Uitgaande correspondentie: registratielogboeken, boekhouding, monsters, vulregels

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

In elk gebied van de nationale economie is er een papierwerk dat vele functies omvat. Onder hen is de boekhouding van inkomende en uitgaande correspondentie een van de belangrijkste. Er is geen enkele onderneming die geïsoleerd van andere organisaties functioneert. Communicatie en samenwerking met klanten, leveranciers, financiële en andere instellingen is verplicht. Daarom kan het productieproces niet zonder correspondentie. Wie regelt de registratie van inkomende en uitgaande brieven? Hoe kan je ze goed verantwoorden? Wie heeft het nodig en waarom? We zullen deze problemen in het artikel bespreken.

Categorieën van correspondentie. Kenmerken van uitgaande documentatie

Er zijn heel veel vormen en soorten documenten, maar ze vallen allemaal in slechts twee hoofdcategorieën:

• Verzenden (uitgaande e-mail).
• Ontvangen (inkomende mail).

Laten we eens kijken naar de betekenis van elke categorie.

Correspondentie, uitgaand genoemd, kan naar de volgende ontvangers worden verzonden:

• Hogere autoriteiten.
• Ondergeschiktenorganisaties.
• Partnerondernemingen.
• Afdelingen, werkplaatsen en andere structurele afdelingen van de onderneming.

Welke documenten worden naar hogere autoriteiten gestuurd?

Vrijwel elke onderneming is ondergeschikt aan welke organisatie dan ook (district, departementaal, regionaal en ook ministeries). Uitgaande correspondentie die naar deze instellingen wordt gestuurd, kan rapporten, rapporten, plannen voor de maand, het kwartaal, het jaar, reacties op verzoeken zijn. In de regel wordt het uitgegeven op goedgekeurde standaardformulieren of op gewone vellen met het bedrijfslogo.

Documenten voor downline organisaties

Niet alle, maar veel bedrijven werken samen met organisaties die aan hen ondergeschikt zijn. Dit kunnen uitvoerende organen, filialen, kleine bedrijven en andere zijn. De door hem verzonden correspondentie kan richtlijnen, bevelen, mededelingen, voorschriften, instructies, opleidingsmateriaal zijn. Het wordt ook uitgegeven op briefpapier of gewone vellen met het bedrijfslogo. Daarnaast mogen instructies en opleidingsmateriaal de vorm hebben van brochures en handleidingen, maar ze moeten vergezeld gaan van instructies op standaardformulieren of begeleidende brieven met zegels en handtekeningen. Als die er niet zijn, moeten de handleidingen en brochures zelf het zegel van de verzendende onderneming en de handtekeningen van de verantwoordelijke personen hebben.

Documentatie voor partnerbedrijven

In dit geval hebben we het in de regel over leveranciers, distributeurs en klanten. De correspondentie die hij verstuurt zijn orders, mededelingen vanontvangst van goederen, claims, reclamefolders, meldingen over wijzigingen in voorwaarden van een overeenkomst of contract, zakelijke voorstellen.

Opgemerkt moet worden dat reclamemateriaal, prijslijsten, felicitaties, uitnodigingen voor bijvoorbeeld een presentatie niet geregistreerd hoeven te worden.

Documentatie binnen dezelfde organisatie

Dit soort uitgaande correspondentie vindt plaats bij bedrijven met 2 of meer afdelingen, werkplaatsen, divisies. In dergelijke gevallen geeft de leiding orders, resoluties, richtlijnen, instructies en soortgelijke documenten uit, die naar afdelingen en werkplaatsen worden gestuurd. Voor managers en administratie zal dergelijke correspondentie uitgaand zijn, en voor een werkplaats of afdeling - inkomend.

