Controlling in de onderneming: tools, doelen en doelstellingen

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Degenen die het woord 'controleren' voor het eerst horen, stellen zich meestal voor dat ze iets beheersen, maar in feite is dat helemaal niet het geval. Controlling in een onderneming is een complex systeem dat gericht is op het verbeteren van financiële, personele en technologische processen om het effectief functioneren van de organisatie als geheel te bereiken. In tegenstelling tot controle, dat is ontworpen om problemen en fouten die in het verleden zijn gemaakt te identificeren, probeert controle een procesbeheersysteem in het bedrijf op te bouwen dat zich richt op huidige en toekomstige zaken. Waarom is dit zo belangrijk?

De controlerende service bij de onderneming is een belangrijk element, aangezien de werknemers het verlies van middelen kunnen minimaliseren, huidige en toekomstige plannen kunnen analyseren en ook mogelijke fouten kunnen identificeren, dat wil zeggen fouten die kunnen worden gemaakt in de loop van de activiteiten van het bedrijf. Om echter te begrijpen wat dit soort activiteit is, is het belangrijk om de kenmerken en belangrijkste punten in meer detail te bestuderen. Dit artikel bespreekt de basisconcepten, doelen en doelstellingencontrole, evenals de concepten, tools en functies.

Concepten en definities

Controleren is een nieuwe richting in het managementsysteem, dus vandaag is er geen eenduidige definitie van dit concept. Er zijn echter verschillende definities die het populairst zijn en de essentie van deze term weerspiegelen.

De oorsprong ervan is verbonden met het Engelse werkwoord to control. In vertaling is "controleren" "beheer, toezicht, controle, beheer, regulering". Een dergelijke beschrijving is echter niet voldoende om de essentie van dit fenomeen te begrijpen, dus het is de moeite waard om de volgende twee preciezere definities te overwegen.

Controlling is een apart werkterrein in organisaties, dat samenhangt met de uitvoering van de economische functie en gericht is op het nemen van de juiste strategische en operationele beslissingen door het management.

Controlling is een reeks acties gericht op het ondersteunen van alle processen met de nodige informatie en analytische ondersteuning voor het nemen van de juiste managementbeslissingen. Meestal zijn ze gericht op het vergroten van de winst in de organisatie.

Moderne controle in een onderneming moet noodzakelijkerwijs een kwaliteitsbeheersysteem, risicobeheer en een systeem van sleutelindicatoren omvatten, evenals procesbeheer bij de implementatie van elk type planning.

Doelen en doelstellingen

Op basis van de basisconcepten kunnen we concluderen dat de belangrijkstehet doel van controle in een onderneming is de oriëntatie van alle managementprocessen op het bereiken van bepaalde doelen, die kunnen worden uitgedrukt in het verbeteren van producten, het bereiken van een adequaat niveau van concurrentievermogen, enzovoort. Met andere woorden, het doel is om het effectieve management van de organisatie in stand te houden. Wat is het doel?

Op basis van het doel worden de volgende hoofdtaken van controle bij het besturen van een bedrijf onderscheiden:

• ontwikkeling van planningsmethodologie en de organisatie ervan;
• boekhouding, inclusief het verzamelen van informatie en de verwerking ervan;
• controle;
• organisatie van speciale waarnemingssysteemgebeurtenissen.

Deze taken, samengevat, hebben eigenaardige subtaken die moeten worden uitgevoerd door de dienst of afdeling die is belast met de controlerende functie. De ontwikkeling van een planningsmethodologie en de organisatie ervan omvat het volgende:

• zorgen voor het creëren van een regelgevend kader dat zal helpen bij het implementeren van prognoses voor bedrijfsontwikkeling;
• advies geven aan mensen die strategische plannen ontwikkelen;
• coördinatie van het werk bij het opstellen van verschillende plannen, bij het bepalen van de hoofddoelen van het bedrijf en budgettering;
• deelname aan discussies en definities van parameters (kwalitatief en kwantitatief) van het werk.

De boekhoudtaak omvat het volgende:

• ontwikkeling van de structuur voor het verzenden en ontvangen van informatie;
• het creëren van een informatie-ondersteuningssysteem om referenties, informatie enrapporteert aan personen die verantwoordelijk zijn voor een bepaald proces in het management van het bedrijf;
• bepaal de noodzaak om de nodige informatie te verstrekken aan managers of andere verantwoordelijke personen;
• plannen en rapportages vergelijken en tussentijdse rapportagedocumentatie samenstellen die de voortgang van de plannen laat zien;
• analyse van afwijkingen van plannen, identificatie van mogelijke oorzaken en ontwikkeling van voorstellen om de invloed van negatieve factoren die werkverstoringen veroorzaakten te voorkomen.

