Voorverslag is Voorschot: monstervulling

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Onkostenrapport is een document dat de uitgaven bevestigt van fondsen die zijn uitgegeven aan verantwoordelijke werknemers. Het wordt opgesteld door de ontvanger van het geld en ter verificatie voorgelegd aan de boekhoudafdeling. Daarna wordt de voorrapportage ter goedkeuring voorgelegd aan de beheerder. De kosten die in het document worden vermeld, worden afgeschreven op de door de PBU vastgestelde wijze. Laten we verder kijken naar de kenmerken en voorbeelden van het invullen van het voorschotrapport.

Uitbetalingen

Ontvangst van contant geld door een verantwoordelijke medewerker wordt uitgevoerd aan de kassa van de onderneming. De basis hiervoor is de onkostennota. Het moet het doel van de fondsen aangeven.

Het hoofd van de onderneming geeft een order uit waarin hij de lijst vaststelt van werknemers die recht hebben op geld voor huishoudelijke behoeften. Dezelfde lokale wet stelt de voorwaarden vast waarvoor bedragen kunnen worden uitgegeven.

Een voorschot indienen

Dit document wordt ingediend bij de boekhoudafdeling binnen drie dagen na het einde van de periode waarvoor het geld is uitgegeven. Het formulier wordt ingediend samen met papieren die de besteding van geld bevestigen. Tegelijkertijd berekent de medewerker de kosten enbalans.

Onkostendeclaratiesjabloon: voorzijde

Het document wordt in één exemplaar geleverd.

Als u een voorbeeld van een onkostendeclaratie neemt, kunt u zien dat deze aan beide kanten is ingevuld. Op de voorkant van de verantwoordelijke medewerker vermeldt:

• Documentnummer.
• Datum van voltooiing van de onkostennota.
• F. I. O., functie en afdeling waarin hij werkt.
• Personeelsnummer (indien beschikbaar).
• Toewijzing van het voorschot.

Aan de linkerkant aan dezelfde kant moet je de tabel invullen. Het geeft een overzicht van het vorige voorschot, momenteel ontvangen gelden, uitgaven, te hoge uitgaven en saldo.

Achterzijde

Het omgekeerde deel van het voorbeeld van de onkostennota is bedoeld om de lijst met documenten aan te geven die de kosten bevestigen. Ze kunnen zijn:

• Reis-ID.
• KKM controleert.
• Ontvangsten.
• Goederen, vrachtbrieven.
• Facturen, enz.

De verantwoordelijke medewerker geeft ook het bedrag aan onkosten op documenten aan. De nummering van de documenten die bij het rapport zijn gevoegd, wordt uitgevoerd in de volgorde waarin ze op het formulier zijn aangegeven.

Nuance

Aan de voorkant staat regel 1a en aan de achterkant - 6 en 8. In het voorschotrapport worden deze velden ingevuld als het geld in vreemde valuta aan de verantwoordelijke is uitgegeven. Een werknemer is bijvoorbeeld op zakenreis naar het buitenland gestuurd.

Aanbevelingen voor een accountant

Specialist vult eerst invoorzijde van het formulier. Allereerst is het in de tabel "Boekboeking" noodzakelijk om informatie in te voeren over de nummers van de bijbehorende rekeningen en de bedragen.

De achterkant van het formulier geeft de onkosten weer die voor de boekhouding zijn geaccepteerd. In het voorschotrapport worden deze gegevens in de kolommen 7 en 8 ingevuld. Daarnaast worden de rekeningen (subrekeningen) aangegeven, op de afschrijving waarvan de kosten worden geboekt (kolom 9).

Daarna worden bewijsstukken opgemaakt, de juistheid van het formulier en de gerichte besteding van gelden gecontroleerd. Na het doorlopen van alle procedures plaatst de accountant een markering op het rapport. Het geeft aan dat het document is gecontroleerd en dat het onkostenbedrag is goedgekeurd (het is geschreven in cijfers en in woorden).

Op de voorkant wordt ook een ontvangstbewijs ingevuld, dat wordt overgedragen aan de verantwoordelijke medewerker.

Het formulier moet worden ondertekend door de medewerker die het document heeft gecontroleerd en Ch. accountant met transcripties.

Indien nodig worden informatie over de bedragen van het saldo of de overschrijdingen, details van de documenten (orders) waarvoor de eindafrekening zal worden uitgevoerd in het rapportformulier ingevuld.

Goedkeuring door manager en afschrijving van bedragen

Een geverifieerd rapport wordt ingediend bij de directeur van de organisatie. Hij moet het ondertekenen. Hiervoor is er een overeenkomstige kolom in het bovenste gedeelte op de voorzijde van het document. Het formulier kan niet alleen door het hoofd worden ondertekend, maar ook door een andere bevoegde medewerker. Na goedkeuring wordt het rapport geaccepteerd voor de boekhouding van debetfondsen.

Het saldo van het voorschot wordt bijgeschreven op de kassa van de onderneming.

Verboden

Als de verantwoordelijke persooneen schuld heeft op eerder verstrekte voorschotten, is de uitgifte van gelden niet toegestaan. Daarnaast is het verboden geld ontvangen door werknemers over te maken aan derden.

Houdbaarheid

Ze zijn bij wet ingesteld. Verschillende documenten hebben hun eigen bewaartermijnen. Bedrijven kiezen in de regel de maximale periode.

Gebaseerd op sub. 8 1 van paragraaf 23 van artikel TC, belasting- en boekhoudpapieren en andere attesten moeten ten minste 4 jaar worden bewaard. Paragraaf 4.283 van de norm van de Code voorziet in een periode van 10 jaar voor documenten die verliezen bevestigen. Het is vermeldenswaard dat informatie over uitgaven door organisaties wordt gebruikt om de belastinggrondslag te verlagen.

FZ nr. 402 bepa alt dat primaire documentatie minimaal 5 jaar moet worden bewaard vanaf het einde van de rapportageperiode.

Werk in "1C"

Het voorschot wordt in de regel op een computer gemaakt. Om dit te doen, kunt u het programma Excel of "1C" gebruiken. Dit laatste wordt in de meeste ondernemingen gebruikt. Beschouw kort het ontwerpschema in "1C".

Om te werken, moet u het document "Advance report" openen. Het wordt aangemaakt op het tabblad "Productie" of "Kassa". Selecteer het gewenste item in het menu.

Hiermee wordt het documentatielogboek geopend. Hier worden alle rapportgegevens opgeslagen. Om een nieuw document aan te maken, klikt u op de knop "Toevoegen". Vervolgens moet u "Individueel" selecteren.

Daarna wordt het gewenste documenttype geselecteerd. Bijvoorbeeld "Uitgifte van fondsen aan de kassa voor schikkingen". Vervolgens wordt het orderlogboek geopend. Het gewenste document wordt hier geselecteerd.

De sectie in tabelvorm geeft informatie weer in bestellingen.

Daarna is het tweede tabblad gevuld. Hier dient u de door de verantwoordelijke medewerker gekochte producten op te geven. Het kunnen bijvoorbeeld formulieren zijn. Door op de "+" te klikken, kunt u een nieuwe positie toevoegen.

Als emballage tijdens de aankoop is gebruikt, moet deze informatie in de juiste kolom worden weergegeven.

Bij het boeken van materialen en goederen met behulp van het account. 631 wordt het tabblad "Betaling" gebruikt. In de kolom "Overige" staat informatie over bijkomende kosten. Het kunnen bijvoorbeeld de kosten zijn van brandstoffen en smeermiddelen, internetgebruik, enz.

Om het document op papier af te drukken, moet u op de knop "Afdrukken" klikken.