Documentstroomschema voor boekhoudbeleid: voorbeeld. Regelgeving grondslagen voor financiële verslaggeving

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Documentenstroom van een onderneming is het centrale zenuwstelsel. De wettelijke regulering van ondernemersactiviteiten wordt voortdurend uitgebreid en verbeterd. Niet alleen de juiste organisatie van het verkeer van de schriftelijke vorm van documenten is belangrijk, het probleem van elektronische ondersteuning voor het functioneren van de onderneming is urgent geworden. Op veel gebieden van de documentstroom is de elektronische uitwisseling van informatie verplicht geworden.

Primaire documenten worden in eerste instantie niet altijd schriftelijk opgesteld, maar wat het document ook is, het heeft bepaalde eigenschappen, bestaansduur en specifieke verplaatsingen door afdelingen en medewerkers. De grootte van de onderneming, de rechtsvorm, het bevoegdheidsgebied en het werkgebied doen er niet toe, maar het workflowschema voor het boekhoudbeleid bij de onderneminghet is beter om het te ontwerpen voordat het zelfs maar is begonnen.

Boekhoudingsbeleid is een verplicht onderdeel van de workflow

Regelgeving over boekhoudregels is van kracht sinds de dagen van de USSR, sinds 1983! Boekhouding is nooit het hart van een bedrijf geweest, maar het is altijd de fundamentele ruggengraat geweest.

De verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van grondslagen voor financiële verslaggeving ligt meestal op de schouders van de hoofdaccountant en wordt goedgekeurd door het hoofd van de onderneming. Het primaire document doorloopt de volgende fasen:

1. Maken of ontvangen.
2. Acceptatie en verwerking.
3. Overzetten naar archief.

Elke actie met een primair document wordt gekenmerkt door:

• bron of afzender van het document;
• ontvanger of uitvoerder;
• datum van acceptatie voor uitvoering;
• uitvoeringstijd;
• bestemming van het uitvoeringsresultaat.

Elk primair document heeft een belangrijke inhoud en wordt tijdens het verplaatsen voorzien van statusindicatoren waarmee u de naleving van het door de onderneming goedgekeurde boekhoudbeleid kunt controleren.

Meestal wordt een werkstroomschema opgesteld voor het boekhoudbeleid in de boekhouding, maar het is beschikbaar en verplicht voor alle afdelingen van de onderneming die binnen hun bevoegdheid vallen.

Verplichte wettelijke vereisten

Bewijs van onkosten is vereist. En zoals voorheen is dit de daadwerkelijke aanwezigheid van een schriftelijk document opgesteld in overeenstemming met de huidige wetgeving en lokaleondernemingsregelgeving. Timing is ook belangrijk.

De belastingwet van de Russische Federatie vereist bevestiging van alle transacties. Dit is een van de belangrijkste voorwaarden voor het verantwoorden van kosten bij de berekening van de inkomstenbelasting. De verplaatsing van documenten voldoet echter niet altijd aan de vereisten van productieactiviteiten: betaling kan doorgaan en materialen kunnen te laat zijn met levering, de goederen zijn verzonden, maar de consument heeft niet betaald. Als gevolg hiervan zijn sommige primaire documenten laat in termen van deadlines ten opzichte van andere.

Onvoorziene situaties zijn altijd voldoende, maar het workflowschema voor een boekhoudbeleid is een voorbeeld van een ideale documentenstroom. Afwijkingen van het plan zijn toegestaan, maar moeten zoveel mogelijk worden geminimaliseerd, en het schema moet voorzien in de verantwoordelijkheid van elke artiest.

Documentstatusindicatoren

Het is moeilijk om een onderneming te vinden die geen programma voor elektronisch documentbeheer zou gebruiken, maar zelfs in een onderneming die geen enkele computer heeft, gaat het aanmaken of ontvangen van een primair document gepaard met het aanmaken van een "indicator" van zijn status.

Voor grote ondernemingen met talrijke divisies en afgelegen vestigingen is het volgen van de status van alle documenten een verplicht en afzonderlijk productieproces. Hier is het workflowschema voor het boekhoudbeleid een voorbeeld, en de feitelijke toestand is de basis voor het optimaliseren van het schema, het verduidelijken van deadlines en het straffenovertreders en het identificeren van manieren om opkomende productieproblemen op te lossen.

Het is belangrijk op te merken dat veel evenementen extreem tijdkritisch zijn:

• aangifte doen;
• belasting betalen;
• indienen van elektronische aangiften;
• andere juridisch bindende acties.

Als schendingen van de interne productiecyclus op de een of andere manier kunnen worden genivelleerd, dan is dit in de betrekkingen met overheidsinstanties onaanvaardbaar en gaat het gepaard met ernstige sancties of verliezen.

Documentstroomschema voor boekhoudbeleid: voorbeeldinhoud

De vorm van het beschreven document is niet essentieel. Zoals gebruikelijk wordt het ontwikkeld door de hoofdaccountant, goedgekeurd door het hoofd van de onderneming en is het een tafel. We brengen een voorbeeld van zo'n grafiek onder uw aandacht.

