Voorbeeldregulering van interactie tussen afdelingen, voorbeelden

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Elke onderneming heeft lokale documenten die haar activiteiten regelen. Een van de belangrijkste is de regulering van de interactie tussen afdelingen (hieronder wordt een voorbeelddocument beschreven). Voor het hoofd van de organisatie is het een effectief managementinstrument. Laten we eens in detail kijken naar een voorbeeld van een regeling van de interactie tussen afdelingen.

Vereisten

Wat zou de regelgeving moeten zijn? De interactie tussen de afdelingen boekhouding en economische dienst, personeelsfunctionarissen en de afwikkelings- en planningseenheid, andere structurele eenheden van de onderneming is onvermijdelijk in het proces van activiteit. Tegelijkertijd moet het contact met medewerkers ervoor zorgen dat de taken zo snel mogelijk worden uitgevoerd. Een voorbeeld van de regulering van de interactie tussen afdelingen moet in de eerste plaats beschikbaar zijn voor uitvoerders. Als de persoon die verantwoordelijk is voor de ontwikkeling ervan alle bepalingen opschrijft, maar ondergeschikten niets kunnen begrijpen, zal het document geen betekenis hebben. In dit verband het vormen van een voorbeeldregelinginteracties tussen afdelingen, moet rekening worden gehouden met drie belangrijke principes:

1. Het document is samengesteld op basis van het bedrijfsprocesmodel. De kwaliteit van de regelgeving zal direct afhangen van de degelijkheid van de regeling.
2. De documentstructuur wordt bepaald door het procesmodel. Alle punten van het schema moeten in het reglement aanwezig zijn.
3. De presentatie van informatie wordt uitgevoerd in een officiële, droge taal. Het wordt aanbevolen om korte eenvoudige zinnen te gebruiken in de tekst van het document. Bepalingen dienen ondubbelzinnig te worden geformuleerd. Alle afkortingen en termen moeten worden gespeld.

Doelen

Voorbeeld van de interactie tussen afdelingen biedt:

1. Orde scheppen en handhaven bij het opstellen van documentatie, effectief contact tussen structurele eenheden.
2. Preventie van conflictsituaties in het team. Als er van tevoren interactieschema's voor werk worden bepaald, zullen er geen geschillen ontstaan over de deelname van een of andere werknemer aan de processen.
3. Spoedige toegang tot het team van nieuwkomers. De regeling helpt de structuur van interacties te begrijpen, geeft aan welke documenten door de werknemer zullen worden gebruikt, met welke diensten hij contact zal opnemen.
4. Disciplinecontrole.
5. Sneller overdracht van zaken aan een andere medewerker (bij vertrek of vakantie).
6. Voorkomen van verlies van financiële, menselijke en tijdbronnen.

Structuur

Wat is de regulatie van interactie tussenafdelingen als correct opgesteld kunnen worden beschouwd? Een document bevat doorgaans de volgende secties:

1. Algemene bepalingen.
2. Definities, termen en afkortingen.
3. Beschrijvingen van processen.
4. Verantwoordelijkheid.
5. Control.

Wetgevingshandelingen, GOST's en andere documenten kunnen dienen als bron van definities. Deze laatste omvatten met name decreten van ministeries, departementen, regeringsbesluiten. Tegelijkertijd moeten verwijzingen naar regelgevende documenten, waarvan de bepalingen werden gebruikt, worden opgenomen in de regelgeving voor interactie tussen afdelingen. De steekproef voor met name gezondheidsfaciliteiten bevat aanwijzingen van de verordeningen van het ministerie van Volksgezondheid en Sociale Ontwikkeling, het ministerie van Volksgezondheid van de regio.

