Onderhandelingsregels: basisprincipes, technieken, technieken

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-01-17 19:03

Iedereen wordt geconfronteerd met wat gewoonlijk zakelijke communicatie wordt genoemd. Daarom zijn velen geïnteresseerd in hoe ze een officiële brief kunnen schrijven, een partner kunnen accepteren en met hem kunnen onderhandelen, een controversiële kwestie kunnen oplossen en een wederzijds voordelige samenwerking kunnen aangaan.

Zakelijke communicatie is van bijzonder belang voor mensen die hun eigen bedrijf runnen. In veel opzichten hangt het succes van hun activiteiten af van hoe goed ze de wetenschap en de kunst van communicatie beheersen. In westerse landen worden op bijna elke universiteit en hogeschool trainingen gegeven over zakelijke communicatiekwesties. Nog niet zo lang geleden begonnen de onderhandelingsregels te worden bestudeerd in binnenlandse instellingen voor hoger onderwijs. En ongetwijfeld brengen dergelijke disciplines studenten in staat contact te leggen met partners.

Dit artikel gaat over de ethiek van zakelijke communicatie en de onderhandelingsregels. De belangrijkste stadia van onderhandelingen, soorten gedrag van mensen en enkele principes van interactie met hen zullen worden beschreven. Ook zullen regels voor onderhandelingen over technische communicatiemiddelen worden gepresenteerd.

Wat is onderhandelen?

Voordat je de basisregels voor onderhandeling in overweging neemt, moet je weten wat ze zijn en wat ze kunnen zijn. Onderhandelingen zijn dus communicatie tussen mensen, die plaatsvindt om een bepaald doel te bereiken. Bij onderhandelingen heeft elk van de partijen bij de communicatie dezelfde mogelijkheid om het verloop van de situatie te controleren en beslissingen te nemen.

Onderhandelingen gaan er altijd van uit dat de deelnemers deels een gelijkaardige mening hebben, en deels niet eens zijn met de overtuigingen van de andere partij. Ze ontmoeten elkaar om tot een gemeenschappelijke noemer te komen. Als de partijen het echter eens zijn met elkaars overtuigingen of juist heel kritisch zijn, zijn dit totaal verschillende soorten interactie - respectievelijk samenwerking en confrontatie.

Functies en doelen van onderhandelingen

Het is algemeen aanvaard dat onderhandelingen bestaan om tot een gemeenschappelijke mening te komen en het ergens over eens te worden. Hoewel deze mening heel logisch is, zijn er nog een aantal doelen.

Onderhandelingen zijn nodig om problemen (bestaande of mogelijke) te bespreken, een gezamenlijke beslissing te nemen, enz. Bovendien kunnen onderhandelingen een informatieve functie vervullen wanneer mensen alleen over bepaalde zaken van gedachten wisselen. pre-onderhandelingen genoemd. Een bijeenkomst die wordt georganiseerd om nieuwe verbindingen tot stand te brengen, heeft een functie als communicatieve functie, wanneer mensen elkaar ontmoeten om elkaar te leren kennen.

Onderhandelingenkan ook functies hebben zoals controle, coördinatie en regulering. Ze verschillen van communicatieve in die zin dat ze nodig zijn in gevallen waarin er al afspraken zijn en onderhandelingen gaande zijn over de uitvoering van eerder bereikte gezamenlijke besluiten.

Bovendien is de praktijk in de praktijk van dien aard dat er niet mag worden onderhandeld om te overleggen en besluiten te nemen. Ze zijn nodig als afleiding voor concurrenten of partners. Soms worden dergelijke trucs gebruikt door handelsbedrijven die de aandacht van een bepaalde partner willen trekken door zakelijke contacten met andere bedrijven te leggen.

Onderhandelingsfasen

De onderhandelingsregels verplichten een persoon om te weten welke stadia van dit proces bestaan. Hierdoor kunnen geweldige resultaten worden behaald tijdens de planning en uitvoering van zakelijke communicatie.

Onderhandelen bestaat dus uit de voorbereiding, het communicatieproces zelf en het bereiken van een overeenkomst. Het is de moeite waard om de onderhandelingsfasen en hun fasen in de onderstaande tabel nader te bekijken.