Journal design rules

Ongeacht waar het document naartoe wordt gestuurd, er moet rekening mee worden gehouden. Hiervoor zijn er logs voor het registreren van uitgaande correspondentie. In een tijd dat computers en internet nog niet bestonden, werden dergelijke tijdschriften met de hand bijgehouden. Ze kunnen willekeurig zijn. Een gemeenschappelijk notitieboekje, boekhoudboek, kladblok zou kunnen worden gebruikt. Het belangrijkste was dat het tijdschrift gestikte vellen moest hebben, zodat ze er niet uit konden worden gescheurd. Bovendien moesten ze genummerd worden. Op de titelpagina van het tijdschrift stond de startdatum. Voorheen was het nodig om de pagina's met draden te naaien, hun uiteinden te verzegelen met een vel papier, waarop het zegel en de handtekening van de verantwoordelijke persoon moesten worden geplaatst. Ook op dit blad werd het totaal aantal genummerde pagina's genoteerd. Correcties waren niet toegestaan.

Nu wordt het naaien van het tijdschrift met draden opgeslagen wanneerregistratie van bijzonder belangrijke documenten van financiële of juridische waarde.

Pagina's in het tijdschrift zijn in de meeste bedrijven genummerd.

Wanneer de laatste regel van het journaal is gevuld, wordt de datum van het einde genoteerd. Het wordt 3 tot 5 jaar bewaard. Het hangt af van het soort correspondentie dat erin wordt geregistreerd. Gerechtelijke bevelen, financiële rekeningen, langetermijncontracten en dergelijke worden bijzonder belangrijk geacht. U kunt alleen over het journaal beschikken als elk van de daarin opgenomen documenten zijn rechtskracht heeft verloren.

Computerhulp

In dit tijdperk van computertechnologie is het moeilijk om een klerk te vinden die het logboek van inkomende en uitgaande correspondentie met de hand traceert. Nu is er een bepaald programma waarmee u formulieren kunt afdrukken of gegevens op een computer kunt bijhouden. Om het te gebruiken, moet je het volgende hebben:

• Computer met MS Office, MS Excel-programma's.
• Printer.
• Scanner.
• Computer e-mail.
• Een stempel zoals deze: "Ingang. Nr. _, "_" _20_" Het kan handmatig worden getypt of kant-en-klaar worden gekocht.

Vervolgens moet je naar het programma gaan, het vereiste formulier downloaden en ermee aan de slag gaan. U kunt het formulier afdrukken, veel fotokopieën maken, ze naaien. Je krijgt een dagboek waarin je met de hand aantekeningen moet maken. U kunt niet printen, registreer direct op uw computer. In de regel worden documenten op deze manier bewaard waarvoor u niet hoeft te tekenen.

Hoeveel tijdschriften heb je nodig?

Vakerin totaal houden de ondernemingen één logboek bij van uitgaande correspondentie. Sommige organisaties met veel partners en andere ontvangers kunnen echter meerdere van deze tijdschriften hebben, zoals:

• Voor registratie van correspondentie verzonden naar derden en voor documenten binnen de onderneming.
• Voor brieven aan binnen- en buitenlandse bedrijven.
• Voor documenten die bedoeld zijn voor bepaalde organisaties (bijvoorbeeld het hoofdkantoor, het ministerie, enzovoort) en alle anderen. Dit wordt gedaan voor het gemak van documentbeheer, maar elk journaal wordt opgesteld volgens één standaard.

Bovendien hebben sommige organisaties aparte tijdschriften voor elk type documentatie. Bijvoorbeeld voor het registreren van uitgaande opdrachten, boekhoudkundige opdrachten, notificaties, handleidingen, klachten van klanten, protocollen, enzovoort. Om dergelijke documenten te verantwoorden, kunnen formulieren met andere kolommen worden gebruikt.

Journaalboekingen bijhouden

Het moet gezegd worden dat de formulieren ongeveer hetzelfde zijn voor het verwerken van alle soorten uitgaande correspondentie. Een voorbeeld dat laat zien hoe het ontwerp eruit moet zien, wordt gegeven in ons artikel.

