Hoe een kasboek correct bij te houden. Kasboek: monstervulling

2024 Auteur: Howard Calhoun | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 10:36

In overeenstemming met de nationale wetgeving zijn alle organisaties verplicht om gratis geld op de bank te houden. Tegelijkertijd dienen de meeste afwikkelingen van rechtspersonen onderling te geschieden in niet-contante vorm. Voor cashflow heb je een kassa nodig, een medewerker die ermee gaat werken en een boek waarin transacties worden vastgelegd. Vervolgens gaan we dieper in op de kenmerken van het invullen van de documentatie.

Kasboek: waarom is het nodig en hoe bewaar je het?

Zoals de praktijk laat zien, wordt de omzet van fondsen in de meeste organisaties uitgevoerd in een niet-contante vorm. Dit betekent echter helemaal niet dat contanten niet worden gebruikt bij de activiteiten van deze bedrijven. Als er minimaal een klein percentage transacties met bankbiljetten wordt afgesloten, moet de onderneming een kasboek hebben. Hoe houdt u dit dagboek bij? Wie moet er informatie in invoeren? Deze vragen houden veel ondernemers bezig. Opgemerkt moet worden dat volgensSinds 2014 mogen bedrijven met een grootboek van inkomsten en uitgaven geen warrants uitgeven voor contante transacties. Dienovereenkomstig mag het kasboek, waarvan de monstervulling hieronder zal worden beschreven, niet door hen worden bijgehouden. Sommige ondernemers blijven het echter gebruiken. Veel organisaties stellen het echter verkeerd samen. Om problemen met de belastingdienst, sancties en andere boetes te voorkomen, moet u de uitgevoerde operaties zorgvuldig overwegen en weten hoe u een kasboek correct moet bijhouden.

Reguleringskader

Voordat de nieuwe aanbevelingen over het verantwoorden van contante transacties van kracht werden, waren er geen directe aanwijzingen in de wetgeving dat alle ondernemers een kasboek zouden moeten hebben. Het vulpatroon was ook niet ingesteld. In de praktijk van arbitragehoven waren er gevallen waarin de beslissing werd genomen in het voordeel van ondernemers die geen rekening hielden met contante transacties in het tijdschrift. Sinds 2012 is de procedure voor het invullen van het kasboek vastgesteld. De instructie schrijft de verplichte aanwezigheid van een transactiedagboek voor voor alle ondernemers, ongeacht het belastingstelsel dat ze gebruiken als ze contante transacties uitvoeren. Voor het onjuist opstellen van documentatie en andere overtredingen van de boekhouddiscipline die tijdens de audit aan het licht komen, kan de organisatie een boete worden opgelegd.

Documentfunctie

Alvorens te vertellen hoe u een kasboek correct moet bijhouden,moet uitleggen wat het is. Uit bovenstaande informatie blijkt dat dit een speciaal journaal is voor het vastleggen van alle contante transacties. Daarnaast is het kasboek opgenomen in de lijst met boekhoudkundige documentatie. De resolutie van het Comité voor de Statistiek van de Staat keurde de vorm van het boekhoudkundig tijdschrift goed. Het wordt KO-4 genoemd. De juiste procedure voor het invullen van het kasboek wordt bepaald door het betreffende Reglement. De instructies werden in 2011 goedgekeurd door de Centrale Bank. Weten hoe u een kasboek correct moet bijhouden, is erg belangrijk, aangezien de controlerende inspecties het vrij vaak controleren. Voor elk jaar wordt een nieuw document opgesteld.

Voorbeeld voor het invullen en bijhouden van een kasboek: basisvoorzieningen

Een document heeft 50 of 100 pagina's. Wat betreft de vraag wanneer het volgens de wet nodig is om een kasboek bij te houden, staat vast dat het journaal vanaf het begin van het jaar en in oplopende volgorde wordt samengesteld. De titelpagina geeft de geldigheidsduur van het document aan. Als het tijdschrift voor het einde van het jaar is afgelopen, wordt er een nieuw tijdschrift samengesteld. Opnames worden niet onderbroken en gaan in chronologische volgorde verder. De titelpagina van het nieuwe tijdschrift geeft de begin- en einddatum van de samenstelling aan. In dit geval is de volgorde van documenten eenvoudig te bepalen. In de regel verwerft een onderneming een kant-en-klaar kasboek gedrukt in een drukkerij, met gelijnde kolommen en grafieken. U kunt ook een document in elektronische vorm opmaken (hoe u een kasboek in dit formaat correct bijhoudt, wordt hieronder beschreven). Alle pagina's zijn door het hele magazine direct genummerd. Totaal aantalvellen worden aan het einde (op de laatste pagina) geplakt. De aangegeven hoeveelheid wordt gecertificeerd door de handtekeningen van het hoofd en de verantwoordelijke persoon. Het gestikte boek is verzegeld met een was- of mastiekzegel.