Elk document heeft een naam en alle tabelrijen zijn genummerd. Minimaal twee kolommen vereist:

• aanmaken of ontvangen van een document;
• controleren en verwerken van het document.

De eerste kolom bevat twee posities:

• verantwoordelijk (medewerker, afdeling);
• uitvoeringsdatum.

Tweede kolom - drie tot vier posities:

• verantwoordelijk voor verificatie (uitvoering);
• uitvoeringsdatum;
• termijn van overdracht aan de moederorganisatie;
• vorm van registratie van het resultaat van uitvoering.

Bedrijven zijn niet beperkt in de formulering van de kop van de tabel die het schema weerspiegeltdocumentenstroom voor het boekhoudbeleid. Het onderstaande voorbeeld toont een van de opties.

Het is belangrijk dat de logica van de tabel nauwkeurig weerspiegelt: welk document, hoe het verschijnt, door wie en waar het wordt verzonden, door wie en wanneer het wordt uitgevoerd en waar het resultaat wordt verzonden. Daarnaast is het mogelijk om te zorgen voor de daadwerkelijke aanlevering van de gebruikte primary aan het archief. Meestal gaat het workflowschema voor het boekhoudbeleid van een overheidsinstelling vergezeld van voorschriften voor het werken met archiefstukken. Met betrekking tot staatsentiteiten is dit in de wet verankerd.

Documentarchieven en bewaartermijnen

Archieven (zelfs voor middelgrote ondernemingen) bereiken snel indrukwekkende afmetingen. Het is een goede gewoonte om een voorbeeld van een werkstroomschema voor boekhoudbeleid te begeleiden met aanvullende aanbevelingen over archivering en het werken met archiefdocumenten voor herhaling door filialen.

Wetgeving stelt verschillende bewaartermijnen voor verschillende documenten. De waarderingsgrondslag van het hoofdkantoor hoeft niet dezelfde te zijn als die van het bijkantoor. De competentie van verschillende afdelingen van de onderneming kan radicaal verschillen. Maar het is raadzaam om de logica van het bouwen van een schema, ondubbelzinnige identificatie van documenten, stadia van hun passage, regels voor het volgen van indicatoren en voorschriften voor archivering op één enkele manier op te bouwen.

Eenwording van boekhoudbeleid, en archiefwerk in het bijzonder, is essentieel voor het optimaliseren van de infrastructuur van een onderneming enverkeersinformatie.

Elk bedrijf wordt niet alleen gecontroleerd door overheidsinstanties, maar ook door het eigen management en de oprichters. Het laatste redmiddel is meestal niet geneigd om de nuances te begrijpen en handelt volgens een enkel strikt algoritme.

Kenmerken van grondslagen voor financiële verslaggeving in de particuliere sector

Veel organisaties beperken zich niet tot de normen die de wetgeving stelt, maar ontwikkelen hun eigen regelgevend kader. U vindt vaak een workflowschema voor het boekhoudbeleid van LLC, productiecoöperatie, partnerschap, fonds en ander type rechtspersoon in de vorm van uw eigen versie van het idee van bedrijfsprocessen en hun constructie in de praktijk, in een echte onderneming.

Een belangrijk verschil tussen de publieke sector en het particuliere bedrijfsleven zijn de bredere financiële mogelijkheden die het mogelijk maken om de infrastructuur van een onderneming te baseren op een populair duur systeem, bijvoorbeeld op basis van de Oracle Primavera Instantis-oplossing. Oracle heeft genoeg van zulke dure ideeën, maar niet elke onderneming kan ze kopen en over voldoende apparatuur beschikken om ze te laten werken.

Documentbeheersoftware

Een kenmerkend kenmerk dat van invloed is op de implementatie van boekhoudbeleid, is de beschikbaarheid van hoogwaardige, dure, complexe en veelgevraagde software. Veel grote bedrijven verwerven nieuwe oplossingen die gedistribueerde verwerking van enorme hoeveelheden informatie mogelijk maken.

Deze radicale aanpak in de praktijk verschilt echter weinig vansituatie in het midden- en kleinbedrijf. Over overheidsorganisaties kun je het niet eens hebben. Tot op de dag van vandaag domineren Excel en soortgelijke universele producten en propriëtaire softwareontwikkelingen overal.

Deze omstandigheid (het naast elkaar bestaan van een serieus informatiesysteem en verschillende propriëtaire programma's) geeft aan dat de software op dit gebied voortdurend moet worden verbeterd.

Op basis van het voorgaande lijkt het passend om bij het ontwikkelen van een boekhoudbeleid voor een onderneming niet te focussen op de gebruikte software, maar op het regelgevende moment en de naleving van de wettelijke bepalingen van het workflowschema met de huidige wetgeving en de werkelijke behoefte aan een bepaalde onderneming.