Elektronisch documentbeheer tussen organisaties: hoe werkt het?

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Elektronisch documentbeheer (EDM) is een snelle manier om informatie uit te wisselen op basis van het gebruik van elektronische documenten met virtuele handtekeningen. Het wordt al lang erkend in de ontwikkelde landen van de wereld als een effectief instrument voor operationele zaken.

Essentie

Elektronisch documentbeheer tussen organisaties is een reeks processen voor het maken, verwerken, verzenden, overdragen, ontvangen, opslaan, gebruiken en vernietigen van documenten. Al deze processen worden uitgevoerd na controle van de integriteit en bevestiging van de ontvangst van documenten.

De regels voor de implementatie van de documentstroom tussen juridische entiteiten worden uitgevoerd met instemming van de partijen. De uitwisseling van informatie vindt plaats met behulp van telecommunicatiemiddelen en documenten worden opgeslagen op elektronische media. De bewaartermijn van boekhoudkundige informatie mag niet langer zijn dan wettelijk bepaald.

Organisatieskunnen onderling formele en informele documenten met handtekeningen van deelnemers uitwisselen. Op het gebied van ondernemersactiviteit kunnen dit zijn: facturen, overeenkomsten, facturen, contracten, overeenkomsten, bestellingen, mededelingen, volmachten, enz. Informatie kan worden verzonden in de vorm van tekst-, tabel- en grafische bestanden.

Het doel van EDI-implementatie

Vereisten voor de introductie van EDI kunnen zijn:

• routinematig werk verminderen;
• documentverlies verminderen;
• "transparant" werken met documenten;
• verbetering van de prestatiediscipline - documenten op tijd aanleveren, enz.

Onder de kwantitatieve doelen zijn de volgende:

• Verkort de verwerkingstijd van documenten met 10 keer.
• Kantoorkosten halveren.

Elektronisch documentbeheer tussen organisaties: hoe het werkt

In overeenstemming met de nationale wetgeving wordt elektronisch documentbeheer tussen organisaties uitgevoerd met instemming van de twee partijen. Om gegevens uit te wisselen is het noodzakelijk dat alle deelnemers zijn aangesloten op de apparatuur van één operator. Vervolgens moet de gebruiker een verzoek sturen om te worden toegevoegd aan de lijst met tegenpartijen. Na bevestiging van het verzoek kunnen systeemdeelnemers gegevens uitwisselen.

De EDI-module moet de volgende functies uitvoeren:

• Nodig tegenpartijen uit om gegevens uit te wisselen.
• Maak een adresboek.
• Integreren met boekhoudsoftware,bijvoorbeeld 1С.
• Onderteken en versleutel documentatie.
• Correspondentie structureren.
• E-mailstatussen volgen.

Elektronisch documentbeheer tussen organisaties wordt uitgevoerd met behulp van certificaten. Verbinding met de server en authenticatie vindt plaats via een persoonlijk digitaal certificaat. Elke gebruiker van het systeem krijgt een EDS, opgeslagen op een elektronische tokendrager en beveiligd met een pincode. De gebruiker moet zijn login, wachtwoord voor het persoonlijke account invoeren. Pas daarna heeft hij toegang tot zijn documenten.

Elke medewerker van de organisatie die op het systeem is aangesloten, kan het uitwisselingsproces starten. Voordat het document naar de tegenpartij wordt verzonden, moet het worden ondertekend in de digitale handtekening. Deze bewerking wordt uitgevoerd met behulp van het Cryptopro-programma. Het document wordt via EDI verzonden. Een medewerker van de tegenpartij krijgt een melding over de ontvangst van een nieuw document. Als hij het accepteert, plaatst hij ook een EDS. Als u wijzigingen in het document moet aanbrengen, wordt een nieuwe elektronische versie gemaakt. Na voltooiing van het bewerken, moet u alle wijzigingen opslaan met behulp van de EDS. Vervolgens wordt het document met de wijziging naar de tegenpartij gestuurd. Indien nodig vindt elektronische coördinatie van informatie plaats.

