Certificaat van acceptatie van uitgevoerd werk: kenmerken, vereisten en voorbeeld

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Bijna elke transactie vereist een schriftelijke bevestiging. Dus als we het hebben over het overmaken van geld, dan is een uittreksel van de bank of een betalingsopdracht vereist. Indien de overeenkomst betrekking heeft op het verlenen van diensten, wordt een akte van aanvaarding van de verrichte werkzaamheden opgesteld. Dit is een dubbelzijdig document dat het bedrag of het feit van betaling en uitvoering van het werk bevestigt.

Waarom wordt een akte opgesteld?

In het monsteracceptatiecertificaat is duidelijk te zien dat de aannemer aan zijn verplichtingen heeft voldaan. De klant bevestigt op zijn beurt met zijn handtekening dat hij akkoord gaat met de overeengekomen kosten en kwaliteit van de diensten en bereid is ervoor te betalen als het contract niet voorziet in 100% vooruitbetaling.

Acten kunnen maandelijks, gefaseerd of eenmalig worden opgesteld voor specifieke uitgevoerde werkzaamheden. Ze moeten in twee exemplaren worden gemaakt, waarvan er één wordt overgedragen aan de aannemer en de andere aan de klant.

In de belastingde wetgeving voorziet niet in de vorm van een dergelijk document, maar er zijn bepaalde vereisten waaraan moet worden voldaan om kosten toe te kunnen rekenen aan de verlaging van de belastbare grondslag, die wordt gebruikt om de inkomstenbelasting te bepalen.

De federale wet "Over boekhouding" voorziet in een duidelijke vereiste voor het opstellen van dit type document voor absoluut alle bedrijven, anders wordt er geen rekening gehouden met dergelijke uitgaven bij het berekenen van de inkomstenbelasting. In de praktijk eisen belastinginspecteurs naast de wet ook een verplicht contract voor het verlenen van diensten of het verrichten van werkzaamheden. Een uitzondering kan een kleine huishoudelijke dienst zijn, bijvoorbeeld het bijvullen van een printercartridge of het repareren van kantoorapparatuur.

Ontwerpregels

Het maakt niet uit op welke vorm het certificaat van aanvaarding van het uitgevoerde werk wordt afgedrukt: op een bedrijfslogo, met het bedrijfslogo of op een gewoon vel papier. Het belangrijkste is dat het correct wordt uitgevoerd en voldoet aan de vereisten van de boekhouding.

Grondregels:

1. Het document moet worden opgesteld op basis van een specifieke transactie. Details van het contract moeten in de wet worden geschreven.
2. Het moet een volledige en gedetailleerde beschrijving bevatten van de verleende dienst of het uitgevoerde werk, de kwalitatieve en kwantitatieve kenmerken ervan.
3. Moet informatie hebben over de toestemming van de klant voor het leveren van specifieke diensten.
4. De plaats en datum van compilatie moeten worden aangegeven.
5. Volledige details van de partijen, zegels en handtekeningen van bevoegde personenpersonen.

Als de handeling deze informatie niet bevat, volstaat het om ze uit te dagen.

Houd er rekening mee dat eventuele typefouten, onnauwkeurigheden en fouten ertoe kunnen leiden dat de klant of de aannemer hun rechten in de rechtbank niet kan beschermen.

Document tussen rechtspersonen

Als twee organisaties met de status van rechtspersoon samenwerken, zijn ze verplicht een akte van aanvaarding van de verleende diensten of verrichte werkzaamheden op te stellen. Dit dient niet alleen te gebeuren voor de belastingdienst in het geval van een controle, maar ook voor personenverzekeringen. Als de klant binnen de in het contract gespecificeerde termijn constateert dat de dienst niet volledig of niet van de hoge kwaliteit is geleverd door de partijen, kan tegen de transactie beroep worden aangetekend bij de rechtbank.

Sommige functies van het opstellen van een document zullen u helpen uzelf te beschermen:

• In het geval van het leveren van meerdere diensten, moet elk op een aparte regel worden geplaatst en volledig worden beschreven. U kunt dergelijke informatie presenteren in de vorm van een tabel.
• Het acceptatiecertificaat moet informatie bevatten over de volledige details van beide partijen. In dergelijke gevallen is het mogelijk om onenigheid over de ondertekenaar en andere subtiliteiten in de rechtbank te voorkomen.
• Het bedrag van de betaling moet in cijfers worden geschreven en in woorden worden gedupliceerd.
• In het ideale geval zouden het bedrag van het contract en de handeling precies hetzelfde moeten zijn.

Het wordt aanbevolen om indien mogelijk de authenticiteit van de handtekeningen van de ondertekenaars aan beide kanten te verifiëren.