De controletaak omvat:

• monitoren van de uitvoering van plannen gericht op het behalen van strategische doelen;
• monitoring van de toestand van de omgevingsomstandigheden met betrekking tot de ontwikkeling van strategische plannen;
• monitoring van zwakke punten die werden geïdentificeerd tijdens de planning of beoordeling van de programmavoortgang.

De taak van het organiseren van evenementen voor een speciaal observatiesysteem voorziet in het volgende:

• ontwikkeling van een regelgevend kader voor het verkrijgen en verstrekken van informatie binnen de organisatie;
• ontwikkeling van activiteiten voor aanvullende informatie en analytische ondersteuning.

Een speciale plaats in het systeem voor het controleren van financiën, personeel en middelen is de boekhouding. Traditionele rapportage impliceert in de regel een focus op het verleden en een presentatie van feitelijke gegevens over processen en fenomenen uit het verleden, terwijl rapportage in controlling gericht is op de toekomst.

Zo kun je zien dat de organisatie van de controle in de onderneming bijdraagt aan de creatiehuidige controle over processen om de consequenties van bepaalde managementbeslissingen te bepalen. Er kan ook worden gezegd dat de introductie van controle u in staat stelt het management van het bedrijf te behoeden voor het nemen van overhaaste of onrendabele beslissingen die een verspilling van middelen met zich meebrengen.

Methoden

Om alle taken te vervullen die bij het managen van een organisatie zijn gesteld, omvat beheersing het gebruik van de volgende algemene wetenschappelijke methoden:

• analyse;
• aftrek;
• inductie;
• specificatie;
• abstractie;
• synthese;
• analogie;
• simulatie.

Nadat de doelen, doelstellingen en methoden van dit activiteitsgebied zijn overwogen, is het uiterst belangrijk om stil te staan bij de functies ervan.

Functies

Het besturingssysteem van de onderneming omvat basisfuncties als:

• informatief;
• boekhouding en controle;
• analytisch;
• planningsfunctie.

En ook, voorwaardelijk, kunnen drie functies worden onderscheiden, die een combinatie van het bovenstaande zullen zijn - service, commentaar en beheer.

Redenen voor controle

Aan het begin van de negentiende en twintigste eeuw werden veel Amerikaanse leiders in het proces van het managen van organisaties geconfronteerd met een dringende behoefte om de methoden van economische boekhouding en financiële controle te verbeteren. De eerste pogingen om het boekhoudsysteem te verbeteren zagen er als volgt uitmanier - de hoofden van ondernemingen die aan de hoofdfinancier en de secretaris van het bedrijf zijn toegewezen, de taak om analytische informatie te verstrekken over kwesties van het economische en economische deel. Zo ontstond een hechte werkrelatie tussen de financiële dienst en de persoon die de algemeen directeur bijstaat. Vervolgens is gebleken dat het vanwege de verscheidenheid aan informatie en de behoefte aan detaillering doelmatiger is om deze taak aan individuele ambtenaren toe te vertrouwen. Zo vond de introductie van controlling in de onderneming plaats.

De volgende voorwaarden voor het ontstaan van controlling kunnen worden onderscheiden:

• wereldwijde economische crisis;
• complicatie en aanscherping van het belastingstelsel voor ondernemers;
• complicatie van financieringsvormen.

De ontwikkeling van controlling als tak van economische wetenschap heeft de volgende redenen:

• internationalisering en differentiatie van bedrijven;
• verandering van technologieën die betrokken zijn bij productiegebieden;
• complicatie van het bedrijfsbeheersysteem;
• complicatie van de externe omgeving;
• complicatie van communicatieprocessen voor het nemen van managementbeslissingen, wat leidde tot een dringende behoefte aan bekwaam personeel op het gebied van systeemtechniek en organisatie.

Vandaag de dag merken veel hoofden van buitenlandse ondernemingen op dat na de oprichting van controleafdelingen bij de onderneming, bijvoorbeeld, het inkomen van het bedrijf toenam, het gebruik van financiële, menselijke en andere soorten middelen correcter werd en erin slaagde een belangrijke manier.kosten besparen.

De controlerende dienst in de organisatie staat voor een zeer serieuze taak - zorgen voor de snelle verzameling en voorbereiding van een gedetailleerde analyse van informatie over alle beschikbare kosten om de onderneming te beheren. De directeur van de onderneming, het hoofd van de financiële dienst en de hoofden van de productieafdelingen moeten tijdig en regelmatig geïnformeerd worden zodat zij bij eventuele afwijkingen de juiste maatregelen kunnen nemen en het werk van de gehele onderneming kunnen corrigeren.

