onmiddellijk teruggegeven aan de kassier of ingehouden op het loon. Het maximale bedrag is beperkt tot 20% van het inkomen, in zeldzame gevallen - 50%.

Gegevens invoeren in het programma "1C Accounting"

Op basis van voltooide engoedgekeurd voorschotrapport genereert het programma berichten over het gebruik van fondsen. Hiervoor wordt een document met dezelfde naam verstrekt, dat wordt geopend via het Kassiermenu op de werkbalk.

In het dagboek moet u een nieuw formulier maken door op de knop "Toevoegen" te klikken. De volgende gegevens worden erin ingevuld:

• "Phys. persoon" - Volledige naam van de werknemer.
• "Bestemming" - "reiskosten".
• Op het tabblad "Voorschotten" van het tabelgedeelte van het document, het nummer van de CSC waarvoor de fondsen zijn uitgegeven.
• Onderaan het venster, in het veld "Toepassing", wordt het aantal ingediende documenten aangegeven.
• Op het tabblad "Overige" worden de onkosten die zijn aangegeven in het document "Reisrapport" ondertekend.

Voorbeeld

Ticket nr. 8956 van 20/03/14 - 2500 roebel. zonder btw.

Ontvangstbewijs voor accommodatie nr. 1245 gedateerd 20/03/14 - 2400 roebel. zonder btw.

Referentieberekening (dagelijks) - 600 roebel. zonder btw.

Nadat het document is gepost, moeten er boekingen worden gegenereerd: DT 26 KT 71.01.

Dagvergoeding

Dit is een apart deel van de kosten, dat niet is gedocumenteerd. Het geld wordt uitgegeven voor de eigen behoeften van de werknemer. De dagvergoeding is voor alle schikkingen gelijk. Volgens de wet is de maximale dagvergoeding die niet onderworpen is aan de personenbelasting 700 roebel. Bedragen boven dit bedrag moeten worden belast tegen een tarief van 13%. De dagvergoeding voor dienstreizen naar het buitenland is afhankelijk van het land van bestemming. De berekening wordt gemaakt op kalenderdagen, inclusief weekends envakantie, reistijd. Betaling kan contant op aanvraag van de medewerker of via overschrijving. De tweede optie wordt vaker gebruikt. Maar bij het overboeken van dergelijke bedragen naar 'salaris'-kaarten kunnen fiscale risico's ontstaan die gepaard gaan met het omscholen van fondsen. Om conflicten te voorkomen, moet de organisatie in de grondslagen voor financiële verslaggeving de mogelijkheid opnemen om geld over te maken naar eventuele gegevens van werknemers. Anders kunnen overheidsinstanties hen extra inkomstenbelasting, verzekeringspremies, boetes en boetes in rekening brengen.

Een paar woorden over buitenlandse zakenreizen. De organisatie kan geld uitgeven aan een medewerker in contanten in roebels, vreemde valuta of overmaken op een kaart. De dagvergoeding wordt bepaald door de cao of lokale rechtshandelingen. De verblijfsduur op zakenreis wordt berekend aan de hand van de merktekens in het paspoort. In het geval van een gedwongen vertraging onderweg, worden dagvergoedingen betaald naar goeddunken van het management.

Voorbeeld van een onkostennota voor zakenreizen

BedrijfsnaamEDRPO-nummer

Onkostennota nr. 10 van 2015-04-01

Individueel: Ivanov A. A. Afdeling: Werkplaats Positie: Elektricien

Bestemming: huishoudelijke behoeften

Rapport over het gebruik van fondsen voor een zakenreis nr. _-_of onder rapport nr. RKO -15 van 19-04-2015 bedrag 500 roebel. 00 kop.

Saldo/Overbesteding van vorige voorschot	Datum	Doel	Bedrag	Saldo / overschrijding
-	20.04.15	Motorolie	500 wrijven.	0, 00
Totaal			500

Rapport gecontroleerd:Totaal ontvangen: 500 roebel. 00 kop.

Totaal terug naar goedkeuring: 0 wrijven. 00 kop.

(in te vullen door accountant)

Totaal ontvangen: RUB 500

Besteed 500 roebel. 00 kop.

Saldo: RUB 0.00

Rapport bevestigd voor een bedrag van: 500 roebel. 00 kop.

Overschrijding: 0 roebel 00 kopeken.

Bijlage: 1 documenten

1. cheque nr. 1245 gedateerd 20-04-2015.

Betaald saldo van _ uitgegeven door PKO nr._ dd _ Overschrijding uitgegeven door: Kassa nr. _ dd _.

Datum Handtekening

Zo wordt het vooraanmeldingsformulier ingevuld. Alle kosten zijn vastgesteld rekening houdend met kopeken.

Conclusie

De reiskostennota bevestigt het gebruik van geld door werknemers. Op het formulier staat aangegeven: door wie, wanneer en hoeveel geld is uitgegeven. Alle cheques en kwitanties zijn eraan gehecht, die het gebruik van geld bevestigen. Het formulier wordt ter verificatie ingediend bij de boekhoudafdeling en vervolgens bij het hoofd van de organisatie.