Voorbeeld van het doel van zakenreizen voor een juiste registratie

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Het is bekend dat een voorbeeld van het doel van zakenreizen gemakkelijk te vinden is in gespecialiseerde tijdschriften voor accountants. Het lijkt erop dat het niet moeilijk is om kant-en-klare ervaring te gebruiken. Als het doel van de reis echter onjuist is geformuleerd, kunnen de kosten ervan niet in aanmerking worden genomen bij uitgaven ter vermindering van de belastbare winst van de onderneming. Daarom is het noodzakelijk om de zakelijke "reis" van de werknemer doordacht en zorgvuldig te rechtvaardigen.

Welke documenten moet ik voorbereiden

Het is erg handig als een specialist die weet hoe hij een zakenreis moet regelen in een organisatie werkt. Maar in tijden van massale ontslagen moeten veel eigenaren van kleine bedrijven hun eigen administratie bijhouden en het meeste officiële papierwerk doen.

Particuliere ondernemers en medewerkers die geen boekhoudkundige cursussen hebben gevolgd, zijn, indien nodig, geïnteresseerd in hoe reiskostenvergoedingen worden verwerkt.

Het is geen geheim dat deze procedure verschillende stappen omvat.

1. LeidinggevendeHet bedrijf geeft een zakenreisopdracht af in het T9-formulier. Het bevat:

• Volledige naam werknemer;
• zijn personeelsnummer;
• positie;
• afdeling van het bedrijf (afdeling, sector, afdeling) waarin de werknemer werkt;
• doelen en doelstellingen van de reis, de timing, financieringsbronnen (meestal het geld van de werkgever);
• bestemming.

Er is een document bij de bestelling gevoegd - de reden van de reis (memo of uitnodiging).

Tot 2013 was het ook verplicht om een serviceopdracht en een reiscertificaat op te stellen. Deze formulieren zijn niet meer nodig. De arbeidskosten van accountants zijn gedaald, maar er zijn nieuwe vragen gerezen: hoe het feit van een zakenreis te bevestigen en hoe te bewijzen dat het doel van de zakenreis is bereikt?

In dit opzicht blijven werknemers in veel organisaties reiscertificaten uitgeven. Dit is een klein en tegelijkertijd zeer informatief document. Het doel in het reiscertificaat is hetzelfde als in de bestelling.

2. De werkgever koopt reistickets, boekt een hotelkamer.

3. De gedetacheerde medewerker tekent dat hij bekend is met de bestelling, ontvangt vervoerbewijzen en informatie over de woonplaats.

4. Dagvergoedingen worden berekend. Volgens de wet zijn ze:

- 700 roebel. per dag - wanneer u reist binnen het grondgebied van de Russische Federatie.

- 2500 wrijven. per dag - voor zakenreizen naar het buitenland.

De werkgever kan op eigen initiatief de betalingen verhogen, maar in dit geval zal hij verplicht zijn bij te dragen aan het budgetPersoonlijke inkomstenbelasting die wordt geheven over bedragen die de opgegeven waarden overschrijden.

5. Het loon van de werknemer wordt berekend voor de duur van zijn verblijf buiten de hoofdwerkplaats. Het is het gemiddelde dagelijkse inkomen vermenigvuldigd met het aantal dagen van een zakenreis. Als de tijd besteed aan een zakenreis gedeeltelijk in het weekend of op feestdagen v alt, wordt het salaris voor deze dag dubbel berekend.

6. Bij terugkomst van een reis vult de werknemer een voorschot op gemaakte onkosten in het formulier nr. AO-1 en voegt bewijsstukken bij: reisbewijzen, een voucher voor hotelaccommodatie, een reislijst, cheques voor het betalen van brandstof, indien nodig.

7. Samenvattend: is het doel van de reis bereikt? De werknemer stelt een schriftelijk rapport op of dient documenten in die de voltooiing van een taakopdracht bevestigen.

Wat als het aangegeven doel van de reis niet wordt bereikt?

Kunnen de reiskosten in dit geval in aanmerking worden genomen om de belastbare grondslag te verlagen? Deze kwestie veroorzaakt nog steeds controverse tussen accountants en vertegenwoordigers van de federale belastingdienst. Deze laatste stellen dat de kosten van een mislukte reis niet worden geaccepteerd voor belastingadministratie.