Concepten

Tegenwoordig wordt in de economische literatuur het Duitse en Amerikaanse concept van controlling onderscheiden. Over het algemeen lijken deze concepten erg op elkaar, maar hun belangrijkste verschil is dat de eerste meer gericht is op het beschouwen van de problemen van interne boekhouding en analyse van de interne omgeving van de organisatie, en de tweede meer gericht is op de problemen van de externe omgeving waarmee het bedrijf nauw verbonden is.

Het is vermeldenswaard dat het Duitse concept een bredere acceptatie heeft gekregen. Volgens dit concept is de centrale taak om de problemen van de interne boekhouding op te lossen in een geplande, gecontroleerde en documentaire vorm.

Het Amerikaanse concept plaatst ook de oplossing van problemen in verband met de geplande, controle- en documentaire vorm van interne boekhouding op de voorgrond, maar hier wordt ook de centrale plaats gegeven aan het oplossen van de problemen van het beoordelen van de externe omgeving en de gedetailleerde analyse.

Gereedschap

Besturingstools zijn een reeks acties waarmee u bepaalde functies en taken kunt uitvoeren. Deze tools kunnen worden geclassificeerd als:criteria:

• geldigheidsperiode (strategisch of operationeel);
• scope (afhankelijk van de taken).

Beschouw de onderstaande tabel om duidelijk te begrijpen wat de belangrijkste hulpmiddelen zijn die worden gebruikt bij het beheersen en onder welke omstandigheden ze het best kunnen worden gebruikt.

Toepassingsgebied	Toolkit	Geldigheidsperiode
Boekhouding	Verslagen van bedrijfsactiviteiten Registratieformulieren Boekhoudingscijfers Rapportageanalysemethoden	Operationeel
Organisatie van informatiestromen	Documentbeheersysteem	Strategisch
Planning	Werken met ordervolumes Breekpuntanalyse ABC-analyse Analyse van de zwakke punten van het bedrijf Analyse van investeringsprojecten Kortingsanalyse Analyse van verkoop- en consumptiepatronen Evaluatie van de winstgevendheid van het starten van de productie van grondstoffen voor de vervaardiging van onze eigen producten De leercurve schatten Logistieke methoden Benchmarking Het potentieel van het bedrijf beoordelen SWOT-analyse Perceptiekaarten Meting van servicekwaliteit Gantt-diagram Voorraadniveauberekening Capaciteitsplanning Prijzen Analyse van toetredingsdrempels Netwerkplanning en meer	Strategisch
Bewaking en controle	Vroege waarschuwingssysteem Kostenanalyse Analyse van de correspondentie van indicatoren (gepland en actueel) Kloofanalyse	Strategisch

De kwestie van het kiezen van hulpmiddelen bij het controleren moet met uiterste voorzichtigheid worden benaderd. Voor een organisatie die actief is in een oligopolie of monopoliemarkt heeft het bijvoorbeeld absoluut geen zin om een concurrentieanalyse te gebruiken.

De bovenstaande hulpmiddelen voor het beheersen van financiën kunnen de procedure voor economische ontwikkeling en het opstellen van plannings- en rapportagedocumentatie aanzienlijk vereenvoudigen.

Strategische en operationele besturing

Er zijn twee soorten controle, die verschillen in de periode van hun actie, evenals in taken en manieren om ze op te lossen.

Strategic controlling is gericht op de implementatie van langetermijnprogramma's, strategieën. Het doel is om een duidelijk planningssysteem te vormen waarmee u het bedrijf betrouwbaar kunt beheren, wat zal leiden tot een toename van de winst.

A. Galweiter (wetenschapper-econoom) identificeerde in zijn geschriften acht gebieden die strategische controle zou moeten bestrijken, namelijk:

1. Bepalen van de volledigheid van de plannen van het bedrijf, evenals hun formele en financiële inhoud.
2. Beheersing van instabielomstandigheden binnen de organisatie en in de externe omgeving, die nauw verband houden met de uitvoering van de strategische plannen van het bedrijf.
3. Controle over de goedkeuring van belangrijke beslissingen en hun implementatie, gebaseerd op het aspect van timing.
4. De uitvoering van plannen volgen, vooral in moeilijke of belangrijke fasen van de uitvoering.
5. Tijdige reactie op ongunstige externe en interne omstandigheden die financiële schade kunnen toebrengen aan de organisatie of een bijproduct van activiteit kunnen veroorzaken.
6. De strategische situatie van het bedrijf volgen op basis van regelmatige beoordelingen.
7. De afbakening van de strategische eenheden van de onderneming controleren.
8. Toezicht op de naleving van de bepalende principes van de onderneming, die eerder waren gedefinieerd.