Samenwerking tussen natuurlijke personen en rechtspersonen

In sommige gevallen huren bedrijven individuen in om een bepaald soort werk uit te voeren of een dienst te verlenen. In dit geval schrijft de wetgeving voor om een akte van aanvaarding van het uitgevoerde werk zonder mankeren af te geven. Een voorbeeld van een dergelijk document is ook niet wettelijk voorzien, maar de onderneming moet het recht hebben om met deze kosten rekening te houden bij het bepalen van de belastinggrondslag.

De wetgeving voorziet ook in de verplichting om met een particulier een overeenkomst te sluiten en een BSO-bon bij te voegen, wat een strikt meldingsformulier is. Het ontvangstbewijs bevestigt het feit dat de persoon betaling heeft ontvangen voor zijn werk. In de vorm van een aanvaardingsakte tussen een natuurlijke persoon en een rechtspersoon, wordt aanbevolen om de aan- of afwezigheid van aanspraken van beide partijen jegens elkaar aan te geven.

Samenwerking met IP

Net als in andere gevallen moeten rechtspersonen, die samenwerken met individuele ondernemers, een akte opmaken. Het acceptatiecertificaat moet volledige informatie over de individuele ondernemer bevatten: Volledige naam. en TIN, woonadres, contactgegevens.

In gevallen waarin een individuele ondernemer werknemers heeft aangenomen, moet de act informatie weergeven over de uitvoerder van een bepaald werk.

Vervoersdiensten

In het geval van het verlenen van transportdiensten bevestigt de handeling van aanvaarding van de verleende diensten het feit dat de contractant de overeengekomen lading heeft afgeleverd aanbepaalde tijd en plaats.

Naast de algemene vereisten moet het document de verkeersroute weergeven. U moet ook het voertuig, het kenteken en andere aanvullende kenmerken vermelden, inclusief de details van de vrachtbrief en vrachtbriefnummers.

Intermediate acts

In de praktijk is er zo'n document als tussenhandeling van aanvaarding van diensten of uitgevoerde werkzaamheden. Het wordt opgesteld wanneer een tussenresultaat voor een bepaalde periode moet worden vastgelegd. Bijvoorbeeld als het contract voorziet in de voltooiing van het werk volgens schema.

Een andere situatie waarbij een tussentijdse akte kan worden opgesteld is een desk audit. In deze gevallen is een document nodig om de uitvoering van een bepaald soort werk voor een bepaalde periode vast te leggen.

De handeling kan ook als bewijs dienen in de rechtbank. Als een ondernemer uitstel van betaling aanvraagt bij investeerders of schuldeisers, is het mogelijk dat er documenten nodig zijn die de noodzaak bevestigen om extra geld in te zamelen.

De voorbeelddienst of het werkacceptatiecertificaat dat in dergelijke situaties wordt gebruikt, bevat dezelfde informatie als in standaardgevallen.

Corrigerende handeling

Dit type acceptatiecertificaat is vereist wanneer de initiële omvang van het werk of de diensten niet voldoen aan de voorwaarden in het contract. Het document is meestal vereist door de aannemer, zodat hij een extra factuur voor betaling kan uitreiken. Er kan echter een corrigerende handeling worden gebruiktom een claim in te dienen bij de aannemer als de klant ontevreden was over de kwaliteit.

Bij communicatie met dezelfde kredietverstrekkers en investeerders kan ook een corrigerend document vereist zijn, zodat de ondernemer de behoefte aan aanvullende financiering kan bevestigen.

Tot slot

Het opstellen van een acceptatieakte is geen gril van de belastingdienst, maar eerder een kans om jezelf te beschermen tegen een gewetenloze tegenpartij. Heel vaak zijn er gevallen waarin de aannemer diensten levert of werk uitvoert op tijd, met hoge kwaliteit, hiervoor het afgesproken geld ontvangt, maar om de een of andere reden de akte niet tekent. Als de klant in de toekomst ten minste een deel van het betaalde geld aan de aannemer wil terugbetalen, zal hij zonder document niet slagen. Tegelijkertijd, als de klant naar de rechtbank gaat en het verloren voordeel overweegt, kan de aannemer ook de vorderingen van de eiser verdubbelen.

Aan de andere kant, als de aannemer gewetenloos is en de klant zijn wettelijke kwaliteitseisen niet in de wet laat zien, dan is het praktisch onmogelijk om in de toekomst te bewijzen dat de dienst of het werk niet aan de eisen voldoet van het contract en andere regelgevende documenten.

De act is heel gemakkelijk op te stellen. Het belangrijkste is om de belangrijkste punten weer te geven: de details van de partijen, de kwaliteit en omvang van het werk, enz., Dan zullen de partijen geen problemen hebben.