Als u opnieuw wijzigingen moet aanbrengen, wordt de hele procedure opnieuw herhaald. Als er geen klachten zijn over de nieuwe versie, dan wordt het document gerespecteerd. Het definitieve monster wordt geacht te zijn ondertekend door twee digitale handtekeningen. Alle versies van het document worden op de server opgeslagen en kunnen worden bekeken. Zodra het monster de status geldig heeft gekregen, wijzigt u dedocument zal niet werken. Verstoorde contracten krijgen de status "Geannuleerd". Dit is hoe elektronisch documentbeheer tussen organisaties wordt uitgevoerd.

Apparatuur

Wat is er nodig voor elektronisch documentbeheer tussen organisaties? Eerst moet je een telecomoperator selecteren en speciale software installeren voor informatie-uitwisseling. Ten tweede moet met elke tegenpartij waarmee de organisatie elektronische correspondentie wil voeren een "Overeenkomst inzake de uitwisseling van elektronische documenten" worden gesloten.

Het is ook noodzakelijk om een EDI-server te installeren waar alle documenten worden opgeslagen. Dit kan zowel clientapparatuur als 'cloud'-opslag zijn. Toegang tot systeemgegevens van buitenaf vindt plaats via een applicatie die is geïnstalleerd op de apparatuur van medewerkers van de organisatie. De interactie van computers met de server wordt uitgevoerd via het HTTP-protocol met extra SSL 128-codering. Toegang tot documenten wordt alleen uitgevoerd via de applicatie-interface en na het passeren van authenticatie.

EDF-project

Een proces voor procesautomatisering kan een paar maanden tot een paar jaar duren. De term hangt rechtstreeks af van het aantal processen dat moet worden geautomatiseerd, de middelen en financiële mogelijkheden van de organisatie. Een kort schema voor de introductie van EDI is als volgt:

• Een werkgroep maken.
• Vorming van doelen, deadlines en projectbudget.
• Onderzoek bestaande processen.
• Taken ontwikkelen.
• KiesEDI-systemen.
• Ondertekening van een overeenkomst over de implementatie van de EDS.
• Goedkeuring arbeidsreglement.
• Systeemmappen vullen.
• Personeelstraining.
• Voorlopige testen.
• Uitgifte van een bestelling bij de introductie van EDS.
• Software en bedieningsprocedures verfijnen.
• Lancering van een proefproject.
• Volledige overgang naar EDI.

Fouten in EDI-implementatie

Bij het automatiseren van documenten moet speciale aandacht worden besteed aan processen waarbij de aanwezigheid van papier wettelijk verplicht is. U kunt een papieren document niet elektronisch dupliceren. Dit vertraagt het werkproces aanzienlijk en zorgt voor een negatieve houding ten opzichte van het automatiseringsproces als geheel. Niemand beta alt extra voor dubbel werk.

Tijdens het implementatieproces is het noodzakelijk om een nieuwe procedure te ontwikkelen voor het werken met documenten, het opleiden van personeel en pas daarna tot volledige implementatie. Dit kan alleen worden bereikt als de voordelen van het gebruik van nieuwe technologieën aan werknemers worden gecommuniceerd.

Een andere populaire fout is een zwakke studie van de vereisten voor het EDMS. Als gebruikers in een niet-geconfigureerd systeem moeten werken, dan wijkt het EDI-proces af van dat in de organisatie.

Elektronisch documentbeheer tussen organisaties: voor- en nadelen

Voordelen:

• Verlagen van de kosten voor het verzenden van originele documenten per post.
• Opslagruimte besparen voor documentatie. Het wordt allemaal elektronisch opgeslagen.
• Eenvoudig te gebruiken. Het document wordt vanaf één werkplek verzonden. Er wordt snel naar een document gezocht op status (verzonden, ontvangen, geaccepteerd, enz.).
• Directe levering. Alle verzonden informatie komt binnen enkele seconden bij de geadresseerde aan.
• Een document kan pas verloren gaan als de bewaartermijn in het systeem is verstreken.