Stappen	Voorbereidingsfase	Onderhoudsfase	Consensusfase
Eerste	Keuze van onderhandelingsmiddelen	Delen van informatie	Keuze van overeengekomen oplossingen
Tweede	Contact leggen tussen gesprekspartners (uitnodiging of bevestiging)deelname aan onderhandelingen)	Opstellen van de agenda	Eindbespreking van de gekozen actiestrategie
Derde	Verzamelen en analyseren van informatie die nodig is voor onderhandelingen	Identificatie van controversiële kwesties	Formeel akkoord bereikt
Vierde	Een onderhandelingsplan voorbereiden	Onthulling van diepe belangen van de partijen	-
Vijfde	Een sfeer van vertrouwen opbouwen	Ontwikkel voorstellen voor afstemming	-

Formeel kan er nog een fase worden onderscheiden - de laatste, wanneer beide partijen, na onderhandelingen, de resultaten analyseren en beginnen met de uitvoering van de bereikte overeenkomsten.

Onderhandelingsbenaderingen

Het is de moeite waard om een van de belangrijkste onderhandelingsregels te onthouden - je moet altijd het onderwerp van discussie kennen en bepaalde benaderingen bezitten. Als u ze kent, kunt u het gedrag van de gesprekspartner voorspellen. De volgende benaderingen van onderhandeling kunnen worden onderscheiden:

1. Vijanden. De essentie van de aanpak is dat de partijen voor elkaar verschijnen in de rol van soldaten die hun belangen moeten verdedigen. Met andere woorden, deze aanpak kan worden omschreven als touwtrekken.
2. Vrienden. Beide partijen zijn voorstander van vriendschappelijke onderhandelingen. Deze benadering gaat ervan uit dat de zwakkerekant zal zich aanpassen aan de sterke kant. Opgemerkt moet worden dat deze benadering in de praktijk uiterst zeldzaam is.
3. Partners. De derde benadering heeft een zeer solide basis - een focus op het vinden van een wederzijds aanvaardbare oplossing. Het is van belang dat partijen met deze aanpak een uitweg uit de situatie proberen te vinden die zowel volledig als volledig past. Deze aanpak kan worden omschreven als "pure" onderhandeling.

Ondanks de gekozen aanpak, moet er rekening mee worden gehouden dat de gesprekspartners verschillende trucs kunnen gebruiken die helpen om meer voordelen voor hun kant te krijgen.

Vuile trucs

Etiquetteregels van onderhandeling keuren het gebruik van verschillende misleidende bewegingen niet goed, maar zakenlieden kunnen opzettelijk hun toevlucht nemen tot trucs om voordelen te behalen. Je moet altijd op je hoede zijn en ze goed kunnen neutraliseren. Het is de moeite waard om de meest voorkomende "vuile" trucs te overwegen:

1. Instapniveau verhogen. Deze truc is gebaseerd op het feit dat de partner aanvankelijk te complexe voorwaarden voor samenwerking naar voren brengt die gunstig voor hem zijn, of die pijnloos kunnen worden uitgesloten, en tijdens het gesprek ze vereenvoudigt. Zo moet de kant waartegen de techniek wordt ingezet ook concessies doen van zijn kant. Om een dergelijke truc te vermijden, is het noodzakelijk om de kwestie van de onderhandelingen en het potentieel van de partner vóór de vergadering te bestuderen.
2. Valse accenten. Deze truc is in principe vergelijkbaar met de hierboven beschreven truc. Het enige verschil is dat in dit gev altoont een extreme interesse in het oplossen van een probleem, hoewel dit probleem in feite secundair is.
3. Last-minute eisen. Deze truc is vergelijkbaar met de bovenstaande, maar kan alleen worden gebruikt in de laatste fase van de onderhandelingen, wanneer het raadzaam is om de eerste twee aan het begin te gebruiken. Deze techniek wordt ook wel "afpersing" genoemd. Op het laatste moment eisen stellen is een zeer gevaarlijke truc, want wanneer de partners het over alles eens zijn en tot een consensus komen, stelt een van de partijen nieuwe voorwaarden op een moment dat de ander al geïnteresseerd is om het contract te ondertekenen.
4. Een hopeloze situatie creëren. Deze techniek is erg pijnlijk voor de zijde waartegen ze wordt gebruikt. Bij het gebruik ervan schept de partner dergelijke voorwaarden waaronder de andere partij kan instemmen met situaties of zichzelf schade kan berokkenen in geval van weigering. Vaak leidt een dergelijke gedragstactiek ertoe dat het vertrouwen van de partij die onder druk wordt gezet onherstelbaar verloren kan gaan.
5. Ultimatum. Het principe van deze truc is dat een van de partijen in de positie komt "Of je gaat akkoord met onze voorwaarden, of we verlaten de onderhandelingen!". Na zo'n truc veranderen de onderhandelingen echter in een eenzijdige oplossing van het probleem.
6. Salami. Het principe van de truc komt neer op dezelfde aanpak als bij een echt worstproduct. Salami is een product dat in kleine porties wordt geconsumeerd, omdat het niet in zijn geheel en in één keer kan worden gegeten. De ene kant begint informatie te geven over de beoordeling, persoonlijke interesses, enz. Kleinporties in de hoop dat de tweede hetzelfde zal doen en alle geheimen begint te vertellen. Afhankelijk van wat de partner tegen wie deze truc wordt gebruikt zegt, begint de eerste kant zich dienovereenkomstig te gedragen. Als gevolg hiervan kunnen de onderhandelingen in de tijd slepen en zal de gesprekspartner volledig en volledig achter de mening, belangen en opvattingen van de andere partij komen.
7. Bluff. Uit de naam van de truc wordt duidelijk dat we het hebben over het feit dat een van de partijen zijn partner bewust valse informatie geeft. De laatste jaren wordt er echter steeds minder gebruik van gemaakt, omdat moderne omstandigheden je in staat stellen om alles wat de gesprekspartner zegt onafhankelijk te controleren.
8. Dubbele interpretatie. Deze truc is gebaseerd op het feit dat een van de partijen bewoordingen uitgeeft met dubbele betekenissen, die vervolgens in hun eigen belang kunnen worden geïnterpreteerd. De truc is dat als er tijdens het contract al documenten met zo'n dubbele bewoording worden uitgewerkt of ondertekend, een van de partijen later niet meer aan de voorwaarden kan voldoen. Zo'n truc is erg gevaarlijk voor de partij die het gebruikt, omdat je hierdoor snel een goede reputatie kunt verliezen en een slechte kunt krijgen.

De onderhandelingsregels zeggen dat als in de loop van zakelijke communicatie werd opgemerkt dat de partner trucs en trucs uitha alt, u in geen geval moet beantwoorden. Je moet begrijpen waarom dit gebeurt en daarna een communicatielijn opbouwen. Onderbreek de onderhandelingen echter niet abrupt, het is beter om rustig naar alle eisen te luisteren en uzelf tijd te geven om na te denken.

Regels om te volgen bij onderhandelingen

Er zijn gemeenschappelijke, om zo te zeggen, universele gedragsnormen bij onderhandelingen, en het maakt niet uit of de ontmoeting persoonlijk is of dat de onderhandelingen worden gevoerd met technische communicatiemiddelen. De onderhandelingsregels om te onthouden zijn altijd de volgende:

1. Wees altijd hoffelijk en vermijd zinnen en hints die de persoonlijkheid van de partner kunnen kleineren. Seculiere etiquette moet altijd worden gevolgd.
2. Je kunt de mening van je partner niet negeren.
3. Stel niet te veel vragen zonder uit te leggen waarom ze belangrijk zijn. Met andere woorden, eenvoudige vragen mogen niet worden toegestaan.
4. We moeten adequaat reageren op verduidelijkingen en proberen informatie over te brengen zodat alle partijen begrijpen wat er op het spel staat.
5. Laat je gedachten niet parafraseren.
6. Als de gedachte van je partner onuitgesproken lijkt, kun je ermee doorgaan en aangeven of het impliciet was.
7. Samenvatten is alleen mogelijk aan het einde van de onderhandelingen of na lange opmerkingen.
8. Als de onderhandelingen in groep zijn, is het noodzakelijk om iedereen de kans te geven om te spreken, ook al duurt het te lang. Maar meestal houdt slechts één persoon aan de kant van de potentiële partner het woord.

Hoe overtuig je een partner?

