AHO-specialist - wie is dit? Administratieve en economische afdeling: structuur, medewerkers, management

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

Iedereen die werkervaring heeft opgedaan, begrijpt hoe belangrijk het is wanneer een bedrijf vitale activiteiten op de juiste manier in stand houdt en de veiligheid van werknemers waarborgt. Laten we eens kijken welke werknemers moeten worden opgenomen in het personeel van het bedrijf om het verblijf comfortabel te maken.

Waarom AXO is gemaakt

Laten we eerst verduidelijken dat AHO een administratieve en economische afdeling is. Dergelijke structurele eenheden worden typisch gecreëerd bij grote ondernemingen met een vertakte structuur van economische activiteit. In kleine bedrijven kunnen de functies van een hele afdeling door één persoon worden vervuld. De belangrijkste functie van de medewerkers van deze afdeling is het vakkundig organiseren van administratieve en economische activiteiten, het minimaliseren van de kosten van het bedrijf voor het waarborgen van zijn vitale activiteit en het creëren van comfortabele omstandigheden om op de werkplek te blijven.

Afdelingsstructuur

Zoals hierboven vermeld, is een AHO-medewerker een functie die meer typerend is voor een grote organisatie, waar ze een zelfstandige structurele eenheid vormen en een functie creërenover AXO.

In duizenden bedrijven in het kader van de AHO kunnen percelen, groepen worden toegewezen.

Binnen de afdeling zijn dus sectoren te onderscheiden:

1. Planning en berekening, met als belangrijkste taak het plannen van uitgaven en het bepalen van hun haalbaarheid.

2. Materiaal en hulpbron - regelt de acceptatie van verbruiksartikelen.

3. Sociale zekerheid - schept voorwaarden voor een comfortabel bestaan van de werknemers van het bedrijf.

De belangrijkste taken van de afdeling

Deze unit krijgt nogal wat taken toegewezen, in een grote organisatie hoor je zelden de vraag: "AHO-specialist - wie is dit?"

Alle leden van het team begrijpen dat de medewerkers van de afdeling zich bezighouden met belangrijke problemen, waarvan de oplossing bijdraagt aan de efficiënte werking van de onderneming:

• huishouding;
• onderhoud van het interieur en gebouw;
• comfortabele werkomstandigheden creëren.

Administratieve en economische afdeling. Functies

Vanwege het feit dat de taken voor deze structurele eenheid zeer divers kunnen zijn, maar op de een of andere manier verband houden met het leveren van economische diensten van het juiste niveau, kunnen de volgende functies worden geïdentificeerd:

• zorgen voor goed onderhoud van de gebouwen van de onderneming;
• toezicht op de juiste werking van apparatuur;
• planning van wederopbouw, reparatie van gebouwen;
• implementatie van geplande reparaties, het iscontrole en acceptatie;
• verfraaiing van het gebouw en zijn gevel, landschapsarchitectuur;
• kosten schatten;
• uitvoering van alle benodigde documentatie;
• kantoormedewerkers voorzien van alles wat ze nodig hebben om effectief te werken.

Hieruit kunnen we concluderen dat het werk in de AHO de naleving van een groot aantal regels en voorschriften vereist en onlosmakelijk verbonden is met een hoge mate van verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het werk.

Over rechten

Laten we het nu hebben over welke rechten een AXO-specialist heeft (we hebben al besloten wie het is). Ook wordt in deze paragraaf aangegeven wie verantwoordelijk is voor de taakuitvoering door de medewerkers van de afdeling.

Zoals verwacht, omvat deze paragraaf alles met betrekking tot de controle op de naleving van verschillende normen, vereisten voor het behoud van het eigendom van het bedrijf, dat in operationeel gebruik is.

De afdeling kan ook de juiste opslag van eigendommen in het magazijn controleren en rapporten vereisen over het gebruik van kantoorverbruiksartikelen.

Het recht van deze structurele eenheid is natuurlijk om de belangen van het bedrijf te vertegenwoordigen in interactie met verschillende instellingen (reparatie-, bouworganisaties) als het nodig is om problemen op te lossen binnen haar verantwoordelijkheidsgebied.

Op basis van de resultaten van inspecties kan het hoofd van de ACS, via het management, de afgifte van een bevel tot het opleggen van een disciplinaire sanctie voor schade aan eigendommen initiëren.

Over interactie

AHO Specialist (wiehet is een manager of een gewone werknemer, het maakt niet uit) tijdens zijn werk bouwt hij zonder mankeren officiële relaties op met collega's van andere afdelingen. Dit is nodig voor de kwaliteitsprestaties van functies.

Van medewerkers van andere structurele afdelingen ontvangt een medewerker van de administratieve afdeling aanvragen voor de aankoop van zaken die nodig zijn voor het werk (kantooruitrusting, kantoorbenodigdheden, enz.), evenals rapporten over schade aan eigendommen, schriftelijke uitleg over de oorzaken van storingen.