Toepassing

Het bevat meestal een grafisch model van het bedrijfsproces. Het wordt weergegeven als een diagram dat uit verschillende blokken bestaat. De grafische afbeelding kan worden gemaakt met behulp van pc-softwareproducten. Regelingen weerspiegelen een specifieke procedure voor de uitvoering van bepaalde taken. Visualisatie is handiger dan tekst. Het diagram toont duidelijk het begin van het proces en elke fase, de relatie daartussen en het eindresultaat. Dit model wordt vaak gebruikt door de ontwikkelaars van de regelgeving voor interactie tussen afdelingen van het bedrijf volgens 223-FZ. Het schema belicht belangrijke parameters zoals output en input, deelnemers en klanten. Als een beginner kennis maakt met een dergelijk model, zal hij onmiddellijk de details van het proces begrijpen en zal hij klaar zijn om een specifieke taak uit te voeren.

Instructies

In de eerste fase moet u het onderwerp van het document en de verantwoordelijke personen bepalen, d.w.z. wieopstelt en welke voorschriften. Vooral de interactie tussen de boekhoudafdelingen verloopt volgens een duidelijk schema, vastgelegd in wetgeving. In deze structurele eenheid is altijd de belangrijkste verantwoordelijke voor de naleving van de rapportageverplichtingen. Hij kan verantwoordelijk worden voor het opstellen van de regels voor de interactie tussen afdelingen. Een voorbeelddocument dient door alle medewerkers te worden besproken. Hiervoor wordt een algemene vergadering georganiseerd. Als het document een proces regelt waarin de belangen van meer dan twee afdelingen botsen, dan is het belangrijk om sleutelmedewerkers bij de discussie te betrekken. De persoon die verantwoordelijk is voor de ontwikkeling moet aan collega's uitleggen hoe belangrijk het is om de regels te implementeren.

Beschrijving van processen

Het volume hangt af van de complexiteit van de interactie. Als het proces eenvoudig is en de medewerker die ervoor verantwoordelijk is alle fasen van implementatie goed begrijpt, kan hij zelf een werkschema opstellen met andere structurele eenheden. Daarna moet hij het document met de rest van de deelnemers bespreken. Als het bedrijfsproces complex is, ontwikkelt elke medewerker zijn eigen deel van het model. Daarna worden alle projecten gebundeld en besproken. Tijdens de kennismaking met het basisdocument kunnen alle geïnteresseerde medewerkers bepaalde correcties en aanvullingen voorstellen. Daarna worden de regels voor interactie tussen afdelingen van het bedrijf overgedragen aan het hoofd.

Verklaring

Het kan direct worden gedaan. In dit geval ondertekent het hoofd zelf de regels van interactie tussenafdelingen van het bedrijf. Een voorbeelddocument kan ook indirect worden goedgekeurd. In dit geval geeft de leider een bevel. De registratiegegevens van de bestuurshandeling worden ingevoerd in het goedkeuringsstempel.

De bijzonderheden van het werk van de verantwoordelijke persoon

In sommige organisaties is de functie van kwaliteitsmanager voorzien in de staat. In de praktijk zijn bepaalde stadia van documentvoorbereiding ontwikkeld. Ze moeten worden nageleefd door de manager die de regels voor interactie tussen afdelingen opstelt. Voorbeeld van basisstappen:

1. Definieer processen.
2. Een diagram maken.
3. Gedetailleerde beschrijving.
4. Tekst samenstellen.

Verantwoordelijke specialist bestudeert het rooster van medewerkers op verschillende afdelingen. Dit is nodig om een beschrijving te kunnen maken van standaardsituaties die zijn opgenomen in de regeling voor interactie tussen afdelingen. Voorbeeld: "Het tankstation wordt geïnspecteerd met behulp van technische middelen zoals… Na voltooiing van de inspectie wordt een rapport gegenereerd."

Het uiteindelijke doel bepalen

De persoon die verantwoordelijk is voor het opstellen van de regelgeving moet een idee hebben van alle processen, de taken van medewerkers kennen, over de juiste kwalificaties en professionaliteit beschikken. Het doel van het document moet duidelijk zijn voor de werknemers. Anders zal de uitvoering van de regelgeving een extra last zijn voor de werknemers.

