Bedrijfskaartrapport: voorbeeld. Boekhouding voor een zakelijke bankkaart

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-01-17 19:03

De laatste tijd zijn zakelijke kaartbetalingen gemeengoed geworden voor de meeste bedrijven. Deze betaalmiddelen zijn gemakkelijk te gebruiken.

Accounting voor bedrijfskaarten is vrij eenvoudig. Ervaren accountants hebben in de regel geen problemen met het vastleggen van transacties. Er kunnen moeilijkheden ontstaan bij het opmaken van een rapport op een corporate card door een medewerker aan wie deze is afgegeven. Overweeg vervolgens de kenmerken van de weerspiegeling van transacties.

Algemene informatie

Bedrijfskaarten worden bankkaarten genoemd, het geld dat eigendom is van de organisatie. Ze worden gebruikt om de kosten te betalen die werknemers maken als onderdeel van hun professionele activiteiten.

Het is mogelijk om met een zakelijke kaart te betalen voor reis-, zaken- en horecakosten. Dit betaalinstrument wordt niet gebruikt voor persoonlijke doeleinden van de werknemer, het crediteren van haar inkomsten, evenals sociale voordelen.

Beelden

Er zijn creditcards en betaalkaarten. Door het gebruiken vande laatste betaling geschiedt ten laste van fondsen op de rekening van de onderneming, of rekening-courantkrediet.

Op creditcards worden afrekeningen uitgevoerd ten koste van geleend geld dat door de bankstructuur wordt verstrekt.

Kenmerken van de operatie

Aanvulling vindt plaats via bankoverschrijving. Hiervoor wordt een betalingsopdracht naar de bankorganisatie gestuurd.

Fondsen worden alleen uitgegeven met het gebruik van de kaart. Het kunnen zowel gewone niet-contante transacties als geldopnames zijn.

Bedrijfskaarten zijn niet onderworpen aan afwikkelingslimieten die zijn vastgesteld door de Centrale Bank voor contante betalingen. Ondertussen kunnen bankorganisaties, geleid door de aanbevelingen van de Centrale Bank, een uitgiftelimiet stellen. Op een Sberbank-bedrijfskaart is het maximale bedrag bijvoorbeeld 100 duizend roebel per dag.

Voordelen van betaalmiddelen

De volgende voordelen van het gebruik van bedrijfskaarten kunnen worden opgemerkt:

• Beheersing van de uitgaven van werknemers. Eerst worden alle transacties weergegeven op de rekening van het bedrijf. Ten tweede wordt een bedrijfskaartrapport gegenereerd, dat alle gemaakte kosten voor een bepaalde periode weergeeft.
• Mogelijkheid om op elk moment geld te gebruiken. Toegang tot geld op de rekening is de klok rond.
• Snel blokkeren van de kaart in geval van problemen.
• De mogelijkheid om geld te gebruiken voor zakenreizen naar het buitenland. Het is niet nodig om vreemde valuta te kopen bij het verlaten van de Russische Federatie. Tegelijkertijd is het vanuit Rusland mogelijkvul onmiddellijk de rekening van een werknemer in het buitenland aan.
• Aanzienlijke tijdsbesparing bij het boeken en betalen van tickets, hotelkamers.

Kennisgeving van de Federale Belastingdienst en Fondsen

Informatie over de geopende rekening moet worden gestuurd naar de FIU, VSS en de belastingdienst. Momenteel wordt de melding verzonden door de bankorganisatie zelf, die de rekening bedient.

Melding wordt gemaakt binnen 7 dagen (werkt).

Belangrijke nuances

Bedrijfskaarten voor rechtspersonen worden uitgegeven voor specifieke werknemers van de onderneming, d.w.z. ze zijn geregistreerd.

De weergave van bewerkingen in de boekhouding op bedrijfskaarten wordt in de regel op een aparte rekening uitgevoerd.