Bovenaan elke pagina staat een "header" met kolommen:

• Het serienummer van de invoer, het werd ook op het document aangebracht.
• Vertrekdatum.
• Documenttitel (bijv. "Voortgangsrapport").
• Samenvatting (letterlijk een paar zinnen, u kunt ook het documentnummer noteren).
• Naam van de instelling waar de correspondentie naartoe wordt gestuurd.
• Handtekening van de verantwoordelijke registrant.
• Vertrekmethode (normaal of e-mail, fax). Dit item is toegevoegd met de komst van nieuwe technologieën. Voorheen stond het niet in de correspondentielogboeken.
• Als een reactie op een verzoek of een uitvoeringsrapport wordt verzonden, moet het journaal het nummer van het document vermelden op basis waarvan de verzonden brief is gemaakt. Het is ook nodig om de gegevens over de artiest (naam, functie) aan te geven.
• Aantal exemplaren. Soms wordt een kolom apart toegewezen, waarin het aantal pagina's in een exemplaar wordt aangegeven.
• Opmerking. Informatie die niet in de vorige kolommen is opgenomen, wordt hier aangegeven.

Als het uitgaande document geen reactie is op een verzoek of een melding, worden in de kolommen voor uitvoering en de verantwoordelijke streepjes gezet.

In onze tijd zijn de inhoud en het invullen van het logboek van uitgaande correspondentie niet veranderd. Voorbeeld hierboven weergegeven.

Inkomende mail

Brieven en documenten kunnen door de onderneming worden ontvangen uit de volgende bronnen:

1. Hogere autoriteiten.
2. Ondergeschikten.
3. Partnerfirma's.
4. Andere instellingen die hierboven niet worden vermeld (politie, banken, rechtbanken, particulieren, enz.).
5. Binnen een onderneming kan inkomende correspondentie afkomstig zijn van de administratie of een andere structurele eenheid, bijvoorbeeld van de boekhoudafdeling.

Boven wijoverwogen welke papieren correspondentie kunnen vormen van de organisaties die in de eerste drie paragrafen zijn aangegeven.

Documenten van andere instellingen kunnen een dagvaarding zijn voor een werknemer, een dwangbevel, een rechterlijke beslissing, een rechtszaak, een klacht of een verklaring van een particulier, enzovoort.

De papieren die de workflow binnen de onderneming vertegenwoordigen, kunnen heel verschillend zijn: managementorders, orders, instructies, voorschriften, normen, veiligheidsvoorschriften, mededelingen, enzovoort.

Werken met inkomende documenten

Het is noodzakelijk om niet alleen uitgaande, maar ook inkomende correspondentie bij te houden. Het journaal, waarin de door de onderneming ontvangen brieven worden geregistreerd, wordt opgemaakt volgens dezelfde regels als voor verzonden documenten.

Het verschil zit in de "dop" op de formulieren. Het moet de volgende kolommen bevatten:

• Rangnummer. Het wordt ook op het document geplakt.
• Datum ontvangen.
• Organisatie die het document heeft verzonden.
• Hoe het is ontvangen (per fax, e-mail of gewone post).
• Documentnaam.
• Aantal exemplaren.
• Waar het document is verzonden (naam werkplaats, afdeling of map).

Een voorbeeld van een van de formulieren van het journaal van inkomende correspondentie wordt hieronder weergegeven.

Als het binnenkomende document een bevel of een methodologische instructie van het management is die door de werkplaats (afdeling) is ontvangen voor uitvoering, moet het registratielogboek aangeven wie de verantwoordelijke persoon is en ook aanbrengenuitvoeringsnota, datum en handtekening van de artiest.

Wie houdt de gegevens bij?

Elke door het hoofd aangewezen verantwoordelijke kan inkomende en uitgaande correspondentie registreren. In dit geval moet dit type arbeidsactiviteit worden opgenomen in zijn functiebeschrijving of worden goedgekeurd in opdracht van het hoofd van de onderneming. Kantoorwerk in organisaties wordt in de regel afgehandeld door een secretaresse. Daarnaast kan een medewerker van het kantoor of een beheerder (in kleine bedrijven) de registratie van correspondentie uitvoeren. In sommige organisaties wordt de correspondentie afgehandeld door twee medewerkers: de samensteller en de secretaris.