Accountants en eigenaren van bedrijven hebben op hun beurt claims ingediend voor erkenning dat de zakenreis van de werknemer van productieve aard is, ongeacht het resultaat. Vaak slagen ze erin om hun standpunt voor de rechtbank te verdedigen.

In het bijzonder een veel voorkomend voorbeeld van het doel van zakenreizen - "Onderteken een contract met de klant." Er bestaatde waarschijnlijkheid dat de transactie niet zal plaatsvinden. In dit geval acht de Belastingdienst het onredelijk om de kosten van een dienstreis toe te rekenen aan kosten ter vermindering van de winst. De bedrijfsleiders zijn er echter herhaaldelijk in geslaagd te bewijzen dat tijdens de onderhandelingen sterke zakelijke banden zijn ontstaan met potentiële klanten, wat in de toekomst kan leiden tot het sluiten van een contract. De rechtbank erkende het recht van de belastingbetaler om reiskosten te accepteren voor fiscale boekhouding.

"Universele" formulering voor taaktoewijzingen

Momenteel adviseren ervaren auditors: als er enige twijfel bestaat dat het doel van de reis zal worden bereikt, is het beter om dit in de volgorde in algemene termen aan te geven. Bij het stellen van doelen is het toegestaan om gratis formuleringen te gebruiken. Hier zijn voorbeelden van de doeleinden van zakenreizen die de werknemer niet verplichten om het feit van het voltooien van de taak te documenteren:

Ivanov I. En hij gaat naar de stad N-sk voor:

• productieproblemen oplossen,
• onderhandelingen over mogelijke samenwerking,
• zakelijke contacten leggen,
• onderzoek de markt naar de mogelijkheid om goederen te kopen.”

De gedetacheerde werknemer heeft de in de bestelling aangegeven taak niet voltooid

Als een specifiek doel is gesteld en dit niet is bereikt, is het toegestaan om een toelichting van de medewerker te vragen met daarin informatie over:

• waarom de servicetaak is mislukt,
• wat is het resultaat van de reis,
• dan is de "reis" economisch voordelig voor het bedrijf.

Als er een brief is van de belastingambtenaarautoriteiten erkennen het in de regel als legitiem om reiskosten te accepteren voor belastingadministratie.

Aan welke voorwaarden moet worden voldaan bij het toewijzen van een serviceopdracht?

Helaas geven de normatieve documenten niet de juiste voorbeelden van de doeleinden van zakenreizen als voorbeeld. De taken die de werknemer tijdens de reis moet oplossen, bepa alt de werkgever zelfstandig. Bij het opstellen van een bestelling is het echter belangrijk om met enkele punten rekening te houden:

1. Om ervoor te zorgen dat reiskosten worden geaccepteerd voor belastingadministratie, moet de productiebehoefte om een werknemer naar een andere stad of een ander land te verhuizen duidelijk zijn. De kosten van reizen naar een bedrijfsevenement of een prijsuitreiking kunnen bijvoorbeeld niet worden opgenomen in de uitgaven om de winst te verminderen.
2. Doelen en doelstellingen van de zakenreis moeten overeenkomen met de taken van de werknemer.
3. De datum en route van de "reis" kunnen de oorzaak niet tegenspreken. Als een medewerker bijvoorbeeld op zakenreis is gestuurd om deel te nemen aan een tentoonstelling, moet hij binnen 24 uur na afloop van het evenement in tegengestelde richting vertrekken.

Reizen van senior personeel

Eerste personen van bedrijven en hun plaatsvervangers reizen in de regel naar andere steden en landen voor:

• het voeren van belangrijke onderhandelingen met partners,
• deelname aan officiële evenementen,
• contacten leggen met potentiële klanten.

Een zakenreis van een manager wordt meestal niet uitgegeven door een bestelling in het formulierT9, maar met een bevel met de zin: "Ik vertrek naar _ met het doel …". In de bestelling, zoals in de bestelling, is het noodzakelijk om de volledige naam te vermelden. en de positie van de werknemer, bestemming, doel en doelstellingen van de zakenreis.