Een bankrekening kan zowel in roebel als in vreemde valuta worden geopend. In dit geval, in het eerste geval, is het niet nodig om een extra rekening in vreemde valuta te openen. Volgens de verordening van de Centrale Bank nr. 266-P kan met een zakelijke kaart ook worden betaald in een andere valuta dan de valuta van de rekening. Bij ontvangst van bijvoorbeeld dollars, zal het systeem van de bank het vereiste bedrag omrekenen (roebels automatisch omzetten in dollars).

Uitgaven

Reglementaire handelingen stellen een lijst op van transacties die in vreemde valuta kunnen worden uitgevoerd met behulp van een bedrijfskaart:

• Ontvangst van contante buitenlandse valuta in het buitenland van de Russische Federatie om gastvrijheid en reiskosten te betalen.
• Betaling van onkosten (vertegenwoordiger/reis) in handels-/serviceorganisaties in vreemde valuta buiten Rusland.

Andere operaties worden als illegaal beschouwd. Het toezicht op de naleving van de lijst wordt uitgevoerd door de bankstructuur.

Lokaal organisatiedocument

De onderneming moet een wet ontwikkelen die de basisregels voor het gebruik van bedrijfskaarten definieert. Dit document moet geïnstalleerd zijn:

• Lijst met transacties en uitgaven die een werknemer mag doen.
• Verrekeningslimieten.
• Procedure voor het indienen van een melding op een bedrijfskaart.
• Informatie over de ontoelaatbaarheid van het verstrekken van de pincode aan derden.
• De deadline voor een werknemer om vooraf een melding op een bedrijfskaart in te dienen. In dezelfde paragraaf is het raadzaam om de documenten op te sommen die de informatie bevestigen.

Ook:

• De kring van werknemers die recht hebben op het ontvangen van bedrijfskaarten wordt bepaald door de volgorde van het hoofd.
• Sluit aansprakelijkheidsovereenkomsten met relevante werknemers.
• Werknemerskaarthouders moeten bekend zijn met de procedure voor het gebruik van handtekeningkaarten.

De teruggave en uitgifte van betaalinstrumenten wordt bijgehouden in een speciaal grootboek.

Kenmerken van reflectie

De boekhouding van de lopende rekening wordt bij de onderneming op de rekening bijgehouden. 55. Er wordt een subrekening voor hem geopend 55.4.

Als de rekening een minimumsaldo heeft, is het raadzaam om subrekeningen van de tweede orde aan te maken: "Minimumsaldo" en "Betalingslimiet".

Als een organisatie meerdere rekeningen heeft geopend (voor elke kaart), dan wordt subrekening 55.4 aangemaakt dooraan elk van hen. Als meerdere kaarten van verschillende werknemers die betalingen doen binnen de algemene limiet worden uitgegeven aan één rekening, wordt de noodzaak om analytische gegevens bij te houden in de context van houders onafhankelijk bepaald door de onderneming.

In gevallen waarin een bedrijfskaart is gekoppeld aan één zichtrekening, is het raadzaam om een subaccount aan te maken op de rekening. 51 of 52.

Boekhouding

De regels voor het vastleggen van transacties worden voor het gemak in de tabel weergegeven:

db	cd	Bestemming	Bevestiging
55.4	51	Het bedrag van de betalingslimiet en het minimumsaldo (in roebels) overboeken van de rekening van de onderneming naar de kaartrekening (roebel)	Betalingsopdracht, bankafschrift.
55.4	52	Overboeking van de betalingslimiet en minimumsaldo in vreemde valuta van een vreemde valutarekening naar een zakelijke rekening.	Betalingsdocument, bankafschrift.
55.4	67, 66	Ontvangst van tegoeden op de kaartrekening op de datum van een enkele bijschrijving, indien een passende overeenkomst is gesloten met de bankstructuur	Bankopdracht, bankafschrift.
55.4	66	Ontvangst van tegoed op de kaartrekening op de dag van betaling door kredietfondsen van een bankorganisatie bij gebrek aan eigen geld van het bedrijf, indien een debetstandovereenkomst is ondertekend met de bank	Bankafschrift, bevelschrift.
91.2	51, 52	Bankkosten betalen voor het uitgeven, uitgeven en onderhouden van een kaart	Bankafschrift, boekhoudafschrift.
91.2	66	Berekening van de rente op een lening verstrekt door een bedrijfskaart	Bankafschrift, boekhoudafschrift.
66	51, 52	Overboeking van geld om een lening of rente terug te betalen op een lening die is ontvangen in verband met het gebruik van een kaart	Betalingsopdracht (document), bankafschrift.