Winkels en afdelingen houden ook de inkomende en uitgaande documentatie bij. Dit wordt gedaan door een medewerker die in opdracht van de directie met dit soort werkzaamheden is belast.

Hoe moet ik binnenkomende documentatie op de juiste manier registreren?

Registratie van inkomende en uitgaande correspondentie is geen moeilijke taak, maar wel een verantwoordelijke. Alle door de onderneming ontvangen documenten zijn onderworpen aan boekhouding. Als ze afkomstig zijn van organisaties, moeten ze worden afgestempeld en ondertekend door het hoofd. Soms is ook de handtekening van verantwoordelijke personen vereist, bijvoorbeeld de hoofdaccountant, als dit een factuur aan de onderneming is. Brieven van personen, zoals verklarende of claims, mogen alleen de handtekening dragen van de persoon die dit document heeft samengesteld.

In de meeste ondernemingen moet alle inkomende correspondentie door de manager worden beoordeeld om op de hoogte te blijven van de productieprocessen. Zichzelfbeslist wat te doen met de ontvangen documenten - om te aanvaarden voor uitvoering, om de betrokkenen vertrouwd te maken met de informatie, of gewoon om het papier in een map te deponeren. Daarom verstrekt de secretaris, nadat hij de inkomende correspondentie in het journaal heeft geregistreerd, deze aan het hoofd. Hij zet op elk document een markering naar welke afdeling het moet worden gestuurd.

Op basis van dit "oordeel" noteert de secretaris in het register van inkomende correspondentie in de daarvoor bestemde kolom het verdere "lot" van elke brief. Er kan bijvoorbeeld een nieuwe regeling voor de berekening van de premie worden gestuurd naar de boekhoudafdeling, veiligheidsrichtlijnen naar de technische afdeling en een claim van burger Ivanov naar de afdeling productkwaliteitscontrole. Dit voltooit het werk van de secretaris met de binnenkomende documentatie.

Hoe houd ik uitgaande e-mail bij?

Hierboven hebben we onderzocht welke documenten betrekking kunnen hebben op dit soort documentatie. In sommige organisaties moeten individuele verzoeken worden beantwoord door een adjunct-secretaris of samensteller. Volgens GOST R 6.30-2003.12 wordt een dergelijk document opgesteld op een speciaal formulier of op een blanco vel met het bedrijfslogo. Elke zakelijke brief die naar een organisatie of persoon wordt gestuurd, moet worden afgestempeld en ondertekend door de manager. In de regel moet de secretaris een fotokopie van het document maken, die in de juiste map moet worden bewaard.

Uitgaande correspondentie wordt geregistreerd in het bijbehorende journaal. De secretaris moet controleren of alle benodigde zegels en handtekeningen, gegevens van zijn bedrijf ende organisatie waarvoor het document is opgesteld, vermeldt daarop het nummer dat overeenkomt met het nummer waaronder het in het journaal is ingeschreven, de datum van vertrek, de naam van de map waarin de kopie wordt bewaard. Als de correspondentie die wordt verzonden een reactie is op een inkomende brief, vermeldt u ook het nummer waaronder deze is geregistreerd. Documenten moeten worden verzonden op de dag die is aangegeven in het registratielogboek.

Waarom hebben we correspondentieboekhouding nodig?

Sommige mensen die verre van productie zijn, geloven dat het nauwgezet registreren van inkomende en uitgaande correspondentie extra werk is, het zogenaamde papierwerk. In feite vervult correspondentieboekhouding de volgende functies:

• Organiseert de workflow.
• Zorgt voor een tijdige reactie op binnenkomende signalen.
• Stroomlijnt de uitwisseling van informatie binnen de productie.
• Garandeert de effectieve deelname van het bedrijf aan het buitenlandse economische leven.
• Helpt je snel het document te vinden dat je nodig hebt.

Het belang van dit werk is duidelijk, dus je moet de implementatie ervan op een verantwoorde manier benaderen.