Adjunct-afdelingshoofd: functies en verantwoordelijkheden, kwalificaties, persoonlijke kwaliteiten

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

In dit artikel willen we een van de leiderschapsposities introduceren die beschikbaar zijn in bijna elke grote organisatie. Dit is het plaatsvervangend hoofd van de afdeling. Denk aan de functieomschrijving, de taken van een specialist. We zullen de positie ook analyseren vanuit het oogpunt van de sollicitant - de nodige persoonlijke en professionele kwaliteiten, een geschatte cv, opleiding, werkervaring.

Algemene bepalingen

En we beginnen met de functiebeschrijving van het plaatsvervangend hoofd van de afdeling. Het document bevat een aantal fundamentele algemene bepalingen. Laten we ze opsplitsen:

1. Adjunct-hoofd van de afdeling - een senior positie. Specialist in de categorie "topmanager".
2. Burgers met een hogere beroepsopleiding (in een richting die verband houdt met de activiteiten van het bedrijf van de werkgever) worden aanvaard voor de functie. Werkervaring specifiek in de specialiteit - minimaal 3 jaar.
3. Als aanstelling in de functie van plaatsvervangend afdelingshoofd, en ontslag daarvan- het prerogatief van de directeur van de organisatie of onderneming. Aanvaarding en ontslag worden uitgevoerd volgens het bevel ondertekend door deze ambtenaar, op voorschrift van het hoofd van deze afdeling.
4. Adjunct-afdelingshoofd rapporteert aan afdelingshoofd.
5. Tijdens de afwezigheid van deze ambtenaar op de werkvloer (vakantie, ziekteverlof, zwangerschapsverlof, enz.), worden zijn taken op de voorgeschreven manier overgedragen aan een door de directie aangestelde werknemer. Deze medewerker neemt tijdelijk de taken van het plaatsvervangend afdelingshoofd (directeur) over. Hij draagt ook de volledige verantwoordelijkheid voor hun (plichten) onvolledige, onjuiste uitvoering of voor het negeren ervan.

Basisvereisten voor een specialist

Adjunct-afdelingshoofd (afdelingshoofd) moet het volgende weten:

• Bevelen, bevelen, andere richtlijnen en normatieve officiële richtlijnen met betrekking tot hun werkterrein.
• Fundamenten van arbeidsbescherming, economie, werkorganisatie, personeelsbeheer.
• Arbeidswetgeving van de Russische Federatie.
• Regels van het arbeidsreglement van de werkgever.
• Regels en normen voor veiligheid, brandbeveiliging, industriële sanitaire voorzieningen.

Speciale vereisten voor een specialist

De functiebeschrijving van het plaatsvervangend hoofd van de afdeling is geen universeel document. Verdere kwalificatie-eisen voor een specialist verschillen afhankelijk van welke afdeling,organisatie waar hij werkt. Denk bijvoorbeeld aan de afdeling materiaal- en technische ondersteuning.

De specifieke vereisten voor "plaatsvervanger" zijn als volgt:

• Ken de basisprincipes van het organiseren van technische en materiële ondersteuning, laden en lossen.
• Ken de regels en procedures voor het ontvangen en verzenden van goederen, het bestellen van geschikte voertuigen en containers.
• Om op de juiste manier officiële documentatie op te stellen voor de ontvangst en verzending van goederen, evenals voor hun klacht in geval van niet-naleving van de leveringsvoorwaarden, de technische vereisten van het tewerkstellende bedrijf.
• Ken de huidige regelgeving, regels over het assortiment van productvoorraden, normen voor brandstofverbruik of grondstoffen, inventaris, instrumenten, materialen, enz.
• Wees op de hoogte van de voorwaarden voor transport en opslag van de producten van uw bedrijf of partners.