Verantwoordelijke

Bij de onderneming is een medewerker verantwoordelijk voor het kasboek. Hoe dit logboek goed bijgehouden kan worden, staat aangegeven in de relevante adviezen waarvan de medewerker op de hoogte moet zijn. Deze medewerker voert contante transacties uit en voert informatie hierover in het document in. Het ingevulde blad wordt gewaarmerkt door een handtekening. Dit betekent dat de medewerker de volledige verantwoordelijkheid op zich neemt voor de verrichte handelingen en de ingevoerde gegevens. Aan het einde van de werkdag maakt de medewerker het contante saldo over naar de boekhoudafdeling. Samen met het wordt alle documentatie verzonden - primaire ontvangsten en debetopdrachten. Het ingevulde blad van het boek wordt tevens ondertekend door de accepterende accountant. Als deze niet bij de onderneming is, zet het hoofd de handtekening. Deze procedure wordt dagelijks uitgevoerd. Om contante transacties uit te voeren, moet een verantwoordelijke medewerker die door het hoofd is gemachtigd, bekend zijn met zijn taken, rechten en verantwoordelijkheden tegen ondertekening. Als we het hebben over het bijhouden van het kasboek van een individuele ondernemer, dan is het proces zelf vergelijkbaar met dat in een organisatie. Een individuele ondernemer heeft echter niet altijd personeel en er is met name niet noodzakelijk een persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren en boeken van contante transacties. Als de individuele ondernemer alleen werkt, dan ontvangt en consumeert hijfondsen. Dienovereenkomstig maakt hij zelf aantekeningen in het journaal en ondertekent de ingevulde pagina's. Voor degenen die niet weten hoe ze een kasboek op de juiste manier moeten bijhouden, de onderstaande tips voor een accountant helpen u bij het navigeren door de vereisten.

Titelpagina

Deze pagina moet de volgende informatie bevatten:

1. Voor een rechtspersoon - de volledige naam van de organisatie, voor een individuele ondernemer - de volledige naam van de ondernemer, de naam van de eenheid (als het een filiaal is).
2. Geldigheidsperiode tijdschrift. Het kan een jaar zijn of een specifieke datum als er meerdere documenten zijn.
3. OKPO.

De binnenkant van het document

Over het correct opstellen van een kasboek gesproken, moet worden opgemerkt dat boekingen, zowel kosten als inkomsten, op één pagina worden ingevoerd. Aan het einde van de dag wordt de rest verminderd en het totaal opgeteld. Van de verrichte transacties wordt een rapport opgesteld. Elk vel van het boek bestaat uit twee delen met een scheurlijn. De eerste helft is een logpagina met informatie over operaties. Het tweede deel is het rapport van de kassier. U kunt het vel langs de scheurlijn vouwen en carbonpapier notities bewaren. Na het invoeren van de gegevens wordt het vel gesneden. Het eerste deel van de pagina moet worden ingebonden. Bij het rapport zijn documenten gevoegd die de uitvoering van de operaties bevestigen (deze documenten worden "primair" genoemd). Het kan bijvoorbeeld gaan om een uittreksel van een bestelling, een bestelling voor een kassabon, een aanvraag voor een voorschot, een volmacht, enzovoort.

Invoeren van informatie in kolommen

Bovenaan de pagina moetde datum waarop de informatie is ingevoerd. Het invullen van het blad begint met een kolom die het saldo aan het begin van de dienst aangeeft. Hier wordt het bedrag ingevoerd, dat vanaf het einde van de vorige pagina wordt overgemaakt. Voer vervolgens het serienummer voor de kasbon in. Het wordt aangegeven in de kolom "Documentnummer". De volgende regel wordt ingevuld door de persoon aan wie dit papier is afgegeven of van wie dit papier is ontvangen. Is dit een persoon, dan wordt de volledige naam ingevuld, als de rechtspersoon de naam van de organisatie is. Geef in de volgende kolom het nummer van de bijbehorende rekening of subrekening aan. Voer informatie in die de methode van ontvangst of besteding van contant geld aangeeft. Bijvoorbeeld r / s - sch. 51, salaris - sc. 70, klanten en kopers - sch. 62. Hierbij moet worden opgemerkt dat deze regels niet door individuele ondernemers worden ingevuld.

Volgende zijn de kolommen "Uitgaven" en "Inkomsten". Ze geven de bedragen in roebels in cijfers aan. Pennies worden aangegeven na de komma. Het bedrag aan fondsen dat wordt uitgegeven is bijvoorbeeld als volgt: 129,05 p. Elke transactie wordt direct na afronding geregistreerd. Aanmeldingen worden alleen gedaan op basis van primaire documenten. De kolom "Overboeking" bevat informatie over het aantal bewerkingen op de vorige regels. Aan het einde moet u het totale resultaat berekenen. Het wordt ingevoerd in de kolom "Totaal voor de dag". Het resultaat wordt afzonderlijk berekend voor het uitgegeven geld en het ontvangen geld. Het volgende is "Restant". Het is noodzakelijk om al het geld op te tellen dat van de vorige dag is binnengekomen en over is gebleven. Van dit bedraguitbetaalde gelden worden ingetrokken. Het bedrag dat in het boek wordt vermeld, moet overeenkomen met de werkelijke hoeveelheid contant geld. De lijnen die vrij blijven, moeten worden doorgestreept. Dit is nodig zodat niemand de lege kolommen invult. Dit gebeurt met de letter Z. Aan het einde van de pagina staan de namen van de kassier en accountant vermeld. Daarnaast wordt het aantal opgemaakte inkomende en uitgaande orders per dag aangegeven. Als er gedurende de dag geen contante transacties zijn gedaan, blijft de pagina leeg. Tegelijkertijd wordt het saldo dat aan het einde van de dag beschikbaar is, zonder aanpassingen naar de volgende overgedragen.