De volgende taken van dit type besturing kunnen worden onderscheiden:

• definieer kwantitatieve en kwalitatieve doelen;
• verantwoordelijkheid voor planning;
• een systeem van alternatieve strategieën uitwerken;
• bepaling van kritische punten in de interne en externe omgeving voor het systeem van alternatieve strategieën;
• identificeren en beheren van organisatorische zwakheden;
• vorming van een scorekaart;
• beheer van afwijkingen en hun indicatoren;
• motivatiemanagement in een instelling;
• beheer van economisch potentieel.

Operationele beheersing in een onderneming verschilt van strategisch doordat het erop gericht is managers te helpen resultaten te behalen in kortetermijndoelen. Opgemerkt moet worden dat het zijn belangrijkste taak is om een crisis te voorkomenstatus in de organisatie en volg de huidige voortgang van de geplande activiteiten.

Bekijk de onderstaande tabel om de verschillen tussen deze twee soorten te begrijpen.

Tekens	Strategische controle	Operationele besturing
Oriëntatie	Interne omgeving Externe omgeving	Winstgevendheid Kostenefficiëntie
Besturingsniveau	Strategisch (lange termijn)	Tactisch en operationeel
Doelen	Omstandigheden scheppen om te overleven Uitvoeren van anti-crisismaatregelen Succesvol potentieel behouden	Verzekeren van liquiditeit en winstgevendheid
Hoofdtaken	Definieer kwantitatieve en kwalitatieve doelen Planning Verantwoordelijkheid Ontwikkelen van een systeem van alternatieve strategieën Bepaling van kritische punten in de interne en externe omgeving voor het systeem van alternatieve strategieën Identificatie en beheer van organisatorische zwakheden Kosteneffectiviteitsanalyse	Methodologische hulp bij budgetontwikkeling Zoek naar zwakke punten voor tactische controle Bepaling van de set regelbare indicatoren in overeenstemming met de huidigedoelen Vergelijking van geplande en werkelijke indicatoren Bepaling van de impact van afwijkingen op de uitvoering van lopende plannen Motivatie

Relatie tussen operationele en strategische controlling

Deze twee soorten besturing zijn integrale onderdelen van elkaar. De belangrijkste taak van strategische controle is het verzekeren van het bestaan op lange termijn van een bepaalde onderneming, en de operationele - huidige planning en uitvoering van bepaalde winstplannen.

De relatie van deze twee typen kan worden weergegeven als zulke uitspraken:

• "het juiste doen" is strategische controle;
• "het juiste doen" is operationeel.

We kunnen dus concluderen dat operationele controle een integraal onderdeel is van de implementatie van de strategische.

Introductie en organisatie van de dienst

Als het hoofd van de onderneming heeft besloten een controlesysteem te implementeren, moet hij eerst wijzigingen aanbrengen in de organisatiestructuur en een dienst (afdeling) creëren die direct ondergeschikt moet zijn aan de algemeen directeur of chef leidinggevend. De controlerende dienst kan de volgende specialisten omvatten:

• hoofd van de dienst;
• controller-curator van workshops (divisies/afdelingen/afdelingen);
• management accountant;
• Informatiesystemen specialist.

Als productievolumes ofde omvang van de organisatie klein is, dan kunt u de functies van deze gebieden combineren en één functie uitsluiten.

Voor de juiste organisatie van het werk bij het implementeren van een dergelijk systeem, moet elke specialist functiebeschrijvingen krijgen, waarvan de functionaliteit zal worden bepaald op basis van de behoeften van de onderneming.

Elke leider, vooral die ondernemingen in de post-Sovjetgebieden, moet onthouden dat de introductie van innovatieve managementmethoden kritiek van het personeel kan veroorzaken, en in sommige gevallen zelfs volledige afwijzing. Daarom is het, voordat het werk van de controlerende dienst begint, noodzakelijk om innovaties te presenteren en onder de aandacht van alle medewerkers te brengen de belangrijkste taken, doelen en hoofdfuncties die deze structurele eenheid zal uitvoeren.

Het is ook vermeldenswaard dat de implementatie van een dergelijke service gefaseerd moet worden uitgevoerd en een voorbereidende fase moet omvatten waarin de toestand van de onderneming wordt bestudeerd, vervolgens de implementatie zelf en ten slotte, indien nodig, een automatiseringsfase.

Conclusie

Controle weerspiegelt over het algemeen een enorm scala aan wetenschappelijke economische en managementdisciplines - management, strategische planning, cybernetica, economische theorie enzovoort. Dankzij dit kan een professionele manager of een team van meerdere specialisten belast met de controlefunctie productie-, economische en personele problemen oplossen, rekening houdend met de diversiteit en het brede scala aan problemen van deze activiteit. Dat is de reden waarom de aanwezigheid van een gevestigd controlesysteem in de onderneming het mogelijk maakt om problemen op te lossen en vaak te voorzien, wat op zijn beurt leidt tot een tijdige reactie en het minimaliseren van verschillende kosten en ernstige financiële verliezen.