Hier zijn voorbeelden van taaktoewijzingen die de eerste persoon van het bedrijf aan zichzelf of zijn plaatsvervangers kan toewijzen:

• onderhandelen met Komplekt LLC;
• demonstratie van monsters van producten van Standard LLC;
• deelname aan de tentoonstelling "Electrical Materials of Russia", Moskou 27 september 2016;
• een presentatie houden voor de deelnemers van de Cosmotechnics meeting op 20 juli 2016;
• deelname aan het seminar "Hoe overleef ik de financiële crisis" op 21 augustus 2016, gehouden door LLC Training Center "Consultation" in Moskou;
• lezing voor studenten en afgestudeerde studenten van de Staatsuniversiteit van Moskou over het onderwerp "Staatssteun voor binnenlandse producenten";
• uitwisseling van ervaring met de deelnemers van de conferentie "Business is easy and fun", gehouden van 10 tot 15 oktober 2016;
• professionele ontwikkeling;
• ervaar nieuwe technologieën.

De zakenreis van de directeur en zijn plaatsvervangers kunnen ook verband houden met het controleren van de kwaliteit van het werk van de filialen van het bedrijf. Hier zijn enkele voorbeelden:

• samenvatting van de resultaten van de financiële en economische activiteiten van de dochteronderneming Our Firm LLC voor de 1e helft van 2016;
• deelname aan de audit van financiële en handelsactiviteiten van het filiaal van OOO "Enterprise" in N-sk;
• analysekwaliteit van het werk en certificering van personeel van het extra kantoor nr. 0233 in A-sk van 02 september tot 10 september 2016

Indien nodig kan het doel van de reis worden onderverdeeld in verschillende kleinere taken. Ze worden meestal niet aangegeven in de bestelling, maar worden weerspiegeld in de interne documenten van het bedrijf.

Zo kunnen bijvoorbeeld de volgende taken worden ingesteld met als doel "onderhandelen met Perspektiva LLC over mogelijke samenwerking":

Kennismaking en persoonlijk gesprek met de algemeen directeur van Perspektiva LLC: demonstratie van promotiemateriaal, productmonsters, bespreking van leveringsvoorwaarden

Gepland resultaat:

• om contact te leggen met het hoofd van Perspektiva LLC,
• om hem informatie te geven over de concurrentievoordelen van de producten van Ons Bedrijf en de voordelen van samenwerking,
• onderhandelen over een contract voor de levering van de eerste partij goederen.

2. Deelname aan een vergadering met de inkoopafdeling van LLC "Enterprise", bespreking van de voorwaarden van het contract.

Gepland resultaat:

• Het recht verkrijgen om goederen te leveren tegen de voorwaarden van 100% vooruitbetaling, onder voorbehoud van de levering van Perspektiva LLC met een groothandelskorting van niet meer dan 20% van de prijs aangegeven in de prijslijst (optie 1);
• Maak afspraken over de levering van goederen in de hoeveelheid van één ton grondstoffen per maand, zonder korting, met betaling in termijnen voor een periode van niet meer dan 3 weken (optie 2).

Na terugkomst van een reis somt de directeur op of het doel van de reis is bereikt.

Zakenreizen van verkoopmanagers

Een zakenreis boekeneen medewerker die verantwoordelijk is voor klantenservice en verkoop? Salesmanagers krijgen meestal duidelijke doelen gesteld, uitgedrukt in kwantitatieve termen. Hoe goed en efficiënt een werknemer een businessplan vervult, hangt af van zijn verdiensten en carrièrevooruitzichten.

Als een werknemer die verantwoordelijk is voor het werken met klanten de hoofdtaak van een zakenreis (een verkoop doen) niet voltooit, wil de werkgever nog steeds zoveel mogelijk informatie krijgen over de potentiële klant, de vooruitzichten voor samenwerking met hem, evenals de redenen waarom het gelukt is om de deal te sluiten.

Bovendien is het belangrijk voor het hoofd van een bedrijf dat gericht is op het uitbreiden van het klantenbestand om te begrijpen met welke van de concurrerende bedrijven de potentiële klant samenwerkt en onder welke voorwaarden de contracten worden gesloten.

Als een verkoopmanager op zakenreis gaat, krijgt hij daarom een doel op meerdere niveaus, dat niet alleen taken omvat die verband houden met onderhandelingen met de klant, maar ook met het verzamelen van marktinformatie.

Hoofdtaak kan als volgt klinken:

• onderhandelen en eerste contact leggen met Future Client LLC;
• sluiten van een contract voor de levering van materialen voor het bedrijf JSC "Klant";
• uitbreiding van het klantenbestand, verkennen van marktkansen in N-ska;
• deelname aan de tentoonstelling "Building materials today" 01 augustus 2016;
• uitwisseling van ervaring met salesmanagers van de westerse tak van het bedrijf; deelname aan corporateConferentie over winstgevende deals;
• Opleiden van nieuwe medewerkers van West Branch Sales Department;
• organisatie en houden van het seminar "Succesvol werk".