Elektronische versie

De wijdverbreide introductie van computertechnologie heeft het kasboek niet omzeild. De elektronische versie van het samenstellen van het journaal vergemakkelijkt het werk van medewerkers enorm. Voor het onderhoud van het boek wordt een speciaal programma gebruikt. Het toont het logboek op het computerscherm. De kolommen worden op dezelfde manier gevuld als hierboven beschreven. Elke dag vult de verantwoordelijke medewerker de nodige gegevens in en aan het einde van de dienst print hij een blad uit. De papieren versie moet uit twee delen bestaan: het rapport zelf en de aanvullende helft. De kassier ondertekent de pagina. Als de werknemer een elektronische handtekening heeft, mag deze naast een gewone handtekening ook worden gebruikt. Elke dergelijke pagina is genummerd. Aan het einde van het jaar wordt een boek gevormd uit bedrukte vellen. De laatste pagina toont het totale aantal inserts. Het is gecertificeerd door de handtekeningen en het zegel van de onderneming. Een e-book mag een keer per kwartaal worden samengesteld, niet een jaar. Rapporten en bijbehorende documentatie worden naar de financiële afdeling gestuurd.

Inkomsten en uitgaven

De kassabon wordt uitgegeven door een kassabonopdracht. Het ontvangstbewijs - het afscheurbare gedeelte - moet bij het bankafschrift worden gedeponeerd. Verrichtingen voor het vervreemden van fondsen worden respectievelijk uitgevoerd door een of meer onkostenorders. Wanneer contant geld wordt overhandigd aan de bank, krijgt de medewerker een ontvangstbewijs en een bestelling. De eerste wordt ingediend bij de kassier en de tweede bij het afschrift.

Correcties in het tijdschrift

Als er een fout is gemaakt in het boek die geen significante impact heeft op de rapportage, kan deze worden gecorrigeerd. Het is ten strengste verboden om pagina's uit het tijdschrift te scheuren. Het is ook niet toegestaan om een slag, stift, vegen met een mes, gum en andere soortgelijke manipulaties te gebruiken. Als de typefout geen wijzigingen in de overblijfselen van een periode met zich meebrengt, wordt de correctie als volgt uitgevoerd: de onjuiste invoer wordt zorgvuldig doorgestreept en de juiste wordt ernaast geplaatst. Correctie moet noodzakelijkerwijs worden gewaarmerkt door handtekeningen. De kassier en accountant moeten tekenen. Als er meerdere correcties op de pagina staan, moet elke correctie worden gecertificeerd. Wordt er een ernstige fout gemaakt, dan stelt de kassier een aanvraag op gericht aan de hoofdaccountant. Het hoofd van de onderneming verzamelt een commissie die verantwoordelijk is voor correcties. Op basis van de fout wordt een jaarrekening opgemaakt. Het beschrijft de aard van de onnauwkeurigheid en de methode om deze te corrigeren.

Reporting discipline controleren

Correct dribbelenhet kasjournaal heeft het recht om de bankorganisatie te controleren die de rekening van de onderneming bedient. De beheerder wordt door middel van een melding geïnformeerd dat er een audit zal plaatsvinden. Het zal nodig zijn om de bank voor evaluatie te voorzien van losse vellen, volledig uitgevoerde kassierrapporten samen met de bijgevoegde documentatie en voorschotpapieren, als het geld onder het rapport is uitgegeven. Als de cheque van invloed is op het lopende jaar, hoeft u het dagboek niet te naaien (dit gebeurt aan het einde van het jaar). Na voltooiing van de controleactiviteiten wordt het boek teruggegeven aan de onderneming. In dat geval zal de bevoegde instantie een akte uitvaardigen over de voltooide verificatie van de melddiscipline. Als het document opmerkingen bevat, moeten deze binnen de door de toezichthoudende autoriteit vastgestelde termijn worden verwijderd. Ook kan de juistheid van het invullen van het kasboek worden gecontroleerd door de belastingdienst. Voor overtredingen die tijdens controleactiviteiten worden geconstateerd, kunnen sancties worden opgelegd. Tegelijkertijd moet worden gezegd dat de inspecteur de onderneming een boete kan opleggen als er binnen twee maanden na de toelating fouten worden ontdekt.