Functies

Dit gedeelte van de functiebeschrijving van het plaatsvervangend hoofd van de afdeling zal ook niet universeel zijn. De inhoud is uniek voor elk van de activiteitsgebieden van bedrijven en hun divisies. We nodigen u uit om vertrouwd te raken met de geschatte inhoud van de sectie voor hetzelfde voorbeeld (adjunct-afdeling technische en materiële ondersteuning van de organisatie):

• Beheren van het werk van een ondergeschikte afdeling bij het opstellen van berekeningen van de behoeften van een bedrijf of onderneming aan grondstoffen en materialen (in het geval van een productielijn van activiteit).
• Het hoofd van zijn afdeling voorzien van goedkeuring van planningsdocumenten, projectenvolgens de behoefte van het bedrijf aan materialen, grondstoffen, producten in een bepaalde periode (bijvoorbeeld voor het volgende kalenderjaar).
• Analyse van de beweging van producten, materialen in de magazijnen van het bedrijf.
• Aanpassing en controle van de behoeften van de productieafdelingen van het bedrijf aan materiële middelen (ook bij het wijzigen van het uitvoerbereik).
• Het opstellen van een uitvoerende balans voor materialen voor de productie van de hoofdcategorie goederen, het vaststellen van afwijkingen op basis van de aan-/afwezigheid van de benodigde materialen.
• Voorstellen voorbereiden aan het hoofd van zijn afdeling (technische en materiële ondersteuning) over materialen die zich in magazijnen bevinden zonder beweging - indien mogelijk, hun succesvol gebruik, implementatie.
• Directe deelname aan de commissie voor de inventaris van grondstoffen, materialen in de magazijnen van het bedrijf.
• Voorbereiding van statistische rapportage over de verplaatsing en het gebruik van materiële hulpbronnen op reeds goedgekeurde manieren en vormen.
• Deelnemen aan de uitvoering van maatregelen voor een zuinig gebruik van grondstoffen, materialen, apparatuur door de kosten van aanschaf, levering en opslag daarvan te verlagen.
• Controle over de activiteiten van de werkplaatsen van de onderneming (indien aanwezig) voor het gebruik, de opslag en de boekhouding van materiële activa die daar beschikbaar zijn.

Feedback

Een andere categorie afdelingshoofdtaken. In ons voorbeeld de afdelingen materiaal en technische ondersteuning. De taken van het hoofd van de personeelsafdeling zijn hier natuurlijk:anderen.

Feedback betekent het ontvangen van "plaatsvervanger" van andere structurele afdelingen van het bedrijf of de organisatie van het volgende:

• Productieafdelingen van de onderneming. Productieplannen, zowel voor de huidige als voor de volgende periode van activiteit om de behoefte aan bepaalde materiële middelen te berekenen.
• Magazijnen van de afdeling technische / materiële levering. Informatie over het saldo van materiële activa, hun beweging in het magazijn.
• Hoofden van de technische afdelingen van het bedrijf. Verbruikspercentages van materialen, grondstoffen voor de vervaardiging van een specifiek type producten. Evenals veranderingen in het ontwerp, de productie, de structuur, de samenstelling van goederen, die een herberekening van de behoefte aan grondstoffen of ander materiaal vereisen.

Specialistenrechten

De rechten van de plaatsvervanger van de afdelingen personeel, materiële ondersteuning, samenwerking, betalingen en overdrachten zullen hetzelfde zijn - ongeacht de specialisatie van de ambtenaar.

Deze sectie bevat het volgende - rechten op:

• Kennismaking met de projecten van de directeur van een onderneming of organisatie die direct of indirect verband houden met het werk van de afdeling.
• Voorlegging ter overweging door het management van een onderneming, bedrijf, firma van een aantal voorstellen ter verbetering van hun eigen activiteiten, voorzien in de functiebeschrijving van de plaatsvervanger.
• Binnen de grenzen van zijn bevoegdheid, het hoofd van zijn eigen afdeling op de hoogte brengen van de vastgestelde tekortkomingen, tekortkomingen in het werk van deze structurele eenheid. En ook om voorstellen te doen voor hun uitroeiing, vermijding, enz.
• Implementerende nodige interactie met de hoofden en hun plaatsvervangers van andere structurele afdelingen van de organisatie.
• Goedkeuren, officiële documentatie ondertekenen binnen hun bevoegdheid.
• Doe suggesties om vooraanstaande medewerkers van uw eigen unit aan te moedigen. Evenals het opleggen van sancties (volgens de Russische arbeidswet) met betrekking tot degenen die de arbeids- en/of productiediscipline hebben geschonden.
• Vraag van het hoofd van uw structurele eenheid, de directeur van de hele organisatie, assistentie bij de uitvoering van hun arbeidsrechten en de uitvoering van officiële taken.

Verantwoordelijkheid van een ambtenaar

Adjunct-hoofd, afdelingshoofd is verantwoordelijk voor genomen beslissingen, ondertekende documenten en contracten, onjuist uitgevoerd werk of inactiviteit.

Arbeidsrecht impliceert de volgende verantwoordelijkheid voor deze functionaris:

• Voor onjuiste uitvoering of niet-uitvoering van hun arbeidsplichten, die worden verstrekt door de functiebeschrijving van de plaatsvervanger. Voor zover de arbeidswetgeving van de Russische Federatie dit impliceert.
• Voor overtredingen tijdens de uitvoering van hun arbeidsactiviteiten. De aansprakelijkheidsgrenzen worden beperkt door de administratieve, strafrechtelijke en civiele wetgeving van de Russische Federatie.
• Voor het toebrengen van materiële schade aan de werkgever van het bedrijf. De aansprakelijkheidsgrenzen worden geregeld door de arbeids- en burgerlijke wetgeving van Rusland.

Samenvattingplaatsvervanger

Er zijn veel cv's van sollicitanten voor de functie van plaatsvervangend afdelingshoofd en op arbeidsbeurzen, en als reactie op aanbiedingen van organisaties. Eigenlijk is het tegenwoordig niet vereist om bepaalde vaardigheden te hebben bij het samenstellen van dergelijke documenten: je kunt veel sjablonen, voorbeelden, voorbeelden vinden waar het behoorlijk competent, informatief en beknopt is om informatie over jezelf, opleiding, carrière in te voeren. Veel arbeidsbureaus bieden zelfs standaard cv-formulieren aan om in te vullen.

Maar als je op zoek bent naar een baan als plaatsvervangend afdelingshoofd, is het belangrijk om de volgende persoonlijke informatie over jezelf niet te vergeten:

• Soort werk waar je klaar voor bent: fulltime/parttime, bereid om te reizen, ploegendienst.
• Woonplaats, mogelijkheid tot verhuizing.
• Leeftijd, burgerlijke staat.
• Informatie over onderwijs: de volledige naam van de universiteit of mbo-onderwijsinstelling, faculteit en specialiteit waarvoor de opleiding is gevolgd. Bachelor, Master of Specialist. De vorm van onderwijs is voltijds, seminarie, deeltijds, afstandsonderwijs. Indien de aanvrager een rood diploma heeft of andere opleidingsverschillen, dan is het raadzaam dit te noteren (vooral voor young professionals).
• Informatie over aanvullende opleidingen, afgeronde seminars en trainingen, om-/bijscholingen. Het wordt gepresenteerd volgens het volgende plan: de naam van het onderwijscentrum, de richting van de opleiding, de naam van de cursus, het aantal uren, het diploma. Het is natuurlijk belangrijk om alleen aan te geven wat relevant is voor het werk dat voor ons ligt.
• Kennis van een vreemde taal(categorie volgens de internationale norm).
• Een rijbewijs hebben (categorie).
• Persoonlijke kwaliteiten van de sollicitant.
• Ervaring. Of je nu op zoek bent naar een baan bij de politie (plaatsvervanger, hoofd van de politie) of in de informatie-, handels-, productieomgeving, dit punt zal overal het belangrijkste en meest fundamentele zijn. De werkgever zal veel aandacht aan hem besteden in het cv. Elke leidinggevende functie vereist immers dat de sollicitant werkervaring heeft, bovendien succesvol en productief is. Plaatsen van eerdere tewerkstelling worden weergegeven in omgekeerde chronologische volgorde, van de laatste naar de vroegste.
• Verwacht salaris. In de regel schrijven ervaren sollicitanten hier geen specifieke cijfers, ze beperken zich tot een bescheiden "in overleg".