"Afsluiten van een contract voor de levering van goederen" is het meest populaire doel van zakenreizen voor werknemers die verantwoordelijk zijn voor het werken met klanten. Het kan worden onthuld in problemen:

• ontmoeting met een vertegenwoordiger van de inkoopafdeling van Future Customer LLC, identificatie en analyse van behoeften;
• Bezoek aan concurrerende ondernemingen LLC "Rival 1" en JSC "Rival 2" als een "mystery shopper": prijslijsten verkrijgen, informatie verzamelen over de samenwerkingsvoorwaarden met klanten, een rapport opstellen voor de marketingafdeling, identificeren de sterke punten van de LLC "Rival 1" en JSC "Rival 2";
• onderhandelingen met het hoofd van de inkoopafdeling van Future Client LLC, demonstratie van productmonsters, overeenstemming over de voorwaarden van het contract;
• ontmoeting met de CEO van Future Client LLC, ondertekening van het contract.

Na terugkomst van een reis moet de verkoopmanager een rapport indienen over de uitvoering van elke taak en de behaalde resultaten. Het gaat vergezeld van notulen van onderhandelingen, een analyse van de behoeften van een potentiële klant, materiaal voor marktonderzoek, kopieën van commerciële aanbiedingen, een ondertekend contract (indien aanwezig).

Op dezelfde manier kan het doel van een zakenreis worden geformuleerd voor het hoofd van de klantenafdeling of de directeur van de verkoopafdeling.

De volgende taken kunnen worden toegewezen aan het managementteam:

• het uitvoeren van een interneaudit van verkooptransacties,
• controle over het werk van de tak van het bedrijf,
• deelname aan de vergadering van de Customer Experience Improvement Committee,
• het verstrekken van een verkooprapport aan bestuursleden tijdens de jaarvergadering.

Reizen om benodigdheden te kopen

Directeuren van ondernemingen, evenals medewerkers van inkoopafdelingen, gaan vaak op zakenreis om goederen te kopen voor de behoeften van de onderneming.

In dit geval kan de bestelling elk voorbeeld van het doel van zakenreizen specificeren uit de volgende:

• onderhandelen met Mogelijke Leverancier 1 LLC en Mogelijke Leverancier 2 LLC, bespreking van de voorwaarden voor samenwerking;
• zakelijke contacten leggen met Zavod LLC, het productieproces en productmonsters bestuderen;
• afsluiten van contracten voor de aankoop van grondstoffen en componenten met LLC "Material" en JSC "Details";
• onderhandeling over de voorwaarden van het contract met de leverancier Producer LLC.

Reizen van productiearbeiders

Vaak "reis"-account voor ingenieurs voor de installatie en installatie van apparatuur, bouwers, arbeiders. Voor deze specialisten is elk voorbeeld van een zakenreistaak uit het volgende relevant:

• installatie en eerste testen van productieapparatuur "Line-1" in de werkplaatsen van JSC "Customer",
• installatie, afstelling en inbedrijfstelling van apparatuur "Conveyor-100",
• garantieservice van de machine "A-2",
• onderhoudswerkzaamheden aanproductielijn JSC "Klant",
• ongeplande reparaties, machinestoringen verhelpen,
• onderhoud van apparatuur.

Chauffeurs voor zakenreizen

"Stuurarbeiders" moeten vaak naar andere steden reizen om goederen en documenten te vervoeren en specialisten naar hun werk te brengen.

Een zakenreis van een medewerker van deze categorie gaat meestal gepaard met de volgende taken:

• levering van de commercieel directeur van Standard LLC op de plaats van onderhandelingen met Client LLC,
• ontvangst van materialen in het magazijn van de leverancier, levering van vracht op het grondgebied van Our Firm LLC,
• autoreparatie, aankoop van reserveonderdelen,
• technische autodiagnostiek in een gecertificeerde autoservice.

Conclusie

Nu weet je op welke punten het belangrijk is om op te letten bij het regelen van een zakenreis van een medewerker. In dit artikel kunt u een voorbeeld van het doel van zakenreizen kiezen dat bij uw persoonlijke situatie past.