Optimalisatie en ontwerp

Uitgebreide studie van de processen die plaatsvinden in de onderneming, stelt u in staat om te identificerenzwakke punten. Analyse van situaties, resultaten, operaties maakt het mogelijk om activiteiten te optimaliseren. Dit stelt ons op zijn beurt in staat om verschillende scenario's te vormen voor verdere ontwikkeling. De onderneming kan dus alles laten zoals het is, een nieuw werkmodel creëren of het oude corrigeren.

Nuances

Het is belangrijk dat elke werknemer duidelijk begrijpt wat hij moet doen en hoe de behaalde resultaten zijn inkomsten zullen beïnvloeden. Daarom is het noodzakelijk om de verordening te bespreken voordat deze wordt goedgekeurd. De sleutelrol bij het opstellen van het document is uiteraard weggelegd voor het hoofd van de werkgroep (project). De taak van deze specialist is om kritische vragen te stellen. Hij moet een helder procesmodel kunnen presenteren. Elke deelnemer ziet de foto met eigen ogen. Er moet een gemeenschappelijk begrip zijn. Elke deelnemer moet de verantwoordelijkheid bij het maken van de voorschriften uitleggen. In de meeste gevallen staan teams sceptisch tegenover de implementatie van een dergelijk document. Afhankelijk van de complexiteit van het proces duurt de invoering van regelgeving 4-12 maanden.

Introductiefuncties

Om een nieuwe verordening in te voeren, moet u:

1. Herken eerdere documenten als ongeldig.
2. Introduceer nieuwe lokale acts om de verordening te activeren.
3. Ontwikkel de documenten die nodig zijn om de goedgekeurde regels toe te passen.
4. Verfijn of implementeer nieuwe modules van geautomatiseerde infobases.
5. Maak formulieren van niet-gestandaardiseerde documenten.
6. Bezetting wijzigen of aanvullenschema.
7. Zoek kandidaten voor nieuwe functies, benoem of verplaats werknemers.
8. Leer de artiesten de nieuwe regels.
9. Reiken naar medewerkers.
10. Voer een proefimplementatie van de verordening uit.
11. Corrigeer de tekst op basis van de resultaten van experimentele uitvoering.
12. Voer de definitieve versie van het document in.
13. Definieer procedures voor kwaliteitscontrole van de verordening.

Nadat de maatregelen voor de uitvoering van het document zijn bepaald, geeft de manager een order uit. Opgemerkt moet worden dat vanwege de duur van de evenementen de datum van goedkeuring en directe inwerkingtreding van de verordening zal verschillen. Laten we eens kijken naar de belangrijkste fouten die werknemers maken bij het samenstellen van een document.

Inconsistentie met de praktijk

Het is belangrijk om het opstellen van regelgeving toe te vertrouwen aan een werknemer die direct gerelateerd is aan de werkzaamheden in de onderneming. Stel, de organisatie is erg groot geworden. De leiding kan het zich veroorloven een speciale dienst op te richten, die onder meer tot taak heeft ontwikkelingsvraagstukken op te lossen. Dienovereenkomstig zal de afdeling de taak bepalen om alle processen van de onderneming te beschrijven. Maar het doel van dit evenement is voor hen niet belangrijk. Als de regeling wordt gemaakt door mensen die niet betrokken zijn bij de werkelijke werkzaamheden, dan zal de werknemer die de regeling beheert de regeling niet uitvoeren. Dienovereenkomstig heeft het document geen zin om te werken.