AHO houdt niet alleen toezicht op andere afdelingen bij de uitvoering van de aan haar toevertrouwde taken, maar stelt ook plannen op voor de uitvoering van reparaties in de gebouwen op basis van de normen die worden verstrekt door de financiële en boekhoudkundige diensten.

Daarnaast werkt de structurele eenheid samen met de afdeling personeelsadministratie (aanvragen van personeel, verkrijgen van informatie over dienstreizen van werknemers) en de juridische afdeling (verzoeken om advies bij het opstellen van contracten).

Over verantwoordelijkheid

Nu is het nodig om het verantwoordelijkheidsgebied van de AHO-specialist aan te snijden. Wie besluit dit te controleren, moet weten dat het hoofd van de administratieve en economische afdeling volledig verantwoordelijk is voor de uitvoering van de functies.

Zijn taken omvatten onder meer het organiseren van het werk van de medewerkers van de structurele eenheid die aan hem is toevertrouwd. De beheerder zorgt voor een hoogwaardige en tijdige voorbereiding van documentatie, documentbeheer. Het is het hoofd van de AHO dat verantwoordelijk is voor de uitvoering door medewerkersindustriële discipline. Het verantwoordelijkheidsgebied van andere medewerkers van de economische afdeling wordt bepaald door functiebeschrijvingen, die in dit artikel kort zullen worden besproken.

Functieomschrijving van het hoofd van AHO

Werknemers die niet betrokken zijn bij het beheer van personeelsdocumenten zullen waarschijnlijk niet denken dat de aangewezen instructie aan bepaalde eisen moet voldoen.

Toch is het zo. Het document moet zonder meer een aanduiding bevatten van de kwalificaties van het hoofd van de afdeling en de vereisten voor werkervaring. In de regel worden specialisten met een hogere opleiding (in ons geval kan de opleiding technisch of economisch zijn), werkervaring (minstens drie jaar als specialist, 1-2 jaar als manager) geaccepteerd voor de functie van manager.

Het hoofd van de afdeling moet op de hoogte zijn van alle lokale voorschriften, orders voor de organisatie die haar activiteiten reguleert, en ook een dirigent zijn van de bedrijfscultuur die in het bedrijf wordt aangenomen.

In elke functiebeschrijving, of het nu een chef, een ACS-ingenieur of een andere werknemer is, is het noodzakelijk om vereisten op te nemen voor kennis van de normen en regels van ARBO, brandveiligheid.

Het document moet ook informatie bevatten over wie de directe leidinggevende is van de werknemer, die hem vervangt tijdens ziekte.

Verantwoordelijkheden voor de functie van "Chief of the AHO" hebben in veel opzichten iets gemeen met de functies van de afdeling, wat niet verwonderlijk is. Laten we ze echter aanduiden:

• zorg voor kwaliteitsservice en nalevingen de regels van SNiP voor de staat van het gebouw en de interne gebouwen;
• budgettering, renovatieplanning;
• de werknemers van het bedrijf voorzien van de nodige meubels, apparaten, inventaris, hun boekhouding voor de onderneming bijhouden, het rationele gebruik van materialen organiseren;
• uitvoering van het beheer van werken ter verbetering van het grondgebied;
• organisatie van service op het juiste niveau van vergaderingen, conferenties en andere evenementen;
• beheer van de medewerkers van de hem toevertrouwde eenheid.

Informatie over rechten is ook vereist in de functiebeschrijving. Hier moeten we praten over het indienen van projecten om de service voor het management te verbeteren, kennis te maken met de documenten die de activiteiten van het bedrijf regelen, het management te informeren over tekortkomingen in de economische activiteit. Als onderdeel van het management van werknemers kan een ambtenaar voorstellen doen voor de promotie / bestraffing van hun specialisten.

De aansprakelijkheidssectie bevat informatie over de noodzaak om uw taken naar behoren uit te voeren en goed voor de eigendommen van uw werkgever te zorgen.

Andere functies op de afdeling

De structuur van de AHO impliceert het bestaan van een voldoende groot aantal werknemers: dit kunnen ingenieurs, specialisten, assistenten zijn.

Afhankelijk van hoe complex de organisatie is, kunnen er leidende, senior, junior specialisten, assistenten zijn. De functiebeschrijving is in dit geval natuurlijk direct voorgeschreven voor een specifieke functie en organisatie,impliceert een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden.

Afzonderlijk moet worden gezegd over de taken van dergelijke werknemers als een conciërge, een schoonmaker die zich bezighoudt met het in goede staat brengen van het grondgebied en de gebouwen. Hun werk is niet bijzonder moeilijk, maar brengt ook een zekere mate van verantwoordelijkheid met zich mee.

Uit het voorgaande kunnen we concluderen dat het werk van de AHO-medewerkers bestaat uit competente planning en het voorzien van medewerkers van middelen. Tegelijkertijd mogen specialisten geen te hoge uitgaven en noodsituaties toestaan.

Werk in de AHO is dus niet minder verantwoordelijk dan in andere functies.