Wat is een zakenreis: concept, definitie, wettelijk kader, Reglement zakenreizen en registratieregels

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Zakenreizen zijn zakenreizen waarbij belangrijke werktaken worden opgelost door ingehuurde specialisten van het bedrijf. Ze kunnen kort of lang zijn. Elke werknemer moet weten wat een zakenreis is, hoe deze correct wordt verwerkt en betaald, en met welke problemen een specialist kan worden geconfronteerd.

Concept

Om te begrijpen wat een zakenreis is, moet u de arbeidswet goed bestuderen. Het geeft aan dat ze wordt vertegenwoordigd door een zakenreis die bedoeld is voor belangrijke werkopdrachten.

Het hoofd van het bedrijf beslist onafhankelijk over de noodzaak om een werknemer naar een ander gebied te sturen om verschillende taken uit te voeren. Meestal wordt de procedure uitgevoerd voor onderhandelingen met vertegenwoordigers van andere bedrijven, de aankoop van apparatuur of de ondertekening van contracten.

Als de arbeidstaken van een persoon rechtstreeks verband houden met frequente reizen en verplaatsingen, dan zijn dergelijke acties geen zakenreizen.

Nuancesdecoraties

Elke werkgever moet weten wat een zakenreis is om deze correct te kunnen regelen. De regels voor dit proces zijn:

• een zakenreis wordt uitsluitend verstrekt aan werknemers die officieel in dienst zijn van het bedrijf;
• een ingehuurde specialist kan alleen weigeren te reizen als hij goede redenen heeft of een dergelijke mogelijkheid is voorgeschreven in zijn arbeidsovereenkomst;
• de werkgever is verplicht om werknemers vooraf te waarschuwen voor mogelijke reizen;
• Het is niet ongebruikelijk dat in een arbeidsovereenkomst of een aanvullende overeenkomst wordt gespecificeerd dat een ingehuurde specialist kan weigeren te reizen zonder negatieve gevolgen van tuchtrechtelijke aansprakelijkheid, bijvoorbeeld als hij ziek is of voor familieleden moet zorgen.

Als de dienstreis niet naar behoren wordt uitgevoerd of betaald, dan is dit de basis voor het indienen van een klacht bij de arbeidsinspectie door een ingehuurde specialist.

Wie mag er niet op zakenreizen?

In de Russische Federatie worden zakenreizen vrij vaak gebruikt door managers van verschillende bedrijven, waardoor verschillende werkproblemen kunnen worden opgelost. Niet alle werknemers komen echter in aanmerking voor zakenreizen, dus de volgende werknemers komen niet in aanmerking voor deze procedure:

• zwangere vrouwen;
• werknemers met kinderen onder de drie;
• ouders die een gehandicapt kind opvoeden.

Volgens de wet kan het bestaan van redenen zoals het huwelijk van een kind of het overlijden van een familielid niet de basis zijn voorofficiële annulering van de reis. Maar als er een goede verstandhouding is tussen de werknemer en het hoofd van het bedrijf, dan beslist de directeur meestal om de reis uit te stellen of er een andere specialist voor te kiezen.

Als een burger zonder goede reden weigert te reizen, dan is dit de basis voor het opleggen van een boete of zelfs het gedwongen ontslaan van een ingehuurde specialist.

Wie kan er op reis gestuurd worden?

Een werkgever kan werknemers op zakenreis sturen die normaal gesproken permanent in het bedrijf werken en hetzelfde soort taken uitvoeren. Meestal wordt de procedure uitgevoerd door ingenieurs, verkoopmanagers of zelfs accountants.

Als de aard van het werk van een specialist aanvankelijk verband houdt met constant reizen, wordt er geen zakenreis voor hem uitgegeven. Dit omvat koeriers of vrachtwagenchauffeurs.

Als een werknemer thuis werkt, kan hij op de algemene manier op zakenreis, zoals aangegeven in art. 310 TK. De procedure wordt uitsluitend uitgevoerd met betrekking tot werknemers die in het personeel van het bedrijf werken. Het is niet toegestaan om op dienstreizen specialisten in te schakelen waarmee een civielrechtelijke overeenkomst is gesloten.