Om de aanvulling van een bedrijfskaart in "1C" weer te geven, wordt het document "Afschrijving van rekening" gebruikt. Het bevindt zich in de sectie "Bank en kassa".

Boekhouding voor schikkingen

Er zijn twee opties voor het vastleggen van transacties: vereenvoudigd en academisch. Hun kenmerken worden getoond in de tabellen.

Vereenvoudigde methode

db	cd	Bestemming	Bevestiging
71	55.4	Weerspiegeling van de hoeveelheid werk betaald met de kaart,diensten, goederen, evenals contant geld dat van de kaart is gehaald in het kader van houders (rapporterende medewerkers) op de datum vermeld op het bankafschrift	Bankafschrift met decoderingstoepassing voor bedrijfskaarten.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 enz.	71	Weergave van betaalde materialen, werken, diensten, in overeenstemming met het voorschot ingediend door de werknemer met ondersteunende documenten, vanaf de datum van het rapport.	Facturen, tickets, ontvangstbewijzen, cheques, originele bonnen, geldautomaten, enz.

Academische versie

db	cd	Bestemming	Bevestiging
10, 20, 26, 44 enz.	71	Weergave van materialen, werken, diensten betaald met een bedrijfskaart, in overeenstemming met het rapport met ondersteunende documentatie op de datum van indiening	Tickets, bonnen, originele bonnen, kassabonnen, enz.
71	57	Weerspiegeling van een transactie gemaakt op een kaart, maar niet verantwoord op een bankrekening	Boekhoudingsreferentie.
57	55.4	Weergave van het bedrag van betaalde goederen, werken, diensten, contant geld dat van de kaart is gehaald, in de context van verantwoordelijke personen op de dag dat ze worden weergegeven op een bankafschrift	Extractbank met decodering door kaarten.

Als de datum van het rapport op de bedrijfskaart samenv alt met de dag waarop de transactie wordt weergegeven op het bankafschrift, worden de transacties uitgevoerd volgens de eerste optie.

Bovendien moet voor beide opties rekening worden gehouden met de hoeveelheid schade:

db	cd	Bestemming	Bevestiging
73.2	55.4	Weerspiegeling van het bedrag van de materiële schade veroorzaakt door het niet overleggen van bewijsstukken door de werknemer of in verband met het gebruik van kaartgelden voor persoonlijke behoeften	Bankafschrift, boekhoudafschrift.
50, 70	73.2	Vergoeding van schade door een werknemer via de kassa van de onderneming of door inhouding op de inkomsten	Boekafschrift, ontvangstbestelling.

Bedrijfskaartrapport: voorbeeld

De werknemer die het geld voor het rapport heeft ontvangen, moet een document overleggen waarin alle gemaakte kosten worden beschreven. De bewijsstukken zijn eraan gehecht. De relevante instructies worden opgesteld in de volgorde die is goedgekeurd door de Centrale Bank.

Orde van het State Statistics Committee van 2001 keurde het standaardformulier van het rapport AO-1 goed.

In het formulier zijn er echter geen regels waarin u transacties op bedrijfskaarten kunt weergeven. Er zijn twee manieren om de situatie op te lossen:

• Vul het standaardformulier aan. Zoals vastgelegd in de Orde, heeft de organisatieheeft het recht om extra regels toe te voegen aan het uniforme formulier.
• Ontwikkel zelf een formulier. Uniforme formulieren vanaf 2013-01-01 worden niet als verplicht beschouwd voor ondernemingen. De overeenkomstige bepaling volgt uit federale wet nr. 402.

