Organisatorische processen: typen, stadia, doelen

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Organisatieprocessen zijn het proces van werken volgens het plan, dat is onderverdeeld in drie fasen. Werkverdeling, groepering in afzonderlijke blokken (afdelingen, sectoren) en coördinatie van afzonderlijke groepen.

Drie procesvoorbeelden

De volgende voorbeelden van procesverdeling kunnen worden onderscheiden:

• Verdeling van het werk in afzonderlijke fasen. In dit geval worden verschillende soorten werk toegewezen aan een individuele werknemer in overeenstemming met zijn kwalificaties, vaardigheden en ervaring.
• Groep werk in aparte blokken. Onder afzonderlijke blokken wordt verstaan een sector, afdeling of onderdeel waarin een groep medewerkers met dezelfde kwalificatie aan een specifiek project werkt. Met deze indeling wordt er sneller gewerkt.
• Coördinatie van werk gaat over het oplossen van conflicten en het bouwen van een mechanisme om ze te vermijden.

Processtappen

Het organisatieproces kan in verschillende fasen worden verdeeld:

• Werkverdeling.
• Taken groeperen.
• Coördinatie van het werk.

Maar er zijn er nog veel meer die kunnen worden geïdentificeerd. Het hangt af van de organisatie en haaractiviteiten.

Werkverdeling

De eerste stap in het organisatieproces, met de verdeling van het werk onder de medewerkers in overeenstemming met hun kwalificaties en vaardigheden. Tegelijkertijd moet het management ervoor zorgen dat een individuele medewerker niet meer of minder werk doet dan zijn collega's. Het verdelingsprincipe is gebaseerd op de mogelijkheid om de werktijd van werknemers te verdelen. En ook dat ze alleen het werk doen waarvan ze weten hoe ze het beste kunnen doen.

Dit zal de tijd vanaf de overgang tussen operaties verkorten, training verminderen (aangezien werknemers alleen doen wat ze al weten). Apparatuur en gereedschappen zijn ook verbeterd. Het gevaar van deze specialisatie - de eentonigheid van de arbeid - bestaat. Het ontneemt de werknemer creatieve vaardigheden en hun manifestatie tijdens het werk. Om dit te voorkomen, gebruiken managers meestal twee methoden

1. Uitbreiding van het werkterrein van de werknemer.
2. Verrijking van arbeid.

De uitbreiding van het werkterrein is dat een werknemer de mogelijkheid wordt geboden om meerdere banen naar keuze tegelijk te combineren en uit te voeren. Het kan ook de taken die worden uitgevoerd uitbreiden. De verrijking van arbeid is het verschaffen van onafhankelijke controle over de voortgang van het werk aan de werknemer.

Juiste groepering van taken voor verdere uitvoering

De fase van de organisatorische processen van het bedrijf impliceert de oprichting van verschillende blokken (divisies en sectoren) die verantwoordelijk zijn voor individuele taken. Hierdoor wordt maximale efficiëntie en snelheid van de oplossing bereikt.een of ander probleem. In de regel zijn degenen die hetzelfde werk doen verenigd in één afdeling.

Zo wordt werk verdeeld in kleine organisaties.

Dergelijke organisaties verdelen productieafdelingen op basis van hun functionele kenmerken. Dat wil zeggen, afhankelijk van het soort werk dat wordt uitgevoerd. Elke Vice President van een aparte afdeling is verantwoordelijk voor bepaalde activiteiten van het bedrijf - verkoop en marketing, transportactiviteiten en financiële operaties. Sommige segmenten kunnen ook worden onderverdeeld in 2-3 extra afdelingen.

Dit diagram toont divisies in grote organisaties.

Vice-president niveaus worden gevormd door het type productie van de onderneming. Het lagere niveau wordt gevormd door geopolitieke locatie. Het laatste niveau is georganiseerd volgens het type activiteit van een van de richtingen. Dit zijn de belangrijkste soorten organisatieprocessen. Vereenvoudigd, het ziet eruit als in het diagram.

Controle van het werk

Coördinatie van het werk van organisaties stelt u in staat om werknemers in de vorige fasen te controleren en in de juiste richting te sturen. Dit wordt gedaan om ervoor te zorgen dat het werk correct, op tijd en volgens plan wordt uitgevoerd. Coördinatie kan worden gedaan via een commandostructuur. Er is ook een ander type - verticaal. Hier is de besturing verdeeld in afzonderlijke schakels, die boven elkaar uittorenen.

Een manager controleert bijvoorbeeld gewone werknemers. En zijn werk wordt begeleid door hoger management. Hoe meer hoeveelheid:medewerkers, hoe minder managers er nodig zijn, hierdoor komt informatie sneller bij het management. Maar met minder werknemers zal de president te maken krijgen met meer conflicten op de werkvloer.