Flaws:

• Om de apparatuur te gebruiken, moet je een licentie aanschaffen, wat veel geld kost.
• Meestal kunnen gegevens alleen worden uitgewisseld tussen leden van hetzelfde systeem.
• Elektronisch documentbeheer tussen organisaties in 1C of het gebruik van andere software wijkt af van het eerder gebruikte schema. Met de introductie van het nieuwe algoritme zullen alle medewerkers vragen hebben over de uitvoering van het werk.
• Technische uitrusting. Vóór de introductie van EDI moet de organisatie apparatuur aanschaffen en medewerkers trainen om het nieuwe systeem te beheren.
• EDI wordt uitgevoerd met behulp van een EDS, waarvan de geldigheid 1 jaar is. Certificaten moeten tijdig worden bijgehouden en bijgewerkt. Het is ook noodzakelijk om de geldigheidsperiode van tegenpartijcertificaten te controleren om problemen met de belasting te voorkomen.

Wetelijke regelgeving

Welke regelgeving regelt elektronisch documentbeheer tussen organisaties? De wetgeving van de Russische Federatie omvat federale wet nr. 63 "On elektronische handtekening", de regels voor het indienen van documenten bij de federale belastingdienst zijn voorgeschreven in de volgorde van het ministerie van Financiën nr. MMV-7-2 / 168. EDOtussen organisaties wordt uitgevoerd op basis van de opdracht van het ministerie van Financiën nr. 50n. De regels voor de uitwisseling van primaire boekhouddocumenten in elektronische vorm zijn voorgeschreven in de volgorde van de federale belastingdienst nr. ММВ-7-6/36@. Alle EDI-operators moeten zich bij hun activiteiten laten leiden door het bevel van de federale belastingdienst nr. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Elektronisch documentbeheer tussen SBIS-organisaties biedt klanten de volgende voordelen:

• U kunt documenten verzenden naar elke organisatie die is geregistreerd op het grondgebied van de Russische Federatie. Als de tegenpartij geen lid is van het SBIS-systeem, dan zal een medewerker van het bedrijf gewoon contact opnemen met de vertegenwoordiger van de organisatie en uitnodigingen voor deelname aan het systeem naar zijn e-mail sturen. Onmiddellijk na de bevestiging van het verzoek vindt de uitwisseling van informatie tussen de deelnemers plaats zonder tussenpersonen.
• U hoeft geen software op uw computer te installeren. Het is voldoende om een up-to-date versie van de browser en toegang tot internet te hebben.
• Je hebt geen speciaal programma nodig om met gegevens te werken. Als het rapport in eerste instantie wordt opgesteld in software van derden, bijvoorbeeld 1C, dan kun je data-integratie opzetten met het VLIS-systeem.
• Typisch documentformulier niet geïnstalleerd. U kunt tekst, spreadsheets, afbeeldingen en meer verzenden.

SKB "Kontur"

Een van de eerste softwareontwikkelaars in Rusland levert ook apparatuur voor elektronisch documentbeheer tussen organisaties. "Kontur" heeft het Diadoc-systeem ontwikkeld, met behulp waarvan de uitwisseling van elektronische documenten plaatsvindt. Een kenmerk van het systeem is dat toegang tot gegevens kan worden verkregen in het buitenland. Het bedrijf heeft hiervoor speciaal roamingtarieven ontwikkeld. Als u wilt, kunt u toegang krijgen tot de gegevens via de API.

Wat heb je nodig?

Om EDI te koppelen, moet een organisatie het volgende kopen:

• gelicentieerde software;
• server;
• apparatuur upgraden;
• treinpersoneel;
• instellen en integreren van EDMS om met interne applicaties te werken.

Dergelijke investeringen moeten worden gedaan om elektronisch documentbeheer tussen de organisatie te verbinden? Opname in de kosten van consultaties voor technische ondersteuning, EDMS en software-updates is de tweede investeringsfase. Deze kosten zullen maandelijks betaald moeten worden.

Conclusie

De papieren workflow wordt vervangen door elektronische. Het verlaagt niet alleen de proceskosten van de organisatie, maar verhoogt ook de efficiëntie van het bedrijf als geheel. Om EDI succesvol te laten functioneren, is het noodzakelijk om de doelen van de implementatie van het systeem duidelijk te formuleren en de apparatuur correct te configureren.