Elektronisch documentbeheer: voor- en nadelen, de essentie van het systeem, manieren van implementatie

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Steeds meer bedrijven stappen over op elektronisch documentbeheer, waarbij verschillende programma's worden gebruikt voor het maken en opslaan van documenten. Tegelijkertijd beschikt de organisatie niet over een archief met papieren kopieën van documenten. Er zijn veel voordelen van elektronisch documentbeheer, waardoor ondernemers het gebruik van papieren documenten graag weigeren. Maar om hiernaar over te schakelen, moet u gespecialiseerde software op werkende computers installeren en een verantwoordelijke werknemer aanstellen die deze workflow zal afhandelen.

Het concept van elektronisch documentbeheer

Het wordt vertegenwoordigd door een moderne manier van werken met verschillende documentatie. Tijdens de activiteiten van elke organisatie ontstaan er veel verschillende papieren, die voortdurend moeten worden afgedrukt en gedurende een lange tijd in een aparte ruimte moeten worden bewaard.

Als een ondernemer of bedrijf een goed uitgevoerdeelektronische handtekening, welke documenten in elektronische vorm zijn gecertificeerd, dan is het niet verplicht om deze documentatie op papier af te drukken.

Voordelen van elektronisch documentbeheer

Er zijn veel voordelen aan het overstappen op elektronische documentatie die is gecertificeerd door EDS. Door de aanwezigheid van tal van positieve parameters stappen steeds meer ondernemers over op deze manier van documenteren. Maar eerst moet u de voor- en nadelen van elektronisch documentbeheer evalueren. De belangrijkste voordelen zijn:

• zoekt snel naar de benodigde documentatie vanwege competente structurering en betrouwbaarheid van opslag;
• workflowstructuur is gecentraliseerd;
• alle documenten kunnen elektronisch worden opgeslagen op verschillende media en zelfs op externe servers, dus zelfs als er brand uitbreekt op kantoor, hoeft u zich geen zorgen te maken dat belangrijke documentatie wordt vernietigd;
• alle documenten worden eenvoudig geregistreerd en goedgekeurd;
• alle papieren worden ondertekend op basis van hun verzending via elektronische communicatiekanalen, wat een aanzienlijke hoeveelheid tijd en moeite bespaart voor werknemers van elke onderneming;
• indien nodig kunt u binnen enkele seconden een kopie van het gewenste document maken;
• de audit is sterk vereenvoudigd, aangezien deze in elektronische vorm wordt uitgevoerd, en u kunt voor deze doeleinden ook ingehuurde specialisten uitnodigen die documentatie via elektronische kanalen ontvangen.

Voordelenelektronische documentbeheersystemen zijn belangrijk en onmiskenbaar, maar voordat u erop overschakelt, moet u de negatieve aspecten van elk systeem evalueren.

Systeemfouten

De voordelen van het implementeren van een elektronisch documentbeheersysteem zijn onmiskenbaar, maar dit proces heeft enkele nadelen. Deze omvatten:

• noodzakelijk om een elektronische digitale handtekening te registreren, waarvoor een groot bedrag wordt betaald;
• er is geen mogelijkheid om elektronische documenten te gebruiken als partners niet zijn overgestapt op elektronisch documentbeheer;
• veel geld en tijd wordt besteed aan het installeren van aanvullende software en het inhuren van een betrouwbare medewerker die alle elektronische gegevens bijhoudt;
• er zijn nog geen strikt uniforme formaten van een dergelijke workflow vastgesteld;
• veel aannemers en kopers staan wantrouwend tegenover het gebruik van elektronische documenten ondertekend met EDS.

Daarom moet elke ondernemer eerst de voor- en nadelen van elektronisch documentbeheer bestuderen om de juiste en relevante beslissing te nemen.

Reden voor ontwikkeling

De voordelen van elektronisch documentbeheer zijn talrijk en aanzienlijk. Dit leidt ertoe dat het voortdurend in ontwikkeling is en wordt geïntroduceerd in het werk van verschillende ondernemingen, die niet alleencommercieel, maar ook publiek. De belangrijkste voorwaarden voor een effectieve en continue ontwikkeling zijn:

• De mogelijkheid van toepassing ervan in de belastingwetgeving wordt overwogen. Bepaalde soorten belastingaangiften kunnen alleen elektronisch worden ingediend. Dit geldt zowel voor de aangiften van de verzekeringspremies vermeld in de PF voor werknemers als voor de aangifte 3-NDFL die voor elke werknemer van de onderneming bij de FOD wordt ingediend. Zelfs de SZV-M-melding voor alle medewerkers van het bedrijf wordt elektronisch ingediend als de organisatie meer dan 25 mensen in dienst heeft. Daarom zijn sommige bedrijven gewoon gedwongen om over te stappen op elektronische documentatie, aangezien ze toch een EDS moeten afgeven.
• De belangrijkste voordelen van elektronisch documentbeheer zijn de mogelijkheid om het in de boekhouding vast te leggen. Op basis van federale wet nr. 402 kan primaire boekhoudkundige documentatie niet alleen in papieren vorm worden gegenereerd, maar ook in elektronische vorm, als het mogelijk is om deze te onderschrijven met een elektronische handtekening.
• Sinds 2017 is begonnen met de effectieve ontwikkeling van deze documentenstroom in juridische procedures. Nu moet elke rechterlijke uitspraak in open bronnen worden gepubliceerd. Bovendien hebben alle bedrijven en individuen de mogelijkheid om elektronisch een claim of klacht in te dienen, waarvoor een EDS vereist is. Daarom wordt een elektronische handtekening niet alleen door grote bedrijven afgegeven, maar zelfs door particulieren.
• De ontwikkeling van elektronische technologieën gaat snel, dus nu heeft bijna iedereen toegang tot internet, wat het communiceren met anderen aanzienlijk vereenvoudigtmensen en overheidsfunctionarissen.

Daarom kan worden gesteld dat het gebruik van een dergelijke workflow steeds populairder wordt.

Nog een belangrijk voordeel

Bovendien werken veel bedrijven samen met bedrijven in andere regio's of landen, dus het is veel gemakkelijker om verschillende documenten uit te wisselen bij elektronisch documentbeheer. Hierdoor kunt u de afzetmarkten aanzienlijk vergroten en contacten leggen met directe fabrikanten.

Dit is een bijkomend belangrijk voordeel van elektronisch documentbeheer. Verbetering van de kwaliteit van het management is waargenomen sinds de eerste dag van de introductie van een geschikt systeem.

Hoe meedoen?

Aanvankelijk evalueert het hoofd van de onderneming de voor- en nadelen van het elektronische documentbeheersysteem. Indien besloten wordt om het in het bedrijf in te voeren, dan worden hiervoor de volgende stappen uitgevoerd:

• Er wordt een aandeelhoudersvergadering gehouden, waar wordt gestemd over de implementatie van dit systeem.
• Als de beslissing positief is, wordt het bijbehorende bevel uitgevaardigd door de directeur van het bedrijf.
• Het is raadzaam om een intern reglement te ontwikkelen dat de regels voor het gebruik van elektronische documentatie regelt.
• Selecteer de handtekening die zal worden gebruikt bij het ondertekenen van verschillende documenten.
• Als een eenvoudige handtekening is geselecteerd, wordt deze aangebracht op basis van codes en wachtwoorden, evenals andere middelen, en toegang ertoeis beperkt, daarom wordt een specifieke persoon aangesteld die de goedkeuring van elektronische documentatie zal behandelen.
• Certificeringsautoriteit is geselecteerd. Het wordt vertegenwoordigd door een gespecialiseerde organisatie die zich bezighoudt met elektronisch documentbeheer. Het is belangrijk om een bedrijf te kiezen waarmee winstgevend en prettig kan worden samengewerkt. U dient vooraf de kosten van de aangeboden diensten te evalueren, evenals de verschillende functies die tijdens de samenwerking kunnen worden gebruikt. Er wordt bepaald welke verantwoordelijkheid het geselecteerde centrum draagt voor verschillende fouten die kunnen optreden in het proces van het onderhouden van elektronisch documentbeheer.
• Documenten worden voorbereid op basis waarvan een overeenkomst wordt gesloten met het geselecteerde centrum.
• Het contract met de geselecteerde organisatie wordt uitgelegd. Daarna maakt het centrum een EDS-sleutelcertificaat aan en geeft het uit aan zijn klant.
• Er is een directe introductie van elektronisch documentbeheer in het werk van de organisatie. Om dit te doen, worden alle papieren documenten omgezet in elektronische vorm en wordt er een procedure voor de uitwisseling van elektronische documentatie opgesteld.

Facturen kunnen elektronisch worden opgemaakt, maar zorg er eerst voor dat het gebruik van dergelijke documentatie handig is voor de tegenpartij. Dit komt doordat het bedrijf over de technische middelen moet beschikken om deze documenten te verwerken.

Keuze van EDS

Inbegrepen, zelfs in de voordelen van elektronisch documentbeheer, zijn lagere voorbereidingskostentalrijke papieren documenten. Maar in ieder geval zul je bepaalde kosten moeten maken. Ze hebben betrekking op de uitvoering van een elektronische handtekening die wordt gebruikt bij het goedkeuren van elektronische documentatie.

ETS kan in ongekwalificeerde of gekwalificeerde vorm worden gepresenteerd.

Ongekwalificeerd

Het wordt uitgegeven met behulp van cryptografische gegevenstransformatie, waarvoor een speciale sleutel wordt gebruikt, die beschikbaar is voor de eigenaar van de EDS. Het is belangrijk om van tevoren te beslissen wie binnen het bedrijf de elektronische papieren gaat ondertekenen.