Er is een andere methode van coördinatie - markt, de meest efficiënte en sterke. De markt is bij uitstek een voorbeeld van wederzijdse bijstand bij verticale coördinatie. Het vereist geen hoger gecentraliseerd leiderschap, de markt is het machtigst voor de producent en de consument. Voor sommige bedrijven is de markt de meest winstgevende coördinatiemethode.

Hoe verschilt dit soort werk van andere?

Organisatieontwikkeling is een soort activiteit die de productie- en managementprocessen bij ondernemingen moet stroomlijnen. Zijn concept verscheen op de fundamenten van psychologie en sociologie, die de daaruit voortvloeiende conflicten in de praktijk moesten oplossen. Deze term werd geïntroduceerd door Robert Blake in 1946-1949. bij ESSO Corporation (momenteel Exxon).

Het belangrijkste verschil tussen dit proces en andere soorten werk met werknemers is dat de organisatie als een geheel wordt beschouwd, met alle op elkaar inwerkende elementen. De systematische aanpak bestaat uit de volgorde van beschouwing van functionele, structurele, technische en persoonlijke relaties binnen de organisatie. Programma's van dit soort werk bestaan ook uit de analyse van het functioneren en de bijbehorende problemen.

Het doel van dergelijke oplossingen is om de productie-efficiëntie te verhogen. Het concept van organisatieontwikkeling is gecreëerd om de onderneming teactief en gestaag ontwikkeld. Daarom is er in zijn naam het woord "Ontwikkeling". En groei zal niet ten koste gaan van "schokken" of "impulsen", maar ten koste van interne middelen. Wat is het eerste dat professionals in organisatieontwikkeling proberen te bereiken?

Allereerst het evenwicht tussen de verbruikte middelen en de verkochte producten, evenals de terugverdientijd van deze goederen. Evenals de ontwikkeling van de onderneming, haar groei en de samenhang van het team binnen de organisatie. De resultaten van het werk van deze specialisten zijn als volgt:

• paraatheid van het team of personeel voor lokale of wereldwijde veranderingen;
• positieve houding van medewerkers ten opzichte van elkaar, evenals de ontwikkeling van onderlinge hulpverlening;
• optimalisatie van de organisatorische en functionele structuren van de onderneming;
• het bereiken van algehele arbeidsvreugde in de hele onderneming.

Het werk van zo'n specialist is zeer complex en, zoals hierboven vermeld, gebaseerd op psychologie en sociologie. Ook zien managers na het werk van deze mensen verbeterde productkwaliteit, hogere productiviteit, versterking van de positie van de organisatie in de markt, vermindering van personeelsverlies, verhoging van het inkomen, enz.

De belangrijkste fasen die specialisten op het gebied van organisatiegroei doorlopen

Organisatiegroei is een continu proces dat in verschillende fasen wordt verdeeld.

• In de eerste fase beseffen de specialist en het management dat het nodig is om de onderneming in verschillende structuren te veranderen. Dit besef kan komen in diemomenten waarop werknemers complicaties opmerken in het werk van de onderneming. Het is ook belangrijk dat iedereen het bedrijf wil veranderen.
• In de tweede fase, na bewustwording en het ontstaan van een verlangen om problemen op te lossen en de onderneming ten goede te veranderen, begint de specialist te werken. Sommige problemen worden opgelost, namelijk dat er een systeem van werkrelaties wordt gecreëerd om organisatorische veranderingen door te voeren.
• In de derde fase, nadat de specialist de onderneming kan infiltreren, begint hij informatie over hem te verzamelen. Dit is een zeer belangrijke activiteit en wordt strikt volgens de speciale techniek van een specialist uitgevoerd. Zelfs als een bedrijf een schat aan informatie heeft, is het misschien niet altijd in staat om duidelijke organisatorische problemen te lokaliseren.
• In de vierde fase, na voldoende informatie te hebben verzameld, moet deze worden geanalyseerd en bestudeerd. Deze fase kan ook diagnostisch worden genoemd. De specialist moet de "diagnose" stellen en met de "behandeling" beginnen, evenals organisatorische veranderingen doorvoeren.
• In de vijfde fase zal de specialist alle problemen begrijpen, hij moet een plan ontwikkelen voor de eliminatie en verdere vermijding ervan. Daarbij gebruikt hij zijn speciale technieken. Als een plan eenmaal is opgesteld, moet het worden uitgevoerd. De specialist moet toezicht houden op de uitvoering van het plan.
• De zesde etappe, het is de laatste. Nadat de organisatie ten goede is veranderd, verdwijnt de behoefte aan een specialist. Soms zijn er gevallen waarin de afhankelijkheid van een bedrijf van een specialist te groot wordt, zonder hem kan het niet functioneren. Deze problemen zijn ookopgelost door een specialist.

Het belang van organisatiegroei

In een bedrijf in ontwikkeling of in een bedrijf dat op het punt staat failliet te gaan, moet u vertrouwd raken met dit concept. En het is wenselijk om een specialist in te huren. Zijn werk zal geld kosten, maar de veranderingen die hij zal aanbrengen in de onderneming zullen van onschatbare waarde zijn.