Persoonlijke kwaliteiten van een specialist

Deze kolom in het cv is niet de belangrijkste voor een HR-specialist. Het is echter belangrijk voor de aanvrager zelf. Bepaalde persoonlijke kwaliteiten, soorten karakter helpen om succesvol te werken als plaatsvervangend hoofd van de afdeling - onderzoek, personeel, verkoop en marketing.

Algemene kenmerkende eigenschappen voor ambtenaren zijn als volgt:

• Stressweerstand.
• Hoge mate van verantwoordelijkheid.
• Punctueel.
• Gezondheid.
• Organisatietalent.
• Sociaal, het vermogen om een benadering te vinden voor verschillende mensen.
• Openheid voor nieuwe kennis en ervaring.
• Initiatief.

Kolom "werkervaring"

We hebben al gezegd dat dit gedeelte het belangrijkste is in het cv van de sollicitant voor een leidinggevende functie. Daarom moet de specialist veel aandacht besteden aan het invullen ervan. De verstrekte informatie moet beknopt en beknopt zijn. De aandacht van de lezer is alleen gericht op belangrijke details in de carrière. En het allerbelangrijkste: de gegevens moeten uitsluitend waarheidsgetrouw zijn. Het is mogelijk dat de HR-manager contact opneemt met de voormalige werkgever van het plaatsvervangend hoofd van de personeelsafdeling om de juistheid van bepaalde feiten van de werkbiografie te verifiëren.

Over elke vroegere werkplek wordt de informatie als volgt aangegeven:

• Arbeidsperiode. De tijdsperiode wordt op dezelfde manier aangegeven als in het werkboek.
• Volledige functietitel.
• Volledige naam van de organisatie, korte informatie over haar activiteiten - bank, metaalbedrijf, enz.
• Officiële website, e-mailadres, telefoonnummer van de verantwoordelijke, die de HR-manager toegang geeft tot uw voormalige werkgever.
• Werktype: voltijds/deeltijds, ploegendienst, zakenreizen.
• Professionele vaardigheden die worden gebruikt bij het uitvoeren van taken.
• Lijst met prestaties op deze werkplek.

Laten we een klein voorbeeld bekijken:

• Hoofd van de afdeling Samenwerking.
• PJSC "Procurement-Omsk".
• Activiteitsgebied: inkoop, levering.
• Werkperiode: 3.10.2010-5.08.2014. Totale looptijd: 3 jaar 9 maanden.
• Gebruikt professioneelvaardigheden: inkoop van producten, organisatie en planning volgens de nomenclatuur van inkoopactiviteiten; bedrijfsbudgetbeheer, kostenbeheersing; precontractueel/contractueel werk met partners, ontginningsactiviteiten; selectie van leveranciers, beoordeling van hun concurrentievermogen; zoek naar alternatieve partners.
• Realisaties op de werkplek: optimalisatie van productiekosten, verlaging van bedrijfskosten, stabiele voorziening in de materiële behoeften van het bedrijf gedurende het hele arbeidsleven.

Adjunct-hoofd van de afdeling - een functie die typisch is voor verschillende ondernemingen en organisaties. De functiebeschrijvingen van de plaatsvervangers zullen dan ook inhoudelijk verschillen in de paragrafen. Bij het zoeken naar een baan zijn echter de algemene normen voor het schrijven van een cv, met vermelding van informatie over werkervaring, relevant.