Met behulp van een dergelijke handtekening kunt u verschillende wijzigingen detecteren die in de documentatie zijn aangebracht nadat deze is ondertekend.

Gekwalificeerd

Hiervoor ontvangt het bedrijf een speciaal certificaat met daarin de EDS-verificatiesleutel. Om een dergelijke handtekening te maken, wordt rekening gehouden met de vereisten die zijn vermeld in federale wet nr. 63.

Een dergelijk EDS wordt gewoonlijk gebruikt in grote bedrijven die een handelsgeheim willen bewaren, daarom is, dankzij de verbeterde gekwalificeerde EDS, de veiligheid van elektronische documenten gewaarborgd.

Na het kiezen van een bepaald type elektronische handtekening wordt een overeenkomst gesloten met het geselecteerde certificatiecentrum.

Regels voor de introductie van het systeem in het werk van het bedrijf

De voordelen van elektronisch documentbeheer in vergelijking met papier worden als onmiskenbaar beschouwd, maar vaak ontstaan er tijdens het implementatieproces in het werk van een organisatie bepaalde problemen. Daarom omvatten de regels van dit proces:

• aanvankelijk wordt in opdracht van het hoofd een specialist aangesteld, die zich zal bezighouden met de vertaling van papieren documenten in elektronische vorm;
• speciale software is geïnstalleerd op elke werkende computer, waarmee u documenten kunt ondertekenen met een eerder uitgegeven EDS;
• bij het samenstellen, verwerken en overeenkomen van verschillende documentatie wordt rekening gehouden met de basisregels van kantoorwerk, die ook van toepassing zijn op papieren documenten;
• elektronische documenten moeten alle benodigde details, zegels en EDS hebben;
• informatie kan worden opgenomen in bedrijfsvoorschriften met betrekking tot welke methoden voor het bevestigen van acties met deze documenten zullen worden toegepast.

Het proces wordt niet als te moeilijk beschouwd als het goed wordt begrepen.

Regels voor samenwerking met andere bedrijven

Elk bedrijf dat een dergelijk systeem in zijn werk implementeert, wil elektronische documentatie gebruiken in samenwerking met zijn belangrijkste tegenpartijen. Om dit te doen, moet bij het sluiten van een overeenkomst met een ander bedrijf een clausule in de tekst van het document worden opgenomen waarin staat dat alle papieren via elektronische communicatiekanalen zullen worden verzonden. Daarna wordt de benodigde documentatie samengesteld en ondertekend door een eerder uitgegeven EDS. Alle EDS-tools moeten gecertificeerd zijn, anders kunnen ze niet worden gebruikt tijdens de werking van het bedrijf.

Het is veel gemakkelijker om zo'n workflow op te zetten met verschillende overheidsinstanties, bijvoorbeeld met de Federale Belastingdienst of het Pensioenfonds. Dit komt doordat dergelijke organisaties al over de benodigde software beschikken voor:werken met elektronische documentatie.

Hoe worden documenten opgeslagen?

Het belangrijkste voordeel van elektronisch documentbeheer is dat het in de organisatie niet nodig is om een aparte ruimte toe te wijzen voor het maken van een archief, aangezien alle papieren worden opgeslagen op computers, servers of verschillende elektronische media. Maar toch moet elk bedrijf betalen voor de juiste opslag van documentatie, zodat deze niet toegankelijk is voor onbevoegde personen of organisaties.

Tijdens de opslag van elektronische documenten worden de volgende regels in acht genomen:

• een nomenclatuur van zaken wordt noodzakelijkerwijs opgesteld voor het hele bedrijf, en het uiterlijk en de inhoud ervan zijn afhankelijk van het werkterrein waarin het bedrijf opereert;
• onderzoek naar de waarde van documenten wordt uitgevoerd;
• elke documentatie is gemarkeerd met het gebruik van elektronisch documentbeheer;
• alle documenten moeten worden gearchiveerd.

Als deze regels in acht worden genomen, zal het niet moeilijk zijn om documentatie correct in elektronische vorm op te slaan.

Conclusie

Er zijn veel voordelen van elektronisch documentbeheer. Het verbeteren van de kwaliteit van het werk van het bedrijf is een gevolg van de implementatie ervan. Om dit te doen, is het belangrijk om een juiste beslissing te nemen voor het management van de onderneming, een certificeringscentrum te selecteren en een EDS af te geven. Er wordt speciale software op computers geïnstalleerd en de nodige wijzigingen worden aangebracht in de lokale regelgeving van het bedrijf.

Met behulp van elektronische documentatie is het sterk vereenvoudigdde werking van het bedrijf, evenals het gemak van samenwerking met andere bedrijven en overheidsorganisaties.