Wat zijn de taken van een secretaresse

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:37

Om de taken van een secretaresse duidelijk te definiëren, moet je weten wie het precies is. Deze positie is immers vanuit meerdere hoeken te bekijken. Bekend is bijvoorbeeld de secretaris-referent als kantoormedewerker, de secretaris-generaal als het hoofd (hoofd) van een bepaalde organisatie, de staatssecretaris als ambtenaar, de secretaris als diplomatiek persoon, de secretaris van het hoofd als werknemer en andere opties. Meestal bedoelen ze bij het verwijzen naar deze functie een werknemer die de taken (opdrachten) van zowel de directeur van de onderneming als de individuele hoofden van de structurele afdelingen uitvoert. Het blijkt dat de officiële taken van de secretaris in dit geval worden teruggebracht tot het uitvoeren van eenmalige opdrachten om organisatorische en technische problemen op te lossen.

Wat een secretaresse moet weten en doen

Dagelijks moet de secretaresse de volgende functies vervullen:

1. Accepteer informatie van ondergeschikten om deze door te geven aan de manager.
2. Zorg voor telefonische communicatie van het hoofd. in zijn afwezigheidinformatie ontvangen en vervolgens onder de aandacht van de directeur brengen.
3. Ontvang en bewaar telefoonberichten.
4. Creëer voorwaarden voor het normale werk van het hoofd: controleer de behoefte aan briefpapier en kantoorapparatuur.
5. Assisteren bij de organisatie van productievergaderingen en vergaderingen. Informeer de deelnemers over de datum, plaats en tijd van het evenement. Verzamel de benodigde materialen, zorg voor de aanwezigheid van de aanwezigen en maak notulen van de vergadering.
6. Kantoorwerk uitvoeren bij de onderneming. Hiervoor moet de secretaris de binnenkomende correspondentie ontvangen, systematiseren en ter overweging voorleggen aan het management. Vervolgens, op basis van het opgelegde visum, de documenten tegen ondertekening overmaken aan de uitvoerende kunstenaars. De taken van de secretaris omvatten ook controle over de voortgang, timing en resultaten van hun uitvoering.
7. Afdrukken en reproduceren van documenten.
8. Organiseer de ontvangst van bezoekers aan het hoofd van het bedrijf en creëer, indien mogelijk, voorwaarden voor een snelle oplossing van problemen.

Om deze schijnbaar eenvoudige taken van een secretaresse uit te voeren, moet een werknemer het volgende weten:

• de volledige samenstelling van het management van de onderneming en haar structurele afdelingen;
• charter, personeel en structuur van de onderneming, haar profiel, ontwikkelingsvooruitzichten en specialisatie;
• normatieve documenten voor een goede administratie;
• regels voor het gebruik van kantoorapparatuur en communicatie;
• regels van VTR, OT, brandveiligheid en industriële sanitaire voorzieningen;
• regels van arbeidsorganisatie op het werklocatie;
• normatieve en juridische handelingen, orders, resoluties, orders voor planning, boekhouding en kwaliteitsbeheer van uitgevoerde werkzaamheden.

Bedrijfsspecificaties

Als we het hebben over een meer specifieke, enge specialisatie, dan is de situatie iets anders. Neem bijvoorbeeld de taken van een secretaris-klerk. De titel van de functie definieert duidelijk het aspect van het uit te voeren werk. Gewoonlijk heeft elke onderneming al een functiebeschrijving, die de activiteitsgebieden van een specialist in het bijhouden van gegevens aangeeft. Als zo'n instructie niet bestaat, is het beter om deze te maken. Om dit te doen, moet u de kwalificatiegids gebruiken, die bij benadering voorbeelden bevat. Daarna moet de standaardversie definitief worden gemaakt in relatie tot een bepaalde organisatie, rekening houdend met de bijzonderheden en interne kenmerken. In het algemeen moeten 3 hoofdrichtingen duidelijk worden getraceerd in de taken van een secretaris-klerk:

1. Werken met correspondentie. Ontvangst, verwerking op moderne manieren en tijdige verzending.
2. Correct interne documentatie.
3. Registratie, strikte boekhouding en overdracht van documenten naar het archief voor opslag.

Kenmerken van het werk van de referent

Bij sommige ondernemingen wordt zo'n functie geïntroduceerd in de staat, die een breed scala aan taken omvat: van de "referentiebalie" tot de "adjunct-directeur". Zo'n specialistmoet beschikken over een breed scala aan kennis en een goede beheersing van de situatie. De taken van de referent-secretaris worden door de uitbreiding van bevoegdheden iets uitgebreid. Over het algemeen is dit het gebruikelijke werk van een secretaresse, maar het woord "referent" maakt enkele toevoegingen aan de standaardlijst. Met name de adjunct-secretaris kan bij bepaalde zaken zelfstandig bezoek ontvangen. Met bepaalde informatie is hij in staat zelfstandig beslissingen te nemen. Daarnaast voert de referent de verantwoordelijke instructies van het hoofd uit met betrekking tot de economische activiteiten van de organisatie (onderneming). Soms is de adjunct-secretaris belast met het voeren van het personeelsdossierbeheer. Dit wordt alleen gedaan wanneer de totale hoeveelheid werk u in staat stelt aanvullende taken uit te voeren.