Reistijd

Een zakenreis van een werknemer kan een andere tijdsduur duren, dus het hoofd van het bedrijf kan elke periode voor zo'n reis bepalen. Om dit te doen, houdt het rekening met hoeveel werk er zal worden uitgevoerd en met welke moeilijkheden de specialist kan worden geconfronteerd.

Er is geen informatie in de wetgeving over watmaximale reistijd. Daarom is het toegestaan om een burger meerdere jaren naar een andere stad te sturen om verschillende problemen op te lossen. Een zakenreis wordt vertegenwoordigd door een reis die meer dan een dag duurt, dus als alle werkproblemen binnen een dag zijn opgelost, wordt zo'n reis niet als een zakenreis beschouwd.

Reisregels opstellen

Als je een specifieke specialist op zakenreis stuurt, is het belangrijk om bepaalde officiële documenten op te stellen door het hoofd van het bedrijf. Hiervoor wordt in het bedrijf eerst een bijzondere bepaling opgesteld, waarin de volgende gegevens worden ingevuld:

• doel van de werkreis;
• de plaats waar de taken van de geselecteerde werknemer zullen worden uitgevoerd;
• tijd zakenreis;
• begeleidende documentatie gegeven aan een medewerker van de organisatie;
• salaris, dagvergoeding en andere betalingen;
• andere informatie die verplicht is voor de werknemer.

Het is met behulp van de informatie in de positie dat men tal van problemen kan oplossen die zich voordoen tijdens de uitvoering van de taak. Documentatie wordt opgesteld door HR-personeel.

Tijdens de reis is het belangrijk om financiële problemen op te lossen, waarvoor de nodige fondsen worden toegewezen door de boekhoudafdeling, waarna betalingsinformatie in de functie wordt ingevoerd. Het wordt ondertekend door het hoofd van het bedrijf. De functie in elk bedrijf kan in elke vorm worden opgesteld.

Welke documenten worden voorbereid?

Voorals u een werknemer op zakenreis stuurt, is het noodzakelijk om bepaalde documentatie voor het hoofd van het bedrijf voor te bereiden. Het bevat de volgende papieren:

• Servicetaak. Allereerst vormt het hoofd van de afdeling waar de ingehuurde specialist werkt een memo die naar het hoofd van het bedrijf wordt gestuurd. Het geeft de noodzaak aan om een werknemer op zakenreis te sturen. Daarnaast wordt het doel van deze procedure en de duur van de reis aangegeven.
• Bestelling voor een zakenreis. Op basis van de opdracht wordt een opdracht gegeven door het hoofd van het bedrijf. Het geeft aan welke medewerker van de organisatie op zakenreis moet gaan om specifieke problemen op te lossen.
• Reiscertificaat. Het wordt overgedragen aan de geselecteerde ingehuurde specialist. Dit document wordt gemarkeerd na het voltooien van elke toegewezen taak, evenals bij aankomst of vertrek uit de woonplaats. Het is niet vereist om dit document te genereren als een burger naar het buitenland wordt gestuurd.

Reeds na het einde van de zakenreis raadpleegt de burger het bijbehorende rapport. Het geeft aan of de specialist alle taken heeft voltooid die zijn ingesteld door het hoofd van het bedrijf.

Regels voor het maken van een routebeschrijving

Een opdracht is een belangrijk document dat precies specificeert welke taken een specialist moet uitvoeren, wie er op reis wordt gestuurd en hoe lang de reis zal duren.

De richting op een zakenreis wordt tegen ondertekening overgedragen aan de geselecteerde medewerker. Hij moet dit document goed bestuderen om te bepalen of hij kanmet toegewezen taken. De documentatie wordt ondertekend door het hoofd van het bedrijf, waarna de voorbereidingen voor de zakenreis beginnen. Hieronder vindt u een voorbeeldopdracht.

Hoe te verlengen?