Gebrek aan flexibiliteit

Veel verantwoordelijke personen streven naar maximaledetail. Deze situatie wordt veroorzaakt door onwetendheid over de verschillen tussen het opstellen van regelgeving en de beschrijving van echte productieprocessen. Als het de taak is om bewerkingen te automatiseren, is hun detaillering bedoeld om werknemers te helpen. De behoefte aan regelgeving ontstaat wanneer er veel mensen bij de productie betrokken zijn. Hun acties worden vaak gedupliceerd, maar elke persoon interpreteert deze of gene operatie op zijn eigen manier. De regeling heeft tot doel geschillen op te lossen. Er moet rekening worden gehouden met het feit dat de medewerkers van de organisatie een zekere handelingsvrijheid moeten hebben, zodat ze afhankelijk van de situatie een of andere beslissing kunnen nemen. Een klant kan bijvoorbeeld direct worden beantwoord in plaats van na enige tijd.

Groot volume en complexiteit van tekst

Regelgeving bestaande uit 5-7 pagina's wordt als optimaal beschouwd. Tegelijkertijd moet de inhoud ruim, maar kort zijn. Het wordt niet aanbevolen om complexe, meerdelige zinnen te gebruiken. De tekst moet begrijpelijk zijn. Daarnaast moet je goed op de voorwaarden letten. Vervang concepten niet door synoniemen, gebruik afkortingen zonder decodering.

Interactie tussen informatiebeveiliging en IT-afdelingen

Momenteel zijn de contacten van deze diensten in veel ondernemingen erg moeilijk. Moeilijkheden hangen samen met interne conflicten van IT- en informatiebeveiligingsafdelingen. Er zijn verschillende mogelijkheden om tot een effectieve samenwerking te komen. De eerste en eenvoudigste is de aanwezigheid van medewerkers (een of meer) die gespecialiseerd zijn in informatiebeveiliging binnen de informatietechnologiedienst. Regels voor interactie tussen IT-afdelingen enIB weerspiegelt in dit geval typische benaderingen van samenwerking. De organisatie van het werk wordt uitgevoerd vanuit het heersende stereotype dat informatiebeveiliging een onderdeel is van de voorziening van informatietechnologie. Als er binnen de onderneming geen conflicten zijn tussen deze diensten, kan de manager nadenken over het inrichten van de informatiebeveiligingsdienst als een aparte structuur van de IT-afdeling. Dienovereenkomstig zal het nodig zijn om meer middelen toe te wijzen, ook financiële middelen, om dergelijke activiteiten te verzekeren.

Typisch voorbeeld

De Algemene Bepalingen specificeren:

1. Het doel van het document. In de regel is er zo'n zin: "Dit reglement bepa alt de procedure …".
2. Scope. De verordening kan van toepassing zijn op werknemers of faciliteiten.
3. Regelgevende documenten op basis waarvan de wet is ontwikkeld.
4. Regels voor goedkeuring, aanpassing, annulering van voorschriften.

In de sectie "Termen, afkortingen, definities" worden de concepten gegeven die in het document worden gebruikt. Alle afkortingen moeten worden gespeld. Termen moeten in alfabetische volgorde worden vermeld. Elk concept wordt in eenheden op een nieuwe regel aangegeven. h) De definitie van de term wordt gegeven zonder het woord "dit", door middel van een streepje. In de sectie "Procesbeschrijving" wordt een stapsgewijze beschrijving gegeven. Het is raadzaam om alinea's in te voeren. Elk van hen zal overeenkomen met een specifieke fase. In dezelfde paragraaf worden de medewerkers aangegeven die betrokken zijn bij de uitvoering van bepaalde werkzaamheden. Niet alleen acties worden beschreven, maar ook hun resultaat.

Verantwoordelijkheid en controle

Het reglement moet een indicatie bevatten van de mogelijkheid om sancties op te leggen aan personen die de bepalingen niet naleven. Aansprakelijkheid is toegestaan volgens de wet. Het kan strafrechtelijk, administratief of disciplinair zijn. Het is verplicht om de volledige naam en de functie te vermelden van de werknemer die toezicht houdt op de uitvoering van de regelgeving.