Vanuit het oogpunt van zakelijke communicatie en onderhandelingsregels hebben psychologen een aantal tips ontwikkeld die zullen helpen op die momenten dat het niet alleen nodig is om informatie aan een partner over te brengen, maar ook om hem ervan te overtuigeniets. Het is dus de moeite waard om deze lijst te overwegen:

1. Als er werd besloten om de partner ergens van te overtuigen, moet je beginnen met zwakke argumenten, doorgaan met middelmatige argumenten en aan het einde het sterkste argument uiten, de zogenaamde "troefkaart".
2. Je mag een partner niet in een nadelige positie voor hem drijven of hem onder druk zetten. Iedereen heeft het recht om zijn gezicht te redden.
3. Als je een positief antwoord op een belangrijke vraag wilt krijgen, moet je twee simpele vragen ervoor stellen, die de partner met gemak zal beantwoorden.
4. Het is de moeite waard eraan te denken dat hoe invloedrijker de spreker is, hoe sterker zijn argumenten klinken.
5. Je moet empathie tonen.
6. Bij het overtuigen moet je beginnen met wat voor beide partijen duidelijk en acceptabel is.

Telefoongesprekken: regels voor het voeren van telefoongesprekken

Telecommunicatiegesprekken zijn anders dan persoonlijke gesprekken. De belangrijkste regel van telefoongesprekken is beknoptheid. Dergelijke zakelijke communicatie moet beknopt en niet langdurig zijn. U moet uitsluitend over de verdiensten spreken.

Over het algemeen zijn er verschillende basisregels voor onderhandelen via communicatie:

1. Je moet vriendelijk en gastvrij zijn.
2. Telefoongesprekken moeten worden gevoerd door een competent persoon die de agenda begrijpt.
3. Voordat je gaat praten, moet je je stem aanpassen en, indien mogelijk, een paar tongbrekers zeggen.
4. Stem tijdens telefoongesprekken moet zijnkalm. Indien nodig kun je met je stem spelen als je je op bepaalde dingen moet concentreren of als je een partner moet overtuigen.
5. Je kunt de gesprekspartner niet onderbreken. Dit is een zeer belangrijke regel van telefoongesprekken. Zelfs als de gesprekspartner onaangename dingen zegt, kritiek heeft of ontevredenheid uit, is het noodzakelijk om naar hem te luisteren en pas dan te beginnen met praten.

Naast het bovenstaande is het de moeite waard eraan te denken dat de etiquetteregels voor het voeren van telefoongesprekken dezelfde zijn als die mensen gewoonlijk persoonlijk volgen. Bovendien is het vermeldenswaard dat als, als gevolg van technische problemen, een deel van het gesprek is gemist, wat de gesprekspartner niet heeft opgemerkt, je je moet verontschuldigen en moet vragen om het te herhalen.

Nationale eigenaardigheden bij onderhandelingen

Als je de basisprincipes van telefonische communicatie met partners en de regels van collectieve onderhandelingen kent, is het altijd noodzakelijk om rekening te houden met de nationale kenmerken van alle partijen. De Duitsers tolereren bijvoorbeeld niet dat ze te laat komen en zijn extreem pedant. De Engelsen zijn mensen die altijd gereserveerd lijken, dus vat het niet op als kilheid. Het is vermeldenswaard dat als zo'n partner zijn erewoord heeft gegeven, hij het zal houden.

Italianen zijn erg actief en sociaal en ontmoeten elkaar het liefst in een informele setting. Een belangrijk kenmerk van dergelijke partners is dat ze het liefst praten met mensen van dezelfde rang. Spanjaarden zijn mensen die het liefst in een team werken. Ze zijn galant, open, serieus, maar hebben tegelijkertijd een heerlijk gevoel.humor. Net als de Italianen onderhandelen de Spanjaarden het liefst met mensen van dezelfde rang.

Over Chinese partners gesproken, onthoud dat ze erg op woorden letten. De informatie die door hen wordt geuit, is altijd doordacht en terughoudend. Vaak zijn de Chinezen niet de eersten die hun gedachten en voorstellen uiten, dus houd hier rekening mee bij het onderhandelen.

Conclusie

Als je begrijpt wat de basisprincipes van zakelijke communicatie en de etiquetteregels van telefoongesprekken zijn, is het veel gemakkelijker om de juiste gedragslijn op te bouwen. Het belangrijkste in dit proces is om eerlijk te zijn tegen jezelf en je partner.