Het is niet ongebruikelijk dat een werknemer de toegewezen taken niet binnen een beperkte tijdsperiode voltooit. In dit geval wordt telefonisch of via andere vormen van communicatie een verlenging van de reisduur overeengekomen met het hoofd. In dit geval doet de werkgever het volgende:

• een nieuw reisreglement wordt opgesteld, waarin de reden van verlenging van de reis wordt aangegeven;
• een bevel wordt uitgevaardigd met de exacte datum waarop de werknemer naar huis kan terugkeren.

Een voorbeeldbestelling voor een zakenreis kan hieronder worden bestudeerd.

Hoe te annuleren?

Vaak is er een situatie waarin een zakenreis niet nodig is. Als tegelijkertijd alle documenten al zijn opgesteld, is het noodzakelijk om de reis officieel te annuleren. Hiertoe wordt de werknemer schriftelijk op de hoogte gesteld van de opzegging.

Vervolgens wordt een bestelling uitgegeven die de vorige bestelling annuleert, en de reden voor het nemen van een dergelijke beslissing wordt erin geschreven. Als geld dat wordt vertegenwoordigd door reiskosten al aan de burger is overgemaakt, wordt dit geld door de burger teruggegeven.

Zoals vermeld op het rapport?

Elke organisatie is verplicht een urenstaat bij te houden. De procedure wordt meestal uitgevoerd door de hoofden van verschillende afdelingen. Afzonderlijk vermeldt het rapport dat een bepaalde specialist was:op zakenreis gestuurd. Op basis van deze informatie wordt een competente berekening van het salaris van de werknemer gemaakt.

Op de rapportkaart wordt de aanwezigheid van een persoon op zakenreis gemarkeerd met de letter "K". Bovendien worden alle dagen van afwezigheid van een burger van de werkplek aangebracht.

Betalingsregels

Betaald door de manager tijdens een zakenreis, hotels, ma altijden en andere onkosten van een ingehuurde specialist. Daarom kan een werknemer rekenen op de volgende soorten betalingen:

• salaris voor alle dagen dat de burger op zakenreis was;
• per diems, waarvan het belangrijkste doel is om te betalen voor ma altijden en accommodatie;
• betaling van andere kosten die de werknemer heeft gemaakt terwijl hij in een andere regio werkte.

Het hoofd van het bedrijf op het moment dat een bestelling wordt uitgegeven, op basis waarvan een ingehuurde specialist op zakenreis gaat, moet een speciale verklaring schrijven. Op grond van dit document wordt aan de werknemer een voorschot verstrekt. Het bedrag van deze betaling moet ongeveer gelijk zijn aan de dagelijkse uitgaven van de burger voor huisvesting en voedsel. Vooruitbetaling kan in contanten of niet-contante vorm worden verstrekt.

Het is toegestaan om geen voorschot te verstrekken, dus de werknemer besteedt zijn eigen geld tijdens de reis. Daarna verzamelen ze alle betalingsdocumenten, op basis waarvan het hoofd een vergoeding beta alt voor voedsel en accommodatie tijdens een zakenreis.

Doel van betalingen

Bij het berekenen van een zakenreis wordt rekening gehouden met alle kosten die een medewerker tijdens een zakenreis moet maken. Daarom heeft elke uitbetaling zijn eigen nuances:

• Reisvergoedingen. Ze worden vertegenwoordigd door het salaris van de burger voor alle dagen van de reis. De berekening houdt rekening met de vertrekdatum van de reis, evenals de dag van terugkeer. Om het optimale betalingsbedrag te bepalen, wordt voorlopig het gemiddelde dagloon van een specialist in het bedrijf berekend. Een dienstreis in het weekend wordt niet betaald, dus het is belangrijk om te berekenen hoeveel werkdagen een burger op reis was. Als hij zelfs in het weekend moest werken, en hij heeft ook relevant bewijs, dan kan hij zelfs in het weekend betaling eisen.
• Per dag. Ze worden vertegenwoordigd door een vergoeding voor kosten die de werknemer maakt tijdens ma altijden en accommodatie in een andere regio. De werkgever bepa alt zelfstandig de hoogte van deze vergoeding. Hiervoor wordt rekening gehouden met naar welke regio of land de werknemer wordt uitgezonden. Gewoonlijk variëren de dagelijkse vergoedingen van 1 tot 2000 roebel. Als het bedrag tijdens het reizen in Rusland niet hoger is dan 750 roebel. of wanneer u naar een ander land reist voor 2,5 duizend roebel, dan is het niet onderworpen aan belasting.
• Reiskosten. Uit het budget van de organisatie krijgt de werknemer een vergoeding voor alle kosten die hij moet maken bij het uitvoeren van officiële taken in een andere regio. Denk aan het kopen van kaartjes voor het openbaar vervoer, het huren van accommodatie of andere kosten. In elk geval zal het bedrag van de betaling anders zijn, omdat het op individuele basis wordt berekend.