Laten we een voorbeeld bekijken. De werknemer kreeg een bedrijfskaart van Sberbank, waarop 50 duizend roebel beschikbaar is. Hij kreeg de opdracht om een multifunctioneel apparaat te kopen, waarvan de kosten 110 duizend roebel zijn. In overeenstemming met de betalingsopdracht werden 65 duizend roebel op de kaart overgeschreven. Na aankoop van het apparaat bleek het saldo 5000 roebel te zijn.

De accountant van de onderneming vult het standaardformulier van het rapport aan met meerdere regels. Allereerst zijn er kolommen die de bedragen weergeven vanaf de datum waarop de kaart werd gebruikt:

• "Saldo op de kaart". Deze regel wordt ingevuld als de medewerker het betaalmiddel niet heeft afgegeven.
• "Uitgiftekaart …". Deze regel bevat informatie of het betaalinstrument is uitgegeven vóór de uitvoering van de taak.

Het saldo op de kaart wordt herkend als gelijk aan 0 onder de voorwaarden van het voorbeeld, aangezien de kaart aan de werknemer is uitgegeven voordat de opdracht werd voltooid. De regel "Issued a card" geeft het nummer en het beschikbare bedrag aan.

Om de aanvulling van fondsen weer te geven, is de kolom "Betalingsopdracht" aan het rapport toegevoegd. De datum, het documentnummer wordt hier aangegeven.

De regel "Totaal" moet het bedrag van het saldo op de uitgegeven kaart en het bedrag van de extra overboeking bevatten. Volgens de voorwaarden van het voorbeeld is het totaal 115RUB duizend

Op de achterkant van het rapport moeten de documenten worden vermeld waarmee de werknemer de gemaakte onkosten bevestigt. De werknemer moet de datum van de uitgave en het bedrag aangeven.

Geldopname

Bij het ontwikkelen van een meldingsformulier is het noodzakelijk om te voorzien in een situatie waarin de werknemer de diensten of goederen niet per bankoverschrijving kan betalen. Dienovereenkomstig zal de werknemer het vereiste bedrag moeten uitbetalen.

Om dergelijke transacties weer te geven, worden de volgende regels toegevoegd:

• "Teruggetrokken van kaart".
• "Contant geld uitgegeven".
• "Toegevoegd aan kaart via terminal".
• "Kassaldo".

Alle transacties met geld worden weergegeven op de voorkant van het rapport.

Ontvangstbewijs van het document

Accountable werknemer moet een rapport indienen bij een accountant of hoofd van de onderneming. Daarna wordt het document gecontroleerd en vervolgens goedgekeurd door de directeur van de organisatie.

Goederen, diensten die door een medewerker zijn gekocht, worden gecrediteerd. De werknemer ontvangt een ontvangstbewijs voor de acceptatie van het rapport - onderaan het formulier. Als het niet wordt verstrekt in de vorm die door de onderneming is ontwikkeld, wordt het ontvangstbewijs opgesteld in een willekeurige vorm.

Formulier goedkeuring

Volgens algemene regels moet het hoofd het door de onderneming ontwikkelde formulier zelfstandig goedkeuren. Een dergelijke vereiste is vastgelegd in federale wet nr. 402. Dezelfde vereiste is van toepassing als de organisatie een uniform formulier gebruikt.

Meestal monstersvormen van primaire documenten zijn opgenomen in de bijlagen bij het besluit bij goedkeuring van de grondslag voor financiële verslaggeving.

Een rekening openen

Om een account met bedrijfskaarten aan te maken, heeft het bedrijf eerst de documenten nodig die nodig zijn om een gewone account te openen. Daarnaast moet u een aanvraag schrijven, waarvan het formulier door de bank wordt verstrekt. Het is geschreven voor elke werknemer-kaarthouder. Documenten waarmee de betreffende medewerkers worden geïdentificeerd zijn ook bijgevoegd. Dit gaat met name over een paspoort, evenals documenten die de arbeidsrelatie met de onderneming bevestigen (een kopie van het contract). De bank kan indien nodig om andere papieren vragen.