Om alle betalingen te ontvangen, moet de werknemer een speciale. makenrapport. Het geeft alle gemaakte kosten weer, die moeten worden bevestigd door officiële cheques, facturen of andere betalingsdocumenten. Als iemand op zaterdag of zondag heeft gewerkt en dit ook kan bewijzen, dan wordt een vrije dag op zakenreis betaald op basis van het gemiddelde dagloon van een specialist.

Kenmerken van zakenreizen naar het buitenland

Het oplossen van verschillende taken kan niet alleen in Russische regio's worden uitgevoerd, maar zelfs in andere landen. Een werknemer op zakenreis naar het buitenland sturen kent enkele nuances. Deze omvatten:

• Dagvergoedingen worden uitgegeven in de valuta die in de geselecteerde staat wordt geaccepteerd, maar ze moeten worden omgezet in roebels tegen de koers die van kracht is op het moment van uitgifte van fondsen;
• zodat de dagvergoedingen niet onderworpen zijn aan de personenbelasting, mag hun bedrag per dag niet hoger zijn dan 2,5 duizend roebel;
• de dag dat de Russische grens werd overschreden, wordt meegerekend in de periode van een zakenreis;
• loon dat wordt betaald aan een burger die voor werk in een ander land is, is inkomen dat wordt ontvangen uit een Russische bron.

Als de duur van zo'n reis kort is, zodat de persoon fiscaal inwoner blijft, dan wordt het standaardtarief van 13% gebruikt om de personenbelasting te berekenen. Als de status van ingezetene verloren is gegaan, wordt tijdens de berekening een tarief van 30% toegepast.

De nuances van het sturen van werknemers op zakenreizen

Alle werkgevers en directe werknemers zouden moeten begrijpen wateen dergelijke zakenreis, hoe deze wordt afgegeven en betaald. De belangrijkste kenmerken van deze procedure zijn:

• als een burger werd gedwongen om te werken tijdens een reis op feestdagen of in het weekend, dan wordt hem dubbele betaling toegewezen;
• met betalingen die aan de werknemer zijn overgemaakt, moeten persoonlijke inkomstenbelasting en verzekeringspremies worden betaald, maar dit geldt niet voor dagvergoedingen als hun bedrag niet hoger is dan 750 roebel. wanneer u in Rusland reist;
• het is niet verplicht om per diem over te schrijven naar een ingehuurde specialist die op een eendaagse zakenreis is gestuurd, maar alleen als hij naar een andere stad in het land gaat, en niet naar een andere staat;
• als de reis in het buitenland is, wordt 50% van de dagvergoeding uitbetaald, ook al wordt er maar één dag aan besteed;
• dagritme en werk in het weekend wordt afzonderlijk onderhandeld tussen de twee deelnemers aan de arbeidsrelatie.

Vaak leiden zakenreizen tot loopbaanontwikkeling en prettige ervaringen voor werknemers.

Conclusie

Zakenreizen zijn zinvolle zakenreizen die belangrijke zaken voor elk bedrijf aanpakken. Werkgevers moeten weten hoe ze zo'n reis moeten regelen en betalen.

Werknemers kunnen aanspraak maken op een vergoeding van bedrijfsleiders voor alle gemaakte kosten. Om dit te doen, stellen ze een speciaal rapport op en bereiden ze ondersteunende betalingsdocumenten voor.